ระบบเอกสารองค์กร ที่ดีควรถูกต้องตามการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับพยายามที่จะใช้การปฏิบัติตามการจัดการความเสี่ยงเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบที่การไม่ปฏิบัติตามสามารถนำมาสู่องค์กรวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายและข้อบังคับและผลที่ตามมาซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ การปฏิบัติตามกฎระเบียบยังมีหน้าที่กำหนดความเสี่ยงด้านการกำกับดูแลและการป้องกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการประเมินผลกระทบให้การฝึกอบรมแก่สมาชิกของนิติบุคคล เพื่อให้พวกเขารู้และใช้กฎซึ่งจะต้องได้รับการปรับปรุงตามขั้นตอน
ทุกวันนี้มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ บริษัท ต่าง ๆ ต้องมีแผนเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลการจัดการข้อมูลและการจัดการด้านการปฏิบัติตามกฎหมายเนื่องจากการพกพาและการประกันความรับผิดชอบได้กำหนดให้บุคคลตามกฎหมายสามารถถูกลงโทษด้วยกฎหมายอาญา บทลงโทษอาจอยู่ในช่วงตั้งแต่ค่าปรับหนักจนถึงการปิด บริษัท ตอนนี้ บริษัท ต่าง ๆ ต้องรับผิดทางอาญาต่อโทษจำคุกเนื่องจากการก่ออาชญากรรมในนามของพวกเขาหรือโดยบัญชีของตัวเองโดยตัวแทนทางกฎหมายและผู้บริหาร แต่โดยผู้ที่อยู่ในอำนาจของพวกเขาพวกเขาก็ไม่ได้ให้ความสนใจกับผู้บังคับบัญชาหรือผู้ที่ไม่ได้ควบคุมอำนาจหน้าที่ของตนอย่างเพียงพอ
รูปของเจ้าหน้าที่กำกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบการปฏิบัติตามใน บริษัท ที่เกิดขึ้นในภาคการเงินอันเป็นผลมาจากวิกฤตเศรษฐกิจโลกในปี 2008 สำหรับเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามบทบาทของมันเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อ:
- รับประกันความเป็นอิสระของพวกเขาเกี่ยวกับธุรกิจ
- มีทรัพยากรทางการเงินที่เพียงพอและเพียงพอเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแบบจำลอง
- นอกจากนี้เหนือสิ่งอื่นใดมุ่งมั่นอย่างจริงจังที่จะมีส่วนร่วมโดยผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท
ความรับผิดชอบหลักของเจ้าหน้าที่กำกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบคือการใช้ “รูปแบบการปฏิบัติตามการจัดการความเสี่ยง” ตามขั้นตอนที่รับรองความปลอดภัยของข้อมูลการจัดการบันทึกการจัดการความปลอดภัยและการจัดการคุณภาพในวงกว้าง นั่นคือการบรรลุเป้าหมายไม่ใช่ทุกสิ่ง แต่ยังสำคัญว่าจะได้รับอย่างไร ภายในกรอบการกำกับดูแลนอกเหนือไปจากการพิจารณามาตรฐานการปฏิบัติตาม – การวิเคราะห์ข้อมูลการกำกับดูแลข้อมูลและกฎระเบียบ – นโยบายภายในภาระผูกพันกับลูกค้าซัพพลายเออร์และผู้มีส่วนได้เสียจะต้องรวมอยู่ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งรวมถึงจรรยาบรรณทางจริยธรรมที่คณะกรรมการของ บริษัท มุ่งมั่นที่จะเคารพเนื่องจากอาจมีบางกรณีที่ผลการดำเนินงานอาจถูกกฎหมาย แต่ผิดจรรยาบรรณ
ฐานเทคโนโลยีเป็นพาหะของกิจกรรมทางเศรษฐกิจนั้นคงที่ในเกือบทุก บริษัท พวกเขาปรับปรุงประสิทธิภาพและช่วยในการปกป้องข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่ากฎระเบียบปฏิบัติรวมถึงมาตรฐาน ISO; พวกเขาขยายธุรกิจและเข้าถึงตลาดใหม่
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของ OpenKM ช่วยในการใช้ระบบการจัดการความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับซึ่งช่วยให้ตรงตามข้อกำหนด ISO ด้วย Q-doc เจ้าหน้าที่กำกับดูแลสามารถ:
1. ระบุกิจกรรมที่มีความเสี่ยงต่ออาชญากรรมและดังนั้นจึงมีความเสี่ยงต่อบุคคลตามกฎหมาย
ใน OpenKM องค์กรสามารถกำหนดพารามิเตอร์ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเพื่อให้ระบบมีส่วนช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์การจัดการระดับสูงในขณะเดียวกันก็มั่นใจในการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับเช่น ISO และมาตรฐานทางจริยธรรมขององค์กร
มาตรฐาน ISO (องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน) เป็นบรรทัดฐานที่เขียนขึ้นเพื่อจัดระเบียบการจัดการของ บริษัท ในพื้นที่ต่าง ๆ คุณค่าของมันอยู่ในศักดิ์ศรีขององค์กรซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมกฎระเบียบเหล่านี้ถึงแม้ว่าจะเป็นแบบสมัครใจเพลิดเพลินไปกับการยอมรับที่ดีและผลกระทบระดับสากล
มาตรฐาน ISO ที่จัดการเรื่องของการปฏิบัติตามกฎระเบียบคือ ISO 1960 ที่มีชื่อว่า “ระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ” ระเบียบนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อรวมความสนใจและความสำคัญของการปฏิบัติตามภายใน บริษัท
ด้วยการออกแบบรูปแบบและบทบาทในซอฟต์แวร์การจัดการQ-docบริษัท ทำให้มั่นใจได้ว่ากิจกรรมและฟังก์ชั่นทั้งหมดที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้นั้นสอดคล้องกับประสิทธิภาพของกิจกรรมระดับมืออาชีพและกฎระเบียบที่ได้รับการพัฒนามากที่สุดเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล ระบบเอกสารองค์กร
2. ป้องกันความเสี่ยงที่เป็นรูปธรรมโดยการดำเนินการตามกระบวนการควบคุม
เมื่อมีการระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้วัตถุประสงค์ของการปฏิบัติตามกฎระเบียบคือเพื่อป้องกันอาชญากรรมเพื่อหลีกเลี่ยงความรับผิดทางอาญาของบุคคลตามกฎหมาย แม้ว่านี่จะไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพียงอย่างเดียว แต่กิจกรรมการป้องกันที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดกฎระเบียบได้ขยายไปถึงสาขาที่เกี่ยวข้องไม่เพียง แต่การปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งการประกาศทางกฎหมายเป็นเครื่องมือที่ดี แต่ยังรวมถึงการกำกับดูแลข้อมูลพฤติกรรมองค์กรและความสัมพันธ์กับผู้ใช้ผู้บริโภคและผู้มีส่วนได้เสีย
ใน Q-doc เจ้าหน้าที่กำกับดูแลสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันที่ทำเพื่อควบคุมกิจกรรมที่ดำเนินการอยู่กับข้อมูลและเอกสารขององค์กร
ในการเริ่มต้นด้วยตัวจัดการเอกสารจะช่วยให้การจัดการความปลอดภัยของข้อมูลในระดับย่อย แต่ละโฟลเดอร์เอกสารอีเมลรวมถึงไฟล์แนบและบันทึกอาจมีการรักษาความปลอดภัยที่กำหนดเอง ใบอนุญาตการอ่านเขียนลบดาวน์โหลด ฯลฯ สามารถจัดการได้ในระดับกลุ่มหรือระดับบุคคล นอกจากนี้วงจรชีวิตของไฟล์สามารถเปลี่ยนความปลอดภัยของเนื้อหาธุรกิจโดยอัตโนมัติภายใต้การใช้งานของกระบวนการทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นเมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติ Q-doc จะปิดกั้นเพื่อไม่สามารถแก้ไขได้
บริการสมัครสมาชิกบนเนื้อหาทำให้ผู้ใช้ที่สมัครเป็นสมาชิกได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงโหนด (ไฟล์โฟลเดอร์อีเมลหรือบันทึก)
นอกจากนี้ในแต่ละส่วนของเนื้อหาผู้ใช้สามารถเข้าถึงบันทึกกิจกรรมของไฟล์ ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถสร้างกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในเอกสาร ในทางกลับกันระบบสามารถจัดทำรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมใด ๆ ที่เราพิจารณาว่าน่าสงสัย: การกำจัดปริมาณไฟล์ที่เกินกว่าเอนทิตีที่แน่นอนการแก้ไขไฟล์เก่าการดาวน์โหลดเอกสารและอื่น ๆ
ผู้ดูแลระบบของแพลตฟอร์มสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานขั้นสูงที่อนุญาตให้เขาหรือเธอทำการตรวจสอบอย่างละเอียดที่ตรงตามเกณฑ์ที่ต้องการมากที่สุดของการสอบสวนอย่างเป็นทางการ
3. ตรวจสอบและตรวจสอบความเสี่ยงและการเบี่ยงเบนตาม
กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติช่วยในการควบคุมกิจกรรมและความรับผิดชอบของพนักงาน
Q-doc นำเสนอผ่านระบบอัตโนมัติความเป็นไปได้ในการนำขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจโพรโทคอลและวิธีการทำงานในเอนทิตีซึ่งนำไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ตามกรอบการกำกับดูแลนโยบายภายในจรรยาบรรณแนวทางปฏิบัติที่ดี บุคคลที่สาม
ในทางกลับกันระบบการจัดการเอกสารนำเสนอเอ็นจิ้นเวิร์กโฟลว์ที่ทำหน้าที่สร้างช่องทางที่เป็นเอกเทศของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจซึ่งยังช่วยหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทางการเงินการลงโทษหรือค่าปรับสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม
นอกจากนี้เครื่องยนต์ OCR แบบเป็นวงสามารถใช้เป็นเครื่องมือตรวจสอบได้ การรับรู้ด้วยแสงของตัวละครสามารถใช้สำหรับการรับรู้ประเภทสารคดีดิจิทัลซึ่งหากตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดจะถูกเก็บถาวรตามขั้นตอน อย่างไรก็ตามหาก OCR ตรวจพบข้อผิดพลาดหรือการไม่ปฏิบัติตามก็สามารถจัดเก็บเอกสารที่มีข้อบกพร่องในโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้ที่สมัครเป็นสมาชิกจะต้องตรวจสอบข้อมูลหรือโฟลเดอร์อัตโนมัติที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบ
4. รับรองว่าสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
เมื่อถึงแม้ทุกอย่างจะเกิดปัญหาการปฏิบัติตามกฎขึ้นมาก็ต้องพบวิธีแก้ปัญหา ใน OpenKM ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารของการให้คำปรึกษาตามปกติเน้นในเครื่องมือค้นหาของตัวจัดการเอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถอำนวยความสะดวกในการใช้เอกสารมากมายในพื้นที่ Wiki ซึ่งเชื่อมโยงกับไฟล์ (คุณสามารถตรวจสอบมาตรฐานกฎหมายหรือขั้นตอนที่เนื้อหาของเอกสารนั้นเป็นพื้นฐาน) และโฟลเดอร์บันทึกหรืออีเมล ในวิกิพีเดียคนงานจะสามารถปรึกษาจรรยาบรรณทางกฎหมายและข้อบังคับที่บังคับใช้ในระดับเซกเตอร์ท้องถิ่นภูมิภาคระดับชาติหรือแม้แต่ในระดับสากล ส่วนฟอรัมให้ผู้ใช้มีพื้นที่ในการแบ่งปันแนวคิดหรือมุมมองที่แตกต่างกัน
จากเทมเพลตเราสามารถจัดทำเอกสารโปรฟอร์มาซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการสร้างเอกสารใหม่ แต่ยังมีรูปแบบสำหรับการจัดการการร้องขอคำแนะนำหรือการประกาศเหตุการณ์
5. การกำกับดูแลของโปรแกรมการปฏิบัติตามและคำแนะนำ
ระบบการปฏิบัติตามจะต้องรับประกันการไหลของการสื่อสาร นอกเหนือจากการสร้างช่องทางป้อนกลับ (การจัดการข้อร้องเรียนข้อเสนอแนะและการตอบรับ) ในเทมเพลตหรือพื้นที่สำหรับการสื่อสารข้ามระหว่างผู้ใช้ในฟอรัม เครื่องมือจัดการเอกสาร Q-doc จัดให้มีการแชทที่อนุญาตให้สมาชิกขององค์กรสามารถสนทนาออนไลน์ได้
ตัวจัดการงานที่รวมอยู่ในระบบการจัดการเอกสารช่วยประสานงานเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้หลายคนในพื้นที่ธุรกิจต่างๆ สมาชิกขององค์กรจะต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อดำเนินการตามกฎระเบียบในปัจจุบัน เพื่อมีส่วนร่วมในการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพจากการประชุมผู้จัดการงาน Q-doc สามารถประชุมเพื่อดูแลรูปแบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือสร้างเซสชันการฝึกอบรมสำหรับผู้จัดการและพนักงานเพื่อให้พวกเขารู้กรอบการกำกับดูแลและกฎหมายและทันสมัยกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ
ประโยชน์ของการปฏิบัติตามกฎระเบียบในระบบการจัดการเอกสาร
การรวมการตรวจสอบของกรอบการกำกับดูแลและการนำไปใช้และการประยุกต์ใช้ในระบบการจัดการเอกสาร Q-doc นำมาซึ่งประโยชน์มากมายต่อทั้งองค์กรและสมาชิก:
- การรวมเอกสาร: การระบุเนื้อหาที่ซ้ำกันตัดจำหน่ายหรือล้าสมัยง่ายขึ้นทำให้การนำทางและการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลง่ายขึ้น
- ส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านการประยุกต์ใช้การควบคุมกฎระเบียบอย่างเป็นระบบซึ่งจะช่วยลดต้นทุนในเวลาและความพยายามและงบประมาณที่ทุ่มเทให้กับระบบการควบคุมทางกฎหมายและกฎหมาย
- เพิ่มการมีส่วนร่วมส่วนบุคคลในขณะที่มันสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ประสานงานที่ปรับปรุงข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
- ผ่านการระบุและการตรวจหาจุดอ่อนและภัยคุกคามการส่งเสริมการปรับปรุงที่มีส่วนร่วมในการเสริมสร้างภาพลักษณ์ตราสินค้าขององค์กร
- มันให้บริการโซลูชั่นที่เหมาะสำหรับ บริษัท และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา
- ในภาคธุรกิจของครอบครัวรูปแบบการปฏิบัติตามจะระบุสมาชิกของกิจการในครอบครัวที่เป็นผู้จัดการหรือผู้ที่เป็นส่วนหนึ่งของคณะกรรมการเท่านั้น
- ในกรณีที่ผู้บริหารได้รับการพัฒนาโดยมืออาชีพที่ได้รับการว่าจ้างและบุคคลอื่นยังคงเป็นเจ้าของ บริษัท โปรแกรมการปฏิบัติตามจะทำหน้าที่ปกป้องผลประโยชน์ของเจ้าของกิจกรรมของผู้จัดการมืออาชีพ
- ในช่วงเวลาเหล่านี้การใช้งานและการใช้ระบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และมีคุณค่าโดยผู้บริหารเนื่องจากเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการรับประกันด้านกฎหมายและข้อบังคับ
- สำหรับ บริษัท ที่ต้องการดำเนินธุรกิจในต่างประเทศการมีโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะช่วยให้การดำเนินงานในต่างประเทศเป็นไปได้
ในระยะสั้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบช่วยให้องค์กรและนิติบุคคลสามารถควบคุมและจัดการปัญหาทางกฎหมายทั้งหมดของแต่ละพื้นที่ที่ประกอบขึ้นเป็น บริษัท
เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร
K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco และ work flow มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กร มากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสาร ที่ตรงตามความต้องการเฉพาะ ของแต่ละองค์กร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
