ระบบค่าใช้จ่ายบนคลาวด์ ตอนนี้เรามาถึงครึ่งทางแล้วในชุดโพสต์บล็อกสามตอนของเราที่พูดถึงวิธีที่ระบบค่าใช้จ่ายบนคลาวด์สามารถให้ประโยชน์แก่ฝ่ายหลักทั้งสามในกระบวนการค่าใช้จ่ายตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง: ผู้ส่ง ผู้จัดการที่อนุมัติ และตัวประมวลผล
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงว่าระบบค่าใช้จ่ายดิจิทัลจะช่วยผู้อนุมัติได้อย่างไร
เช่นเดียวกับโพสต์แรก ของเรา ในชุดนี้ เราจะใช้บุคคลหลากหลายเพื่อช่วยแจ้งความรำคาญของกระบวนการแบบแมนนวลและประโยชน์ของโซลูชันระบบคลาวด์ เราจะใช้บุคลิกของ Kevin ผู้จัดการฝ่ายขาย ซึ่งเป็นผู้จัดการของ David ด้วย เนื่องจากความต้องการงานของเขา เควินต้องเดินทางอยู่ตลอดเวลา และมักจะพบว่าค่าใช้จ่ายต่างๆ ของทีมของเขากองอยู่บนโต๊ะของเขาในช่วงสิ้นเดือน การพิจารณาตรวจสอบรายงานเหล่านี้ไม่ใช่งานที่เขาชอบ เพราะเขารู้ดีว่าเวลาของเขาไปอยู่ที่อื่นดีกว่า
เราจะสาธิตว่าการย้ายไปยังระบบอัตโนมัติจะช่วย Kevin ได้อย่างไร โดยไม่เพียงแต่ทำให้เขาไม่ต้องเห็นการเรียกร้องค่าใช้จ่ายหลายรายการ แต่ยังช่วยให้เขาควบคุมค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่ส่งมาได้มากขึ้นอีกด้วย
ไม่มีการเรียกร้องค่าใช้จ่ายอีกต่อไป
ความรู้สึกที่ได้เห็นรายงานค่าใช้จ่ายซ้อนกับใบเสร็จรับเงินที่โต๊ะของเขานั้นไม่ใช่สิ่งที่เควินชอบ เนื่องจากเควินจัดการทีมจำนวน 5 คนซึ่งต้องเดินทางตลอดเวลา รายงานค่าใช้จ่ายเหล่านี้จึงค่อนข้างครอบคลุมเป็นประจำ แน่นอนว่านี่หมายความว่า Kevin จะต้องทุ่มเทเวลาอย่างมากในการตรวจสอบแต่ละจำนวนเงินที่บันทึกไว้ในใบเสร็จรับเงินที่แนบมาด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายที่ส่งนั้นถูกต้อง งานนี้ไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลานาน แต่ยังน่าเบื่ออีกด้วย ระบบค่าใช้จ่ายบนคลาวด์
การเปลี่ยนไปใช้ระบบบนคลาวด์ เช่นZetadocs Expensesจะทำให้ Kevin สามารถจัดการและอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ในขณะที่ส่ง เควินจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่ทีมของเขาทำรายงานเสร็จ โดยแจ้งให้เขาทราบว่าตอนนี้จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากเขา ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่เขาต้องการในการอนุมัตินี้มีให้ในที่เดียว (โดยไม่มีใบเสร็จ/กระดาษใดๆ) แต่เขายังสามารถอนุมัติได้โดยตรงจากแอปพลิเคชันมือถือของเขา ไม่ว่าเขาจะอยู่ที่ใด วิธีนี้ทำให้เขามีเวลามากขึ้นและทำให้เควินมีระบบที่เข้ากับตารางเวลาของเขาได้
ดูการสาธิตสั้นๆ นี้เพื่อดูว่าการอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายโดยใช้ Zetadocs นั้นง่ายเพียงใด:
กระบวนการที่ง่ายกว่าและการควบคุมที่เพิ่มขึ้น
ปัญหาสำคัญประการหนึ่งเกี่ยวกับระบบค่าใช้จ่ายด้วยตนเองคือการที่มนุษย์สามารถเข้ามามีบทบาทได้อย่างไร เควินมักพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่เขาอนุมัติการเรียกร้องอย่างไม่ถูกต้อง โดยที่รายงานการเรียกร้องค่าเสียหายที่ส่งมาไม่ตรงกับที่แสดงในใบเสร็จรับเงินที่แนบมาด้วย ส่งผลให้มีการเรียกร้องค่าใช้จ่ายกลับมาหาเขาผ่านโปรเซสเซอร์ ซึ่งเพิ่มเวลาให้กับกระบวนการเพิ่มเติม
ระบบอัตโนมัติเช่น Zetadocs Expenses ช่วยป้องกันสิ่งนี้โดยอนุญาตให้วางนโยบายการใช้จ่ายและนำเสนอข้อมูลที่ส่งมาอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากทีมของ Kevin มีงบประมาณอาหารกลางวัน 20 ปอนด์ในระหว่างการเดินทาง และ David ส่งค่าอาหารกลางวันเป็น 25 ปอนด์ ระบบจะตั้งค่าสถานะนี้ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้ Kevin ตรวจพบความผิดปกติ แต่ยังช่วยให้เขาขอเหตุผลเพิ่มเติมจากทีมหรืออ่านความคิดเห็นที่เพิ่มลงในค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ ซึ่งจะช่วยลดความน่าจะเป็นที่รายงานเหล่านี้จะกลับมาหาเขา ซึ่งหมายความว่าใช้เวลาน้อยลงในการอนุมัติค่าใช้จ่าย
ใช้ประโยชน์สูงสุดจากสิ่งเหล่านี้
ตามที่แสดงในโพสต์นี้ การย้ายค่าใช้จ่ายไปยังระบบคลาวด์จะเพิ่มเวลาอันมีค่าสำหรับผู้อนุมัติและช่วยให้พวกเขาทำการอนุมัติได้อย่างถูกต้อง
ดังนั้น หากคุณเป็นผู้จัดการที่ไม่ว่างและกำลังมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและง่ายกว่าในการอนุมัติค่าใช้จ่ายของทีม ระบบบนคลาวด์อาจเป็นโซลูชันที่คุณต้องการ
กำหนดเวลาการสาธิตกับทีมของเราวันนี้เพื่อดูการทำงานของซอฟต์แวร์ของเรา เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะตอบคำถามใดๆ ที่คุณอาจมีเกี่ยวกับฟังก์ชันเต็มรูปแบบของโซลูชันของเรา หรือเปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์โดยทั่วไป ดังนั้นโปรดติดต่อวันนี้!
ในบล็อกโพสต์สุดท้ายของซีรีส์นี้ เราระบุว่าโปรเซสเซอร์ได้รับประโยชน์จากการย้ายกระบวนการค่าใช้จ่ายไปยังคลาวด์อย่างไร เราอธิบายว่านโยบายสามารถนำไปใช้กับขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่ามีการควบคุมและฟังก์ชันการรายงานสามารถช่วยระบุความผิดปกติและลดการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างไร อ่านโพสต์บล็อกนี้ทันที
ขั้นตอนในการอนุมัติค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ
คุณอาจเป็นหนึ่งใน43 เปอร์เซ็นต์ของบริษัทที่ยังคงใช้กระบวนการด้วยตนเองเพื่อจัดการรายงานค่าใช้จ่าย เพิ่มขวัญกำลังใจและประสิทธิภาพการทำงานด้วยการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่ายของคุณโดยใช้หกขั้นตอนต่อไปนี้
1. ตัดสินใจเลือกสิ่งที่ต้องการให้เป็นระบบอัตโนมัติ
บางทีคุณอาจติดตามค่าใช้จ่ายหลักด้วยห้องสมุดสเปรดชีตที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือบางทีพนักงานของคุณยังคงพิมพ์รายงานค่าใช้จ่ายและส่งมอบด้วยมือ ขั้นแรกให้พิจารณาว่ากระบวนการเหล่านี้จะเป็นอย่างไรหากไม่มีกระดาษหรือสำเนาดิจิทัลหลายชุด จากนั้นจึงตัดสินใจว่าระบบอัตโนมัติจะสามารถทำงานได้อย่างไร
2. ทบทวนนโยบายของคุณอีกครั้ง
หากคุณกำลังทำรายงานด้วยตนเอง คุณมักจะปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างหลวม ซึ่งคลุมเครือและลืมง่าย เขียนนโยบายของคุณในภาษาที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาสงสัยว่าจะอนุมัติหรือปฏิเสธค่าใช้จ่ายหรือไม่
นโยบายของคุณควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะอนุญาตให้มีข้อยกเว้นในกรณีฉุกเฉินและสถานการณ์พิเศษ นโยบายควรทราบด้วยว่าผู้จัดการคนใดทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการอนุมัติและให้รายละเอียดขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ กำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จำง่าย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนสามารถอ้างอิงนโยบายได้อย่างง่ายดายทุกเมื่อที่ต้องการ
3. ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณใหม่
พบกับทีมของคุณเพื่อกำหนดค่าใหม่ว่าใครต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายและใครสามารถถอยกลับได้ ถามพวกเขาว่าความรับผิดชอบในการอนุมัติใดจะทำงานได้ดีที่สุดกับงานของพวกเขา ใช้คำตอบของพวกเขาเป็นแนวทาง สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทุกคนสามารถตกลงกันได้ สำหรับทีมขนาดเล็ก ความรับผิดชอบในการอนุมัติของพนักงานอาจไม่เปลี่ยนแปลงมากนัก แต่จะช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น
4. เลือกเครื่องมือของคุณ
ไม่ว่าจะเป็นตัวติดตามค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แอพไมล์สะสม หรือเครื่องบันทึกใบเสร็จ ให้นึกถึงแอพและเครื่องมือที่จะทำให้ชีวิตของพนักงานของคุณง่ายขึ้น ถามพวกเขาว่าชอบเครื่องมือใด และเลือกเครื่องมือที่ไม่ต้องใช้กระดาษมากที่สุด
บางทีโปรแกรมซอฟต์แวร์หนึ่งอาจมีแอพมือถือที่สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายได้ หรือแพลตฟอร์มการอนุมัติอื่นไม่มีแอพแต่รวมเข้ากับซอฟต์แวร์การบัญชีที่มีอยู่ของคุณอย่างสมบูรณ์แบบและสร้างรายงานโดยอัตโนมัติ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
