หลายคนที่เคยเข้าร่วมงาน Event หรือ ประชุมสัมนาอาจเคยพบเห็น ระบบลงทะเบียนเข้างาน กันมาบ้างซึ่งในแต่ละงานก็จะแตกต่างกันเช่น งานEvent ที่ต้องการให้ภาพรวมของงานดูทันสมัย และต้องการเก็บรายชื่อผู้ร่วมงานให้ครบถ้วนและรวดเร็ว หรือเพื่อสร้างสีสันความสนุกให้กับผู้เข้าร่วมงาน ก็จะมีการจัดรูปแบบงานโดยใช้ “ระบบลงทะเบียนที่หน้างาน” “ระบบจับรางวัล Luckydraw” และ “ระบบสแกนQrcodeเข้าบูธ” รวมถึง “ระบบสแกน Qrcodeเพื่อโหวต” สื่อต่างๆภายในงานได้ ซึ่งทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถใช้งานได้ง่ายๆ ผ่านสมาร์ทโฟนของตัวเอง สำหรับบางคนอาจสงสัยว่าในแต่ละระบบที่กล่าวมาแล้วนั้น มันทำงานยังไงบ้าง? หรือจะใช้งานระบบเหล่านั้นยังไง? ถ้าอย่างนั้นแอดมินจะขออธิบายคร่าวๆ ให้พอเห็นภาพกันนะครับ
1.ระบบลงทะเบียนที่หน้างาน
โดยปกติแล้ว ระบบลงทะเบียนเข้างาน จะแบ่งเป็น 2 แบบคือ การลงทะเบียนล่วงหน้า และ การลงทะเบียนเข้าหน้างาน
การทะเบียนล่วงหน้า
จะเป็นการกรอกข้อมูลผ่านเว็บออนไลน์ โดยระบบจะส่ง QRcode ไปให้ลูกค้าทาง E-mail ที่ลงทะเบียนไว้ และเมื่อถึงวันงานลูกค้านำ QRcode จาก E-mail มาสแกนได้ที่หน้าเครื่องได้เลย ซึ่งกรณีนี้ทางผู้จัดงานจะไม่มีรายชื่อของลูกค้ามาก่อนต้องการเก็บข้อมูลที่สดใหม่
การลงทะเบียนเข้าหน้างาน
จะเป็นการนำ QRcode มาสแกนที่ตัวเครื่องเพื่อผ่านเข้างาน กรณีนี้ทางผู้จัดงานจะมีรายชื่อของลูกค้าไว้อยู่แล้ว คือจะทราบว่าใครจะมาร่วมงานบ้างส่วนใหญ่จะเป็นงานภายใน หรือบางงานอาจมีได้ทั้ง 2 แบบในงานเดียวกันเลยเป็นต้น
ระบบลงทะเบียนเข้างานจะมี 3 แบบคือ
1.กรณีลูกค้ามี Qrcode จะนำมาสแกนที่จุดลงทะเบียน
2.กรณีที่ไม่ได้นำ QR Code มาด้วย สามารถพิมพ์ค้นหาได้ที่หน้าเครื่อง
3.กรณีไม่มี QRcode สามารถกรอกข้อมูลได้ที่หน้างาน
2. ระบบจับรางวัล Luckydraw
เป็นขั้นตอนหลังจากเข้างานมาแล้ว โดยจะนำรายชื่อที่ลงทะเบียนไว้แล้วนำมาจับสลากรางวัลอีกครั้งหนึ่งซึ่งจะ Run number ผ่านการ Random เพื่อค้นหาผู้ได้รับรางวัลต่างๆ หรือบางกรณีที่งานต้องการใส่เงื่อนไขพิเศษ เช่น ต้องเข้าชมงานให้ครบ 5 บูธเสียก่อนจึงจะสามารถจับรางวัลได้ เหมาะสำหรับการจัดงานที่มีการแจกของสมนาคุณลูกค้าเป็นต้น
3. ระบบสแกน Qrcode เข้าบูธ
เป็นขั้นตอนหลังจากเข้างานมาแล้ว ถ้าผู้จัดงานอยากรู้ว่าผู้เข้าร่วมงาน มีความสนใจบูธไหนมากกว่ากันก็จะใช้ระบบนี้เพื่อตรวจนับจำนวนคนเข้าบูธ หรือ ห้องประชุม ซึ่งนิยมใช้เป็น tablet อันเล็กๆไว้ให้ลูกค้าได้สแกน เหมาะสำหรับผู้จัดงานที่ต้องการดู Report ที่ละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับความสนใจของผู้เข้าร่วมงาน
4. ระบบสแกน Qrcode เพื่อโหวต
กรณีที่ผู้จัดงานต้องการให้ผู้เข้าร่วมงานได้ร่วมแสดงความคิดเห็นโดยการโหวตเพื่อลงคะแนนไม่ว่าจะเป็น การประกวด, สถานที่ท่องเที่ยว, ภาพถ่าย, ร้านต่างๆ เป็นต้น ซึ่งส่วนใหญ่จะสแกนผ่าน Qrcode ที่ผู้จัดงานเตรียมไว้ เพื่อไปยังเว็บไซต์สำหรับการโหวตคะแนนโดยตรง
5. ระบบรายงานผลแบบ Real Time
ในด้านของผู้จัดงานเองก็จะมีระบบ Report หลังบ้านไว้คอยตรวจสอบรายชื่อแขกผู้ร่วมงานว่ามาครบไหมมีจำนวนเท่าไหร่ เข้า-ออกงานเวลาใด เข้าสแกนบูธใดจำนวนเท่าไหร่ หรือจับรางวัลกี่คนใครได้รางวัลบ้างเป็นต้น โดยที่จะเป็นระบบแบบ Realtime ที่เช็ค Report ได้ตลอดเวลา หลังจากจบงานก็จะเป็นการ Export Reportfile ทั้งหมดเป็นไฟล์ Excell , PDF เป็นต้น เพื่อนำไปใช้ในโอกาสต่อไป
สรุปแล้วในภาพรวมของเจ้าระบบลงทะเบียนเข้างาน Event นี้ เหมาะกับการเข้างานจำพวก งานประชุมสัมมนา งานจัดแสดงสินค้า งานรื่นเริงต่างๆ ที่มีผู้คนเข้างานจำนวนมากๆ โดยเก็บข้อมูลได้ครบถ้วนและรวดเร็วกว่าการเขียนลงกระดาษ หรือพิมพ์ชื่อใส่ Excell (Notbook) เพราะจะลดเวลาในการค้นหารายชื่อต่างๆได้ อีกทั้งผู้จัดงานยัง ทราบวัน,เวลา,สถานที่ ได้อย่างละเอียดรวมถึงนำไปใช้งานในส่วนอื่นๆได้ด้วย เช่นการจับรางวัล การเข้าชมร้านค้า การโหวตคะแนน และรายชื่อที่ถูกจัดเก็บก็ยังสามารถนำมาใช้งานได้ในปีถัดๆไปอีกด้วย ซึ่ ง ถื อ เ ป็ น ก า ร ย ก ร ะ ดั บ สํ า ห รั บง า น อี เ ว้ น ท์ ใ น ยุ ค นี้ จ ริ ง ๆ
ส่วนท่านใดที่มีความสนใจเกี่ยวกับระบบเหล่านี้สามารถติดต่อได้ที่เว็บไซต์
ร ะ บ บ ล ง ท ะ เ บี ย น 1 ร ะ บ บ ล ง ท ะ เ บี ย น 2 เหล่านี้ได้เลยครับ
