วิธีใช้ระบบการจองห้อง ประชุมให้ประสบความสำเร็จ

การเพิ่มขึ้นของ สถานที่ทำงานที่ชาญฉลาด ได้ช่วยผลักดันค่าใช้จ่ายนี้ในการทำความเข้าใจสถานที่ทำงานให้ดีขึ้น และวิธีที่พวกเขาสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและสวัสดิการของพนักงาน การปฏิวัติสถานที่ทำงานอัจฉริยะมีรูปแบบทางเทคโนโลยีมากมาย ตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานไปจนถึงการปรับปรุงคุณภาพชีวิตเล็กน้อย หนึ่งในการปรับปรุงที่แพร่หลายที่สุดคือการเพิ่มขึ้นของระบบการจองห้องประชุม

หลายคนจะเห็นอกเห็นใจกับสถานการณ์ที่ทำให้ระบบจองห้องประชุมได้รับความนิยมอย่างมาก ในที่สุดคุณก็จับทุกคนที่คุณต้องการสำหรับการประชุมเฉพาะ หาเวลาที่เหมาะสม และจัดการประชุมที่ห้องใดห้องหนึ่ง แล้วพบว่ามันเต็มไปด้วยผู้คนจากการประชุมก่อนหน้าที่ดำเนินไปอย่างล้นหลาม ก่อนที่คุณจะหาห้องประชุมอื่นที่ว่างได้ ผู้เข้าร่วมประชุมครึ่งหนึ่งของคุณต้องกลับไปทำตามข้อผูกมัดอื่น ๆ และสิ่งที่ทำสำเร็จล้วนเป็นการเสียเวลาเปล่า

ระบบการจองห้องพักได้รับการออกแบบมาเพื่อบรรเทาปัญหาเหล่านี้ แต่มีหลายรูปแบบซึ่งเหมาะกับธุรกิจที่แตกต่างกันในระดับที่แตกต่างกัน นี่คือคำแนะนำของเราเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้ระบบจองห้องประชุมประสบความสำเร็จ

ปฏิทินที่เข้าถึงได้ทั้งหมด

ความต้องการพื้นฐานที่สุดประการหนึ่งสำหรับระบบการจองห้อง ประชุมคือระบบปฏิทินการทำงานร่วมกันที่ชัดเจน ซึ่งช่วยให้ใครก็ตามที่อาจพยายามจองการประชุมสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าห้องใดถูกจองและเมื่อใด บางบริษัทพยายามจัดการระบบนี้ผ่านสเปรดชีต แต่ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้น โซลูชันนี้ก็ยิ่งยุ่งเหยิงมากขึ้น สิ่งที่ทำได้ก็แค่คนๆ เดียวป้อนวันที่หรือเวลาในรูปแบบอื่น ลืมกรอกชีต หรือเผลอๆ เขียนทับรายการอื่นและระบบทั้งหมดอาจพังได้

ปฏิทินสำหรับการทำงานร่วมกันหรือซอฟต์แวร์ การจองห้องพักโดยเฉพาะ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบรรเทาปัญหาเหล่านี้ ปัจจุบัน บางบริษัทไปไกลถึงขนาดล็อกห้องประชุมด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทุกคนยกเว้นผู้ที่ระบุว่าเข้าร่วมการประชุมโดยเฉพาะ เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ห้องโดยผู้ที่ไม่ได้จอง และเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนใช้ระบบการจอง

ข้อมูลตามเวลาจริง

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกการประชุมที่สามารถจองล่วงหน้า ได้หลายสัปดาห์ ปัจจัยกระตุ้น ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการที่พนักงานจะกลับมาทำงานหลังการแพร่ ระบาดคือโอกาสที่จะทำงานร่วมกันแบบเห็นหน้ากับเพื่อนร่วมงาน ด้วยเหตุนี้ การประชุมจำนวนมาก จึงสามารถจัดและดำเนินการแบบเฉพาะกิจได้ สำหรับบางบริษัทและการประชุม ปฏิทินที่ตายตัวอาจใช้ไม่ได้เสมอไป วิธีใช้ระบบการจองห้อง

ในสถานการณ์เหล่านี้ ข้อมูลตามเวลาจริงเป็นสิ่งล้ำค่า ความสามารถในการมองเห็นว่ามีคนใช้ห้องประชุมจำนวนเท่าใด พร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับความจุและสิ่ง อำนวยความสะดวกที่มี ในห้องประชุมแต่ละห้อง (เช่น การเข้าถึงและเทคโนโลยีที่มีให้ในแต่ละห้อง) จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และประสบการณ์ของธุรกิจที่ใช้งานเป็นประจำได้อย่างมาก ของการประชุมเฉพาะกิจ

แผนที่ในอาคาร

แน่นอนว่า เพื่อเพิ่มประสบการณ์การใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์อย่างแท้จริง การทำให้พนักงานและแขกเห็นภาพการจัดวางห้องประชุมต่างๆ ในสำนักงานถือ เป็นทรัพยากรอันล้ำค่า ยิ่งสำนักงานมีขนาดใหญ่ เท่าใด ก็ยิ่งมีประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น แผนที่ภายในอาคาร ของสถานที่ทำงานคือ ท้ายที่สุด ประโยชน์ของระบบจองห้องพักที่รวดเร็ว ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพจะถูกปฏิเสธ หากหลังจากจองห้องพักแล้ว คุณพบว่ามันอยู่ห่างออกไปเพียง 10 นาทีโดยการเดินจากอีกฟากหนึ่งของสำนักงาน ของคุณหรือในอาคารอื่น โดยสิ้นเชิง นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อพิจารณาจากการเพิ่มขึ้นของสำนักงาน แบบผสมผสานและที่ทำงานแบบ co-working หลังการแพร่ระบาด ซึ่งพนักงานใช้  โต๊ะทำงานแบบด่วน  และอาจไม่ค่อยคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมในสำนักงาน

แผนที่ในอาคารช่วยให้พนักงานและผู้มาติดต่อสามารถค้นหาห้องที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยอิงตามตำแหน่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่อาศัยอยู่ และช่วยแก้ไขปัญหาของการประชุมขนาดเล็กจนเกินการจองพื้นที่ขนาดใหญ่

การประชุมเป็นวิธีที่ ใช้กันมากที่สุดในการทำงานร่วมกัน แม้ว่าบางคนจะคิดว่า การประชุมเป็นเหมือนนรกบนดินก็ตาม อย่างไรก็ตาม การสำรวจชิ้นหนึ่งพบว่า86% ของผู้ตอบแบบสอบถาม เชื่อว่าการประชุม มีความสำคัญต่อการบรรลุผล และนั่นก็บอกอะไรบางอย่างได้!

ในระหว่างการจัดการประชุม มักจะมีความท้าทายด้านการจัดการ ในการจองสถานที่ โชคดี ที่ระบบการจองการจัดการห้องพักปรากฏขึ้นในที่เกิดเหตุ พวกเขาสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ซึ่งมักน่าหงุดหงิดและเกิดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงานที่มีการสัญจรไปมาอย่างหนักซึ่งมีห้องประชุมจำกัด

ระบบการจองการจัดการห้องช่วยให้การทำงานของพนักงานง่ายขึ้นได้อย่างไร

พนักงานมีงานมากมายอยู่แล้ว และการจองห้องประชุมก็เป็นอีกหนึ่งงานที่น่าเบื่อที่พวกเขาต้องเผชิญ นั่นเป็นเหตุผลที่การมีระบบการจัดการห้องประชุมสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรได้มากมาย

นี่เป็นเพียงบางวิธีที่เป็นประโยชน์ต่อพนักงานของคุณ:

• การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน

เหตุใดพนักงานจึงต้องตรวจสอบกับพนักงานต้อนรับหรือผู้จัดการ สำนักงานเสมอว่ามีห้องว่างหรือไม่ ระบบการจองห้องประชุมส่วนใหญ่เป็นโซลูชันแบบบริการตนเอง ที่ช่วยให้ทุกคนสามารถจองห้องได้ตราบเท่าที่ยังว่าง เนื่องจากการจองทั้งหมดจะเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลส่วนกลาง ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ การจองซ้ำซ้อนจะกลายเป็นอดีตไปแล้ว

• จองได้หลายช่องทาง

ต่างคนต่างมีวิธีทำต่างกัน—และนั่นก็ไม่เป็นไร! ตัวอย่างเช่น พนักงานที่อายุน้อยกว่าและเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอาจต้องการจองสถานที่โดยใช้แอป ผู้จัดการห้องบนสมาร์ทโฟนของตน ในขณะที่พนักงานที่มีอายุมากกว่าอาจต้องการจองห้องพักผ่านกล่องจดหมาย Outlook แทน เครื่องมือการจัดการห้องประชุมที่ดีสามารถรองรับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดายโดยไม่ยุ่งยาก

• ปรับปรุงผลผลิต

เมื่อจองห้องด้วยการแตะหรือคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พนักงานสามารถมุ่งเน้นที่การเตรียมตัวสำหรับการประชุมมากกว่าการจองสถานที่ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องประชุมที่จองไว้ได้อย่างง่ายดาย ผู้เข้าร่วมเหล่านี้จะได้รับการแจ้งเตือนหรืออีเมลโดยอัตโนมัติ ด้วยการตั้งค่านี้ พนักงานสามารถใช้เวลามากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญอย่างแท้จริง

• ใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แน่นอน ไม่ใช่แค่พนักงานที่มียศและไฟล์เท่านั้นที่ได้รับประโยชน์จากระบบการจัดตารางห้องประชุม แต่พนักงานระดับปฏิบัติการของคุณก็เช่นกัน ด้วยเครื่องมือดังกล่าว พวกเขาสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลว่าจะใช้สถานที่จัดประชุมของบริษัทอย่างไรให้ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หากอุปสงค์มากกว่าอุปทาน พวกเขาสามารถกำหนดพื้นที่เพิ่มเติมเป็นพื้นที่ประชุมได้ หากตรงกันข้าม พวกเขาสามารถเปลี่ยนห้องประชุมที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ให้เป็นพื้นที่โต๊ะทำงานแทนได้

ตำแหน่งในร่ม

วิวัฒนาการขั้นต่อไปจากแผนที่ในอาคารที่ทันสมัยพร้อมตำแหน่งแบบเรียลไทม์นั้นสมบูรณ์แบบ ระบบกำหนดตำแหน่งภายในอาคาร. ด้วยวิธีนี้ ไม่เพียงแต่ผู้จองการประชุมจะสามารถดูว่าห้องใดที่พวกเขาควรจองโดยอิงตามตำแหน่งแบบเรียลไทม์ของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ แต่พวกเขายังสามารถใช้ประโยชน์จากการนำทางในอาคารเพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เส้นทางที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดไปยังห้องประชุม แจ้งเตือนพวกเขาเมื่อพวกเขาจำเป็นต้องออกไปเพื่อไปประชุมตรงเวลา รวมทั้งกำหนดเส้นทางใหม่ให้พวกเขาหากสถานที่ของการประชุมเปลี่ยนไปเมื่อพวกเขากำลังเดินทาง