เพราะอะไร ทำไมทุกองค์กรถึงควร จัดการเอกสาร ด้วย ระบบจัดเก็บเอกสาร
สำหรับปัญหาขององค์กรในการ จัดการเอกสาร ในแต่ละวันจะมีหนังสือราชการ จากหน่วยงานทั้งภายนอก และ ภายในต่างๆ ทั้งภาครัฐ และ เอกชนที่เข้ามาที่ และยังมีหน่วยงาน ลักษณะแบบนี้ัอยู่เป็นจำนวนมากในขณะที่จำนวนเอกสาร และ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ต้องใช้มากขึ้นทุกวัน แต่ห้องที่ใช้งาน และ ตู้จัดเก็บเอกสาร มีขนาดเท่าเดิม เมื่อได้รับหนังสือเข้าแล้ว ต้องมีการลงทะเบียนหนังสือเข้า ในสมุดจดบันทึก ส่งฉบับสำเนาเพื่อเสนอผู้บริหาร เพื่อพิจารณา และ เกษียณหนังสือใบรอ หลังจากนั้น จึงจัดเก็บเอกสารฉบับจริง ใส่แฟ้มไว้ และส่งเอกสารสำเนา แจ้งไปยังหัวหน้ากลุ่มต่างๆ หรือหัวหน้าฝ่ายต่างๆ โดยแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง จะมีความเกี่ยวข้องโดยตรง กับหนังสือที่เข้า ในแต่ละฉบับ ที่ได้รับจึงส่งต่อถึงมือ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานตรง นอกจากหนังสือราชการต่างๆ ดังกล่าวมาแล้ว ยังมีหนังสือที่ต้องส่งไปยังองค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐ และ เอกชนจำนวนมากเช่นเดียวกัน จากที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น สามารถจำแนกปัญหาออกเป็นข้อๆได้ดังนี้ 1 มีความสิ้นเปลืองการจัดซื้อทรัพยากรสำหรับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากมาย 2 เสียเวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการโดยใช้เวลานาน บางเอกสารได้รับมาแล้วนำมาเก็บใส่แฟ้มเอาไว้พอถึงเวลาจะใช้นั้นต้องใช้เวลาในการรื้อค้นหลายชั่วโมงกว่าจะครบ 3 ใช้ระยะเวลาในการดำเนินการสำเนาจัดเก็บเอกสารนานเกินไป 4 หากที่จัดเก็บเอกสารกระดาษหรือตัวต้นฉบับหายไปหรือหากมีการชำรุดและกรณีเกิดอัคคีภัย จะไม่มีสำเนาเอกสารต้นฉบับ […]
