สำหรับปัญหาขององค์กรในการ จัดการเอกสาร ในแต่ละวันจะมีหนังสือราชการ จากหน่วยงานทั้งภายนอก และ ภายในต่างๆ ทั้งภาครัฐ และ เอกชนที่เข้ามาที่ และยังมีหน่วยงาน ลักษณะแบบนี้ัอยู่เป็นจำนวนมากในขณะที่จำนวนเอกสาร และ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ต้องใช้มากขึ้นทุกวัน แต่ห้องที่ใช้งาน และ ตู้จัดเก็บเอกสาร มีขนาดเท่าเดิม เมื่อได้รับหนังสือเข้าแล้ว ต้องมีการลงทะเบียนหนังสือเข้า ในสมุดจดบันทึก ส่งฉบับสำเนาเพื่อเสนอผู้บริหาร เพื่อพิจารณา และ เกษียณหนังสือใบรอ หลังจากนั้น จึงจัดเก็บเอกสารฉบับจริง ใส่แฟ้มไว้ และส่งเอกสารสำเนา แจ้งไปยังหัวหน้ากลุ่มต่างๆ หรือหัวหน้าฝ่ายต่างๆ โดยแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง จะมีความเกี่ยวข้องโดยตรง กับหนังสือที่เข้า ในแต่ละฉบับ ที่ได้รับจึงส่งต่อถึงมือ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานตรง นอกจากหนังสือราชการต่างๆ ดังกล่าวมาแล้ว ยังมีหนังสือที่ต้องส่งไปยังองค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐ และ เอกชนจำนวนมากเช่นเดียวกัน จากที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น สามารถจำแนกปัญหาออกเป็นข้อๆได้ดังนี้
1 มีความสิ้นเปลืองการจัดซื้อทรัพยากรสำหรับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากมาย
2 เสียเวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการโดยใช้เวลานาน
บางเอกสารได้รับมาแล้วนำมาเก็บใส่แฟ้มเอาไว้พอถึงเวลาจะใช้นั้นต้องใช้เวลาในการรื้อค้นหลายชั่วโมงกว่าจะครบ
3 ใช้ระยะเวลาในการดำเนินการสำเนาจัดเก็บเอกสารนานเกินไป
4 หากที่จัดเก็บเอกสารกระดาษหรือตัวต้นฉบับหายไปหรือหากมีการชำรุดและกรณีเกิดอัคคีภัย จะไม่มีสำเนาเอกสารต้นฉบับ
5 ไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสารเช่นเอกสารทําเงินเดือนเป็นต้น
จากอุปสรรคปัญหาข้างต้น ที่กล่าวมาแล้วนั้น จะใช้แนวทางในการแก้ปัญหา โดยการ สแกนเอกสาร ที่มีอยู่ทั้งหมด ผ่านระบบการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บในระบบ เพื่อประโยชน์ในการทำงานอย่างสูงสุด เห็นควรจัดหา ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสมกับลักษณะ การทำงานมาใช้ในการจัดเก็บ และ การจัดการเอกสารเดิม ที่มีอยู่แล้ว หรือ เอกสารใหม่ ที่จะเข้าออกในแต่ละวัน และผู้ใช้ สามารถเข้าถึง หรือ สืบค้น แก้ไข จัดเก็บ และ เรียกใช้งานเอกสาร ที่ถูกจัดเก็บไว้ ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ มีเว็บบราวเซอร์อยู่แล้ว รวมทั้งมือถือ และ แท็บเล็ตอีกด้วย
จากปัญหาทั้งหมด ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นนั้น จากการวิเคราะห์ปัญหา โดยรวมผลดี ผลเสีย ผลกระทบ ที่เกิดกับองค์กร ที่ไม่ได้ใช้ระบบในการจัดเก็บเอกสาร สามารถสรุปวัตถุประสงค์ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดขององค์กรได้ดังนี้
1 ควรจัดหา ค้นหา คัดเลือก ทดสอบ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสมกับการใช้งาน เพื่อนำมาใช้บริหารจัดการเอกสาร ให้มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพ
2 เพื่อผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ อย่างรวดเร็วสะดวก ตามระดับผู้ใช้งาน ในการกำหนดสิทธิ์ของการใช้งานนั้นๆ นอกจากนี้ยังมีการสำรองข้อมูล ของระบบอย่างสม่ำเสมอ
ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการแก้ไขปัญหาการจัดการเอกสารขององค์กร โดยมีการ นำเอาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในการบริหารจัดการเอกสาร ให้การทำงานด้านเอกสาร มีความสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา และ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยกำหนดขอบเขต
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญ กับด้านงานเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดีจนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
