การจัดการสัญญา หรือ หนังสือยินยอม ต่อลูกค้าที่มาใช้บริการของเรา

การจัดการสัญญา หรือ การบริหารสัญญา และ การจัดการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ บริษัท ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารโครงการ ทั้งหมดของพวกเขารักษาความสัมพันธ์ตามสัญญากับลูกค้าพนักงานขายซัพพลายเออร์ของพวกเขา โดยไม่พูดถึงทรัพยากรมนุษย์ของ บริษัท ดังนั้นจึงทำงานกับสัญญาหลายประเภทซึ่งบางครั้งใช้สำหรับพื้นที่ต่าง ๆ ของ บริษัทการซื้อการขยายการขายและอื่น ๆ

ผู้รับผิดชอบการบริหารสัญญา – ผู้จัดการโครงการ – จำเป็นต้องเจรจาเงื่อนไขรักษาภาระผูกพันตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและทบทวนสัญญาเมื่อใดก็ตามที่จำเป็น บันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างวงจรชีวิต และเพิ่มหรืออัปเดตด้วยการแก้ไขหรือแก้ไขข้อกำหนดของสัญญาเดิม นอกจากนี้ยังจำเป็นในเอกสารประเภทนี้เพื่อสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวที่รับประกันความลับของพวกเขา

กิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้มีความสำคัญ ต่อองค์กรอาจเป็นเรื่องยากที่จะบริหาร จัดการ และ อนุรักษ์ ดังนั้นการมีซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ขององค์กรจึงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญ เมื่อพูดถึงการควบคุมข้อตกลงที่เหมาะสม ไม่ไร้ประโยชน์เราทุกคนรู้ดีว่า กระบวนการจ้างงานนั้นไม่สิ้นสุดเมื่อสัญญาได้รับมอบหมาย แต่เป็นเมื่อการจัดการสัญญาเริ่มต้นขึ้น หน่วยงานที่อุทิศให้ทั้งการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐและภาคเอกชนอยู่ภายใต้แรงกดดันเพื่อลดต้นทุนในขณะที่การปรับปรุงการจัดการการดำเนินงานและการเงิน

สิ่งนี้เป็นไปได้หากเราเลือกใช้ระบบอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการตามสัญญาการปฏิบัติตามเงื่อนไขและการใช้งานแอพพลิเคชั่นที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาความต้องการเหล่านี้อย่างแม่นยำ

ระบบการจัดการเอกสาร Q-doc ช่วยให้การจัดการกระบวนการทำสัญญามีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การสร้างจนถึงขั้นตอนการดำเนินการจนถึงการวิเคราะห์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทางการเงินและลดความเสี่ยง

สัญญาทั้งหมดได้รับการเสนอเพื่อรับความมุ่งมั่นและการอนุมัติของบุคลากรที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนและระดับของโครงการ ดังนั้นเพื่อเริ่มต้นด้วยผู้รับเหมาหรือบุคคลที่สามควรทราบสาเหตุที่สัญญาได้รับการจัดตั้งขึ้นและสิ่งที่เป็นวัตถุประสงค์ที่ขอ เนื่องจากการบริหารสัญญาที่ดีช่วยให้รับประกันได้ว่านักแสดงทุกคนที่เข้าร่วมในสัญญาที่สมัครเป็นสมาชิกรู้ว่าเกณฑ์ที่จะวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานของพวกเขาสามารถปรับปรุงตัวบ่งชี้สัญญา ดังนั้นเราจึงเพิ่มความเป็นไปได้ของการทำสัญญาแต่ละฉบับเป็นกรณีความสำเร็จ การจัดการสัญญา

ในการจัดการสัญญาได้สำเร็จตั้งแต่เริ่มต้นบุคลากรที่ทุ่มเทให้กับการจัดการรวมถึงผู้จัดการโครงการจะต้องค้นหาในโซลูชันการจัดการสัญญาซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลเพิ่มเติมในเวลาที่พวกเขาต้องการ

ในแง่นี้OpenKM เสิร์ชเอ็นจิ้นช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและค้นหาข้อมูลและเอกสารตามเกณฑ์หลายเกณฑ์. จากการค้นหาด้วยข้อความอิสระจนถึงการกรองการค้นหาตามสถานที่ในระบบการจัดการเอกสารหรือคำที่มีอยู่ในเนื้อหาของไฟล์ ตามชื่อหรือชื่อที่เกี่ยวข้อง; คำหลักภาษาผู้แต่งหรือช่วงวันที่ ใน Q-doc คุณสามารถค้นหาตามเส้นทางหมวดหมู่ที่เป็นไปได้ที่กำหนดให้กับสัญญาและภายในเพื่อใช้เกณฑ์อื่นเช่นประเภทของเอกสาร (ไฟล์โฟลเดอร์จดหมายบันทึก) หรือส่วนขยาย เราสามารถค้นหาข้อมูลจากบันทึกที่เพิ่มเข้ามา และวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาข้อมูลที่มีค่า ขอบคุณ metadata แยกออกจากเนื้อความของไฟล์ผ่านเอ็นจิน OCR โซนที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร หรือจากฐานข้อมูลที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ ด้วยวิธีนี้เราสามารถทำการค้นหาเนื้อหาที่ผู้จัดการโครงการต้องการได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาจะต้องเห็นด้วยกับกลยุทธ์และนโยบายของ บริษัท เสมอ เพื่อปฏิบัติตามเงื่อนไขตามสัญญาส่งเสริมการประยุกต์ใช้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและเพื่อให้ครอบคลุมหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการให้บริการหรือการส่งมอบผลิตภัณฑ์ และเพื่อให้การควบคุมด้านที่สำคัญอื่น ๆ ในการจัดการสัญญา

เราไม่ควรลืมว่าวัตถุประสงค์ของ บริษัท คืออะไร อะไรคือปัจจัยสำคัญในความสำเร็จของสัญญา มีการกำหนดระดับการให้บริการหรือไม่? แผนการสื่อสารคืออะไร ฯลฯ ระบบการจัดการเอกสารควรอนุญาตให้มีการเบี่ยงเบนการยืนยันตลอดวงจรชีวิตของสัญญา

ในแง่นี้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่ก่อให้เกิดการเสริมสร้างความสอดคล้องกับนโยบายของ บริษัท และขั้นตอนที่กำหนดไว้ในการสั่งซื้อเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของสัญญา หรือเราสามารถเลือกใช้เวิร์กโฟลว์ ที่ให้วิธีการจัดการงานและกระบวนการที่ซับซ้อน เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเกณฑ์เนื่องจากผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงขั้นตอนขั้นสูงของกระบวนการได้โดยไม่ต้องทำตามขั้นตอนก่อนหน้าของเวิร์กโฟลว์

ทั้งหมดนี้ช่วยลดความเสี่ยงที่เกิดจากการมีส่วนร่วมในสัญญาในทุกภาคส่วน เราสามารถพิจารณาถึงความเกี่ยวข้องพิเศษของสัญญาที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมการก่อสร้างที่สมัครเป็นสมาชิกกับการบริหารสาธารณะ การฝ่าฝืนวันที่สำคัญสามารถนำไปสู่การประยุกต์ใช้คำสั่งที่ยุ่งยากสำหรับ บริษัท

เนื่องจากระบบการจัดการเอกสารซึ่งผู้จัดการโครงการใช้เพื่อใช้การจัดการวงจรสัญญาเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาและต้องอนุญาตให้มีการกำกับดูแลทุกด้านที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะต้องอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมทุกคนในสัญญาสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงาน Q-doc อนุญาตให้แอปพลิเคชั่นความปลอดภัยมี 3 ระดับ ขั้นแรกผู้ใช้จะต้องมีการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบ ประการที่สองผู้ใช้แต่ละคนจะได้รับการกำหนดโปรไฟล์ที่กำหนดคุณสมบัติที่สามารถเข้าถึงได้ และสุดท้ายการรักษาความปลอดภัยที่ใช้ในระดับย่อยทำให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนในสัญญาสามารถเข้าถึงเอกสารโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่มีความรับผิดชอบ หลีกเลี่ยงการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตในสภาพแวดล้อมอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญามีส่วนร่วมในการรักษาการสื่อสารของเหลวระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในแง่นี้ส่วนความสัมพันธ์ Q-doc ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงเอกสารหนึ่งกับคนอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของความสัมพันธ์ที่กำหนดโดย บริษัท ความสัมพันธ์เหล่านี้อาจเป็นประเภทที่แตกต่างกันเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ใด ๆ ด้วยวิธีนี้ผู้ใช้ที่ค้นหาเอกสารสามารถดูได้ว่าเกี่ยวข้องกับไฟล์อะไร ชนิดของความสัมพันธ์ผูกมัดพวกเขาและจากไฟล์ที่เลือกเข้าถึงเอกสารที่เชื่อมโยง

สถาปัตยกรรมความปลอดภัยที่เสนอโดยระบบจัดการเอกสาร Q-doc เช่นเดียวกับการตรวจสอบที่สมบูรณ์ของการดำเนินการทั้งหมดที่ดำเนินการโดยผู้ใช้รับประกันว่านโยบายความเป็นส่วนตัวที่จัดตั้งขึ้นโดยองค์กรเป็นไปตาม

ผ่านการแชทออนไลน์ที่รวมอยู่ใน Q-doc ผู้ใช้งานแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีส่วนร่วมในการจัดการสัญญาสามารถรักษาการสื่อสารที่ราบรื่นกับพนักงาน นอกจากนี้ในส่วนหมายเหตุเราสามารถเพิ่มข้อมูลที่มีค่าได้ ในส่วนฟอรัมเราสามารถพูดคุยประเด็นต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารในและเป็นตัวแทนของจุดที่จะได้รับข้อมูลเพิ่มเติม และในส่วน Wiki เราสามารถเน้นแหล่งเนื้อหาของไฟล์

ตัวจัดการงานที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอนุญาตให้มีการจัดการประชุมสร้างปฏิทินแบบก้าวหน้าและเชื่อมโยงเหตุการณ์เหล่านี้กับงานหรือโครงการการมอบหมายในสถานะหรือรูปแบบ ซึ่ง Project Manager สามารถกำหนดได้ ผู้จัดยังสามารถแนะนำเอกสารให้คำปรึกษาแนบกับเหตุการณ์ซึ่งผู้เข้าร่วมจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล นี่เป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบของระบบการจัดการเอกสารซึ่งช่วยให้การติดตามตรวจสอบอัปเดตและลงทะเบียนเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสัญญาเพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์

 

K&O เราให้บริการ สแกนเอกสารทั่วประเทศ บริการรับส่งเอกสารฟรีถึงสำรักนักงานแบบราคาไม่แพง และมีคุณภาพทุกชิ้นงาน โดยบุคลากรผู้เชี่ยวชาญด้านงานเอกสาร พร้อม Q-doc ระบบจัดเก็บเอกสารที่สมบูณณ์แบบ

K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้านการสแกนเอกสาร มา 15 ปี มีความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco และ work flow มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กร มากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสาร ที่ตรงตามความต้องการเฉพาะ ของแต่ละองค์กร

สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา

Related Articles