แปลงเอกสารทางการเงิน การควบคุมชีวิตทางการเงินของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางการเงิน และวิธีแก้ไขที่เหมาะสำหรับปัญหานี้คือการสแกนเอกสารทางการเงินที่สำคัญทั้งหมด ซึ่งช่วยให้จัดระเบียบ เข้าถึงได้ง่าย และจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ การวางแผนอย่างเป็นระบบเพื่อติดตามเอกสารสำคัญสามารถช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาอย่างกระวนกระวายใจได้ ช่วยในการค้นหาการคืนภาษี นโยบายการประกัน และใบเรียกเก็บเงินอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย ปัจจุบัน ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่ประสบความสำเร็จในการสแกนและจัดทำดัชนีเอกสารทางการเงิน เนื่องจากอาจใช้เวลาและแรงงานมาก และอาจไม่มีทรัพยากรที่จำเป็น ธุรกิจขนาดใหญ่มักมีโซลูชันการสแกนที่มีประสิทธิภาพ หรืออาจใช้บริการของ บริษัทแปลงเอกสาร ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางยังสามารถใช้บริการดังกล่าวซึ่งสามารถเลือกได้ตามงบประมาณที่มีอยู่
ก่อนแปลงข้อมูลทางการเงินของคุณให้เป็นดิจิทัล ให้ระบุเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณและจัดระเบียบให้เรียบร้อย
- นโยบายประกันภัย
- เอกสารภาษีเจ็ดปีล่าสุดรวมทั้งเอกสารการคืนสินค้าและเอกสารสนับสนุน
- เอกสารกรรมสิทธิ์
- เอกสารทางการแพทย์เพื่อการประกันและภาษี
- ต้นขั้วเช็คจ่าย
- งบลงทุน
- ใบเสร็จรับเงินจากการซื้อสินค้าจำนวนมาก เช่น เครื่องประดับ เฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น
ตอนนี้เรามาดู 3 วิธีง่ายๆ ในการแปลงเอกสารทางการเงินที่สำคัญของคุณให้เป็นดิจิทัล
แปลงเอกสารทั้งหมดของคุณเป็นรูปแบบ PDF
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดเก็บเอกสารทางการเงินของคุณคือการขอให้นักบัญชีส่งไฟล์ทั้งหมดของคุณในรูปแบบ PDF การแปลงบันทึกทางการเงินที่สำคัญทั้งหมดของคุณเป็นไฟล์ PDF ช่วยให้จัดเก็บได้ง่ายและปลอดภัยในระยะเวลาที่นานขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลสำคัญด้วยรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษ เป็นรูปแบบที่กะทัดรัดมากที่สามารถบรรจุข้อมูลได้ไม่จำกัดจำนวน และข้อมูลทั้งหมดสามารถบีบอัดเป็นไฟล์ขนาดเล็กที่แลกเปลี่ยนได้ง่าย
จ้างมืออาชีพ
อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแปลงเอกสารทางการเงินทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการและจัดระเบียบเอกสารเหล่านั้นคือการจ้างบริการแปลงเอกสาร ระดับมืออาชีพ ในกรณีนี้ คุณจะได้ร่วมงานกับทีมผู้เชี่ยวชาญมืออาชีพที่รับประกันคุณภาพของข้อมูลดิจิทัลที่เหมาะสมภายในเวลาตอบสนองที่รวดเร็ว บริการเหล่านี้มีราคาไม่แพงและยังประหยัดเวลาได้มากอีกด้วย
ลงทุนในเครื่องสแกน
หากคุณมีงบประมาณลงทุนในเครื่องสแกนที่ดี คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมายของบันทึกของคุณที่คุณอาจต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี กรมสรรพากรยอมรับสำเนาดิจิทัล ด้วยเครื่องสแกนที่ดีภายในองค์กร คุณสามารถแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น บันทึกการจำนอง จดหมายจากองค์กรการกุศล และไฟล์อื่นๆ ที่คุณสะดวกใจที่จะเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล วิธีนี้จะช่วยให้คุณลดกระดาษโดยทั่วไปและทำให้สำนักงานของคุณไม่เกะกะ
ด้วยการสแกนและการจัดทำดัชนีที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์ ภาพถ่าย และเอกสารกระดาษต่างๆ และเข้าถึงได้ด้วยการคลิกเมาส์ ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถประหยัดเงินค่ากระดาษและหมึกเครื่องพิมพ์ได้อย่างมาก แปลงเอกสารทางการเงิน
การสแกนเอกสารคืออะไร?
การสแกนเอกสารจะเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องสแกนจับภาพและจัดเก็บภาพดิจิทัลของเอกสารที่เป็นกระดาษ และ OCR ทำให้ภาพดิจิทัลนั้นสามารถอ่านและค้นหาได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (คล้ายกับตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขนาดใหญ่) กระบวนการนี้ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าการแปลงบันทึกเป็นดิจิทัล การสร้างภาพเอกสาร หรือการประมวลผลแบบไร้กระดาษ ช่วยลดค่าใช้จ่ายและทำให้เข้าถึง อัปเดต และแบ่งปันข้อมูลได้เร็วขึ้น
การสำรวจกระบวนการด้านเอกสารที่จัดทำโดยไอดีซีในปี 2562 พบว่าองค์กรต่างๆ กำลังมุ่งสู่กระบวนการไร้กระดาษ แต่ก็ยังมีหนทางที่ต้องทำ:
- 30% ของพนักงานสำนักงานบันทึกที่ใช้ในแต่ละวันเป็นเอกสารกระดาษ
- 40% ของผู้ทำงานด้านความรู้รายงานว่าใช้เวลา 21-30% ของสัปดาห์ไปกับงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร รวมถึงทั้งกระดาษและเอกสารดิจิทัล
การสำรวจแสดงให้เห็นว่ากระดาษยังคงแพร่หลายในสำนักงานสมัยใหม่ แม้ว่าจะมีการแปลงกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลเป็นประจำ
หากต้องการหยุดพึ่งพากระดาษ ก่อนอื่นเราต้องเริ่มใช้ระบบที่เน้นดิจิทัลเพื่อรวบรวมข้อมูล (eForms) เพื่อแก้ไขข้อมูล (Google Docs) เพื่อลงนามในเอกสาร (ซอฟต์แวร์ eSignature) และทำงานร่วมกับผู้อื่น (Microsoft Teams, Monday, Slack ). เมื่อกระดาษหมดไปจากสมการ บริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงจากระบบไร้กระดาษ
เมื่อเทคโนโลยีเติบโตเต็มที่และต้นทุนในการนำมาใช้ลดลง องค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ก็หันมาใช้ระบบไร้กระดาษ ขั้นตอนแรกคือการแปลงไฟล์ย้อนกลับ ซึ่งเป็นความพยายามในการสแกนจำนวนมากเพียงครั้งเดียวซึ่งจะแปลงเอกสารเดิมเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ในระบบธนาคาร การแปลงคลังข้อมูลกระดาษเป็นดิจิทัลเป็นความคิดริเริ่มที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้การสแกนด้วยความเร็วสูงโดยผู้ให้บริการมืออาชีพเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำซึ่งเป็นความลับสูงและมีความปลอดภัยสูง
หลังจากการแปลงแบ็คไฟล์เสร็จสิ้น ความพยายามในการแปลงเป็นดิจิทัลจะเปลี่ยนเป็นการสแกนแบบวันข้างหน้า บันทึกใหม่ทั้งหมดตั้งแต่วันที่ระบุเป็นต้นไปจะถูกสแกนและแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเข้ามา เทคนิคทั้งสองนี้มีความสำคัญต่อการสร้างและบำรุงรักษาการแปลงทางดิจิทัล
ทำไมธุรกิจจึงควรสแกนเอกสารของตน
ไม่มีการย้อนกลับ กระดาษเป็นเรื่องของอดีต เอกสารดิจิทัลเป็นสื่อที่ได้รับการยอมรับในอนาคต เนื่องจากทำให้เวิร์กโฟลว์คล่องตัวเพื่อเพิ่มผลผลิต ซึ่งช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก เมื่อเทคโนโลยีการแปลงเป็นดิจิทัลเติบโตเต็มที่ ระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมืออันทรงคุณค่าที่ปรับผลตอบแทนจากการลงทุนให้เหมาะสมโดยรับงานที่น่าเบื่อจากพนักงานที่เป็นมนุษย์และมอบงานซ้ำซากเหล่านั้นให้กับหุ่นยนต์ (ซอฟต์แวร์) ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้ด้วยกระบวนการที่ต้องใช้กระดาษมากแบบดั้งเดิม
การสแกนและการสร้างภาพช่วยประหยัดเวลาและเงิน
บันทึกกระดาษสร้างต้นทุนการจัดเก็บระยะยาวจำนวนมาก สำนักงานของคุณสามารถรองรับตู้เก็บเอกสารได้กี่ตู้? องค์กรขนาดใหญ่เก็บรักษาบันทึกเอกสารหลายล้านรายการในคลังสินค้าขนาดใหญ่เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับอุตสาหกรรม
นอกเหนือจากพื้นที่จัดเก็บแล้ว ยังมีต้นทุนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง: ต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคลในการทำงานกับกระดาษ การค้นหากระดาษ การทำสำเนา และการพิมพ์ บวกค่าใช้จ่ายในรายการของกระดาษรีม คลิปหนีบกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ โฟลเดอร์ ถังขยะ ลิ้นชัก… รายการดำเนินต่อไป
ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะหายไปด้วยการแปลงเป็นดิจิทัล เอกสารดิจิทัลได้รับการจัดการโดย DMS (ซึ่งทำให้การเรียกค้น อัปเดต และแชร์บันทึกเป็นเรื่องง่ายในไม่กี่คลิก) และจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์
เอกสารดิจิทัลมีความปลอดภัย
ความท้าทายประการหนึ่งของการรักษาบันทึกที่เป็นกระดาษก็คือการสูญหาย ไม่เป็นเช่นนั้นกับไฟล์ดิจิทัล เอกสารดิจิทัลมีประวัติเวอร์ชันและสามารถค้นหาได้ด้วยแท็กการจัดทำดัชนี มีสำเนาของไฟล์ดิจิทัลอยู่เสมอ ระบบจัดการเอกสาร (DMS) มีการควบคุมการเข้าถึง (การเข้าสู่ระบบ) และการอนุญาตไฟล์ ซึ่งป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตและการทำซ้ำเอกสาร ไฟล์ดิจิทัลช่วยให้สำรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีราคาย่อมเยา และพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยปกป้องข้อมูลจากภัยธรรมชาติ อัคคีภัย และการโจรกรรมนอกสถานที่
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
