แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ สร้างแบบฟอร์ม จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าข้อมูลและคำถามใดควรรวมอยู่ และควรนำเสนอแบบฟอร์มต่อผู้ที่กรอกข้อมูลอย่างไร สิ่งนี้จะช่วยรับประกันว่าคุณจะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นให้ได้มากที่สุดในขณะที่ทำให้กระบวนการกรอกแบบฟอร์มรวดเร็วและง่ายดาย
แบบฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ออกแบบอย่างดี และปรับให้เหมาะสมจะมีอัตราการแข่งขันที่สูงขึ้น และจะรวบรวมข้อมูลที่ดีขึ้น
- Less is more:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เว้นพื้นที่สีขาวไว้รอบๆ พื้นที่เพียงพอ เพื่อให้แต่ละส่วนดึงดูดสายตาผู้ใช้ได้อย่างชัดเจน การทำให้มันเรียบง่าย คุณจะปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้โดยรวม จับเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น
- ปรับ แต่ง:ใช้ตราสินค้าที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้แบบฟอร์มรู้ว่าเป็นรูปแบบใดและให้แน่ใจว่าการออกแบบแบบฟอร์มตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น แสดงและซ่อนฟิลด์ตามคำตอบก่อนหน้าในแบบฟอร์ม
- หลายหน้า:พยายามอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในหน้าจอเดียว ใช้ประโยชน์จากการออกแบบวิซาร์ดที่มีหลายเพจที่เหมาะสมในการนำผู้คนเข้าสู่ขั้นตอนของฟอร์ม
- ฟิลด์ป้อนข้อมูลอัจฉริยะ:ใช้เมนูแบบเลื่อนลง ตัวเลือกวันที่ กล่องกาเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก ทำให้ผู้ใช้ให้ข้อมูลที่เหมาะสมกับคุณได้ง่ายและสะดวก
- กรอกล่วงหน้า:หากแบบฟอร์มรู้ว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม ให้รับทราบข้อมูลประจำตัวและเติมค่าฟิลด์ของแบบฟอร์มที่ดูแลไว้แล้วล่วงหน้าโดยระบบเพื่อลดการป้อนข้อมูล
- แบบฟอร์มที่ปรับเปลี่ยนได้:บ่อยครั้งที่ผู้ส่งเริ่มต้นเริ่มกระบวนการและส่วนอื่น ๆ จะเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคลอื่น ในการออกแบบฟอร์มที่ดี ส่วนเพิ่มเติมเหล่านี้จะถูกซ่อนจากผู้ใช้ทั้งหมดโดยไม่จำเป็น
- ไฟล์แนบ:อนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดข้อมูลสนับสนุนผ่านไฟล์แนบ นี่อาจเป็นรูปภาพหรือสเปรดชีต excel เป็นต้น
- การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงตามข้อกำหนด เช่น ความยาวข้อมูล ประเภท หรือ “จำเป็น” เป็นต้น ให้ข้อเสนอแนะที่เข้าใจง่ายแก่ผู้ใช้เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงข้อกำหนด
- บันทึกสำหรับภายหลัง:สำหรับกระบวนการแบบฟอร์มที่ใช้เวลาสักครู่ ผู้ใช้อาจต้องหยุดชั่วคราวในระหว่างการกรอกแบบฟอร์มและกลับมาใหม่ในภายหลัง
- อุปกรณ์เคลื่อนที่:คำนึงถึงการตอบสนองเมื่อออกแบบแบบฟอร์มหรืออย่างน้อยต้องลดขนาดลง เพื่อให้ผู้ใช้ที่เดินทางสามารถกรอกแบบฟอร์มได้หากจำเป็น
การเพิ่มทางเลือกของPerfectFormsทำให้ง่ายต่อการสร้างรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภท ตั้งแต่ขั้นตอนง่ายไปจนถึงซับซ้อน และทำให้ขั้นตอนตามแบบฟอร์มในDocument Locatorเป็นไปโดยอัตโนมัติ ข้อมูลจะถูกบันทึกโดยตรงจากผู้ใช้โดยสะดวก ทำให้ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือสแกนในภายหลัง ทุกอย่างถูกนำเข้าโดยตรงไปยังระบบ และสามารถใช้เพื่อเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วยแบบฟอร์มของเอกสาร
สร้างและปรับใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเก็บข้อมูล
ทำให้กระบวนการทางธุรกิจตามแบบฟอร์มเป็นไปโดยอัตโนมัติ
สร้างรูปแบบที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนโดยไม่ต้องรู้ HTML หรือเขียนโค้ดใดๆ
สร้างฟอร์มง่ายๆ
สร้างแบบฟอร์มด้วยตัวสร้างแบบฟอร์ม “สิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่คุณได้รับ” (WYSIWYG) อย่างง่าย
ลากและวางแต่ละอ็อบเจ็กต์ของฟอร์มเพื่อสร้างฟอร์มที่กำหนดเอง
ฝังวิดีโอ แคปช่า และออบเจ็กต์รูปแบบอื่นๆ
ออกแบบแบบฟอร์มด้วยโลโก้ รูปภาพ และสีเพื่อสะท้อนถึงแบรนด์ของคุณเอง
เผยแพร่แบบฟอร์มออนไลน์หรือภายใน
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสาร
การส่งแบบฟอร์มโดยตรงในการจัดการเอกสารช่วยเพิ่มข้อดีของการประมวลผลแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อส่งแบบฟอร์มแล้ว สามารถใช้ข้อมูลแบบฟอร์มเพื่อสร้างไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นบันทึกถาวรภายในระบบการจัดการเอกสาร สามารถค้นหาไฟล์ วางลงในเวิร์กโฟลว์ จัดการตามนโยบายระเบียนสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด และอื่นๆ
บันทึกข้อมูลแบบฟอร์มโดยตรงใน Document Locator
แสดงผลข้อมูลในรูปแบบไฟล์ PDF สร้างบันทึกถาวรในระบบจัดการเอกสาร
ค้นหาและเรียกไฟล์ส่งแบบฟอร์ม PDF
กำหนดเส้นทางไฟล์การส่งแบบฟอร์มในเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับการตรวจทานและการอนุมัติรูปแบบเอกสาร
จัดการไฟล์ส่งแบบฟอร์มตามนโยบายบันทึก ให้เป็นไปตามระเบียบและการควบคุมการตรวจสอบ
ดูรายงานและตรวจสอบการส่งแบบฟอร์มและเวิร์กโฟลว์การประมวลผลแบบฟอร์ม
การกำหนดเส้นทางการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้
ลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบกำกับสินค้าและลดข้อผิดพลาดด้วยการยื่นและกำหนดเส้นทางใบกำกับสินค้าอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้จะถูกบันทึกเมื่อมาถึงทางอีเมล กระดาษ หรือโทรสาร เมื่อเข้ารหัสแล้ว พวกเขาจะถูกตั้งชื่อ ยื่น และวางลงในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ ทุกอย่างถูกจับและบันทึกไว้ในระบบ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสารและขั้นตอนคุณภาพ
ลดความเสี่ยงและปรับปรุงความสอดคล้องระหว่างขั้นตอนการควบคุมด้วยกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ตั้งแต่คำขอเปลี่ยนแปลงไปจนถึงการเผยแพร่ขั้นสุดท้าย ถูกทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและตรวจสอบได้อย่างเต็มที่ในระบบควบคุมเอกสาร
ขั้นตอนทรัพยากรบุคคล
แปลงขั้นตอนแบบแมนนวลที่ใช้กระดาษเป็นการดำเนินการแบบไร้กระดาษอัตโนมัติในแผนกทรัพยากรบุคคล ข้อมูลที่เคยจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารสามารถค้นหาและเรียกค้นข้อมูลได้ทันทีในระบบจัดการเอกสาร แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มกระดาษ (และความยุ่งยากในการประมวลผลแบบฟอร์มด้วยตนเอง)
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
