การ สแกนเอกสารองค์กร ส่งผลดีต่อองค์กรทั้งภาครัฐ และ เอกชนอย่างไร

สแกนเอกสารองค์กร

ทำไมต้อง สแกนเอกสารองค์กร

ในแต่ละหน่วยงาน หรือ องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างๆล้วนมีเอกสาร อยู่ในสำนักงานเป็นจำนวนมากซึ่งปริมาณของเอกสารนั้นนับวันยิ่งจะมีเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆจึงทำให้เกิดปัญหาในเรื่องของการหาสถานที่จัดเก็บต่างๆรวมถึงการดูแลรักษา และการสืบค้นเอกสาร ซึ่งก็อาจจะติดปัญหา การค้นหาเอกสารยาก ตามมา เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงานของพนักงานและเจ้าหน้าที่ ด้วยเหตุนี้เราจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการสแกนเอกสารเพื่อการปรับเปลี่ยนในการบริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษให้มาเป็นการสแกนเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการ ซึ่งจะสามารถทำการคัดแยกเอกสารได้แบบ

เป็นหมวดหมู่ทำให้ง่าย ต่อการจัดเก็บและการสืบค้น รวมถึงการดูแลรักษาก็ไม่ยุ่งยาก ไม่เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเพราะอยู่ในไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ซึ่งการสืบค้นเอกสาร จะสามารถ ทำได้โดยง่ายซึ่ง ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่คุณใช้ด้วย

ตัวเอกสารส่วนใหญ่ที่มักนิยมสแกนและจัดเก็บกันนั้นก็คือ มีตั้งแต่ เอกสารที่เป็นขนาดเล็ก เอกสารทางด้านบัญชี หรือเอกสารการเงิน ถ้าเป็นโรงพยาบาล ก็จะเป็นเอกสารของเวชระเบียนผู้ป่วย หรือถ้าเป็นธุรกิจประกันก็

จะเป็นเอกสารใบสมัคร ต่างๆ ที่จะมีข้อมูลของบุคคลที่เป็นความลับ รวมถึงใบเคลมประกันต่างๆ ถ้าเป็นในส่วนขององค์กรก็จะเป็นเกี่ยวกับหนังสือร่างต่างๆ หนังสือคำสั่ง เอกสารบัญชีการเงินเอกสารความลับของลูกค้าเอกสาร ส่วนตัวของพนักงานและการเดินเอกสารของแผนก HR เป็นต้น หรือถ้าเป็นธุรกิจทั่วไป หรือแม้แต่บุคคลก็จะเป็น เอกสารหนังสือนิตยสารหนังสือหายากหนังสือเก่า โดย โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ในการจัดการในสมัยใหม่นี้ส่วนใหญ่ก็มักจะ แปลงไฟล์ ให้คุณ เสมือนว่าได้หนังสือเล่มใหม่ รวมไปถึงเอกสารขนาดใหญ่ และ เอกสารแบบแปลนต่างๆของธุรกิจ วิศวกรรม ธุรกิจหนังสือพิมพ์ และสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ เป็นต้น

 

ด้วยจำนวนเอกสารมีหลากหลายประเภทดังที่กล่าวมาแล้วนั้นและมีจำนวนมาก จึงอยากขอแนะนำ ให้ หาหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสารหรือ บริษัทที่รับสแกนเอกสารโดยตรงเพราะเขาจะมี ความชำนาญในด้านเอกสารและความละเอียดเป็นพิเศษ ในการที่จะปฏิบัติงาน ซึ่งโดยทั่วไป ก็มันจะมีรูปแบบของการบริการรับสแกนเอกสาร อยู่ 2 แบบ ดังนี้

รูปแบบของการให้บริการเอกสารแบบ on-site Document scanning Service จะเป็นการให้บริการการสแกนเอกสารภายในสถานที่ ในหน่วยงานของเราเลย โดยที่บริษัทที่รับจ้างสแกนเอกสารนั้นจะจัดหาบุคลากร ที่มีความชำนาญพร้อมทั้งอุปกรณ์ สำนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้ามาปฏิบัติงาน อยู่นะ หน่วยงานหรือองค์กรของเรา เพื่อ อำนวยความสะดวก เสมือนเป็นพนักงานของเราโดยตรง

รูปแบบของการให้บริการสแกนเอกสาร แบบ of size Document scanning Service จะเป็นการให้บริการสแกนเอกสารโดย การที่ให้บริษัทที่รับจ้างสแกนเอกสารนั้นเข้าไปรับเอกสารจากทางหน่วยงานของเรา เพื่อนำมาปฏิบัติการสแกน ที่ศูนย์ของการสแกนของบริษัทเอง ที่รับจ้างสแกนเอกสารโดยตรง ฉะนั้นจะต้องมีการคำนึงถึงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลขององค์กรเรา ซึ่งควรหาบริษัทที่ สามารถคุ้มครองข้อมูลความลับความปลอดภัยโดยมีการเซ็นสัญญากัน ให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันข้อมูลของทางบริษัทรั่วไหล และบริษัทที่รับสแกนเอกสารควรจะมีระบบความปลอดภัยของด้านการขนส่ง เอกสารของเรา มีให้มีการชำรุดหรือเสียหายใดๆและควรมีกล้องวงจรปิดในการตรวจสอบเอกสารว่าอยู่ในพื้นที่เป็นอย่างไรอย่างเช่น มีความชื้นห้องจัดเก็บ มีอากาศถ่ายเทดีหรือไม่อย่างไรและการคัดกรองบุคลากร ในการเข้าทำงาน งั้นก็เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้เราได้เกิดความเชื่อมั่นถึงความปลอดภัยของการดูแลเอกสารจากบริษัทที่รับดูแลเอกสาร นั่นเอง สแกนเอกสารองค์กร

 

โดยส่วนใหญ่จะมีประเภทของเอกสารและเครื่องสแกนเนอร์ที่ให้บริการ คล้ายๆคลึงกันโดยที่นิยม ส่วนใหญ่ก็จะเป็น 3 ประเภทด้วยกันดังนี้

1 Document scanning จะเป็นเอกสารทั่วไปที่มีขนาดตั้งแต่ A4 ไปจนถึง A3 ตัวอย่างเช่นเอกสารทั่วไปภายในองค์กรของเราหรือเอกสารทางด้านบัญชีการเงินหรือเอกสาร แฟ้มประวัติทะเบียนต่างๆ รวมถึงเอกสารพนักงานและเอกสารของลูกค้า อีกด้วย

2 book scanning จะเป็นเอกสารในรูปแบบของเล่มหนังสือต่างๆตัวอย่างเช่น หนังสือนิตยสารวารสาร หนังสือเก่าหนังสือหายาก เป็นชนิดแบบไม่ตัดเส้นขอบ แล้วก็ไม่แกะรูปเล่ม คือจะ เป็น ตัวหนังสือที่สมบูรณ์แบบแต่สามารถที่จะแสกนเนื้อหาภายในหนังสือได้โดยที่หนังสือต้นฉบับไม่มีการชำรุดเสียหายแต่อย่างใดเพราะ บาง ครั้งเราจะเห็นว่ามีการตัดหนังสือต้นฉบับเพื่อให้สามารถ นำเนื้อหาของหนังสือเหล่านั้น มาสแกนเครื่องได้ซึ่งในปัจจุบันเราไม่ทำแบบนั้นแล้วเพราะเรามีเครื่องสแกนเนอร์ที่สามารถ Capture รูปภาพที่อยู่ภายในหนังสือและปรับแต่ง ความ บิดเบี้ยวของเอกสารให้ตรงได้

3.Large Format Scanning เป็นเอกสารขนาดใหญ่ โดยจะมีขนาด ที่นิยมตั้งแต่ A 2 a10 ขึ้นไป ตัวอย่างเอกสารเหล่านี้เช่นหนังสือพิมพ์ แบบแปลนก่อสร้างแล้วก็แผนที่ต่างๆเป็นต้น ซึ่ง การสแกนเอกสาร ขนาดใหญ่นี้จะต้องจำเป็น ที่จะต้องเลือกหา เครื่องสแกนเนอร์ที่ เหมาะสมและมีคุณภาพที่สุด ในการสแกนเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพทั้งความ ชัดเจน ความคมชัดและก็ ความถูกต้องโดยที่ ควรคำนึงถึง เอกสารต้นฉบับด้วย เพื่อให้อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์

 

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles