การจัดการค่าใช้จ่าย การวิเคราะห์ข้อมูลได้กลายเป็นกระบวนการพื้นฐานในโลกธุรกิจ โดยเฉพาะในช่วงสองปี ที่ผ่าน มา การวิจัยพบว่าการใช้อินเทอร์เน็ตในสหราชอาณาจักร เพิ่มขึ้นสองเท่า ในปี 2022 เนื่องจากการระบาดใหญ่ ส่งผลให้มีการผลิตข้อมูลมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา
คนส่วนใหญ่ที่ดำเนินธุรกิจจะรู้ว่าแม้การโต้ตอบคร่าวๆ กับลูกค้าจะสร้างข้อมูล ซึ่งหากใช้อย่างถูกวิธี จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวและมุ่งเน้นวิธีการดำเนินธุรกิจ
การวิเคราะห์ข้อมูลมีแนวโน้มที่จะมีความสำคัญมากขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หากสถิติเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา:
จำนวนอุปกรณ์อัจฉริยะที่เชื่อมต่อในปีที่แล้วอยู่ที่ประมาณ46 พันล้านทั่วโลกซึ่งทั้งหมดกำลังรวบรวม วิเคราะห์ และแบ่งปันข้อมูล
ข้อมูลประมาณ 1.145 ล้านล้าน MBถูกสร้างขึ้นทุกวัน
ภายในปี 2025 จำนวนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของสรรพสิ่ง (IoT) ทั่วโลกจะอยู่ที่38.6 พันล้านเครื่องภายในปี 2568
น่าแปลกที่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้ข้อมูลที่รวบรวมมาอย่างเต็มศักยภาพ ทำให้ข้อมูลที่มีค่าสูงจำนวนมากถูกละเลยและสูญเปล่า
ธุรกิจที่ใช้โอกาสที่เสนอโดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมักจะเป็นธุรกิจที่ออกจากการแข่งขันในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า
ได้เวลาลงมือแล้ว
การจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงานเป็นธุรกิจหนึ่งที่ให้ข้อมูลที่ไม่ควรละเลย
ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติ เช่น ระบบที่ qdoc นำเสนอ มีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วในแง่ของการตระหนักรู้และใช้ประโยชน์จากพลังของการวิเคราะห์ข้อมูล
นอกจากจะทำให้จับรายละเอียดได้ง่ายขึ้นเพื่อการจัดการค่าใช้จ่ายที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์แล้ว qdoc ยังทำให้สามารถใช้ข้อมูลที่รวบรวมมาเพื่อสร้างรายงานที่เสนอข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับวิธีการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ – และธุรกิจในวงกว้าง – ใช้งานได้จริง
แม้ว่าการจับภาพรายละเอียดอย่างแม่นยำ เช่น ระยะทางที่เดินทาง อาจเป็นแรงกระตุ้นที่ผลักดันให้ธุรกิจส่วนใหญ่ลงทุนในการจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ ด้านการรายงานก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน และนี่คือสาเหตุบางประการ:
ข้อมูลส่วนกลาง
วิธีการแบบดั้งเดิมในการทำ การอนุมัติ และการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายมีแนวโน้มที่จะส่งผลให้มีเอกสารจำนวนมากกระจัดกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ และดังที่ได้แสดงให้เห็นในช่วงสองปีที่ผ่านมา สถานที่เหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
แม้ว่าระบบอัตโนมัติจะรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว แต่ก็ยังมีระดับของความพยายามที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น การติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมดของพนักงานคนเดียวในช่วงเวลาที่กำหนด
เช่นเดียวกับการตรวจสอบการใช้จ่ายของแผนกเฉพาะภายในธุรกิจ หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดจากกิจกรรมเฉพาะ เช่น การเดินทาง ในทางกลับกัน สามารถสร้างรายงานที่ปรับให้เหมาะสมได้โดยใช้พารามิเตอร์ที่ตั้งค่าให้นำข้อมูลที่เป็นปัญหามารวมกันในรายงานที่ไม่ซ้ำกันฉบับเดียวในเวลาใดก็ตาม ทำให้ง่ายต่อการค้นหารายละเอียดที่แม่นยำที่คุณต้องการ
การควบคุมต้นทุน
ก่อนเกิดโรคระบาด ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการเดินทางเพื่อธุรกิจในสหราชอาณาจักร (ค่าใช้จ่ายเพียงประเภทเดียว) อยู่ที่ประมาณ 750 ปอนด์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อปี ค่าใช้จ่ายนี้อาจดูเหมือนเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างเล็ก แต่เมื่อคูณด้วยจำนวนพนักงานก็จะมีจำนวนมหาศาล
นอกจากนี้ ตัวเลขเฉลี่ยจะรวมถึงธุรกิจเหล่านั้น เช่น การผลิตในฐานเดียว ซึ่งไม่ใช้จ่ายมากในการเดินทาง ในขณะที่สำหรับธุรกิจที่พึ่งพาการเดินทางออกและพบปะลูกค้าเป็นประจำทั้งในประเทศและต่างประเทศ ตัวเลขดังกล่าว มีแนวโน้มที่จะสูงขึ้นมาก
แม้ว่าการ เดินทางเพื่อธุรกิจจะ ลดลงอย่างมากเนื่องจากการระบาดใหญ่ (ก่อนเกิดโรคระบาด ซึ่งสูงถึง 3 หมื่นล้านปอนด์ ) อุตสาหกรรมการเดินทางเพื่อธุรกิจยังคงส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อ GDP เมื่อมีการเรียกร้องค่าใช้จ่ายทันทีในแบบเรียลไทม์ในขณะที่กำลังเดินทางไปทำธุรกิจ อาจเป็นเรื่องง่ายเกินไปสำหรับเงินที่ใช้จ่ายไปอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องวิเคราะห์
ในทางกลับกัน การรายงานที่ครอบคลุมจะสร้างภาพรวมของค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยแยกตามหมวดหมู่เฉพาะ เช่น ประเภทของค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น และจำนวนเงินที่ใช้จะเพิ่มขึ้นหรือลดลงหรือไม่ การจัดการค่าใช้จ่าย
ข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลประเภทนี้สามารถวิเคราะห์ได้โดยพนักงานที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับการเข้าถึงที่กำหนดโดยธุรกิจ หมายความว่าข้อมูลเชิงลึกจากทั่วกระดานสามารถนำไปใช้กับต้นทุนได้ และสามารถมองเห็นแนวโน้มที่สร้างความเสียหายได้ก่อนที่จะถูกยึดไว้อย่างเหมาะสม .
นโยบายค่าใช้จ่าย
ทุกธุรกิจควรมีนโยบายด้านค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุม โดยกำหนดสิ่งที่พนักงานสามารถเรียกร้องได้อย่างชัดเจน และวิธีประเมินค่าสินไหมทดแทนเหล่านั้น การทำให้แน่ใจว่านโยบายมีความชัดเจนและเข้าใจได้ง่าย รวมทั้งสามารถเข้าถึงได้ง่าย จะเพิ่มโอกาสสูงสุดที่พนักงานทุกคนจะทราบอย่างแน่ชัดว่าพวกเขาอยู่ที่จุดใดในแง่ของค่าใช้จ่าย
นโยบายค่าใช้จ่ายต้องยืดหยุ่นพอที่จะเปลี่ยนแปลงได้เมื่อสภาพของแต่ละธุรกิจหรือสภาพเศรษฐกิจที่กว้างขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อทำงานจากระยะไกล
รายงานสามารถระบุรูปแบบที่เกิดขึ้นได้ เช่น นโยบายค่าใช้จ่ายใดที่ถูกละเมิดบ่อยที่สุด ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าทำไมถึงเป็นเช่นนี้
ในบางกรณี อาจเป็นเพียงคำถามของพนักงานที่ไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่านโยบายมีไว้เพื่อดำเนินการอย่างไร แต่ในอีกกรณีหนึ่ง การละเมิดอย่างต่อเนื่องอาจเน้นย้ำถึงข้อเท็จจริงที่ว่านโยบายบางนโยบายล้าสมัยและไม่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์อีกต่อไป
กลยุทธ์
เมื่อมีส่วนร่วมในการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน อาจเป็นเรื่องยากที่จะหาเวลาที่จะถอยออกมาและรับมุมมองเชิงกลยุทธ์ในระยะยาว
การรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายจะให้ภาพรวมที่มักจะเข้าถึงได้ยากจากภายในการทำงานของระบบเอง ซึ่งเผยให้เห็นถึงแนวโน้มในระยะยาวเพื่อให้สามารถวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างเหมาะสมสำหรับอนาคต
สามารถตั้งค่าการรายงานตามกรอบเวลาที่กำหนดได้ เช่น สัปดาห์ เดือน หรือหลายเดือน เพื่อให้เห็นภาพที่ครอบคลุมอย่างแท้จริง
การจัดสรรงบประมาณ
ประโยชน์หลักประการหนึ่งของการรายงานคือช่วยให้จัดสรรงบประมาณได้ง่ายขึ้นโดยมีการคิดล่วงหน้าและวางแผนอย่างรอบคอบ
แทนที่จะเพียงแค่ตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหรือแม้แต่หลังจากเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น การรายงานระยะยาวเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าใช้จ่ายจะช่วยให้ธุรกิจของคุณระบุแนวโน้มและวางแผนสำหรับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปล่วงหน้า และทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายและงบประมาณก่อนที่จะถูกบังคับให้ทำเช่นนั้นโดยพฤติการณ์
ส่วนลดผู้ขาย
ค่าใช้จ่ายในการเดินทางมักจะประกอบด้วยค่าธรรมเนียมที่จ่ายให้กับสายการบิน บริษัทรถไฟ โรงแรม และบริษัทให้เช่ารถยนต์ รายงานจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับระดับการใช้จ่ายที่แท้จริงกับผู้ขายแต่ละรายโดยใช้จุดข้อมูลต่างๆ ทำให้คุณอยู่ในตำแหน่งที่ทรงพลังมากในการเข้าถึงอัตราพิเศษระดับองค์กร
ถึงเวลาอัตโนมัติ
การเรียกร้องค่าใช้จ่ายอัตโนมัติทำให้ทุกแง่มุมของการจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และรายงานโดยละเอียดซึ่งสร้างขึ้นจะช่วยเพิ่มมูลค่าอีกชั้นที่สำคัญอีกชั้นหนึ่ง
เมื่อคุณใช้ qdoc คุณจะมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ และสร้างผลกระทบในจุดที่สำคัญที่สุด – ในด้านผลกำไรของคุณ
GIF ด้านล่างแสดงฟังก์ชันการรายงานบางส่วน:
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมว่า qdoc สามารถช่วยคุณในการจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างไร โปรดไปที่หน้าผลิตภัณฑ์ Zetadocs Expenses ของเรา หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมและจองในตัวอย่างวันนี้!
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
