เอกสารทางธุรกิจ คืออะไร เหมาะที่จะ สแกนเอกสารทางธุรกิจ เพื่อจัดเก็บหรือไม่

สแกนเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจ นั้นหมายถึงตราสารต่างๆที่ทำขึ้นแบบเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยที่ จะทำขึ้น ส่วนใหญ่จะเป็นในรูปแบบของแบบฟอร์มต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบการพิมพ์ หรือ อาจจะเป็นการเขียนขึ้นในลักษณะที่ ถูกต้อง ตามแบบแผนที่กฎหมายกำหนดโดยจะมีจุดมุ่งหมาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันหรืออ้างอิง ในการประกอบธุรกิจเป็นต้น เอกสาร ทางด้านธุรกิจนั้นอาจจะหมายถึงหนังสือที่ใช้เป็นหลักฐานที่ทำให้ พบกับความหมายของตัวอักษรหรือตัวเลขเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินกิจกรรม ทางด้านการผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการต่างๆ ซึ่งจากที่กล่าวมาแล้วนั้นจะเห็นได้ว่าเอกสารทางธุรกิจนั้นเป็นสิ่งที่จัดทำขึ้นมา จุดประสงค์ก็เพื่อใช้ในการดำเนินการทางธุรกิจเพื่อให้ประสบผลสำเร็จนั่นเอง

 

ในการประกอบธุรกิจต่างๆ ผู้ประกอบการจะต้องมีความสัมพันธ์ กับบุคคลและหน่วยงานรวมถึงองค์กรต่างๆ ในการที่จะติดต่อสื่อสารทางธุรกิจจึง จำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องจัดทำให้เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับการใช้อ้างอิงและมีผลตามกฎหมาย โดยเอกสารทางธุรกิจนี้ มัก ถูกจัดทำขึ้น เพราะมีความสำคัญต่อวงการธุรกิจ ดังนี้

1 ใช้เป็นหลักฐานที่มีผลตามกฎหมาย

2 ทำให้การติดต่อกันทางธุรกิจมีความสะดวกรวดเร็วและปลอดภัย

3 สร้างความเชื่อถือในการติดต่อ สื่อสารทางด้านสินเชื่อ

4 ใช้แทนการชำระหนี้ด้วยเงินสดทำให้เกิดความปลอดภัยสะดวกและรวดเร็ว

5 ใช้เป็นข้อมูลในการบันทึกทางการบัญชีและการเงิน

6 ทำให้เกิดสภาพคล่องในการ ถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกับหลักทรัพย์ทางด้านของธุรกิจ

 

โดยประเภทของเอกสารทางธุรกิจ นั้นจะสามารถแบ่งออกได้เป็น เอกสารเครดิตและ เอกสาร การเงิน คือเอกสารที่เกี่ยวกับการซื้อ และ การขายสินค้า เอกสารประกันภัย เอกสารเกี่ยวกับการนำเข้า และ ส่งออก เป็นต้น

โดยเอกสารเครดิตและเอกสารทางด้านการเงิน ที่ใช้ในการซื้อขายสินค้าหรือบริการหากมีการได้ชำระสินค้าแล้ว โดยการขายนั้นอาจจะชำระเป็นเงินสด หรือ สามารถซื้อขายเป็นเงินเชื่อก็ได้โดยการทำเอกสารเครดิต ก็เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการแสดงให้รับทราบถึงการเป็นหนี้ โดยจะมีการลงลายลักษณ์อักษรให้คำมั่นสัญญาในการชำระเงินให้แก่ผู้ออกเครดิตในธนาคาร จึงมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารและเครดิตทางการเงินได้หลากหลายรูปแบบ

 

โดยลักษณะของเอกสารทางธุรกิจก็อย่างเช่น เช็ค ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีความแตกต่างตามความต้องการของผู้ชายเช็คและผู้รับเช็คซึ่งจะมีด้วยกันหลายชนิดเช่นเช็คสั่งจ่ายตามใบสั่งเช็คสั่งจ่าย ให้บุคคลหรือผู้ถือหมายถึงผู้สั่งจ่ายธนาคาร เช็คสั่งจ่ายวันที่ล่วงหน้าซึ่งเป็นเช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้าเช็คขีดคร่อมเป็นเช็คที่ ส่งจ่ายขี่หรือทำการกาเครื่องหมายเส้นคู่ขนานไหว

ตั๋วแลกเงิน

จะเป็นลักษณะคือหนังสือตราสารซึ่งบุคคลหนึ่งเรียกว่าผู้สั่งจ่ายที่บุคคลหนึ่งเรียกว่าผู้จ่ายให้โดยจะใช้เงินแก่บุคคลหนึ่งหรือไม่ใช้ตามคำสั่งของบุคคลหนึ่งซึ่งเรียกว่าผู้รับ

พันธบัตร

คือตราสาธิตหนึ่งในสัญญาที่ว่าด้วยการ ชำระเงินที่แน่นอนจำนวนหนึ่งณเวลาใดเวลาหนึ่ง ที่ถูกกำหนดไว้ในอนาคตเพื่อใช้สำหรับเป็นหลักฐานในการกู้ยืมเงินทุนในระยะยาว ที่มีหลักประกันพันธบัตรโดยแบ่งออกเป็น 2 ส่วนดังนี้ 1 พันธบัตรธุรกิจก็คือพันธบัตรที่ออกโดยธุรกิจเอกชน 2 บาทรัฐบาลคือพันธบัตรที่ออกโดยหน่วยงานรัฐบาลและรัฐวิสาหกิจ

ใบหุ้น

เป็นเอกสารเครดิตชนิดหนึ่งที่ใช้เป็นหลักฐาน ในการแสดงกรรมสิทธิ์เกี่ยวกับความเป็นเจ้าของธุรกิจ ที่ทำการออกหุ้นโดยจะกำหนดจำนวนหุ้นและมูลค่าของหุ้นไว้ โดยสามารถที่จะเปลี่ยนมือได้

หนังสือสัญญาขาย

จะเป็นการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ที่จะต้องมีใบสั่งถ้ามีจำนวนมากๆ ปกติจะมีสัญญาซื้อขาย ไว้ด้วยเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการใช้สินเชื่อและ เป็นใบเก็บเงินในอนาคตต่อไป

ตั๋วสัญญาใช้เงินจะเป็น ตั๋วที่ใช้เงิน นั้นคือหนังสือตราสาร โดยบุคคลหนึ่งซึ่งจะเรียกว่าผู้ออกตั๋วและให้คำมั่นสัญญาว่าจะใช้เงินจำนวนหนึ่งให้แก่บุคคลหนึ่งหรือใช้ตามคำสั่งของบุคคลหนึ่งซึ่งจะเรียกว่าผู้รับเงิน

 

สแกนเอกสารทางธุรกิจ เพื่อจัดเก็บดีหรือไหม

เอกสารทางธุรกิจนั้น ถือว่าเป็นเอกสารที่สำคัญต่อองค์กร ที่ควรจะมีการเก็บรักษาไว้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์ และ ต้นฉบับ ซึ่งการเก็บรักษาทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะเป็นการ การสแกนเข้าระบบ และจัดเก็บผ่านซอฟแวร์ที่มีคุณภาพ โดยต้องสามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย

โดยเอกสาร ทางธุรกิจ ต่างๆเหล่านี้ สามารถที่จะ สแกนเอกสารทางธุรกิจ ไว้ในระบบ ได้เพื่อ เป็นข้อมูลทางธุรกิจ ที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจและ บริษัทของเรา ยินดีนำเสนอโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่สมบูรณ์แบบสำหรับองค์กรของท่าน

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles