Uncategorized

จำนวนข้อมูลที่เพิ่มขึ้นและเนื้อหาขององค์กรที่เราสร้าง และ วิธีการจัดการเนื้อหา มันทั้งหมดเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่องค์กรและสถาบันสาธารณะ ของศตวรรษที่ 21 ต้องเผชิญ เราไม่ได้อยู่ในยุคข้อมูลข่าวสารอีกต่อไป แต่ในยุคของการจัดการข้อมูล และ ความสามารถในการจัดการข้อมูลของเราอย่างเหมาะสมจะเป็นตัวกำหนดความอยู่รอดขององค์กรในอนาคต แต่ละเอกสารและภารกิจต้องมีสถานที่ที่จะใช้งาน และ สถานที่ที่จะอยู่ในลำดับ ถ้าไม่เราจะเสี่ยงต่อการเป็นเหมือนนักดับเพลิงซึ่งแทนที่จะเป็นผู้กำกับระเบียบวาระการประชุมของพวกเขาจะทุ่มเทเพื่อดับไฟและจัดการงานเมื่อพวกเขามาถึงหรือเพราะปัญหาที่พวกเขาก่อ และนี่อาจทำให้คุณเหนื่อย ไม่ว่าคุณจะทำอะไรคุณไม่ทำงานคนเดียว รอบตัวคุณมีเพื่อนร่วมงาน ผู้ร่วมมือลูกค้าซัพพลายเออร์และผู้มีส่วนได้เสีย ผู้ที่มีวาระของตนเองมุมมองเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลลำดับความสำคัญ และ วิธีการทำงาน ซึ่งคุณต้องประสานงานเพื่อให้งานและโครงการของคุณดำเนินต่อไป หลายครั้งที่ความโกลาหลมาจากการขาดการประสานระหว่างคนงานและแผนก บางครั้งการจัดระเบียบมากที่สุดสร้างไดเรกทอรีเอกสารของตนเองจัดระเบียบเก็บถาวรการตลาดเนื้อหาที่เหมาะสมที่สุดใช้และใช้เครื่องมือการจัดการที่พวกเขาเลือก และทั้งหมดนี้โดยไม่มีการควบคุมจากส่วนกลางหรือนโยบายการจัดการข้อมูลอัจฉริยะ ไม่สนใจข้อเท็จจริงพื้นฐานที่เนื้อหาขององค์กรเป็นพื้นฐานของความรู้ขององค์กร สิ่งแรกที่ต้องทำคือการให้ความสำคัญว่าการจัดการเนื้อหาองค์กรใน บริษัท ต้องมี ; ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูง หากเอกสารภายในองค์กรมีการจัดการไม่ดีไม่ถูกแปลงเป็นดิจิทัล หรือตัดการเชื่อมต่อจากกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งจะสร้างความสับสนวุ่นวายในเนื้อหา สถานการณ์นี้ส่งผลโดยตรงต่อความสามารถของเราในการนำเสนอประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้า ช้าวงจรธุรกิจเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและในที่สุดก็ยอมความพยายามในการแปลงระบบดิจิตอลของ บริษัท ของคุณ ประการที่สองการจัดการเนื้อหาขององค์กรขององค์กรที่จะต้องบูรณาการในการแก้ปัญหาการจัดการข้อมูลอัจฉริยะของ บริษัท ฯ มีความจำเป็นต้องพิจารณาการจัดการเนื้อหาขององค์กรว่าเป็นกระบวนการที่ไม่เหมือนใครและเป็นไปตามขวางซึ่งส่งผลกระทบต่อทั้ง บริษัท ของคุณ สำหรับสิ่งนี้มีความจำเป็นที่จะต้องใช้และพัฒนาวิธีการและเครื่องมือที่อนุญาตให้มีการจับภาพการจำแนกการจัดจำหน่ายการประมวลผลและการเก็บถาวรของเนื้อหาเอกสารในระบบสารสนเทศขององค์กร ในสถานการณ์สมมตินี้ Q-doc  มีผู้จัดการเนื้อหาที่มีความสามารถของการบูรณาการอย่างโปร่งใสกับชุดซอฟต์แวร์ของ บริษัท ระบบการจัดการเอกสารสามารถใช้ทั้งในการให้ข้อมูลกับซอฟต์แวร์อื่นและเพื่อรวบรวมและจัดการข้อมูลจากแอปพลิเคชันบุคคลที่สาม และเนื่องจากผู้จัดการเนื้อหาของ Q-doc นำเสนอ SDK ใน Java, PHP และ. NET ที่อนุญาตและอำนวยความสะดวกในการรวมการจัดการข้อมูลอัจฉริยะภายในสถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์ของ บริษัท : โซเชียลมีเดียโซลูชั่นการตลาดข้อมูลเนื้อหา ฯลฯ ระบบการจัดการเอกสารสามารถเป็นสถานที่ที่ผู้คนสามารถเข้าถึงค้นหาและจัดการทรัพยากรเอกสารที่เกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันได้หรือไม่? แน่นอนว่าตราบใดที่เครื่องมือนี้เป็นมิตรใช้งานง่ายและใช้งานง่าย ในแง่นี้ Q-doc  นำเสนอด้วยแพลตฟอร์ม Q-doc ความเป็นไปได้ในการสร้างการปรับแต่งโซลูชันการจัดการเอกสารที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละแผนกหรือพื้นที่ของ บริษัท คุณสามารถสร้างส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่กำหนดเองสำหรับพื้นที่บริการลูกค้าซึ่งทีมขายสามารถมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สนับสนุนทีมการตลาดดิจิทัลผ่านโซเชียลมีเดียจัดการข้อมูลการตลาดเนื้อหา […]

ในยุคนี้จะต้องจัดว่า สแกนเนอร์ เป็นเครื่องมือต่อพ่วง ที่มีความสำคัญสำหรับผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นเครื่องมือต่อพ่วงที่มีความจำเป็น ไม่แพ้อุปกรณ์จำพวกอื่นๆเพราะว่าหน้าที่ของวัสดุอุปกรณ์ ชิ้นนี้ ก็คือ การเก็บข้อมูลที่เป็นภาพแผนภูมิ รูปถ่าย หรือเอกสารไว้ภายในฮาร์ดดิสก์ด้านในคอมพิวเตอร์ เรียกว่า เป็นการจัดเก็บเอกสารที่เคยอยู่ในรูของกระดาษ ให้ไปอยู่ในแบบอย่างดิจิตอล คุณประโยชน์ซึ่งมาจากเครื่องสแกนจะช่วยรักษาประสิทธิภาพของภาพ หรือข้อมูลพวกนั้น ให้ความทนทาน มากยิ่งกว่า การเก็บ ในรูปของเอกสาร โดยเฉพาะในสมัยอินเทอร์เน็ตด้วยแล้ว เครื่องสแกนจะยิ่งเพิ่มความสบายสำหรับเพื่อการทำข้อมูลได้ดีเพิ่มขึ้น สแกน รูปภาพสำหรับใช้ตกแต่งเว็บ หรือจัดเก็บเป็นอัลบั้ม หรืออยู่ในไฟล์ข้อมูล   สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems   สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 02–860–6659   ถึงแม้หลายๆคนเริ่มเห็นว่า กล้องถ่ายรูปดิจิตอลจะมาเป็นเครื่องใช้ไม้สอยอีกชิ้นที่มาเป็นโอกาสใหม่ให้กับผู้ใช้ […]

การ สแกนเอกสารทางกฎหมาย นั้นถือเป็นการเก็บรักษาข้อมูลที่ เป็นสิ่งสำคัญเอาไว้โดยเฉพาะข้อมูลทางด้านกฎหมาย หรือข้อมูลสำคัญต่อบุคคล ต่างๆ ควรจัดเก็บรักษาโดยคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะในปัจจุบันนี้ ข้อมูลทางดิจิตอลสามารถ เชื่อมโยงกันได้ เหนื่อยง่าย จึงควรมีการ สแกนเอกสารและ จัดเก็บ ให้เป็นหมวดหมู่โดยมีความปลอดภัยเป็นสำคัญ ดังนั้นข้อมูลจึงควรมีการจัดเก็บ ในทั้งสองส่วนคือ จัดเก็บแบบ อิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บใน Warehouse หรือ คลังจัดเก็บสินเอกสาร โดยเอกสารที่สำคัญทางกฎหมายต่างๆ ก็ตัวอย่างเช่น เอกสารคู่ฉบับ ใบขับขี่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน เอกสารบัตรประจำตัวประชาชน หนังสือ หรือ หนังสือรับรอง ตามที่กฎหมายของหน่วยงานกำหนด เป็นต้น การสแกนและเก็บรักษา ตัวอย่างต้นฉบับใช้ในกรณีใดบ้าง การเก็บรักษาเอกสาร ต้นฉบับจากการสแกนเก็บเป็นอิเล็กทรอนิกส์ก็หมายถึง การเก็บเอกสารสำคัญตามกฎหมาย ในกรณีที่เอกสารมีจำนวนมาก และพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอจึงควรมีการจ้างวาน ให้ ผู้ที่เกี่ยวข้อง จัดหา บริษัทหรือองค์กรที่รับ จ้างสแกนเอกสาร ให้เข้ามาจัดการ เอกสาร สำคัญให้เป็นระบบ โดยจะผ่านการประมูลหรือเทียบราคาประกวดราคาเป็นต้น โดย หากถูกต้องตามข้อกำหนดและกฎหมาย […]

วิธีการสแกนเอกสาร อย่างไรให้ถูกต้อง ในบทความที่แล้วเราพูดถึงการนำเอาเอกสาร หรือภาพถ่าย นำมา แปลงเป็นดิจิตอล กันแล้วนั่นคือการสแกนโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์สำหรับบทความนี้ ก็จะมาแนะนำวิธีการสแกนเอกสารแบบง่ายๆที่สามารถ สายได้ใน ส่วนของบุคคลหรือสำหรับองค์กร สำนักงานต่างๆ เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายกันนะครับ   1 วิธีการสแกนเอกสาร ขั้นตอนที่ 1 เปิดเครื่องสแกนเนอร์ขึ้นมา เมื่อมีเครื่องสแกนเนอร์ต่อเข้ากับ ระบบคอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้วเราสามารถ เริ่มสแกนเอกสารได้โดยขั้นตอนแรก ให้ทำการ เช็ครุ่นของสแกนเนอร์คุณว่า เป็นเครื่องสแกนเนอร์แบบใด ตัวอย่างเช่น เครื่องสแกนเนอร์แบบเปิดฝาด้านบนเราก็จะต้องเปิดฝาเพื่อนำเอกสารแต่ละชิ้น นำมาวางทาบลงบนเครื่องสแกนเนอร์หรือ ตัวอย่างที่ 2 เป็นเครื่องสแกนเนอร์แบบ feed กระดาษหลายแผ่นแล้วก็สามารถนำเอกสาร แนะนำไม่ให้เกิน 20 แผ่นต่อครั้ง และควรตรวจสอบ เอกสารของท่านว่ามีแม็กหรือกระดาษซ้อนกันหรือไม่เพื่อป้องกัน กระดาษติดเครื่องนั่นเอง 2 ใส่กระดาษลงในถาด สแกน หรือตัวเครื่อง โดยให้เลือกด้านที่ คว่ำหน้า กระดาษ เพื่อสแกนลงบนแผ่นกระจก โดยให้ สามารถเห็นข้อมูลได้ชัดเจนแล้วจึงจัด วางเอกสารให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม โดยตามขอบของแผ่นกระจกนั้น หรือถ้าเครื่องเป็นแบบแฟลช ก็ให้วางกระดาษลง โดยคว่ำหัว และหันหน้าเข้า เพื่อสแกนเอกสารในด้านเดียวกัน […]

ทำไมต้อง สแกนเอกสารองค์กร ในแต่ละหน่วยงาน หรือ องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างๆล้วนมีเอกสาร อยู่ในสำนักงานเป็นจำนวนมากซึ่งปริมาณของเอกสารนั้นนับวันยิ่งจะมีเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆจึงทำให้เกิดปัญหาในเรื่องของการหาสถานที่จัดเก็บต่างๆรวมถึงการดูแลรักษา และการสืบค้นเอกสาร ซึ่งก็อาจจะติดปัญหา การค้นหาเอกสารยาก ตามมา เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงานของพนักงานและเจ้าหน้าที่ ด้วยเหตุนี้เราจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการสแกนเอกสารเพื่อการปรับเปลี่ยนในการบริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษให้มาเป็นการสแกนเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการ ซึ่งจะสามารถทำการคัดแยกเอกสารได้แบบ เป็นหมวดหมู่ทำให้ง่าย ต่อการจัดเก็บและการสืบค้น รวมถึงการดูแลรักษาก็ไม่ยุ่งยาก ไม่เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเพราะอยู่ในไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ซึ่งการสืบค้นเอกสาร จะสามารถ ทำได้โดยง่ายซึ่ง ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่คุณใช้ด้วย ตัวเอกสารส่วนใหญ่ที่มักนิยมสแกนและจัดเก็บกันนั้นก็คือ มีตั้งแต่ เอกสารที่เป็นขนาดเล็ก เอกสารทางด้านบัญชี หรือเอกสารการเงิน ถ้าเป็นโรงพยาบาล ก็จะเป็นเอกสารของเวชระเบียนผู้ป่วย หรือถ้าเป็นธุรกิจประกันก็ จะเป็นเอกสารใบสมัคร ต่างๆ ที่จะมีข้อมูลของบุคคลที่เป็นความลับ รวมถึงใบเคลมประกันต่างๆ ถ้าเป็นในส่วนขององค์กรก็จะเป็นเกี่ยวกับหนังสือร่างต่างๆ หนังสือคำสั่ง เอกสารบัญชีการเงินเอกสารความลับของลูกค้าเอกสาร ส่วนตัวของพนักงานและการเดินเอกสารของแผนก HR เป็นต้น หรือถ้าเป็นธุรกิจทั่วไป หรือแม้แต่บุคคลก็จะเป็น เอกสารหนังสือนิตยสารหนังสือหายากหนังสือเก่า โดย โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ในการจัดการในสมัยใหม่นี้ส่วนใหญ่ก็มักจะ แปลงไฟล์ ให้คุณ เสมือนว่าได้หนังสือเล่มใหม่ รวมไปถึงเอกสารขนาดใหญ่ และ เอกสารแบบแปลนต่างๆของธุรกิจ วิศวกรรม ธุรกิจหนังสือพิมพ์ […]