การดูแลรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และการเข้าถึงข้อมูลเอกสารอย่างปลอดภัยทำได้ง่ายๆ
การดูแลรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ภารกิจในการเก็บรักษาที่เก็บข้อมูลดิจิทัลมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุและส่งเสริมการเก็บรักษาแบบดิจิทัลและให้การเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลที่มีอยู่ แอปพลิเคชันของการเก็บรักษาเอกสารระยะยาวนั้นมีหลายอย่าง จากการปกป้องสิทธิ์ในความมีชีวิตของความรับผิดชอบผ่านการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของนักแสดงที่ได้รับผลกระทบจากหรือเชื่อมโยงกับการเก็บรักษาระยะยาวของกลยุทธ์ข้อมูลดิจิตอลหรือการปฏิบัติในการเก็บรักษา ด้วยการใช้ทรัพยากรสารสนเทศวิทยาการสารสนเทศเทคโนโลยีสารสนเทศและแหล่งเก็บข้อมูลดิจิทัลอย่างเข้มข้นทำให้มีเนื้อหาดิจิทัลดั้งเดิมมากขึ้นและเทคโนโลยีดิจิทัลมากขึ้นซึ่งจะต้องใช้เพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการรักษาห้องสมุดและข้อมูลในขณะที่รับประกันคุณลักษณะต่อไปนี้: ความน่าเชื่อถือความสามารถในการอ่านและฟังก์ชันการทำงาน วิวัฒนาการทางเทคนิคของการสงวนรักษาแบบดิจิทัลนั้นทำให้ความสามารถของเราในการบันทึกการจัดการเพิ่มขึ้นเป็นระยะ ๆ ในขณะที่วัสดุดิจิทัลที่ใช้ในการเก็บรักษาเอกสารได้ลดลงด้วยความเร็วเดียวกัน ความท้าทายครั้งใหญ่ครั้งแรกในการอนุรักษ์ระยะยาวเกิดขึ้นเนื่องจากการเสื่อมสภาพของวัสดุดั้งเดิมเช่นกระดาษที่ทำจากไม้ในระดับสูงซึ่งตรวจพบในศตวรรษที่สิบเก้ากลาง ปัญหานี้เรียกว่า “ไฟช้า” – เพราะผลการทำลายล้างของมันเป็นอันตรายถึงชีวิตเป็นไฟแม้ว่าจะช้ากว่า – เป็นที่รู้จักในช่วงกลางศตวรรษที่ยี่สิบ ก่อนหน้านี้การเก็บรักษาเอกสารทางกายภาพเทียบเท่ากับการเก็บรักษาข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งรับประกันการใช้งานในระยะยาวของห้องสมุดและข้อมูล อย่างไรก็ตามในวัตถุดิจิทัลการรักษาการสนับสนุนเป็นเงื่อนไขที่จำเป็นในการรักษาเงื่อนไขการใช้งาน แต่ไม่เพียงพอสำหรับการเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัล นอกจากนี้ตัวแปรอื่น ๆ จะต้องได้รับการพิจารณา: ความน่าเชื่อถือและความถูกต้องของข้อมูล: เนื่องจากการเก็บบันทึกข้อมูลในรูปแบบดิจิตอลไม่ได้ทำในรูปแบบการเก็บข้อมูลคงที่หรือรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์และข้อมูลสามารถทำซ้ำดัดแปลงหรือลบได้ง่ายซึ่งจะส่งผลให้การประเมินความเสี่ยง โปรแกรมการเก็บรักษา ความล้าสมัยของสื่อดิจิทัลที่กำหนดความต้องการในการรักษาสื่อทางกายภาพดั้งเดิมหรือต่ออายุด้วยความถี่ที่แน่นอน ความต้องการของผู้ใช้ในการรู้วิธีการใช้เทคโนโลยีที่ต่อเนื่องและการเก็บรักษาและการเข้าถึงระบบการจัดการ (การใช้งาน) สิ่งนี้ซึ่งเกิดขึ้นกับเนื้อหาส่วนใหญ่ที่สร้างขึ้นในโลกจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้โดยกลยุทธ์การเก็บรักษาเนื่องจากผลประโยชน์ที่พวกเขาแสดงในระดับกฎหมายประวัติศาสตร์วิทยาศาสตร์หรือวัฒนธรรม ผลของกิจกรรมสาธารณะ (หอจดหมายเหตุสถาบัน, ห้องสมุดสภาคองเกรสในวอชิงตันดีซี, ห้องสมุดอังกฤษ – หอจดหมายเหตุแห่งชาติ) หรือองค์กรเอกชน (การดูแลระบบดิจิตอล, สถาบันวัฒนธรรม) รวมอยู่และจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับการอนุรักษ์ระยะยาวสำหรับความรู้และใช้สำหรับ คนรุ่นอนาคต. การเก็บรักษาที่เหมาะสมจะส่งผลให้ระบบข้อมูลที่เก็บข้อมูลดิจิตอลที่เชื่อถือได้ กรอบการกำกับดูแลของการสงวนรักษาแบบดิจิทัลสำหรับการจัดการบันทึกข้อมูลต้องมีขอบเขตที่กว้างกล่าวคือ; ครอบคลุมวงจรชีวิตที่สมบูรณ์ของเอกสารและสามารถใช้ได้ทั่วทั้งองค์กร ต้องใช้กับกิจกรรมประจำวันทั้งหมด ดังนั้นขั้นตอนจะต้องมีการบันทึกไว้อย่างชัดเจนและรัดกุมเพื่อนำไปปฏิบัติ นอกจากนี้ยังต้องได้รับการรับรองจากฝ่ายบริหารซึ่งแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในเป้าหมายของแผนการอนุรักษ์ ทรัพยากรของทุกองค์กรมี จำกัด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างกลยุทธ์ในการรักษาและสร้างความมั่นใจในการเข้าถึงแหล่งเก็บข้อมูลดิจิทัลในระยะยาวโดยคำนึงถึงความต้องการและทรัพยากรผลประโยชน์ของผู้ใช้และด้านต่าง ๆ : ทางกายภาพและทางปัญญาเช่น รูปแบบไฟล์ – รูปแบบสำหรับการเก็บรักษา, รูปแบบล้าสมัย -, สถานะ, การใช้ … กิจกรรมการเก็บรักษาบันทึกการจัดการตามกฎระเบียบขององค์กร – ซึ่งจะต้องได้รับแรงบันดาลใจจากมาตรฐานที่สูงขึ้นในระดับเซกเตอร์ภูมิภาคระดับชาติหรือนานาชาติ ต้องตอบคำถามต่อไปนี้: ทรัพยากรอะไรที่จะได้รับการเก็บรักษาไว้? การรักษาทรัพยากรที่เลือกเริ่มเมื่อใด ปัญหาของการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลคืออะไร […]
