วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ ในอนาคต เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษหายไปและกลายเป็นรูปแบบการเขียนคูนิฟอร์มบนแผ่นดินเหนียว กระดาษอาจถูกลดชั้นให้กับพิพิธภัณฑ์ควบคู่ไปกับกระดาษปาปิรุสและแผ่นกระดาษ แต่สำหรับตอนนี้ เอกสารกระดาษจำนวนมากยังคงครอบครองสำนักงานหลายแห่งและต้องแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อใช้ประโยชน์จากระบบการจัดการเอกสาร (DMS) บ่อยครั้ง การใช้ DMS เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารกระดาษจำนวนมากสำหรับการสแกนและจัดทำดัชนีในภายหลัง ในสามขั้นตอนนี้ — การเตรียมเอกสาร การสแกน และการจัดทำดัชนี — การเตรียมเป็นขั้นตอนที่ใช้แรงงานมากที่สุด การใช้กระบวนการเตรียมเอกสารอย่างเป็นระบบสามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินขององค์กรได้อย่างมาก เพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น เรามาทบทวนสามขั้นตอนสำคัญสำหรับการเตรียมเอกสารกระดาษให้ สำเร็จสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ การสแกน: ภารกิจสำคัญแต่ต้องเสียภาษี การสแกนแบ็คไฟล์เริ่มต้นด้วยขั้นตอนแรกที่มักธรรมดาแต่สำคัญมากในการเตรียมเอกสารที่แตกต่างกันจำนวนมากสำหรับการสแกน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) ขออภัย ไม่มีวิธีใดที่จะหลีกเลี่ยงองค์ประกอบที่สำคัญเหล่านี้ของกระบวนการดำเนินการจัดการเอกสารเว้นแต่ว่าบริษัทของคุณเป็นบริษัทใหม่หรือไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือมีความจำเป็นในอนาคตสำหรับเอกสารและข้อมูลย้อนหลัง อย่างไรก็ตาม วิธีการเตรียมเอกสารอย่างเป็นระบบและมีระเบียบวินัยจะช่วยให้การสแกนและจัดทำดัชนีรวดเร็วและแม่นยำ >> คุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลหรือไม่? ค้นพบข้อดีของโซลูชัน Enterprise Content Management (ECM) คำแนะนำ 3 ข้อสำหรับการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ สองสามข้อที่จะทำให้กระบวนการสแกนจัดการได้ง่ายขึ้น อาจดูเหมือนสามัญสำนึก แต่มีความสำคัญต่อการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ 1. แยกเอกสาร คลิปหนีบกระดาษ และแถบเทปนั้นช่างน่าประทับใจเหลือเกิน งานนี้อาจน่าเบื่อ แต่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการแปลง การแยกเอกสารควรทำโดยให้ห่างจากเครื่องสแกนพอสมควร ลวดเย็บและคลิปหนีบกระดาษ Rouge อาจทำให้ สแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น (MFP)เสียหายได้หากถูกเรียกใช้ผ่านอุปกรณ์โดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ การแสดงผลที่หลงเหลือหลังจากสแกนหรือคัดลอกไฟล์ต้นฉบับ มักจะเป็นรอยประทับตราที่เหลือที่ไม่ต้องการบนไฟล์เอาต์พุต วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ […]