คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถในการสแกนเอกสารและจับภาพอัตโนมัติที่ ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรใน การจัดเก็บเอกสาร ข้อมูลและรูปภาพ อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้มาพร้อมกับคุณสมบัติที่ หลากหลายเพื่อให้การทำงานกับเอกสารเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว เช่น การแยกแยะข้อมูลจากเอกสาร การจัดเก็บ ข้อมูลอย่างปลอดภัยในระบบออนไลน์ และการสร้างรายงานอัตโนมัติเพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ โดยได้รับการรับรองจากสภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย (MIT)
ทำไมถึงต้องใช้บริการของเรา
- ประหยัดค่าใช้จ่าย เป็นบริการแบบรายเดือน
- มีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลสูง และระบบมอนิเตอร์ (Monitoring)
- มีการติดตามการใช้ข้อมูล และระบบการรายงานผลการเข้าถึงข้อมูล
- รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพสูง
- รองรับประกันภัยคุ้มครองข้อมูลสูญหาย (Data Loss) ข้อมูลเสียหาย (Data Leak) และความเสียด้านข้อมูล
- รองรับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลปี 2562 (PDPA)
ประโยชน์
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ระบบนี้ช่วยลดเวลาและแรงงานที่ต้องใช้ในกระบวนการสแกนและ การจัดเก็บเอกสาร ข้อมูลและรูปภาพ ในองค์กร ทำให้ทำงานได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การลดความผิดพลาด: การจับภาพและแยกแยะข้อมูลอัตโนมัติช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากกระบวนการมนุษย์ ทำให้ข้อมูลที่เก็บถูกต้องและครบถ้วนมากขึ้น
- การเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย: ระบบสามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบออนไลน์ที่ปลอดภัยและมีการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายหรือเสี่ยงต่อความปลอดภัย
- การสร้างรายงานอัตโนมัติ: ระบบสามารถสร้างรายงานและสถิติต่าง ๆ อัตโนมัติจากข้อมูลที่ถูกสแกนและจับภาพ ทำให้การตัดสินใจทางธุรกิจเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีข้อมูลที่เป็นมูลค่า
- การประหยัดทรัพยากร: ระบบช่วยลดการใช้กระดาษและทรัพยากรอื่น ๆ ที่ใช้ในการจัดการเอกสารและข้อมูล ช่วยลดค่าใช้จ่ายและส่งเสริมการยังรังสิ่นค้าเพื่อสิ่งแวดล้อม
- การปรับปรุงการบริการลูกค้า: การจัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็วช่วยให้บริการลูกค้าดีขึ้น ลดเวลารอคำตอบและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ระบบนี้ช่วยในการควบคุมและป้องกันข้อมูลสำคัญจากการเข้าถึงที่ไม่ถูกต้องหรือไม่มีอำนาจ ทำให้ข้อมูลปลอดภัยจากการหลุดรั่วข้อมูล
- การอัปเดตและการรวบรวมข้อมูล: ระบบนี้ช่วยในการตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติจากเอกสารหรือแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ทำให้ข้อมูลในระบบมีความถูกต้องและประสิทธิภาพ
- การบริหารจัดการเอกสาร: ระบบช่วยในการจัดการเอกสารที่มีปริมาณมากโดยใช้ระบบค้นหาและการจัดเก็บอย่างมีระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล
- การประหยัดทรัพยากรทางการเงิน: การลดการใช้กระดาษและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น เครื่องพิมพ์และห้องพักเก็บเอกสาร ช่วยลดค่าใช้จ่ายทางการเงินขององค์กร
- การรองรับการทำงานระยะไกล: ระบบสามารถใช้งานได้จากระยะไกลผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต นี้ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานออกจากสถานที่ที่ไม่จำเป็นต้องมีการประสานงานในสถานที่ที่เป็นสำนักงาน
- การปรับใช้และการทำสำเนาสำรอง: ระบบสามารถปรับใช้ตามความต้องการขององค์กรและสามารถทำสำเนาสำรองข้อมูลเพื่อความปลอดภัย
- การติดต่อระบบอื่น ๆ: ระบบสามารถติดต่อกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร เช่น ระบบบัญชีหรือระบบการจัดการคลังสินค้า ทำให้กระบวนการทำงานได้มีความเชื่อมโยงและความเรียบร้อยมากขึ้น.
- การทำงานแบบหลายแพลตฟอร์ม: ระบบนี้สามารถทำงานบนหลายแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนตัว แท็บเล็ต หรือมือถือ ทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน
Features
- จัดเก็บไฟล์ และเนื้อหาที่หลากหลายฝ่านระบบ Cloud Service พร้อมเรียกใช้งานได้ในทันที (Storage Document)
- ค้นหาถึงเนื้อหาเอกสารได้ง่ายและสามารถเรียกใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา (Full Text Search)
- รองรับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบคคล หรือ PDPA ป้องกันข้อมูลอันเป็นส่วนตัวของผู้ใช้(Personal Data Protection)
- เชื่อมต่อข้อมูลภาพและไฟล์ผ่าน LINE สามารถเรียกดูข้อมูลได้อย่างง่ายๆ(Connection LINE)
- มีระบบ Workflow อนุมัติงานสามารถตรวจเช็คความคืบหน้าของงาน รวมไปถึงผู้รับผิดขอบงานด้วย (Approval Project)
- มีระบบ QR code และการจัดเก็บเอกสารต้นฉบับ ผ่านทางระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ(QR code Scan)
- มีระบบติดดามเอกสารต้นฉบับ และรายงานผลความคืบหน้าต่างๆของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงผู้ผิดชอบในงานนั้นๆ(Tracking Document)
กระบวนการทำงาน
- อัปโหลดไฟล์ หรือสแกนเอกสาร สามารถส่งไฟล์ผ่าน LINE แล้วบันทึกบน Q-Doc เพื่อประมวลผลไฟล์ และกระจายข้อมูลแต่ละส่วน(Upload Document)
- สร้างโฟลเดอร์ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ไว้ โดยมีผู้อนุมัติตามกฎ Workflow (Categorize Document)
- เก็บโฟลเดอร์ข้อมูล ใน ECM พร้อมทั้งกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแต่ละกลุ่มผู้ใช้ว่า แต่ละกลุ่มใช้งานส่วนไหนได้บ้าง(Provisioning Access to Document)
- ผู้อนุมัติ และมอบหมายงานให้กับกลุ่มผู้ใช้คนอื่นๆซึ่งเป็นไปตามกระบวนการการทำงานขององค์กร และกฎ Workflow แต่ละรูปแบบได้(Business Process Management หรือ BPM)
เหมาะกับใคร
- องค์กรและธุรกิจ: ระบบซอฟต์แวร์นี้เหมาะสำหรับธุรกิจและองค์กรที่มีปริมาณเอกสารมาก ๆ ที่ต้องการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยในระบบออนไลน์และการสร้างรายงานเพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ
- อนุกรมาน: ระบบนี้สามารถช่วยในการจัดการเอกสารที่มากมายและความสำคัญสำหรับองค์กรที่มีอนุกรมในการดำเนินงาน เช่น โรงพยาบาล, สำนักงานภาครัฐ, หน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่, และอื่น ๆ ที่ต้องการการจัดการเอกสารที่มีความซับซ้อน
- ผู้ที่ทำงานในสาขาที่ต้องการการจัดการเอกสาร: ระบบซอฟต์แวร์นี้เหมาะสำหรับผู้ที่ทำงานในสาขาอาชีพที่ต้องการการจัดการเอกสารอย่างสมบูรณ์ เช่น นักบัญชี, นักการเงิน, นักวิเคราะห์ธุรกิจ, นักการตลาด, และอื่น ๆ ที่มีความจำเป็นในการเก็บรักษาเอกสารและข้อมูล
- ผู้ที่ต้องการความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการทำงาน: ระบบนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการลดเวลาและความพยายามในการจัดการเอกสารและข้อมูล ด้วยการใช้เทคโนโลยีที่ช่วยในการสแกนและจัดการข้อมูลโดยอัตโนมัติ
- ผู้ที่ต้องการความแม่นยำและความเร็ว: ระบบซอฟต์แวร์นี้มีความสามารถในการจัดการเอกสารและข้อมูลอย่างแม่นยำและรวดเร็ว ทำให้เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความสำคัญในระเบียบและความรวดเร็วในการประมวลผลข้อมูล
- ผู้บริหารและผู้บริหารสูงสุด: ระบบนี้เกี่ยวข้องกับผู้บริหารและผู้บริหารสูงสุดในองค์กร เพราะมีส่วนสำคัญในการตัดสินใจเกี่ยวกับการลงทุนในเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร และการออกแบบระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดทรัพยากร
- ผู้ดูแลระบบ IT: ผู้ดูแลระบบ IT ในองค์กรมีบทบาทสำคัญในการเลือกและดูแลระบบซอฟต์แวร์สแกนเอกสารและจับภาพอัตโนมัติ พวกเขาจะต้องรับผิดชอบในการติดตั้ง การปรับแต่ง และการดูแลรักษาระบบเพื่อให้ทำงานอย่างเสถียรและปลอดภัย
- ทีมงานด้านเอกสารและข้อมูล: ทีมงานด้านเอกสารและข้อมูลจะเป็นผู้ใช้หลักของระบบซอฟต์แวร์นี้ พวกเขาจะใช้เครื่องมือนี้ในการสแกนเอกสาร จัดเก็บข้อมูล แยกแยะข้อมูล และสร้างรายงาน การฝึกอบรมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทีมสามารถใช้ระบบอย่างเต็มประสิทธิภาพ
- ผู้ทำงานในสาขาที่เกี่ยวข้อง: ระบบสแกนเอกสารอัตโนมัติมีผลกับผู้ทำงานในสาขาที่ต้องการการจัดการเอกสาร เช่น นักบัญชีที่ต้องการสแกนใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ หรือโรงพยาบาลที่ต้องการจัดการเอกสารทางการแพทย์
- ลูกค้าและพาร์ทเนอร์ธุรกิจ: ระบบซอฟต์แวร์สแกนเอกสารอัตโนมัติอาจมีผลต่อลูกค้าและพาร์ทเนอร์ธุรกิจที่ต้องการส่งหรือรับเอกสารจากองค์กรของคุณ มันจะช่วยให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นและมีความถูกต้องมากขึ้น
- นักพัฒนาซอฟต์แวร์และผู้จัดการโครงการ: การพัฒนาและการจัดการโครงการเกี่ยวกับระบบซอฟต์แวร์สแกนเอกสารอัตโนมัติต้องการความเข้าใจในเทคโนโลยีและกระบวนการทำงานของระบบ เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างเป็นประสบการณ์และเสร็จสมบูรณ์ตามเป้าหมาย
หากคุณต้องการดูการใช้งานเบื้องต้น คลิก –> Q-doc Capture หรือติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206
