Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

EDMS (Electronic Document Management System) ดีอย่างไรกับองค์กร

EDMS

ทำความรู้จักกับ EDMS การติดต่อสื่อสารกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานยุคสมัยปัจจุบันนี้ มีความสำคัญและมีบทบาทในชีวิตประจำวันมากขึ้น กว่ายุคสมัยก่อนอย่างเห็นได้ชัด องค์กรต่างๆส่วนมาก

ทั้งองค์กรขนาดเล็ก และ ขนาดใหญ่ เริ่มมีความสำคัญในการพัฒนา และ เลือกใช้ระบบสารสนเทศ ในสำนักงานกันมากขึ้น รวมทั้ง ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

(Electronic Document Management System) เพื่อพัฒนาระบบการทำงานในองค์กร ให้มีความสะดวกรวดเร็ว และ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร ลดจำนวนเจ้าหน้าที่ ในการปฏิบัติการ อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อทรัพยากร ในการจัดการเอกสาร ลดจำนวนเจ้าหน้าที่ในการปฏิบัติการ และยังช่วยลดปริมาณขยะ ลดการตัดต้นไม้ อันก่อให้เกิดภาวะโลกร้อนอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยในการทำงานเอกสาร ให้มีการพัฒนาสามารถบรรลุเป้าประสงค์ วิสัยทัศน์ และ พันธกิจในองค์กรได้อีกด้วย ข้อดีของการใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ นั้นผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสาร ที่ถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพิ่มเติม ลบ แก้ไข ค้นหา ได้ง่าย สะดวกรวดเร็ว โดยการใช้งานผ่านโปรแกรม ที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ ใช้งานผ่าน

Web Browser ในที่ทำงานในองค์กร จึงไม่มีปัญหาเอกสารฉบับจริงเสียหายชำรุด เนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่ดี ไม่มีคุณภาพ หรือ สูญหาย ไปโดยไม่มีใครสามารถหาได้เจอ นอกจากนั้น

ยังมีระบบการรักษาความปลอดภัย ควบคุมการใช้งานบนระบบ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งาน ให้กับแต่ละกลุ่มผู้ใช้งานได้ เช่นกลุ่มผู้ดูแลระบบ กลุ่มผู้บันทึกข้อมูล และกลุ่มผู้ใช้ทั่วไป รวมถึงการสำรองข้อมูล ไว้ในฐานระบบข้อมูล สามารถใช้ได้ ในกรณีที่ระบบล่ม หรือ เสียหายได้อีกด้วย

 

ดังนั้นระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นทางออกให้กับปัญหาเอกสารที่ยุ่งเหยิง ที่ต้องใช้เวลาเป็นวัน ๆ สำหรับการจัดการ ดังนั้นเมื่อต้องเลือกระบบจัดการเอกสารมาปรับใช้ มีฟีเจอร์ไหนบ้างที่คุณควรมองหา มาดูกันครับ

 

1. สามารถจัดการเอกสารในแบบอัตโนมัติระบบ Electronic Document Management System ควรมีระบบอัตโนมัติเป็นมาตรฐาน หรืออย่างน้อยควรมีฟังก์ชั่นดังนี้
– จัดการและจัดเก็บไฟล์แบบอัตโนมัติเมื่อมีการ upload หรือ import เข้าระบบ
– สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
– ระบบสามารถจับข้อมูลที่สำคัญจากไฟล์และนำไปจัดเป็นหมวดหมู่ได้

 

2. มีความปลอดภัย และกำหนดสิทธิ์ในการจัดการได้
ระบบจัดการเอกสารควรช่วยเหลือคุณในการควบคุมการเข้าถึงเอกสารและข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ได้ ระบบ Electronic Document Management System จึงควรมีฟังก์ชั่นกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารบางชนิดสำหรับพนักงานไม่ว่าจะเป็น กำหนดตามแผนก ตามบุคคล หรือตามโครงการ เป็นต้น

 

3. Metadata Capture
ระบบ EDMS ควรมีฟีเจอร์ในการเก็บ Metadata ซึ่งเป็นรายละเอียดพื้นฐานของไฟล์นั้น ๆ และมีประโยชน์ในการยืนยันเอกสาร ดังนั้นฟีเจอร์ Metadata Capture นี้จะตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานโดยรวมได้อย่างไม่ต้องสงสัย

การนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาปรับใช้ในองค์กร ถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์หลักที่ควรพิจารณาในยุค Digitalization นี้ ฟังก์ชั่นพื้นฐานที่ดีของระบบ EDMS จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดการกับเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และทำงานอย่างชาญฉลาด

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles