ระบบการอนุมัติค่าใช้จ่าย กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร?
ค่าใช้จ่ายเป็นความจริงที่ไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับทุกองค์กรหรือธุรกิจ และสำหรับองค์กรและธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญ
การจัดการค่าใช้จ่ายหมายถึงชุดของขั้นตอนที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามและเพิ่มประสิทธิภาพ (ลด) การใช้จ่ายของตนและเพิ่มอัตรากำไร กระบวนการนี้ครอบคลุมเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายที่พนักงานส่งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับการชำระเงินคืน
กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายที่แข็งแกร่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าการใช้จ่ายขององค์กรไม่เกินค่าเฉลี่ย กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายดิจิทัล แบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณปรับปรุงการอนุมัติและประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้คุณมีข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อลดต้นทุนได้
ในทางกลับกัน การจัดการกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณด้วยตนเอง (โดยใช้อีเมล สเปรดชีต และใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษและใบเสร็จรับเงิน) ใช้เวลานานและอาจส่งผลให้มีการชำระเงินล่าช้า ซึ่งอาจทำลายชื่อเสียงขององค์กรของคุณในหมู่ซัพพลายเออร์ และส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์ของคุณหากคุณมีเนื้อหา จำเป็นไม่ได้รับการจัดหาตรงเวลา การป้อนข้อมูลด้วยกระดาษและคู่มือยังส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้งและแม้แต่เอกสารที่ขาดหายไปซึ่งทีมการเงินของคุณต้องใช้เวลาอันมีค่าในการค้นหา
วิธีปรับแต่งกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณ
ในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายทั่วไป พนักงานแต่ละคนจะส่งสเปรดชีตรายละเอียดค่าใช้จ่ายให้กับฝ่ายการเงิน พร้อมด้วยโฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยใบเสร็จที่สแกน ถ่ายรูป และอีเมล
ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินต้องกระทบยอดใบเสร็จรับเงินกับสเปรดชีตด้วยตนเอง และอนุมัติหรือปฏิเสธการเรียกร้อง ดำเนินการชำระเงิน (หรือปรับเช็คเงินเดือนครั้งต่อไปของพนักงานตามลำดับ) และสร้างบันทึกการเรียกร้องและการชำระเงิน ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานพยายามเรียกร้องเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่สอดคล้องกับนโยบายค่าใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งในกรณีนี้ ฝ่ายการเงินจะต้องเลือกอนุมัติและปฏิเสธแต่ละรายการ
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติสามารถทำให้กระบวนการนี้คล่องตัวขึ้นโดยการใช้กฎทางธุรกิจเพื่อให้การอ้างสิทธิ์ได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยอัตโนมัติและกำหนดเส้นทางไปยังขั้นตอนถัดไปของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยื่นคำร้องสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดของธุรกิจ มันจะถูกส่งคืนให้กับพวกเขาโดยอัตโนมัติพร้อมความคิดเห็นที่ขอให้พวกเขาแก้ไขการเรียกร้องหรือจัดเตรียมเอกสารเพิ่มเติม ในทำนองเดียวกัน หากการเรียกร้องเกินจำนวนที่กำหนดไว้ การอ้างสิทธิ์อาจถูกส่งไปยังผู้จัดการระดับสูงเพื่อขออนุมัติก่อนที่จะถูกส่งไปยังการเงินเพื่อขออนุมัติการชำระเงินคืน
ต่อไปนี้คือจุดเด่นบางประการของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติการอนุมัติค่าใช้จ่าย ที่ดี :
ใช้งานง่ายและตั้งค่า:หากคุณต้องการเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์หรือนักบัญชีจึงจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้ เฉพาะนักพัฒนาและนักบัญชีเท่านั้นที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้ คุณต้องการเครื่องมือที่ตั้งค่าได้ง่ายและใช้งานง่ายยิ่งขึ้นในแต่ละวัน
ปรับขนาดได้: เครื่องมือ อัตโนมัติด้านค่าใช้จ่ายของคุณต้องสามารถเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณได้
การผสานรวมกับบุคคลที่สาม:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ของคุณรองรับการผสานรวม เพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ที่มีอยู่หรือในอนาคตที่ทีมบัญชีของคุณใช้โดยไม่มีความยุ่งยาก
เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง:โปรแกรมอัตโนมัติบางโปรแกรมมาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกรูปแบบที่มีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของคุณอย่างเต็มที่เพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดเฉพาะขององค์กรของคุณ
เหตุใดจึงทำให้กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
เหตุใดจึงทำให้กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
รายงานค่าใช้จ่ายเฉลี่ยใช้เวลาดำเนินการ20 นาที
รายงานค่าใช้จ่าย หนึ่งในห้ารายการถูกยื่นอย่างไม่ถูกต้อง
พนักงาน สองในสามยังไม่ได้อ่านนโยบายการเรียกร้องค่าใช้จ่ายขององค์กร
การฉ้อโกงค่าใช้จ่ายทำให้บริษัทในสหรัฐอเมริกาต้องเสียค่าใช้จ่าย2.8 พันล้านดอลลาร์ต่อปี
หกสิบเปอร์เซ็นต์ของพนักงานในสหราชอาณาจักรล้มเหลวในการเรียกร้องการชำระเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่าย
กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และทำให้ทีมการเงินของคุณทำงานที่มีความหมายมากขึ้นได้ อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่สำหรับมืออาชีพด้านการเงิน นี่อาจเป็นข้อแตกต่างระหว่างความคับข้องใจรายวันกับความพึงพอใจในงาน และอาจสร้างความแตกต่างในกระบวนการสรรหาบุคลากรเมื่อพยายามดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูง
การทำให้ขั้นตอนค่าใช้จ่ายง่ายขึ้นและเน้นการบริหารน้อยลง ยังทำให้กระบวนการง่ายขึ้นมากสำหรับพนักงานคนอื่นๆ ของคุณในการนำทาง ซึ่งเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญเมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่า60%ของพนักงานในสหราชอาณาจักรกล่าวว่าพวกเขาไม่เคยยื่นรายงานค่าใช้จ่ายมาก่อนและ 48% ของพนักงานใช้เงินของตัวเองไปกับต้นทุนทางธุรกิจโดยไม่ได้รับเงินคืน
นอกเหนือจากประโยชน์ที่เห็นได้ชัดของการประหยัดเวลาและความพยายาม (และเงิน!) ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการใช้ frevvo เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ: ระบบการอนุมัติค่าใช้จ่าย
คุณจะได้รูปลักษณ์และขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ให้พอดีกับซอฟต์แวร์
การคำนวณทั้งหมดดำเนินการโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดอุบัติการณ์ของข้อผิดพลาดได้อย่างมาก
ค่าใช้จ่ายจะถูกจัดประเภทโดยอัตโนมัติ ทำให้งานของผู้ควบคุมการเงินง่ายขึ้นมาก
ฟิลด์ข้อมูลพนักงานจะถูกเติมโดยอัตโนมัติ
ง่ายต่อการแนบใบเสร็จรับเงิน (รวมถึงรูปถ่ายที่ถ่ายด้วยสมาร์ทโฟน)
รายงานสามารถเริ่มต้นและลงชื่อในอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้
แบบฟอร์มจะตรวจสอบความถูกต้องของฟิลด์และตั้งค่าสถานะข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติ
การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติหมายถึงไม่มีชุดข้อความอีเมลที่ยาวเหยียดอีกต่อไป
การแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการทำงานต่อไป = ไม่มีคอขวดและการติดตามผลอีกต่อไป!
เส้นทางการตรวจสอบในตัวทำให้ฤดูกาลภาษีเป็นเรื่องง่าย
ข้อมูลที่สมบูรณ์ช่วยให้มองเห็นสถานะทางการเงินของบริษัทและปรับปรุงความสามารถเชิงกลยุทธ์
เสียงดี? มาดูวิธีเก็บเกี่ยวผลประโยชน์เหล่านี้กันดีกว่า
วิธีการใช้ระบบอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติใน 3 ขั้นตอนง่ายๆ ด้วย frevvo
ด้วย frevvo คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่าย ของคุณ ง่ายขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติที่รอบคอบ ในขณะที่คำว่า “อัตโนมัติ” อาจทำให้คุณส่ายหน้า แต่คิดว่าคุณไม่มีทรัพยากรด้านไอทีสำหรับสิ่งนั้น แต่อย่ากลัว! ซอฟต์แวร์ของ frevvo เป็นภาพ 100% และไม่ต้องการความรู้ด้านการเข้ารหัสใดๆ
นี่คือวิธีการ
1. สร้างแบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ
เริ่มต้นด้วยการสร้างแบบฟอร์มอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นระบบอัตโนมัติการอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณด้วยเทมเพลตซึ่งคุณสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อให้ตรงกับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ
หรือคุณสามารถเริ่มต้นในหน้าใหม่และใช้ ตัวสร้างแบบฟอร์มลากและวางที่มีภาพของ frevvo เพื่อสร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจของคุณ คุณสามารถเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์แนบได้อย่างง่ายดาย ทำให้พนักงานสามารถอัปโหลดรูปถ่ายใบเสร็จบนสมาร์ทโฟนได้ คุณยังสามารถกำหนดค่ากฎเพื่อให้แน่ใจว่าส่งเฉพาะรายงานที่กรอกอย่างถูกต้องเท่านั้น
สร้างแบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ
2. ออกแบบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณ
เมื่อคุณมีแบบฟอร์มที่ตอบสนองต่ออุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างสมบูรณ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายเพื่อกำหนดเส้นทางการเรียกร้องค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไป คุณสามารถใช้กฎแบบมีเงื่อนไขได้ เช่น การส่งแบบฟอร์มไปยัง CFO เพื่อลงชื่อออกในกรณีที่ค่าใช้จ่ายเกินจำนวนเกณฑ์
ออกแบบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณ
3. แนะนำเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายใหม่ของคุณให้กับพนักงาน
เช่นเดียวกับกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายใดๆ กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติจะทำงานก็ต่อเมื่อทุกคนใช้และถ้าพวกเขาใช้อย่างถูกต้อง ใช้เวลาในการแนะนำระบบใหม่ของคุณกับพนักงานของคุณและแสดงวิธีใช้งาน
เมื่อพวกเขาเห็นว่าการใช้ frevvo นั้นง่ายเพียงใด แม้แต่พนักงานที่ไม่ชอบผู้ดูแลระบบมากที่สุดของคุณก็ยังยินดีที่จะใช้เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่ในการยื่นคำร้องค่าใช้จ่าย แผนกการเงินของคุณจะขอบคุณที่ทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นมาก
แค่นั้นแหละ!
เมื่อคุณตั้งค่าต่างๆ เรียบร้อยแล้ว นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติแบบใหม่ของคุณ:
พนักงานส่งรายงานค่าใช้จ่าย – พนักงานกรอกแบบฟอร์มดิจิทัลทางอิเล็กทรอนิกส์บนอุปกรณ์ใด ๆ และแนบใบเสร็จรับเงินเป็น PDF หรือรูปถ่าย
การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติ – เวิร์กโฟลว์ทำงาน โดยกำหนดเส้นทางรายงานค่าใช้จ่ายไปยังบุคคลที่เหมาะสม การแจ้งเตือน การเตือนความจำ และการยกระดับจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการโทรศัพท์ด้วยตนเองจึงถูกขจัดออกไป ด้วยเส้นทางการตรวจสอบที่มีอยู่แล้วภายใน ทุกคนสามารถดูสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ออนไลน์ได้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องตรวจสอบสถานะของการอ้างสิทธิ์
ประเมินการเรียกร้อง – หัวหน้างานของพนักงานอนุมัติ สอบถามหรือปฏิเสธการเรียกร้องทางออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์แบบฟอร์ม พวกเขาสามารถอนุมัติการเรียกร้องค่าใช้จ่ายบนอุปกรณ์มือถือของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นการไม่อยู่ที่สำนักงานจึงไม่จำเป็นต้องทำให้เกิดปัญหาคอขวดอีกต่อไป
กระบวนการชำระเงินคืน – เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วเท่านั้นคือรายงานค่าใช้จ่ายที่กำหนดเส้นทางไปยังผู้ควบคุมทางการเงินเพื่อประมวลผลการชำระเงินคืน
การ ทำบัญชี – ในที่สุด การเรียกร้องค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกไว้ในหนังสือขององค์กร ด้วย ตัวเชื่อมต่อฐานข้อมูลและระบบธุรกิจของ frevvo ขั้นตอนนี้ยังเป็นแบบอัตโนมัติโดยการเชื่อมโยงแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายกับฐานข้อมูล SQL หรือระบบบัญชีของคุณ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
