โซลูชันบริการจัดเก็บเอกสาร เอกสารเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ เกือบทุกประเภทตั้งแต่การรับไปจนถึง การติดต่อกับลูกค้าจนถึงไฟล์บุคลากร การจัดเก็บเอกสารเหล่านี้อาจมีปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่เก่ากว่าที่จำเป็นสำหรับเหตุผลด้านภาษี แต่ไม่ได้ใช้ นั่นคือสิ่งที่บริการจัดเก็บเอกสารออนไลน์อาจมีความสำคัญ
Secure Document Storage Services – SDSS คืออะไร
บริการจัดเก็บเอกสารกำลังเสนอ บริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ที่ปลอดภัยและปลอดภัยสำหรับเอกสาร / โฟลเดอร์ธุรกิจทั้งหมด บริษัท ให้บริการการจัดเก็บข้อมูลในระดับต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยคลังสินค้าในพื้นที่และการจัดเก็บข้อมูลเชิงลึกสำหรับเอกสารที่อาจไม่จำเป็นต้องใช้หรือต้องใช้เวลาหลายปีในอนาคต
มีมาตรการความปลอดภัยต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตเกิดขึ้น ในขณะที่ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจน หมายความว่าหากธุรกิจของคุณพบว่า จำเป็นต้องเข้าถึงบางสิ่งในที่เก็บข้อมูล ที่ใช้งานง่าย
บริษัท สามารถค้นหาเอกสารที่เหมาะสม และ นำมาให้คุณได้ทันที
สิทธิประโยชน์ของการใช้ที่เก็บข้อมูลและบริการเอกสาร
แต่ทำไมเจ้าหน้าที่ของคุณถึงพิจารณาใช้บริการดังกล่าว ทำไมไม่เพียงแค่เก็บตู้เก็บเอกสารทั้งหมดในบริเวณธุรกิจ ที่นี่มีเพียงไม่กี่สิทธิที่จะครุ่นคิดมากกว่า
ทำให้พื้นที่ในการครอบครอง
เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจครั้งแรกมีเอกสารไม่มากนักที่จะเก็บ และ ตู้เก็บเอกสารที่มีไหวพริบสามารถ ดูเหมือนกุญแจที่สมบูรณ์แบบ แต่ภายในเวลาไม่นานคุณจะเริ่มรวบรวมเอกสาร มากขึ้นเรื่อย ๆ และความต้องการในการจัดเก็บข้อมูลสามารถเอาชนะทรัพย์สินได้ ดังนั้นโดยการจัดเก็บเอกสารออนไลน์คุณสามารถประหยัดพื้นที่นั้นและใช้มันเพื่อสิ่งที่เกี่ยวข้องมากขึ้น โซลูชันบริการจัดเก็บเอกสาร
ความปลอดภัยที่เก็บเพิ่มเติม
ด้วยการทำงานร่วมกับบริษัท จัดเก็บเอกสารผู้เชี่ยวชาญคุณไม่ต้องกังวล เรื่องความปลอดภัยของเอกสาร และ ไฟล์สำคัญ สำหรับภาพประกอบคุณมีข้อกำหนดการป้องกันข้อมูล ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับทั้งพนักงานและลูกค้า ซึ่งหมายถึงการจัดเก็บเอกสาร เหล่านี้จะต้องทำอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดไฟล์ และเ อกสาร
ความสามารถในการค้นหาเอกสาร / ไฟล์ / โฟลเดอร์
เมื่อเอกสารถูกเก็บไว้ในสำนักงานไม่ว่าพนักงานของคุณจะจัดระเบียบอย่างไร สิ่งต่าง ๆ มักจะควบคุมไม่ได้นิดหน่อยทุกคนยุ่งและเอกสารก็โผล่ขึ้นมาในที่โล่งแห่งแรก จากนั้นเมื่อเวลามาถึงเพื่อสร้างสิ่งเหล่านั้นคุณจะไม่พบสิ่งเหล่านั้น
การใช้บริการจัดเก็บเอกสารออนไลน์ของ Docupile หมายความว่าคุณจะได้รับระบบองค์กรและไม่ต้องกังวล กับการค้นหาเอกสารของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ในอนาคตหรือในอนาคต
ติดตามความต้องการด้านกฎระเบียบ
นานแค่ไหนที่คุณเก็บข้อมูลเป็นสิ่งที่อยู่ภายใต้กฎ GDPR ใหม่เกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล? ในอีกด้านหนึ่งคุณจะต้องเก็บบางสิ่งไว้ในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีซึ่งโดยปกติคือ 7 ปี ซึ่งหมายความว่าการรู้ว่าเมื่อใดควรถือและเมื่อใดที่จะทำลายเอกสารอาจมีความซับซ้อนเล็กน้อย
การมีระบบงานออนไลน์ที่ใช้งานง่ายช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งนี้และสามารถเข้าถึงเอกสารเพื่อทำลายเอกสารเหล่านั้นได้ทันเวลา
การป้องกันที่ดีขึ้น
การรักษาความปลอดภัยเป็นสิ่งหนึ่ง แต่การป้องกันขั้นสูงก็เป็นอีกสิ่งหนึ่ง นี่เป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปกป้องเอกสารด้วยสิ่งต่าง ๆ เช่นเทคโนโลยีตรวจจับไฟและปราบปราม
ระบบความปลอดภัยหลายชั้นปกป้องทั้งภายในและภายนอกสถานที่จัดเก็บในลักษณะที่ครอบคลุมกว่าความต้องการทางธุรกิจโดยเฉลี่ย และคุณสมบัติต่าง ๆ เช่นการจัดเก็บแบบไม่ระบุชื่อหมายความว่าถ้ามีคนเข้ามาในสถานที่นั้น มันจะยากและใช้เวลานานสำหรับพวกเขาในการค้นหาเอกสารที่เฉพาะเจาะจง
ตัวเลือกการจัดเก็บเอกสารง่าย
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าบริการจัดเก็บเอกสารที่นำเอกสารออนไลน์เป็นตัวเลือกที่ง่ายเมื่อพูดถึงการจัดการเอกสารทางธุรกิจของคุณ ปลอดภัยและได้รับการปกป้องสิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่ในศูนย์ธุรกิจที่สามารถใช้งานได้ดีขึ้น
การจัดเก็บเอกสาร ออนไลน์ในคลาวด์
การเข้าถึงและการใช้งาน
ผู้ใช้สามารถลากและวางไฟล์ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้อย่างง่ายดาย – มันง่ายในการบันทึกข้อมูลและไฟล์ทั้งหมดในคลาวด์ ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคสำหรับบทบาทนี้
ไฟล์ที่จัดเก็บสามารถเข้าถึงได้ง่ายและสะดวกจากที่ใดก็ได้ในโลกที่คุณอยู่เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและคลิกไม่กี่ครั้ง
การกู้คืนจากภัยพิบัติ
ขอแนะนำให้ทุกธุรกิจให้มีแผนสำรองในกรณีที่สถานการณ์ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ท้ายที่สุดการสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจที่จำเป็นและข้อมูลอาจทำให้เกิดการสูญเสียอย่างมากต่อธุรกิจและทำให้เกิดความประทับใจในทางลบ
การจัดเก็บเอกสารออนไลน์ในคลาวด์เป็นแผนการสำรองข้อมูลที่ชาญฉลาดสำหรับธุรกิจใด ๆ มันสร้างการสำรองข้อมูลของไฟล์และข้อมูลลับที่เก็บไว้ที่ใดก็ได้ในเส้นทาง พวกเขาสามารถดึงและเข้าถึงได้ตลอดเวลาเนื่องจากไฟล์เหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในสถานที่ห่างไกล
ความปลอดภัยที่ดีที่สุด
เจ้าของธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าเมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์จะปลอดภัย ข้อได้เปรียบที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์คือข้อมูลเซิร์ฟเวอร์จะถูกกระจายไปทั่วเซิร์ฟเวอร์ที่มากเกินไปและข้อมูลที่เก็บไว้จะได้รับการปกป้องจากความผิดพลาดของฮาร์ดแวร์ทุกประเภท เซิร์ฟเวอร์คลาวด์ยังมีสแน็ปช็อตและการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย
การประหยัดต้นทุนมีบทบาทสำคัญ
ธุรกิจและองค์กรสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานได้ด้วยการใช้วิธีการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ค่าใช้จ่ายสามารถได้รับการดูแลหากมีการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ในฐานข้อมูลคลาวด์ ผู้ใช้สามารถมั่นใจได้ถึงการประหยัดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเพราะทรัพยากรและพลังงานภายในไม่จำเป็นสำหรับการจัดเก็บข้อมูลเพียงอย่างเดียว
การแบ่งปันเป็นเรื่องง่าย
ข้อมูลที่เก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์สามารถแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าได้อย่างสะดวกและง่ายดาย คุณสามารถแบ่งปันการเข้าถึงบัญชีที่สมบูรณ์กับผู้ใช้รายอื่นหรือสภาพแวดล้อมคลาวด์บางอย่างได้อย่างง่ายดาย
ปรับปรุงระบบอัตโนมัติ
หนึ่งในความกังวลที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือใบหน้าของเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่กำลังกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลและสร้างการสำรองข้อมูลในลักษณะที่ทำให้งานประจำวันไม่ถูกขัดขวาง
ด้วยเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์งานการสำรองข้อมูลทำได้ง่ายผ่านวิธีการอัตโนมัติ
คุณเพียงแค่ต้องรับอะไรและเมื่อคุณต้องการสำรองข้อมูลสภาพแวดล้อมคลาวด์ของคุณจะดูแลสิ่งที่เหลือ
ความร่วมมือมีประสิทธิภาพ
สภาพแวดล้อมคลาวด์ช่วยให้หลายคนสามารถแก้ไขเข้าถึงและทำงานร่วมกันในเอกสารหรือไฟล์เดียว
ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และเข้าถึงสภาพแวดล้อมคลาวด์ได้จากทุกที่ในโลก
บริการสามารถปรับขนาดได้
การโฮสต์บนคลาวด์ช่วยให้สามารถปรับขนาดแนวตั้งและแนวนอนได้ สิ่งที่สมบูรณ์แบบเกี่ยวกับคลาวด์โฮสติ้งคือคุณต้องจ่ายเงินสำหรับทรัพยากรที่คุณใช้จริงเท่านั้น สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่และความยืดหยุ่นที่มากขึ้น
ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดที่ไม่ต้องการการลงทุนจำนวนมากและสามารถนำไปใช้อย่างแข็งขันสำหรับการร่วมมือและเชื่อมต่อกับลูกค้าและพนักงาน
หากคุณเลือกใช้สภาพแวดล้อมแบบคลาวด์คุณจะได้รับสิทธิประโยชน์สูงสุดเช่นการปรับใช้ข้อมูลที่เร็วขึ้นการจัดการที่น้อยลงและการควบคุมที่น้อยลง ดังนั้นคุณจะมีเวลามากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ
สำนักงานไร้กระดาษได้ก้าวไปข้างหน้าของตู้เก็บเอกสารโลหะและตอนนี้ธุรกิจของคุณต้องการแพลตฟอร์มสำหรับการจัดการเอกสารดิจิทัลของคุณ ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ -DMS สามารถจัดเก็บจัดระเบียบและติดตามการเปลี่ยนแปลงในระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ
DMS ที่แม่นยำจะรวมกับระบบปัจจุบันของคุณเพื่อเพิ่มความร่วมมือและเวิร์กโฟลว์ให้สูงสุด
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นเทียบเท่าดังนั้นก่อนที่คุณจะเร่งซื้อโปรดยอมรับสิ่งต่อไปนี้ก่อน:
1. จัดการสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการเอกสารของคุณโดยเฉพาะ
คุณไม่สามารถซื้อเครื่องมือที่แม่นยำได้เว้นแต่คุณจะรู้ว่าคุณกำลังพยายามโต้ตอบอะไร
ในขณะที่มันน่าสนใจที่จะเปิดตัวเทคโนโลยีที่เป็นปัญหาใช้โอกาสในการประเมินความต้องการการจัดการเอกสารขององค์กรของคุณโดยเฉพาะ
เริ่มต้นด้วยการสร้างเรกคอร์ดของปัญหาปัจจุบันและเกี่ยวข้องกับพนักงานของคุณในวิธีนี้เพื่อให้คุณสามารถกำหนดเป้าหมายการแก้ปัญหาที่เหมาะกับพวกเขา จดบันทึกแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์หลายรายการที่คุณต้องการรวมเข้ากับระบบจัดการเอกสารออนไลน์ของคุณ
2. เลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม
ผู้ขายที่คุณเลือกสามารถทำลายหรือทำให้การใช้งาน DMS ของคุณ ทำการบ้านของคุณและเลือกผู้ขายที่เชื่อถือได้ด้วยบริการที่หลากหลายและความน่าเชื่อถือของผลิตภัณฑ์
หลีกเลี่ยงซอฟแวร์เฮ้าส์ที่นำเสนอโซลูชั่น “หนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคน” ในราคาต่ำ
ตรวจสอบรายการคำถามของคุณต้องการรายละเอียดกับผู้ขายหลายราย
เปรียบเทียบราคาและคำตอบเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด
3. มองหาส่วนติดต่อผู้ใช้ที่เรียบง่ายตรงไปตรงมา
ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์
ระบบของคุณควรมีส่วนต่อประสานผู้ใช้แบบอัตโนมัติ -UI ที่พนักงานของคุณสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่โดดเด่นพร้อม UI ที่ซับซ้อนจะทำให้คนงานผิดหวังเท่านั้น
มองหาชุดรูปแบบที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพพร้อมคำสั่งที่ชัดเจนและการออกแบบภาพที่ประณีต หลังการฝึกอบรมเบื้องต้นทีมของคุณไม่ควรอ้างถึงคู่มือผู้ใช้เพื่อเข้าถึง DMS ของคุณอย่างต่อเนื่อง
เลือกผู้ใช้ระดับสูงในองค์กรของคุณที่สามารถเข้าใจ UI และแบ่งปันเคล็ดลับและกลเม็ดและเคล็ดลับในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบใหม่ของคุณ
4. เลือก DMS ที่มีความสามารถในการรวมระบบอย่างสมบูรณ์
DMS ของคุณต้องการให้คุณรวมเข้ากับระบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่เดิมของคุณอย่างละเอียดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องกระโดดข้ามแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ เพื่อให้งานประจำเสร็จสิ้น
ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณสามารถสื่อสารกับโปรแกรมอื่น ๆ ของคุณ สำหรับโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นให้พิจารณาดำเนินการอินทราเน็ตทางสังคมซึ่งรวมเอาการจัดการเอกสารการสื่อสารและการกำหนดเวลาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว
5. เวิร์กโฟลว์ควรมีการจัดการ
เลือกใช้ DMS พร้อมกับด้านการจัดการโครงการที่ตอบสนองความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มดังกล่าวได้รวมความสามารถในการปรับขนาดได้อย่างเพียงพอสำหรับธุรกิจของคุณเพื่อให้ซอฟต์แวร์ของคุณคุ้นเคยกับการเติบโตของ บริษัท ของคุณ
6. ความร่วมมือควรเน้น
เมื่อมีพนักงานทำงานนอกสถานที่มากขึ้นระบบของคุณจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถรวมทรัพยากรได้อย่างราบรื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้แคตตาล็อกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและมัน enlists รุ่นเอกสารในรูปแบบตรรกะเพื่อให้ทีมของคุณสามารถอ้างอิงอินสแตนซ์ก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว
7. จัดลำดับความปลอดภัย
การละเมิดข้อมูลที่ทันสมัยได้เน้นความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยขององค์กรของคุณ ปกป้องข้อมูลลูกค้าของคุณด้วยระบบที่แนะนำโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้มงวดซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อขัดขวางการแทรกแซงภายนอก
โปรดจำไว้ว่าคุณจะต้องตรวจสอบและอัปเดตระดับความปลอดภัยเพื่อจัดการกับภัยคุกคามที่กำลังพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ถามผู้ให้บริการของคุณเกี่ยวกับความถี่ของการอัปเดตความปลอดภัยและวิธีที่คุณจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับแพตช์ใหม่
8. สำรองข้อมูล
ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเล็กหรือใหญ่คุณก็ไม่สามารถจัดการกับข้อมูลและเอกสารของคุณได้
เลือกใช้ผลิตภัณฑ์ที่ให้การสำรองข้อมูลคงที่บนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยเสมอ ความสามารถในการสำรองข้อมูลของระบบการจัดการเอกสารควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนการกู้คืนความเสียหายที่ใหญ่กว่าสำหรับองค์กรของคุณ
พื้นฐานสำหรับ DMS
การเลือกระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ที่เหมาะสม -DMS อาจเป็นโอกาส ใช้สิทธิ์ในการค้นหาของคุณโดยทำความเข้าใจข้อกำหนดและทางเลือกซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ก่อน
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
