Day: July 7, 2020

การ สแกนเอกสารทางกฎหมาย นั้นถือเป็นการเก็บรักษาข้อมูลที่ เป็นสิ่งสำคัญเอาไว้โดยเฉพาะข้อมูลทางด้านกฎหมาย หรือข้อมูลสำคัญต่อบุคคล ต่างๆ ควรจัดเก็บรักษาโดยคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะในปัจจุบันนี้ ข้อมูลทางดิจิตอลสามารถ เชื่อมโยงกันได้ เหนื่อยง่าย จึงควรมีการ สแกนเอกสารและ จัดเก็บ ให้เป็นหมวดหมู่โดยมีความปลอดภัยเป็นสำคัญ ดังนั้นข้อมูลจึงควรมีการจัดเก็บ ในทั้งสองส่วนคือ จัดเก็บแบบ อิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บใน Warehouse หรือ คลังจัดเก็บสินเอกสาร โดยเอกสารที่สำคัญทางกฎหมายต่างๆ ก็ตัวอย่างเช่น เอกสารคู่ฉบับ ใบขับขี่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน เอกสารบัตรประจำตัวประชาชน หนังสือ หรือ หนังสือรับรอง ตามที่กฎหมายของหน่วยงานกำหนด เป็นต้น การสแกนและเก็บรักษา ตัวอย่างต้นฉบับใช้ในกรณีใดบ้าง การเก็บรักษาเอกสาร ต้นฉบับจากการสแกนเก็บเป็นอิเล็กทรอนิกส์ก็หมายถึง การเก็บเอกสารสำคัญตามกฎหมาย ในกรณีที่เอกสารมีจำนวนมาก และพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอจึงควรมีการจ้างวาน ให้ ผู้ที่เกี่ยวข้อง จัดหา บริษัทหรือองค์กรที่รับ จ้างสแกนเอกสาร ให้เข้ามาจัดการ เอกสาร สำคัญให้เป็นระบบ โดยจะผ่านการประมูลหรือเทียบราคาประกวดราคาเป็นต้น โดย หากถูกต้องตามข้อกำหนดและกฎหมาย […]

วิธีการสแกนเอกสาร อย่างไรให้ถูกต้อง ในบทความที่แล้วเราพูดถึงการนำเอาเอกสาร หรือภาพถ่าย นำมา แปลงเป็นดิจิตอล กันแล้วนั่นคือการสแกนโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์สำหรับบทความนี้ ก็จะมาแนะนำวิธีการสแกนเอกสารแบบง่ายๆที่สามารถ สายได้ใน ส่วนของบุคคลหรือสำหรับองค์กร สำนักงานต่างๆ เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายกันนะครับ   1 วิธีการสแกนเอกสาร ขั้นตอนที่ 1 เปิดเครื่องสแกนเนอร์ขึ้นมา เมื่อมีเครื่องสแกนเนอร์ต่อเข้ากับ ระบบคอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้วเราสามารถ เริ่มสแกนเอกสารได้โดยขั้นตอนแรก ให้ทำการ เช็ครุ่นของสแกนเนอร์คุณว่า เป็นเครื่องสแกนเนอร์แบบใด ตัวอย่างเช่น เครื่องสแกนเนอร์แบบเปิดฝาด้านบนเราก็จะต้องเปิดฝาเพื่อนำเอกสารแต่ละชิ้น นำมาวางทาบลงบนเครื่องสแกนเนอร์หรือ ตัวอย่างที่ 2 เป็นเครื่องสแกนเนอร์แบบ feed กระดาษหลายแผ่นแล้วก็สามารถนำเอกสาร แนะนำไม่ให้เกิน 20 แผ่นต่อครั้ง และควรตรวจสอบ เอกสารของท่านว่ามีแม็กหรือกระดาษซ้อนกันหรือไม่เพื่อป้องกัน กระดาษติดเครื่องนั่นเอง 2 ใส่กระดาษลงในถาด สแกน หรือตัวเครื่อง โดยให้เลือกด้านที่ คว่ำหน้า กระดาษ เพื่อสแกนลงบนแผ่นกระจก โดยให้ สามารถเห็นข้อมูลได้ชัดเจนแล้วจึงจัด วางเอกสารให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม โดยตามขอบของแผ่นกระจกนั้น หรือถ้าเครื่องเป็นแบบแฟลช ก็ให้วางกระดาษลง โดยคว่ำหัว และหันหน้าเข้า เพื่อสแกนเอกสารในด้านเดียวกัน […]

ทำไมต้อง สแกนเอกสารองค์กร ในแต่ละหน่วยงาน หรือ องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างๆล้วนมีเอกสาร อยู่ในสำนักงานเป็นจำนวนมากซึ่งปริมาณของเอกสารนั้นนับวันยิ่งจะมีเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆจึงทำให้เกิดปัญหาในเรื่องของการหาสถานที่จัดเก็บต่างๆรวมถึงการดูแลรักษา และการสืบค้นเอกสาร ซึ่งก็อาจจะติดปัญหา การค้นหาเอกสารยาก ตามมา เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงานของพนักงานและเจ้าหน้าที่ ด้วยเหตุนี้เราจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการสแกนเอกสารเพื่อการปรับเปลี่ยนในการบริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษให้มาเป็นการสแกนเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการ ซึ่งจะสามารถทำการคัดแยกเอกสารได้แบบ เป็นหมวดหมู่ทำให้ง่าย ต่อการจัดเก็บและการสืบค้น รวมถึงการดูแลรักษาก็ไม่ยุ่งยาก ไม่เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเพราะอยู่ในไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ซึ่งการสืบค้นเอกสาร จะสามารถ ทำได้โดยง่ายซึ่ง ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่คุณใช้ด้วย ตัวเอกสารส่วนใหญ่ที่มักนิยมสแกนและจัดเก็บกันนั้นก็คือ มีตั้งแต่ เอกสารที่เป็นขนาดเล็ก เอกสารทางด้านบัญชี หรือเอกสารการเงิน ถ้าเป็นโรงพยาบาล ก็จะเป็นเอกสารของเวชระเบียนผู้ป่วย หรือถ้าเป็นธุรกิจประกันก็ จะเป็นเอกสารใบสมัคร ต่างๆ ที่จะมีข้อมูลของบุคคลที่เป็นความลับ รวมถึงใบเคลมประกันต่างๆ ถ้าเป็นในส่วนขององค์กรก็จะเป็นเกี่ยวกับหนังสือร่างต่างๆ หนังสือคำสั่ง เอกสารบัญชีการเงินเอกสารความลับของลูกค้าเอกสาร ส่วนตัวของพนักงานและการเดินเอกสารของแผนก HR เป็นต้น หรือถ้าเป็นธุรกิจทั่วไป หรือแม้แต่บุคคลก็จะเป็น เอกสารหนังสือนิตยสารหนังสือหายากหนังสือเก่า โดย โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ในการจัดการในสมัยใหม่นี้ส่วนใหญ่ก็มักจะ แปลงไฟล์ ให้คุณ เสมือนว่าได้หนังสือเล่มใหม่ รวมไปถึงเอกสารขนาดใหญ่ และ เอกสารแบบแปลนต่างๆของธุรกิจ วิศวกรรม ธุรกิจหนังสือพิมพ์ […]