สร้างการเดินเอกสารภายในองค์กรของคุณให้ Flow ด้วย ECM viewer ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บนระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อเข้ามาช่วยในการปรับปรุงและแก้ไขปัญหาการจัดการเอกสารแบบเดิมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนั้น จะใช้เครื่องมือในการช่วยสร้างช่วยการจัดการเอกสาร ในการจัดเก็บเอกสารสู่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการสืบค้นหาเอกสาร ที่ผู้ใช้ต้องการในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดย กระบวนการต่างๆในการออกแบบนั้นมีรายละเอียดดังนี้
1 การจัดเก็บเอกสารเข้าสู่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อมีเอกสารมาใหม่สามารถสแกนบันทึกรายละเอียดการจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามโฟลเดอร์ของตู้เอกสารตามแฟ้มเอกสารในระบบได้เลยและเมื่อถึงเวลา เมื่อเอกสารหมดอายุ เราสามารถกำหนดได้ ให้ระบบไม่สามารถแสดงเอกสารนั้น แต่เอกสารนั้นก็ยังคงอยู่ ในระบบต่อไป นอกจากนั้นยังสามารถลบหรือแก้ไขเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ได้ถูกกำหนดไว้ในระดับของผู้ใช้งาน
2 การสืบค้นเอกสาร ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้ keyword ของชื่อของเอกสารที่ต้องการหา หรือส่วน ได ส่วน หนึ่งของเอกสาร ลงไปในช่องของการค้นหา เมื่อผู้ใช้ต้องการหาเอกสารที่ต้องการภายในระยะเวลาไม่กี่นาทีก็จะพบกับเอกสารที่ต้องการ
- Process Flow ของการสร้างแผนกผู้ใช้งาน สำหรับ Admin ก่อนที่จะทำการอัพโหลดเอกสารลงเข้าสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะต้องมีการสร้างผู้ใช้งานก่อนและก่อนที่จะสร้างผู้ใช้งานนั้นจะต้องมีการสร้างแผนกขึ้นมาก่อนเพื่อที่จะสามารถระบุได้ว่าผู้ใช้งานที่เราสร้างนั้นจะต้องอยู่ในแผนกใดในส่วนของการสร้างแผนกนั้นระบุด้วยชื่อของแผนกกับคำอธิบายแผนกในโรงงานนี้โดยผู้ศึกษาสามารถใช้กลุ่มบริหารงานแต่ละกลุ่มบริหาร ได้โดยแทนด้วยแผนกเช่นหมวดส่วนหนึ่งเป็นกลุ่มบริหารฝ่ายการเงิน คือแผนกแรกเป็นต้น
- หลังจากที่สร้างแผนกของผู้ใช้งานเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อไปจะต้องกำหนดก่อนการสร้างข้อมูลของผู้ใช้งานอื่นๆโดยต้องสร้างบทบาทของผู้ชายเสียก่อนว่าผู้ที่จะใช้หรือผู้ที่เราจะสร้างนั้นอยู่ในบทบาทหน้าที่อะไรในโครงการนี้ เราได้กำหนดไว้ 3 บทบาทตามตัวอย่างก็คือ 1 บทบาทของผู้บริหาร 2 บทบาทของหัวหน้าแผนก 3 บทบาทของเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน หลังจาก ที่ เราจะสร้างบทบาทผู้ใช้งานจริงแล้ว จึงสามารถค้นข้อมูลผู้ใช้งานได้ต่อไป
- หลังจากที่กำหนด แผนกของผู้ใช้งานตามกลุ่มบริหารแล้วและกำหนดบทบาทของผู้ใช้งานแล้วนั้นในกระบวนการของผู้ใช้งานจำเป็นที่จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนที่จะจบกระบวนการสร้างผู้ใช้งาน
- หลังจากที่สร้างผู้ใช้งานเรียบร้อยแล้วจึงเริ่มทำการสร้างตู้เก็บเอกสารส่วนกลางเพื่อเตรียมความพร้อมที่จะทำการอัพโหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่อไปโดยการสแกนเอกสาร
- หลังจากที่ สร้างผู้ใช้งานและตู้เก็บเอกสารกลางเรียบร้อยแล้วหากเข้าสู่ระบบในส่วนของ User นั้นผู้ใช้งานระบบสามารถสร้างตู้เอกสารของฉันได้และสามารถเลือกได้ด้วยว่าจะล็อคไฟล์เก็บไว้ดูคนเดียวหรือต้องการแชร์ไปให้ใครบ้าง
การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อพัฒนาระบบ ปัจจุบันมีเครื่องมือและโปรแกรมที่สามารถตอบสนอง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างมากมาย และหลายชนิดซึ่งแต่ละอย่างก็มี ลักษณะและความสามารถแตกต่างกันออกไปซึ่งผู้ศึกษาจะสามารถเห็นได้ว่า ควรให้ผู้ใช้งานจริงเข้ามามีส่วนร่วมในการเลือกซื้อเครื่องมือที่เหมาะสม และตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากที่สุดเช่นไอที หรือแผนกที่ดูแลเอกสารเป็นต้น โดยมีการเลือกซื้อเครื่องมือ ที่จะต้องตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานด้วยและเป็นระบบที่ใช้งานที่มีความซับซ้อน ด้วยเหตุนี้ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ECM viewer ของเราจึงเหมาะสม ที่จะดูแลเอกสารขององค์กรของท่าน เพราะสามารถ กำหนด การจัดการเอกสารได้ตรงจุด และเหมาะสมกับผู้ใช้งานของแต่ละองค์กรโดยแท้จริง
Ecm viewer เป็นโปรแกรมที่จัดอยู่ในประเภทการจัดการเอกสาร Document management Software เพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ และ สามารถสืบค้นเอกสารต่างๆได้ ตามความต้องการของผู้ใช้งานโดยมีเครื่องมือการจัดการไฟล์ ที่หลากหลายมีหน้าจอแสดงรายชื่อไฟล์ และ สามารถจัดเรียงไฟล์ ดูไฟล์ ลบไฟล์ แก้ไขไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างสะดวกและมีการกำหนดสิทธิ์ ของผู้ใช้งานในแต่ละคน ในการเข้าถึงไฟล์เอกสารอีกด้วย แล้วเรื่องของการค้นหาเอกสารนั้นสามารถค้นหาเอกสารด้วยคำค้นหา keyword จากชื่อเอกสารได้โดยตรง อย่างถูกต้อง และ แม่นยำ ทั้งยังรองรับการทำงาน ในลักษณะของ web Application เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งปันเอกสารให้ผู้อื่นได้ ตามสิทธิ์ที่กำหนดเอง เช่นอ่านได้ดาวน์โหลดได้ลบไฟล์ได้ดังนั้นโปรแกรมนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างยอดเยี่ยมเลยทีเดียว นอกจากประสิทธิภาพของโปรแกรมที่ท่านจะได้รับอย่างเต็มเปี่ยมแล้ วด้วยนวัตกรรมในการจัดการระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยลดปริมาณการเก็บเอกสารด้วยกระดาษ และ ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้อีกด้วย
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
