จำนวนข้อมูลที่เพิ่มขึ้นและเนื้อหาขององค์กรที่เราสร้าง และ วิธีการจัดการเนื้อหา มันทั้งหมดเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่องค์กรและสถาบันสาธารณะ ของศตวรรษที่ 21 ต้องเผชิญ เราไม่ได้อยู่ในยุคข้อมูลข่าวสารอีกต่อไป แต่ในยุคของการจัดการข้อมูล และ ความสามารถในการจัดการข้อมูลของเราอย่างเหมาะสมจะเป็นตัวกำหนดความอยู่รอดขององค์กรในอนาคต
แต่ละเอกสารและภารกิจต้องมีสถานที่ที่จะใช้งาน และ สถานที่ที่จะอยู่ในลำดับ ถ้าไม่เราจะเสี่ยงต่อการเป็นเหมือนนักดับเพลิงซึ่งแทนที่จะเป็นผู้กำกับระเบียบวาระการประชุมของพวกเขาจะทุ่มเทเพื่อดับไฟและจัดการงานเมื่อพวกเขามาถึงหรือเพราะปัญหาที่พวกเขาก่อ และนี่อาจทำให้คุณเหนื่อย
ไม่ว่าคุณจะทำอะไรคุณไม่ทำงานคนเดียว รอบตัวคุณมีเพื่อนร่วมงาน ผู้ร่วมมือลูกค้าซัพพลายเออร์และผู้มีส่วนได้เสีย ผู้ที่มีวาระของตนเองมุมมองเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลลำดับความสำคัญ และ วิธีการทำงาน ซึ่งคุณต้องประสานงานเพื่อให้งานและโครงการของคุณดำเนินต่อไป
หลายครั้งที่ความโกลาหลมาจากการขาดการประสานระหว่างคนงานและแผนก บางครั้งการจัดระเบียบมากที่สุดสร้างไดเรกทอรีเอกสารของตนเองจัดระเบียบเก็บถาวรการตลาดเนื้อหาที่เหมาะสมที่สุดใช้และใช้เครื่องมือการจัดการที่พวกเขาเลือก และทั้งหมดนี้โดยไม่มีการควบคุมจากส่วนกลางหรือนโยบายการจัดการข้อมูลอัจฉริยะ ไม่สนใจข้อเท็จจริงพื้นฐานที่เนื้อหาขององค์กรเป็นพื้นฐานของความรู้ขององค์กร
สิ่งแรกที่ต้องทำคือการให้ความสำคัญว่าการจัดการเนื้อหาองค์กรใน บริษัท ต้องมี ; ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูง
หากเอกสารภายในองค์กรมีการจัดการไม่ดีไม่ถูกแปลงเป็นดิจิทัล หรือตัดการเชื่อมต่อจากกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งจะสร้างความสับสนวุ่นวายในเนื้อหา สถานการณ์นี้ส่งผลโดยตรงต่อความสามารถของเราในการนำเสนอประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้า ช้าวงจรธุรกิจเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและในที่สุดก็ยอมความพยายามในการแปลงระบบดิจิตอลของ บริษัท ของคุณ
ประการที่สองการจัดการเนื้อหาขององค์กรขององค์กรที่จะต้องบูรณาการในการแก้ปัญหาการจัดการข้อมูลอัจฉริยะของ บริษัท ฯ มีความจำเป็นต้องพิจารณาการจัดการเนื้อหาขององค์กรว่าเป็นกระบวนการที่ไม่เหมือนใครและเป็นไปตามขวางซึ่งส่งผลกระทบต่อทั้ง บริษัท ของคุณ สำหรับสิ่งนี้มีความจำเป็นที่จะต้องใช้และพัฒนาวิธีการและเครื่องมือที่อนุญาตให้มีการจับภาพการจำแนกการจัดจำหน่ายการประมวลผลและการเก็บถาวรของเนื้อหาเอกสารในระบบสารสนเทศขององค์กร
ในสถานการณ์สมมตินี้ Q-doc มีผู้จัดการเนื้อหาที่มีความสามารถของการบูรณาการอย่างโปร่งใสกับชุดซอฟต์แวร์ของ บริษัท ระบบการจัดการเอกสารสามารถใช้ทั้งในการให้ข้อมูลกับซอฟต์แวร์อื่นและเพื่อรวบรวมและจัดการข้อมูลจากแอปพลิเคชันบุคคลที่สาม และเนื่องจากผู้จัดการเนื้อหาของ Q-doc นำเสนอ SDK ใน Java, PHP และ. NET ที่อนุญาตและอำนวยความสะดวกในการรวมการจัดการข้อมูลอัจฉริยะภายในสถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์ของ บริษัท : โซเชียลมีเดียโซลูชั่นการตลาดข้อมูลเนื้อหา ฯลฯ
ระบบการจัดการเอกสารสามารถเป็นสถานที่ที่ผู้คนสามารถเข้าถึงค้นหาและจัดการทรัพยากรเอกสารที่เกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันได้หรือไม่? แน่นอนว่าตราบใดที่เครื่องมือนี้เป็นมิตรใช้งานง่ายและใช้งานง่าย
ในแง่นี้ Q-doc นำเสนอด้วยแพลตฟอร์ม Q-doc ความเป็นไปได้ในการสร้างการปรับแต่งโซลูชันการจัดการเอกสารที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละแผนกหรือพื้นที่ของ บริษัท คุณสามารถสร้างส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่กำหนดเองสำหรับพื้นที่บริการลูกค้าซึ่งทีมขายสามารถมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สนับสนุนทีมการตลาดดิจิทัลผ่านโซเชียลมีเดียจัดการข้อมูลการตลาดเนื้อหา ฯลฯ หรือปรับให้เป็นส่วนบุคคลสำหรับแผนกบัญชี จะช่วยผู้จัดการระเบียนในการจัดการการไหลของใบแจ้งหนี้ ด้วยวิธีนี้ บริษัท สามารถสร้างสถานที่ทำงานของตัวเองด้วยเทคโนโลยีโอเพ่นซอร์ส OpenKM
ด้วย Q-doc , แปลงดิจิตอลเป็นไปได้ในระดับใด เครื่องมือจัดการเอกสารมี 2 เวอร์ชั่นหลัก: วิธีการจัดการเนื้อหา
- ในฐานะบริการ – Q-doc Cloud : ไคลเอนต์สนุกกับคุณสมบัติระดับมืออาชีพทั้งหมดของตัวจัดการเอกสาร แต่ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสนับสนุนทางเทคนิคหรือการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ ในทางกลับกันการใช้นโยบายความเป็นส่วนตัวและนโยบายคุกกี้สามารถเหมาะสมกับกฎหมายและข้อบังคับที่ต้องการมากที่สุด
- Q-doc Professional : สำหรับผู้ที่ต้องการติดตั้งซอฟต์แวร์บนเซิร์ฟเวอร์ของตัวเองมันเป็นทางออกที่ดีที่สุด ออกแบบมาสำหรับระบบนิเวศที่มีความพร้อมใช้งานสูงระบบยังคงสามารถปรับขนาดได้และปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม
การสร้างและการบำรุงรักษาเอกสารและข้อมูลเป็นงานที่ในทางทฤษฎีควรเป็นเรื่องง่าย ผู้สร้างเนื้อหาสร้างเอกสารแก้ไขบันทึกการเปลี่ยนแปลง พวกเขาส่งมันไปยังหัวหน้างานเพื่อตรวจสอบอนุมัติและจากนั้นไฟล์นั้นจะกลายเป็นบันทึกการใช้ภายในหรือแม้แต่เอกสารที่จะเผยแพร่
อย่างไรก็ตามความเป็นจริงมักจะซับซ้อนมากขึ้น ผู้จัดการมอบหมายการสร้างหรือการจัดการเอกสารให้กับผู้ใช้ ผู้ใช้รายนี้สร้างขึ้นมอบให้กับเนื้อหาตรวจสอบกับนาฬิกาอนุมัติมัน และแบ่งปันกับลูกค้าทางอีเมล ลูกค้าทำให้เห็นคุณค่าบางอย่าง; เอกสารถูกแก้ไข รอสักครู่เอกสารอะไรที่เก็บไว้ในระบบข้อมูลของ บริษัท หรือที่อยู่ในกล่องจดหมาย
อย่างที่เราเห็นความสำคัญของการกำกับดูแลข้อมูลไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย การวางแผนการจัดการและการวัดกิจกรรมและความสัมพันธ์เชิงรุกกับบุคลากรเกี่ยวกับนโยบายขั้นตอนระเบียบและมาตรฐานควรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่มีวิสัยทัศน์แห่งอนาคต
ระบบการจัดการเอกสาร Q-doc นอกเหนือจากการมีฟังก์ชั่นที่จำเป็นทั้งหมดในการจัดการเอกสารจากแหล่งกำเนิด – ทั้งอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต ได้รับการสนับสนุนโดยชุดแอปพลิเคชั่นดาวเทียมที่เสริมในกรณีการใช้งานที่หลากหลาย MS Add-in สำหรับชุดโปรแกรม Microsoft office ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารจากอุปกรณ์ของพวกเขาและอัพโหลดไปยังตัวจัดการเอกสาร หรือสำหรับเอกสารเหล่านั้นที่มีอยู่แล้วในระบบให้นำเข้าหรืออัพเดท ไคลเอนต์ลายเซ็นช่วยให้การแทรกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสาร ไคลเอ็นต์สแกนเนอร์อนุญาตให้เชื่อมต่อตัวจัดการเอกสารด้วยเครื่องสแกนของ บริษัท และส่งเอกสารที่เป็นดิจิทัลไปยัง Q-doc ; ในกรณีอื่น ๆ
ข้อมูลทั้งหมดนี้มีการลงทะเบียนในระบบจัดการเนื้อหาธุรกิจ Q-doc CMS
การควบคุมเวอร์ชันสามารถทำได้: ดาวน์โหลดเวอร์ชันที่ต่างจากเวอร์ชันปัจจุบันและเรียกคืนเวอร์ชันของเอกสารที่แตกต่างจากเวอร์ชันล่าสุด ดูผลงานของผู้เขียนแต่ละคนที่เน้นสี การตรวจสอบที่สมบูรณ์ของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นกับไฟล์สามารถดูได้ในส่วนบันทึกกิจกรรม ในแท็บความสัมพันธ์ไฟล์ที่เอกสารเกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้นรวมถึงการกำหนดประเภทของความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงพวกเขา: เทียบเท่าผู้ปกครองเด็กหรือกลุ่ม เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันความคิดเห็นและมุมมองที่แตกต่างกันในหัวข้อที่พวกเขากำลังทำอยู่ส่วนฟอรัมมีประโยชน์ และในวิกิคุณสามารถปรึกษาแหล่งข้อมูลบรรณานุกรมหรือตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายหรือการปรับปรุงกฎระเบียบที่มีผลต่อพวกเขาในการทำงานของพวกเขา
หากผู้ใช้ต้องการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเมตาดาต้าอาจเป็นเครื่องมือที่ดี กลุ่มข้อมูลเมตาช่วยให้คุณค้นหาเอกสารตามคุณลักษณะที่สามารถเพิ่มได้ด้วยตนเอง หรือพวกเขาสามารถเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการอัตโนมัติ – กลไก OCR ของ Q-doc สามารถดึงข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารกระดาษซึ่งถูกแปลงเป็นดิจิทัลและสิ่งนี้ได้รับการจัดการเป็นข้อมูลเมตา – ซึ่งสามารถใช้ในการจัดทำดัชนีจำแนกและจัดหมวดหมู่ข้อมูล ขึ้นอยู่กับกระบวนการที่กำหนดไว้โดย บริษัท
งานอัตโนมัติช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจดังนั้นจึงปรับเวลาให้เหมาะสมฝึกปฏิบัติงานข่าวกรองธุรกิจพร้อมกับการตรวจสอบนโยบายการจัดการเอกสารกฎระเบียบมาตรฐานและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ Q-doc ยังนำเสนอเอ็นจิ้นเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ในโซลูชันเอกสารซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบไม่โต้ตอบสำหรับการจัดการข้อมูล เพื่อให้เอกสารไม่ได้ก้าวไปสู่ขั้นตอนใหม่โดยไม่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนหน้านี้ทั้งหมด
ในทางกลับกันผู้บริหารจะมีฟังก์ชั่นขั้นสูงที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถตรวจสอบความเกี่ยวข้องของนโยบายที่พัฒนาและอัปเดตเมื่อจำเป็น ใน Q-doc องค์กรสามารถรับรายงานเกี่ยวกับเหตุการณ์ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ บริการสมัครสมาชิกช่วยให้คุณได้รับข้อมูลทันทีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเนื้อหาใด ๆ ตัวจัดการงานสามารถใช้สำหรับการจัดการงานที่ซับซ้อนมากขึ้น: การประชุมแผนกโครงการการฝึกอบรมและอื่น ๆจดหมายเก็บถาวรอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบย้อนกลับที่สมบูรณ์ในการสื่อสารและเอกสารที่แนบมาที่เกิดขึ้นใน บริษัท หรือสิ่งนี้
ด้วย Q-doc องค์กรต่างๆจะสร้างระบบการจัดการเอกสารที่ต้องการสร้างข้อมูลพัฒนาอย่างปลอดภัย อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและการสื่อสารระหว่างสมาชิกขององค์กรและเก็บไว้เพื่อเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพที่สุด
เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร
K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco และ work flow มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กร มากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสาร ที่ตรงตามความต้องการเฉพาะ ของแต่ละองค์กร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
