Day: March 22, 2022

แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (บางครั้งเรียกว่า “แบบฟอร์มดิจิทัล” “eforms” หรือ “e-forms”) ได้เข้ามาแทนที่กระดาษในธุรกิจจำนวนมาก ส่งผลให้มีประสิทธิผลและประสิทธิผลสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม เว้นแต่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นจะรวมการกำหนดเส้นทางและการประมวลผลที่ชาญฉลาดด้วย พวกเขาเป็นเพียงก้าวเล็กๆ ข้างหน้าเท่านั้น วิวัฒนาการของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ พิจารณาวิวัฒนาการของรูปแบบ จากกระดาษสู่ดิจิทัล: แบบฟอร์มกระดาษ : กรอกด้วยตนเอง จัดส่งทางกายภาพ ตรวจสอบโดยบุคคล คัดลอกข้อมูลและเข้าสู่ระบบอื่น และ/หรือดำเนินการตามการวิเคราะห์ของแต่ละบุคคล แบบฟอร์ม “หลอก” : แบบฟอร์มที่สร้างด้วยสเปรดชีต Excel/เอกสาร Word ที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์หรือส่งทางอีเมลเมื่อต้องการ กรอกในเครื่อง ส่งอีเมล ตรวจสอบโดยบุคคล ข้อมูลจะถูกป้อนลงในระบบอื่นด้วยตนเอง และดำเนินการตามแต่ละบุคคล การวิเคราะห์. แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐาน (e-forms) : แบบฟอร์มถูกเข้ารหัสและฝังไว้บนหน้าเว็บแยกโดยฝ่ายไอที ลิงก์ไปยังแบบฟอร์มจะถูกส่งทางอีเมลหรือฝังบนอินทราเน็ต แบบฟอร์มจะกรอกทางออนไลน์ อีเมลจะถูกส่งไปยังบุคคลที่มี ข้อมูลที่ป้อน (หรือเก็บไว้ในตารางฐานข้อมูล) ข้อมูลจะถูกตรวจสอบด้วยตนเองและดำเนินการ แบบฟอร์มดิจิทัลอัจฉริยะ : แบบฟอร์มได้รับการออกแบบโดยไม่มีโค้ดและโฮสต์อยู่ในคลาวด์ แต่จะเหมือนกับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานก่อนหน้า เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ : แบบฟอร์มไดนามิกได้รับการออกแบบโดยไม่มีรหัสและโฮสต์บนพอร์ทัลบริการตนเองบนคลาวด์ แบบฟอร์มที่กรอกแล้วจะถูกส่งผ่านกฎทางธุรกิจตามข้อมูลผู้ใช้หรือข้อมูลที่ป้อน ข้อมูลที่รวบรวมจะถูกรวมเข้ากับระบบอื่นโดยตรง งานจะได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติ […]

แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ สร้างแบบฟอร์ม จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าข้อมูลและคำถามใดควรรวมอยู่ และควรนำเสนอแบบฟอร์มต่อผู้ที่กรอกข้อมูลอย่างไร สิ่งนี้จะช่วยรับประกันว่าคุณจะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นให้ได้มากที่สุดในขณะที่ทำให้กระบวนการกรอกแบบฟอร์มรวดเร็วและง่ายดาย แบบฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ออกแบบอย่างดี และปรับให้เหมาะสมจะมีอัตราการแข่งขันที่สูงขึ้น และจะรวบรวมข้อมูลที่ดีขึ้น Less is more:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เว้นพื้นที่สีขาวไว้รอบๆ พื้นที่เพียงพอ เพื่อให้แต่ละส่วนดึงดูดสายตาผู้ใช้ได้อย่างชัดเจน การทำให้มันเรียบง่าย คุณจะปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้โดยรวม จับเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ปรับ แต่ง:ใช้ตราสินค้าที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้แบบฟอร์มรู้ว่าเป็นรูปแบบใดและให้แน่ใจว่าการออกแบบแบบฟอร์มตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น แสดงและซ่อนฟิลด์ตามคำตอบก่อนหน้าในแบบฟอร์ม หลายหน้า:พยายามอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในหน้าจอเดียว ใช้ประโยชน์จากการออกแบบวิซาร์ดที่มีหลายเพจที่เหมาะสมในการนำผู้คนเข้าสู่ขั้นตอนของฟอร์ม ฟิลด์ป้อนข้อมูลอัจฉริยะ:ใช้เมนูแบบเลื่อนลง ตัวเลือกวันที่ กล่องกาเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก ทำให้ผู้ใช้ให้ข้อมูลที่เหมาะสมกับคุณได้ง่ายและสะดวก กรอกล่วงหน้า:หากแบบฟอร์มรู้ว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม ให้รับทราบข้อมูลประจำตัวและเติมค่าฟิลด์ของแบบฟอร์มที่ดูแลไว้แล้วล่วงหน้าโดยระบบเพื่อลดการป้อนข้อมูล แบบฟอร์มที่ปรับเปลี่ยนได้:บ่อยครั้งที่ผู้ส่งเริ่มต้นเริ่มกระบวนการและส่วนอื่น ๆ จะเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคลอื่น ในการออกแบบฟอร์มที่ดี ส่วนเพิ่มเติมเหล่านี้จะถูกซ่อนจากผู้ใช้ทั้งหมดโดยไม่จำเป็น ไฟล์แนบ:อนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดข้อมูลสนับสนุนผ่านไฟล์แนบ นี่อาจเป็นรูปภาพหรือสเปรดชีต excel เป็นต้น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงตามข้อกำหนด เช่น ความยาวข้อมูล ประเภท หรือ “จำเป็น” เป็นต้น ให้ข้อเสนอแนะที่เข้าใจง่ายแก่ผู้ใช้เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงข้อกำหนด บันทึกสำหรับภายหลัง:สำหรับกระบวนการแบบฟอร์มที่ใช้เวลาสักครู่ ผู้ใช้อาจต้องหยุดชั่วคราวในระหว่างการกรอกแบบฟอร์มและกลับมาใหม่ในภายหลัง อุปกรณ์เคลื่อนที่:คำนึงถึงการตอบสนองเมื่อออกแบบแบบฟอร์มหรืออย่างน้อยต้องลดขนาดลง เพื่อให้ผู้ใช้ที่เดินทางสามารถกรอกแบบฟอร์มได้หากจำเป็น การเพิ่มทางเลือกของPerfectFormsทำให้ง่ายต่อการสร้างรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภท ตั้งแต่ขั้นตอนง่ายไปจนถึงซับซ้อน และทำให้ขั้นตอนตามแบบฟอร์มในDocument Locatorเป็นไปโดยอัตโนมัติ ข้อมูลจะถูกบันทึกโดยตรงจากผู้ใช้โดยสะดวก ทำให้ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือสแกนในภายหลัง ทุกอย่างถูกนำเข้าโดยตรงไปยังระบบ และสามารถใช้เพื่อเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วยแบบฟอร์มของเอกสาร สร้างและปรับใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเก็บข้อมูล ทำให้กระบวนการทางธุรกิจตามแบบฟอร์มเป็นไปโดยอัตโนมัติ […]

การจัดการค่าใช้จ่าย การวิเคราะห์ข้อมูลได้กลายเป็นกระบวนการพื้นฐานในโลกธุรกิจ โดยเฉพาะในช่วงสองปี ที่ผ่าน มา การวิจัยพบว่าการใช้อินเทอร์เน็ตในสหราชอาณาจักร เพิ่มขึ้นสองเท่า ในปี 2022 เนื่องจากการระบาดใหญ่ ส่งผลให้มีการผลิตข้อมูลมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา คนส่วนใหญ่ที่ดำเนินธุรกิจจะรู้ว่าแม้การโต้ตอบคร่าวๆ กับลูกค้าจะสร้างข้อมูล ซึ่งหากใช้อย่างถูกวิธี จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวและมุ่งเน้นวิธีการดำเนินธุรกิจ การวิเคราะห์ข้อมูลมีแนวโน้มที่จะมีความสำคัญมากขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หากสถิติเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา: จำนวนอุปกรณ์อัจฉริยะที่เชื่อมต่อในปีที่แล้วอยู่ที่ประมาณ46 พันล้านทั่วโลกซึ่งทั้งหมดกำลังรวบรวม วิเคราะห์ และแบ่งปันข้อมูล ข้อมูลประมาณ 1.145 ล้านล้าน MBถูกสร้างขึ้นทุกวัน ภายในปี 2025 จำนวนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของสรรพสิ่ง (IoT) ทั่วโลกจะอยู่ที่38.6 พันล้านเครื่องภายในปี 2568 น่าแปลกที่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้ข้อมูลที่รวบรวมมาอย่างเต็มศักยภาพ ทำให้ข้อมูลที่มีค่าสูงจำนวนมากถูกละเลยและสูญเปล่า ธุรกิจที่ใช้โอกาสที่เสนอโดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมักจะเป็นธุรกิจที่ออกจากการแข่งขันในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า ได้เวลาลงมือแล้ว การจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงานเป็นธุรกิจหนึ่งที่ให้ข้อมูลที่ไม่ควรละเลย ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติ เช่น ระบบที่ qdoc นำเสนอ มีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วในแง่ของการตระหนักรู้และใช้ประโยชน์จากพลังของการวิเคราะห์ข้อมูล นอกจากจะทำให้จับรายละเอียดได้ง่ายขึ้นเพื่อการจัดการค่าใช้จ่ายที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์แล้ว qdoc ยังทำให้สามารถใช้ข้อมูลที่รวบรวมมาเพื่อสร้างรายงานที่เสนอข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับวิธีการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ – และธุรกิจในวงกว้าง – ใช้งานได้จริง แม้ว่าการจับภาพรายละเอียดอย่างแม่นยำ เช่น ระยะทางที่เดินทาง […]

ระบบการอนุมัติค่าใช้จ่าย กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร? ค่าใช้จ่ายเป็นความจริงที่ไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับทุกองค์กรหรือธุรกิจ และสำหรับองค์กรและธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญ การจัดการค่าใช้จ่ายหมายถึงชุดของขั้นตอนที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามและเพิ่มประสิทธิภาพ (ลด) การใช้จ่ายของตนและเพิ่มอัตรากำไร กระบวนการนี้ครอบคลุมเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายที่พนักงานส่งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับการชำระเงินคืน กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายที่แข็งแกร่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าการใช้จ่ายขององค์กรไม่เกินค่าเฉลี่ย กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายดิจิทัล แบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณปรับปรุงการอนุมัติและประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้คุณมีข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อลดต้นทุนได้ ในทางกลับกัน การจัดการกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณด้วยตนเอง (โดยใช้อีเมล สเปรดชีต และใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษและใบเสร็จรับเงิน) ใช้เวลานานและอาจส่งผลให้มีการชำระเงินล่าช้า ซึ่งอาจทำลายชื่อเสียงขององค์กรของคุณในหมู่ซัพพลายเออร์ และส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์ของคุณหากคุณมีเนื้อหา จำเป็นไม่ได้รับการจัดหาตรงเวลา การป้อนข้อมูลด้วยกระดาษและคู่มือยังส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้งและแม้แต่เอกสารที่ขาดหายไปซึ่งทีมการเงินของคุณต้องใช้เวลาอันมีค่าในการค้นหา วิธีปรับแต่งกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณ ในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายทั่วไป พนักงานแต่ละคนจะส่งสเปรดชีตรายละเอียดค่าใช้จ่ายให้กับฝ่ายการเงิน พร้อมด้วยโฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยใบเสร็จที่สแกน ถ่ายรูป และอีเมล ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินต้องกระทบยอดใบเสร็จรับเงินกับสเปรดชีตด้วยตนเอง และอนุมัติหรือปฏิเสธการเรียกร้อง ดำเนินการชำระเงิน (หรือปรับเช็คเงินเดือนครั้งต่อไปของพนักงานตามลำดับ) และสร้างบันทึกการเรียกร้องและการชำระเงิน ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานพยายามเรียกร้องเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่สอดคล้องกับนโยบายค่าใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งในกรณีนี้ ฝ่ายการเงินจะต้องเลือกอนุมัติและปฏิเสธแต่ละรายการ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติสามารถทำให้กระบวนการนี้คล่องตัวขึ้นโดยการใช้กฎทางธุรกิจเพื่อให้การอ้างสิทธิ์ได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยอัตโนมัติและกำหนดเส้นทางไปยังขั้นตอนถัดไปของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยื่นคำร้องสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดของธุรกิจ มันจะถูกส่งคืนให้กับพวกเขาโดยอัตโนมัติพร้อมความคิดเห็นที่ขอให้พวกเขาแก้ไขการเรียกร้องหรือจัดเตรียมเอกสารเพิ่มเติม ในทำนองเดียวกัน หากการเรียกร้องเกินจำนวนที่กำหนดไว้ การอ้างสิทธิ์อาจถูกส่งไปยังผู้จัดการระดับสูงเพื่อขออนุมัติก่อนที่จะถูกส่งไปยังการเงินเพื่อขออนุมัติการชำระเงินคืน ต่อไปนี้คือจุดเด่นบางประการของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติการอนุมัติค่าใช้จ่าย ที่ดี : ใช้งานง่ายและตั้งค่า:หากคุณต้องการเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์หรือนักบัญชีจึงจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้ เฉพาะนักพัฒนาและนักบัญชีเท่านั้นที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้ คุณต้องการเครื่องมือที่ตั้งค่าได้ง่ายและใช้งานง่ายยิ่งขึ้นในแต่ละวัน ปรับขนาดได้: เครื่องมือ อัตโนมัติด้านค่าใช้จ่ายของคุณต้องสามารถเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณได้ การผสานรวมกับบุคคลที่สาม:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ของคุณรองรับการผสานรวม […]

ใบเสร็จรับเงิน OCR การเก็บรายรับรายจ่ายของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำถือเป็นความท้าทายสำหรับธุรกิจจำนวนมาก และจำเป็นสำหรับผู้ที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางเพื่อจัดการค่าใช้จ่ายด้านการเดินทางและความบันเทิง สำหรับพนักงาน – มักมองหาความรวดเร็วและความสะดวกในการส่งค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ การติดตามใบเสร็จรับเงินเป็นความเจ็บปวดจากความเสี่ยงที่พวกเขาจะหายไป การป้อนข้อมูลที่แสดงบนใบเสร็จลงในสเปรดชีตหรือระบบอื่นๆ ด้วยตนเองนั้นใช้เวลานานและน่าเบื่อ สำหรับทีมการเงิน – แสวงหาความถูกต้องและประสิทธิภาพในกระบวนการของพวกเขาอยู่เสมอ – การจัดการรายรับค่าใช้จ่ายอาจกลายเป็นงานที่ไม่สะดวก การตรวจสอบรายรับรายจ่ายเทียบกับรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองอาจเป็นงานที่ช้าและเจ็บปวดเช่นกัน แต่จำเป็นเนื่องจากมีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์เมื่อพนักงานป้อนข้อมูลที่แสดงบนใบเสร็จรับเงินด้วยตนเอง คำตอบของความท้าทายนี้อยู่ที่การแปลงใบเสร็จทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลในตำแหน่งศูนย์กลางแห่งเดียวและใช้เทคโนโลยีเพื่อดึงข้อมูลจากใบเสร็จเหล่านี้ เพื่อให้สามารถสร้างการเรียกร้องค่าใช้จ่ายของพนักงานได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง รับ OCR พร้อม Zetadocs Expense การ อัปเดตล่าสุดของZetadocs Expensesซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมซึ่งสร้างขึ้นสำหรับ Microsoft Dynamics 365 Business Central มีคุณลักษณะ “ใบเสร็จรับเงิน OCR” ใหม่ คุณลักษณะใหม่นี้ช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลการรับค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติในบันทึกค่าใช้จ่ายใหม่ ซึ่งพร้อมที่จะยื่นขออนุมัติและชำระเงินคืน ใบเสร็จรับเงิน OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) จะดึงข้อมูลเกือบจะในทันทีจากการรับค่าใช้จ่าย โดยใช้ประโยชน์จาก Microsoft Azure Cognitive Services การดำเนินการนี้ทำได้โดยอัตโนมัติหลังจากที่พนักงานถ่ายภาพใบเสร็จที่เป็นกระดาษหรืออัปโหลดไฟล์ที่มีใบเสร็จโดยใช้แอปบนเว็บหรือโทรศัพท์ของ Zetadocs Expense ค่าใช้จ่ายใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติด้วยวันที่ทำธุรกรรม จำนวนเงิน สกุลเงิน ชื่อผู้จัดจำหน่าย และจำนวนภาษีที่ป้อนทั้งหมดตรงตามที่แยกจากใบเสร็จ เพื่อให้สามารถแนบค่าใช้จ่ายกับรายงานค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว และส่งเพื่อขออนุมัติ ใบเสร็จแบบดิจิทัลจะถูกเก็บไว้ที่ส่วนกลางและเชื่อมโยงกับค่าใช้จ่าย […]

การเบิกค่าใช้จ่ายคืน “ที่นี่เพื่อช่วยเหลือ” เป็นคอลัมน์สนับสนุนที่เขียนขึ้นสำหรับลูกค้าประจำของ Formstack โดยเฉพาะ โพสต์นี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลสามโพสต์เกี่ยวกับการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติด้วยแบบฟอร์มออนไลน์ ‍ หาก พนักงานในบริษัทของคุณต้องเดินทางบ่อย คุณอาจมีกระบวนการเบิกจ่ายทางธุรกิจบางประเภท หากกระบวนการนั้นเกี่ยวข้องกับอีเมลจำนวนมากหรือแบบฟอร์มกระดาษ (แม้จะมีประสิทธิภาพน้อยกว่า) พร้อมใบเสร็จที่แนบมาด้วย ก็มีวิธีที่ดีกว่านี้! ด้วย Formstack คุณสามารถสร้างกระบวนการชำระเงินคืนทางดิจิทัลที่ราบรื่น ซึ่งช่วยลดงานสำหรับทีมการเงินของคุณและช่วยให้พนักงานของคุณได้รับเงินเร็วขึ้น ต้องการเรียนรู้วิธีที่คุณสามารถกำหนดรูปแบบกระบวนการและจัดระเบียบการเงินของคุณได้หรือไม่? อ่านต่อ! ต่อไปนี้คือ 4 ขั้นตอนง่ายๆ ในการตั้งค่ากระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายด้วย Formstack: ขั้นตอนที่ 1: สร้างแบบฟอร์มการชำระเงินคืน ขั้นตอนแรกคือการสร้างแบบฟอร์มการชำระเงินคืนค่าใช้จ่าย ที่จริงแล้ว Formstack มีเทมเพลตแบบฟอร์มการชำระเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางและระยะทางดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด! ในการสร้างแบบฟอร์มการเบิกค่าเดินทาง ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Formstack ของคุณ ไปที่ หน้าเทมเพลต แบบฟอร์มการชำระเงินคืนการเดินทาง ของFormstack คลิกปุ่ม รับเทมเพลตนี้ ใกล้กับด้านบนของหน้าจอ เมื่อแบบฟอร์มเปิดขึ้นในบัญชีของคุณ ให้แทนที่รูปภาพโลโก้ทั่วไปด้วยโลโก้ของบริษัทของคุณ (หรือลบโลโก้ทั้งหมด) และใช้ตัวแก้ไขธีมเพื่อทำการอัปเดตรูปแบบที่ต้องการ Formstack แบบฟอร์มการชำระเงินคืนค่าใช้จ่าย ขั้นตอนที่ 2: เพิ่ม Conditional […]

ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ การติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจอย่างเหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรนั้น นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การดำเนินการตามขั้นตอนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายด้วยมือจะไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสูงอีกด้วย ประมาณ 70% ขององค์กรที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันใช้หนึ่งในสี่วิธีอัตโนมัติสำหรับการจัดการค่าใช้จ่าย: โซลูชันแบบ end-to-end, ผู้ให้บริการ ERP, ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย หรือการเอาท์ซอร์ส ตามการ ศึกษา ของAberdeen Group โดยธรรมชาติแล้ว ผลลัพธ์ของกระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายอัตโนมัติอาจมีนัยสำคัญ แม้ว่าองค์กรที่ใช้กระบวนการอัตโนมัติทั้งหมดจะเห็นค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ย $15 ต่อรายงาน แต่องค์กรที่ใช้ระบบด้วยตนเองใช้จ่ายโดยเฉลี่ยมากกว่าสองเท่า ($31 ต่อรายงานค่าใช้จ่าย) เช่นเดียวกับหลายๆ คน ฉันต้องยื่นการเรียกร้องค่าใช้จ่ายเนื่องจากพวกเขาต้องการการอนุมัติและการชำระเงินคืนที่ฉันใช้ไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ การเรียกร้องเหล่านี้อยู่ในรูปแบบของใบเสร็จรับเงินซึ่งทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่ามีการใช้จ่ายเงินไปเท่าไรและที่ไหน ค่าใช้จ่ายของฉันอาจรวมถึงค่าที่พักสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ การสมัครสมาชิกแบบมืออาชีพ ผู้ให้บริการโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต ความบันเทิงของลูกค้า และอุปกรณ์/ซอฟต์แวร์ และแน่นอนว่า ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้นเท่าใด ก็ยิ่งต้องดำเนินการเรียกร้องค่าใช้จ่ายมากขึ้นเท่านั้น และหากดำเนินการด้วยตนเองก็จะยิ่งต้องใช้เวลามากขึ้น วิธีการทำงานของกระบวนการเรียกร้องค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง ก่อนที่ระบบอัตโนมัติจะเข้ามามีบทบาท การจัดการค่าใช้จ่ายมักจะอยู่ในรูปแบบของกองเอกสารจริงและกองดิจิทัลของแผ่นงาน Excel การจัดการพวกเขาต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงของพนักงาน อย่างไรก็ตาม แม้จะมีแนวทางที่ใช้แรงงานเข้มข้นนี้ แต่ค่าใช้จ่ายก็ยังอาจไม่ถูกต้อง ล้าสมัย และมีค่าใช้จ่ายสูง กระบวนการด้วยตนเองโดยทั่วไปสำหรับการเรียกร้องค่าใช้จ่ายอาจมีลักษณะดังนี้: พนักงานกรอกรายงานค่าใช้จ่ายที่เป็นกระดาษ หรือกรอกสเปรดชีต Excel และส่งต่อพร้อมทั้งใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องไปยังผู้จัดการของตน […]

ระบบค่าใช้จ่ายบนคลาวด์ ตอนนี้เรามาถึงครึ่งทางแล้วในชุดโพสต์บล็อกสามตอนของเราที่พูดถึงวิธีที่ระบบค่าใช้จ่ายบนคลาวด์สามารถให้ประโยชน์แก่ฝ่ายหลักทั้งสามในกระบวนการค่าใช้จ่ายตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง: ผู้ส่ง ผู้จัดการที่อนุมัติ และตัวประมวลผล ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงว่าระบบค่าใช้จ่ายดิจิทัลจะช่วยผู้อนุมัติได้อย่างไร เช่นเดียวกับโพสต์แรก ของเรา ในชุดนี้ เราจะใช้บุคคลหลากหลายเพื่อช่วยแจ้งความรำคาญของกระบวนการแบบแมนนวลและประโยชน์ของโซลูชันระบบคลาวด์ เราจะใช้บุคลิกของ Kevin ผู้จัดการฝ่ายขาย ซึ่งเป็นผู้จัดการของ David ด้วย เนื่องจากความต้องการงานของเขา เควินต้องเดินทางอยู่ตลอดเวลา และมักจะพบว่าค่าใช้จ่ายต่างๆ ของทีมของเขากองอยู่บนโต๊ะของเขาในช่วงสิ้นเดือน การพิจารณาตรวจสอบรายงานเหล่านี้ไม่ใช่งานที่เขาชอบ เพราะเขารู้ดีว่าเวลาของเขาไปอยู่ที่อื่นดีกว่า เราจะสาธิตว่าการย้ายไปยังระบบอัตโนมัติจะช่วย Kevin ได้อย่างไร โดยไม่เพียงแต่ทำให้เขาไม่ต้องเห็นการเรียกร้องค่าใช้จ่ายหลายรายการ แต่ยังช่วยให้เขาควบคุมค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่ส่งมาได้มากขึ้นอีกด้วย ไม่มีการเรียกร้องค่าใช้จ่ายอีกต่อไป ความรู้สึกที่ได้เห็นรายงานค่าใช้จ่ายซ้อนกับใบเสร็จรับเงินที่โต๊ะของเขานั้นไม่ใช่สิ่งที่เควินชอบ เนื่องจากเควินจัดการทีมจำนวน 5 คนซึ่งต้องเดินทางตลอดเวลา รายงานค่าใช้จ่ายเหล่านี้จึงค่อนข้างครอบคลุมเป็นประจำ แน่นอนว่านี่หมายความว่า Kevin จะต้องทุ่มเทเวลาอย่างมากในการตรวจสอบแต่ละจำนวนเงินที่บันทึกไว้ในใบเสร็จรับเงินที่แนบมาด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายที่ส่งนั้นถูกต้อง งานนี้ไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลานาน แต่ยังน่าเบื่ออีกด้วย ระบบค่าใช้จ่ายบนคลาวด์ การเปลี่ยนไปใช้ระบบบนคลาวด์ เช่นZetadocs Expensesจะทำให้ Kevin สามารถจัดการและอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ในขณะที่ส่ง เควินจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่ทีมของเขาทำรายงานเสร็จ โดยแจ้งให้เขาทราบว่าตอนนี้จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากเขา ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่เขาต้องการในการอนุมัตินี้มีให้ในที่เดียว (โดยไม่มีใบเสร็จ/กระดาษใดๆ) แต่เขายังสามารถอนุมัติได้โดยตรงจากแอปพลิเคชันมือถือของเขา ไม่ว่าเขาจะอยู่ที่ใด วิธีนี้ทำให้เขามีเวลามากขึ้นและทำให้เควินมีระบบที่เข้ากับตารางเวลาของเขาได้ ดูการสาธิตสั้นๆ นี้เพื่อดูว่าการอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายโดยใช้ […]

การอนุมัติค่าใช้จ่าย ความประชดประชันประการหนึ่งของการจัดการธุรกิจคือคุณไม่สามารถทำเงินได้โดยไม่ต้องใช้จ่ายเงิน นั่นคือเหตุผลที่ทุกองค์กรมีค่าใช้จ่ายที่จำเป็น ตั้งแต่เงินเดือนและดอกเบี้ย ไปจนถึงค่าประชุมและค่าเดินทาง แต่เมื่อพูดถึงกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย คุณอาจใช้เงินมากเกินไป รายงานค่าใช้จ่ายเฉลี่ยมีค่าใช้จ่ายประมาณ58 ดอลลาร์ในการประมวลผล ตามที่ Global Business Travel Association ประมาณ 19 เปอร์เซ็นต์ของรายงานเหล่านั้นมีข้อผิดพลาด ซึ่งท้ายที่สุดแล้วต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มอีก 52 ดอลลาร์ต่อการแก้ไข ง่ายที่จะเห็นว่าการอนุมัติค่าใช้จ่ายสามารถเพิ่มขึ้นได้เร็วแค่ไหน หากดูเหมือนว่าสถานการณ์ของคุณ เป็นไปได้ว่าคุณยังคงใช้กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง ไม่ว่าคุณจะรู้สึกสบายใจเพียงใด การใช้ใบเสร็จที่เป็นกระดาษและการปล่อยให้การชำระเงินคืนคงอยู่จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณและทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อการฉ้อโกง หยุดเสียเวลาและเงิน แล้วยกระดับการอนุมัติของคุณไปอีกระดับด้วยระบบอัตโนมัติ ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย การอนุมัติค่าใช้จ่ายเป็นแง่มุมหนึ่งของการจัดการค่าใช้จ่าย ซึ่งครอบคลุมองค์ประกอบต่างๆ เช่น การตั้งค่าเบี้ยเลี้ยงและขีดจำกัดค่าเดินทาง ชดใช้ค่าใช้จ่ายพนักงาน ติดตามการใช้จ่ายของพนักงาน การสร้างและบังคับใช้นโยบายค่าใช้จ่าย แจ้งเตือนพนักงานฝ่าฝืนนโยบาย วิเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่ายเพื่อค้นหาสิ่งผิดปกติหรือโอกาสในการออม งานเหล่านี้ส่วนใหญ่จัดอยู่ในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์ที่มักจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้: พนักงานใช้จ่ายเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจผ่านการเดินทาง ของขวัญสำหรับลูกค้า การลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมในอุตสาหกรรม ฯลฯ พนักงานบันทึกใบเสร็จรับเงินและข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อยื่นคำร้องขอคืนเงิน ผู้จัดการอนุมัติหรือปฏิเสธการเรียกร้อง ผู้จัดการส่งการเรียกร้องที่ได้รับอนุมัติไปยังทีมบัญชีหรือการเงิน บัญชี/การเงิน ตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อความถูกต้องและสอดคล้องกับนโยบาย บัญชี/การเงิน คืนเงินพนักงาน ยิ่งมีเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำหน้าเวิร์กโฟลว์ของคุณมากเท่าไหร่ กระบวนการนี้จะยิ่งเร็วขึ้นเท่านั้น หลายองค์กรใช้สเปรดชีตซึ่งง่ายต่อการกรอกแต่กลายเป็นเทอะทะและไม่เป็นระเบียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานต้องพิมพ์ออกมา ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติด้วยโปรแกรมต่างๆ […]

กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร? อนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ ค่าใช้จ่ายเป็นความจริงที่ไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับทุกองค์กรหรือธุรกิจ และสำหรับองค์กรและธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญ การจัดการค่าใช้จ่ายหมายถึงชุดของขั้นตอนที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามและเพิ่มประสิทธิภาพ (ลด) การใช้จ่ายของตนและเพิ่มอัตรากำไร กระบวนการนี้ครอบคลุมเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายที่พนักงานส่งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับการชำระเงินคืน กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายที่แข็งแกร่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าการใช้จ่ายขององค์กรไม่เกินค่าเฉลี่ย กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายดิจิทัล แบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณปรับปรุงการอนุมัติและประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้คุณมีข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อลดต้นทุนได้ ในทางกลับกัน การจัดการกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณด้วยตนเอง (โดยใช้อีเมล สเปรดชีต และใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษและใบเสร็จรับเงิน) ใช้เวลานานและอาจส่งผลให้มีการชำระเงินล่าช้า ซึ่งอาจทำลายชื่อเสียงขององค์กรของคุณในหมู่ซัพพลายเออร์ และส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์ของคุณหากคุณมีเนื้อหา จำเป็นไม่ได้รับการจัดหาตรงเวลา การป้อนข้อมูลด้วยกระดาษและคู่มือยังส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้งและแม้แต่เอกสารที่ขาดหายไปซึ่งทีมการเงินของคุณต้องใช้เวลาอันมีค่าในการค้นหา วิธีปรับแต่งกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณ ในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายทั่วไป พนักงานแต่ละคนจะส่งสเปรดชีตรายละเอียดค่าใช้จ่ายให้กับฝ่ายการเงิน พร้อมด้วยโฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยใบเสร็จที่สแกน ถ่ายรูป และอีเมล ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินต้องกระทบยอดใบเสร็จรับเงินกับสเปรดชีตด้วยตนเอง และอนุมัติหรือปฏิเสธการเรียกร้อง ดำเนินการชำระเงิน (หรือปรับเช็คเงินเดือนครั้งต่อไปของพนักงานตามลำดับ) และสร้างบันทึกการเรียกร้องและการชำระเงิน ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานพยายามเรียกร้องเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่สอดคล้องกับนโยบายค่าใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งในกรณีนี้ ฝ่ายการเงินจะต้องเลือกอนุมัติและปฏิเสธแต่ละรายการ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติสามารถทำให้กระบวนการนี้คล่องตัวขึ้นโดยการใช้กฎทางธุรกิจเพื่อให้การอ้างสิทธิ์ได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยอัตโนมัติและกำหนดเส้นทางไปยังขั้นตอนถัดไปของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยื่นคำร้องสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดของธุรกิจ มันจะถูกส่งคืนให้กับพวกเขาโดยอัตโนมัติพร้อมความคิดเห็นที่ขอให้พวกเขาแก้ไขการเรียกร้องหรือจัดเตรียมเอกสารเพิ่มเติม ในทำนองเดียวกัน หากการเรียกร้องเกินจำนวนที่กำหนดไว้ การอ้างสิทธิ์อาจถูกส่งไปยังผู้จัดการระดับที่สูงกว่าเพื่อขออนุมัติก่อนที่จะถูกส่งไปยังการเงินเพื่อขออนุมัติการชำระเงินคืน ต่อไปนี้คือจุดเด่นบางประการของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติการอนุมัติค่าใช้จ่าย ที่ดี : ใช้งานง่ายและตั้งค่า:หากคุณต้องการเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์หรือนักบัญชีจึงจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้ เฉพาะนักพัฒนาและนักบัญชีเท่านั้นที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้ คุณต้องการเครื่องมือที่ตั้งค่าได้ง่ายและใช้งานง่ายยิ่งขึ้นในแต่ละวัน ปรับขนาดได้: เครื่องมือ อัตโนมัติด้านค่าใช้จ่ายของคุณต้องสามารถเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณได้ การผสานรวมกับบุคคลที่สาม:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ของคุณรองรับการผสานรวม […]