วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ ในอนาคต เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษหายไปและกลายเป็นรูปแบบการเขียนคูนิฟอร์มบนแผ่นดินเหนียว กระดาษอาจถูกลดชั้นให้กับพิพิธภัณฑ์ควบคู่ไปกับกระดาษปาปิรุสและแผ่นกระดาษ
แต่สำหรับตอนนี้ เอกสารกระดาษจำนวนมากยังคงครอบครองสำนักงานหลายแห่งและต้องแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อใช้ประโยชน์จากระบบการจัดการเอกสาร (DMS)
บ่อยครั้ง การใช้ DMS เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารกระดาษจำนวนมากสำหรับการสแกนและจัดทำดัชนีในภายหลัง ในสามขั้นตอนนี้ — การเตรียมเอกสาร การสแกน และการจัดทำดัชนี — การเตรียมเป็นขั้นตอนที่ใช้แรงงานมากที่สุด
การใช้กระบวนการเตรียมเอกสารอย่างเป็นระบบสามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินขององค์กรได้อย่างมาก เพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น เรามาทบทวนสามขั้นตอนสำคัญสำหรับการเตรียมเอกสารกระดาษให้ สำเร็จสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ
การสแกน: ภารกิจสำคัญแต่ต้องเสียภาษี
การสแกนแบ็คไฟล์เริ่มต้นด้วยขั้นตอนแรกที่มักธรรมดาแต่สำคัญมากในการเตรียมเอกสารที่แตกต่างกันจำนวนมากสำหรับการสแกน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF)
ขออภัย ไม่มีวิธีใดที่จะหลีกเลี่ยงองค์ประกอบที่สำคัญเหล่านี้ของกระบวนการดำเนินการจัดการเอกสารเว้นแต่ว่าบริษัทของคุณเป็นบริษัทใหม่หรือไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือมีความจำเป็นในอนาคตสำหรับเอกสารและข้อมูลย้อนหลัง อย่างไรก็ตาม วิธีการเตรียมเอกสารอย่างเป็นระบบและมีระเบียบวินัยจะช่วยให้การสแกนและจัดทำดัชนีรวดเร็วและแม่นยำ
>> คุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลหรือไม่? ค้นพบข้อดีของโซลูชัน Enterprise Content Management (ECM)
คำแนะนำ 3 ข้อสำหรับการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ประสบความสำเร็จ
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ สองสามข้อที่จะทำให้กระบวนการสแกนจัดการได้ง่ายขึ้น อาจดูเหมือนสามัญสำนึก แต่มีความสำคัญต่อการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ
1. แยกเอกสาร
คลิปหนีบกระดาษ และแถบเทปนั้นช่างน่าประทับใจเหลือเกิน งานนี้อาจน่าเบื่อ แต่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการแปลง การแยกเอกสารควรทำโดยให้ห่างจากเครื่องสแกนพอสมควร
ลวดเย็บและคลิปหนีบกระดาษ Rouge อาจทำให้ สแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น (MFP)เสียหายได้หากถูกเรียกใช้ผ่านอุปกรณ์โดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ การแสดงผลที่หลงเหลือหลังจากสแกนหรือคัดลอกไฟล์ต้นฉบับ มักจะเป็นรอยประทับตราที่เหลือที่ไม่ต้องการบนไฟล์เอาต์พุต วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ
หากต้องติดเทปเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทปเรียบเสมอกัน หากจำเป็น ให้ห่อเอกสารเก่าหรือเอกสารที่เปราะบางไว้ในปลอกพลาสติกใส ระมัดระวังเป็นพิเศษสำหรับการติด Post-it-Notes ปรับรอยพับในเอกสารให้ตรงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในส่วนที่พับจะถูกสแกน และอย่าลืมมุมโค้งงอเหล่านั้นด้วย
2. จัดระเบียบและจัดหมวดหมู่เอกสาร
ในขณะที่เอกสารกำลังแยกออกจากกัน มีคำถามสองสามข้อเพื่อช่วยจัดระเบียบเอกสารของคุณ:
- พวกเขาเป็นขาวดำหรือไม่?
- พวกเขามีสีหรือไม่?
- พวกเขาเป็นด้านเดียวหรือสองด้าน?
- เอกสารมีขนาดเท่าไร? ทั้งหมดมีขนาด 8.5 x 11 หรือมีขนาดตามกฎหมายหรือไม่
- เป็นเอกสารประเภทใด มีบัตรดัชนี เช็คที่ถูกยกเลิก ภาพวาด พิมพ์เขียว ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ หรือไม่?
ความแตกต่างของเอกสารจะแตกต่างกันไปตามลักษณะองค์กรของคุณ อาจเป็นเวชระเบียน แฟ้มกฎหมาย ประวัติพนักงาน หรือเอกสารต่างๆ นี่เป็นโอกาสในการกำหนดวิธีจัดประเภทเอกสารสำหรับการสแกนและจัดทำดัชนีในภายหลัง
สามารถสแกนเอกสารที่คล้ายกันเป็นชุดพร้อมการจัดหมวดหมู่ที่เหมาะสม สามารถเตรียมแบบผสมสำหรับหมวดหมู่ระดับโฟลเดอร์ดิจิทัลได้โดยใช้ซอฟต์แวร์บันทึกเอกสาร
3. รับประกันคุณภาพ
ขณะที่คุณจัดการเอกสารเหล่านี้ด้วยตนเอง ให้ลองคิดแบบดิจิทัล เมื่อจัดเก็บแบบดิจิทัลแล้ว ข้อความของพวกเขามักจะต้องถูกค้นหาในบางครั้ง คุณภาพการพิมพ์ของพวกเขาคืออะไร? อาจพิมพ์ด้วยเลเซอร์ ดอทเมตริกซ์ หรือพิมพ์แฟกซ์
การค้นหาข้อความในเอกสารที่สแกนต้องใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ซึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพของภาพและเอกสาร ควรรวม OCR เข้ากับโครงร่างการจัดทำดัชนีเอกสารที่ดีเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง
เวลาและความพยายามในขั้นตอนนี้ของโซลูชันการจัดการเอกสารจะช่วยได้มากในการกำหนดปริมาณการสแกนของคุณ จำนวนแรงงานที่ต้องการ และประเภทของฮาร์ดแวร์และ/หรือซอฟต์แวร์การสแกนที่จำเป็น
เพิ่มความคล่องตัวในการใช้งาน DMS ด้วยบริการจัดการข้อมูลอัจฉริยะ
ขั้นตอนเหล่านี้อาจดูน่าเบื่อ แต่โปรดวางใจได้ว่าการปฏิบัติตามกฎง่ายๆ เหล่านี้จะทำให้โปรเจกต์การสแกนแบ็คไฟล์และการใช้งาน DMS ราบรื่นยิ่งขึ้น การแยก การจัดระเบียบ และการสแกนใช้เวลาในการเตรียมการค่อนข้างมาก แต่ก็คุ้มค่าเมื่อคุณคำนึงถึงเวลา เงิน และพลังงานที่ช่วยองค์กรของคุณในระยะยาว
ธุรกิจที่สนใจในการใช้งาน DMS ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ช่างเทคนิคที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีจะออกแบบโซลูชันแบบ end-to-end สำหรับการเก็บข้อมูล รวมถึงอีเมล PDF หรือเอกสารที่เป็นกระดาษ
หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกเมื่อวันที่ 23 กุมภาพันธ์ 2017 และได้รับการอัปเดตเพื่อความถูกต้องและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในปัจจุบัน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
