การย้ายจากกระดาษเป็นบันทึกดิจิทัล อาจดูน่ากลัว โชคดีที่มีวิธีการที่เป็นระบบเพื่อ ให้การเปลี่ยนแปลงนี้สำเร็จโดยไม่มีปัญหา มากเกินไปหรือต้องเรียนรู้ที่สูงชัน โดยพื้นฐานแล้ว ในการแปลงเอกสาร กระดาษของคุณเป็นรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐาน สิ่งที่คุณต้องมี คือเครื่องสแกนและโปรแกรม ซอฟต์แวร์ที่สร้างไฟล์ PDF (รูปแบบเอกสารแบบพกพา) แต่ยังมีขั้นตอนที่ซับซ้อน อีกมากมายที่สร้างไฟล์ ที่คุณสามารถค้นหาได้จริง และแค็ตตาล็อก หากต้องการ คุณสามารถจ้างบริษัทเพื่อจัดการงานนี้ ให้คุณได้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องพิจารณา
ทำไมต้องเปลี่ยนเป็นดิจิตอล
หากคุณไม่แน่ใจว่าควรเปลี่ยนจากกระดาษ เป็นดิจิทัลหรือไม่ คุณอาจสงสัยว่าความพยายามทั้งหมดนี้ คุ้มค่ากับปัญหาหรือไม่ จากมุมมองด้านสิ่งแวดล้อม การย้ายออกห่างจากเอกสาร ที่เป็นกระดาษเป็นการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก แต่การย้ายยังสามารถ ช่วยปกป้องบันทึกของคุณได้อีกด้วย เอกสารกระดาษไม่สามารถทำลายได้ ของเหลว ไฟ แมลง และสัตว์ฟันแทะ สามารถสร้างความเสียหายให้กับ บันทึกที่เป็นกระดาษได้ ในขณะที่ไฟล์ดิจิทัลสามารถจัดเก็บ อย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก แฟลชไดรฟ์ หรือในหลายๆ ที่พร้อมกัน นอกจากนี้ ไฟล์ดิจิทัลยังสามารถจัดระเบียบ และติดตามได้ง่ายกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษมาก
วิธีการแปลง
เมื่อคุณตัดสินใจ เปลี่ยนไปใช้ดิจิทัล คุณมีตัวเลือกมากมาย คุณอาจต้องการสำรวจสิ่งต่อไปนี้:
- การสแกนและแปลงเป็นไฟล์ PDF — หากคุณมีเครื่องพิมพ์ออล-อิน-วัน คุณสามารถสแกนเอกสาร และแปลงเป็นไฟล์ PDF ซึ่งเป็นรูปภาพของเอกสารต้นฉบับ ได้อย่างง่ายดาย
- การถ่ายภาพด้วยสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต — เมื่อต้องจัดการกับเอกสารกระดาษ จำนวนค่อนข้างน้อย คุณยังสามารถสแกนเอกสารเหล่านี้ ด้วยโทรศัพท์ของคุณได้อีกด้วย คุณเพียงแค่ถ่ายรูปและคุณก็จะได้สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทันที
- การใช้ซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) — ด้วยซอฟต์แวร์ OCR คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์ PDF เอกสารที่ถ่ายภาพ และเอกสารที่สแกนให้เป็นเอกสารอัจฉริยะได้ เทคโนโลยีนี้แปลงรอยหมึกบนกระดาษเป็นคำที่พิมพ์จริง เมื่อคุณแปลงเอกสารกระดาษ เป็นรูปแบบดิจิทัลด้วยซอฟต์แวร์ OCR คุณสามารถค้นหาคำ หรือวลีที่ระบุในเอกสารได้ ซึ่งไม่สามารถทำได้ด้วย วิธีการสแกนอื่นๆ ส่วนใหญ่
เมฆ
แม้ว่าจะมีสถานที่มากมายที่คุณสามารถ จัดเก็บเอกสารดิจิทัลได้ แต่ท้ายที่สุดแล้ว คุณอาจใช้ระบบคลาวด์ คลาวด์หมายถึงซอฟต์แวร์ และบริการที่ทำงานบนอินเทอร์เน็ต ไม่ใช่บนคอมพิวเตอร์ของคุณเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เอกสารที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ จะถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ บันทึกบัญชีของคุณ จะถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทที่ให้ บริการซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ การย้ายจากกระดาษเป็นบันทึกดิจิทัล
ประโยชน์หลัก ประการหนึ่งของการย้ายไปยังระบบคลาวด์ คือคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณด้วยอุปกรณ์ใดก็ได้ ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลง จากระยะไกลหรือทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้แม้ว่า คุณจะอยู่คนละที่ก็ตาม ข้อเสียคือคุณจะถูกล็อกจากข้อมูลของคุณหากคุณ ขาดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณทำงานกับผู้ให้บริการพื้นที่ จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่มีคุณภาพ ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกเข้ารหัส ซึ่งหมายความว่าข้อมูลดังกล่าว จะถูกแปลเป็นรหัสที่แทบทะลุผ่าน ไม่ได้ระหว่างการจัดเก็บและการส่ง นอกจากนี้ คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับภัย คุกคามทางกายภาพ เช่น การโจรกรรมหรือน้ำ เช่นเดียวกับที่คุณทำเมื่อคุณจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ ซิปไดรฟ์ หรือทัมบ์ไดรฟ์
ทำลายเอกสาร
หลังจากที่คุณตัดสินใจว่าคุณต้องการ เปลี่ยนเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลอย่างไร คุณต้องตัดสินใจว่าจะทิ้งเอกสารกระดาษของคุณอย่างไร ขั้นแรก คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่จำเป็นต้องบันทึกสำเนาที่จับต้องได้ด้วยเหตุผลทางกฎหมาย หากคุณไม่ต้องบันทึกเอกสาร คุณต้องแน่ใจว่ากำจัดเอกสารเหล่านั้นได้อย่างปลอดภัยโดยการทำลายเอกสาร หากคุณตัดสินใจจ้างบริษัทเพื่อช่วยเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทที่คุณเลือกมีประสบการณ์การทำงาน กับสถาบันการเงินโดยเฉพาะ จากนั้น คุณสามารถวางใจได้ว่าพวกเขาจะเข้าใจกฎหรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับบริการ ทางการเงินและอุตสาหกรรมการธนาคาร
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณก้าวกระโดดจากกระดาษไปสู่บันทึกดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ให้พิจารณาร่วมงานกับมืออาชีพ ที่ SQN Banking Systems เรามุ่งเน้นไปที่การป้องกันการฉ้อโกง แต่เรายังให้บริการแปลงกระดาษเป็นดิจิทัลด้วย คุณสามารถสแกนเอกสารได้ที่สถาบันการเงินของคุณหรือที่สถานที่ที่ปลอดภัยของเรา เรายังสามารถช่วยคุณดึงลายเซ็นจากเอกสารใดๆ และเรามีเทคโนโลยี OCR ความสามารถในการจัดทำดัชนีข้อมูลทั้งหมดของคุณ และเครื่องมือนวัตกรรมอื่นๆ ที่จะช่วยในกระบวนการนี้ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรด ติดต่อเราโดยตรง
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
