ระบบการจัดการห้องประชุม การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ส่งผลกระทบต่อทุกแง่มุมของการดำรงอยู่ในระดับโลก และธุรกิจต่างๆ ได้เห็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในวิธีการดำเนินงานของพวกเขา ด้วยนโยบายระดับชาติที่จำกัดการชุมนุมแบบเห็นหน้ากัน ต้องเว้นระยะห่างทางสังคม และแนะนำโมเดล Work-From-Anywhere องค์กรที่มองการณ์ไกลจึงปรับตัวได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไปได้
การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่ได้เป็นแค่เบาะหลัง—พวกเขาเพิ่งพัฒนาเป็นรูปแบบที่สร้างสรรค์มากขึ้นซึ่งใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการประชุมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ เช่นระบบการจัดการห้องประชุม ระบบเหล่านี้สามารถเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ดีที่สุดที่บริษัทสามารถทำได้ในยุค New Normal
งั้นเรามาเจาะลึกกัน
การประชุม – สำคัญกว่าที่เคย?
การจัดกำหนดการประชุมแทนที่จะอาศัยโหมดการสื่อสารแบบเดิมๆ เช่น อีเมลและการสนทนาทางโทรศัพท์ทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตามข้อมูลการตลาด การประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถสร้างความคิดได้มากกว่า 13แบบ ในขณะที่การประชุมเสมือนจริงสามารถนำเสนอได้ถึง 10.43 แนวคิดต่อเซสชัน
นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญยังกล่าวอีกว่า93% ของสิ่งที่เราสื่อสารนั้นมาจากการชี้นำที่ไม่ใช้คำพูดเช่น การแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง ในทำนองเดียวกัน การประชุมไม่ว่าจะเผชิญหน้าหรือเสมือนจริง ช่วยให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งการระบาดใหญ่ได้เน้นย้ำว่าเป็นความต้องการทางอารมณ์ที่สำคัญสำหรับมนุษย์ทุกคน
อะไรทำให้ระบบการจัดการห้องประชุมที่ยอดเยี่ยม
เมื่อเลือกระหว่างผู้จัดการห้องประชุมหรือระบบการจองห้องพัก ให้จับตาดูคุณสมบัติเหล่านี้
ใช้งานง่ายและเข้าถึงได้
โซลูชันการจองห้องพักที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือโซลูชันที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถใช้ได้ก่อน ระบบการจัดการห้องประชุมของคุณควรมาพร้อมกับฟังก์ชันที่ใช้งานง่ายซึ่งเข้าใจได้ง่ายและไม่ควรมีช่วงการเรียนรู้ขนาดใหญ่สำหรับการนำไปใช้
ควรเข้าถึงได้ง่ายจากแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ ตัวอย่างเช่น หากการเข้าถึงถูกจำกัดไว้บนเดสก์ท็อปก็สามารถสร้าง Roadblock สำหรับการจัดกำหนดการได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมอยู่บนท้องถนนและจำเป็นต้องจองห้องสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเอง การเข้าถึงทุกที่ทุกเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพสถานที่ทำงาน รวมทั้งส่งผลกระทบในเชิงบวกต่อความสำเร็จของธุรกิจ
การซิงโครไนซ์ตามเวลาจริง
ผู้จองห้องประชุมของคุณควรมีฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่สะท้อนถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ เช่น สถานะห้องว่าง ช่วงเวลา การเช็คอิน และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากระบบมีแอปที่แสดงห้องที่จะพร้อมให้บริการในเร็วๆ นี้ เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถวางแผนการประชุมได้อย่างเหมาะสม แอพบางตัวแสดงเฉพาะห้องว่างเท่านั้น และคุณต้องการบางสิ่งที่ให้คุณดูตัวเลือกทั้งหมดของคุณเพื่อที่คุณจะได้เลือกสิ่งที่ดีที่สุด
การบูรณาการข้ามแพลตฟอร์มและความสามารถในการปรับขนาด
ทีมของคุณไม่ควรต้องเรียนรู้ระบบซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ใหม่ทั้งหมดซึ่งทำงานได้ภายในระบบนิเวศของตัวเองเท่านั้น การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์มเป็นคุณลักษณะที่สำคัญสำหรับประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และการลงทุนด้านซอฟต์แวร์ของคุณต้องให้การสนับสนุนที่ครอบคลุมในแพลตฟอร์มต่างๆ ซึ่งจะทำให้การนำระบบใหม่มาใช้ง่ายขึ้นมากในขณะที่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานอีกด้วย ดังนั้น เลือกระบบการจองที่ใช้งานได้กับโปรแกรมปฏิทินต่างๆ เช่น Office 365, Exchange และ G Suite
นอกจากนี้ยังจำเป็นสำหรับระบบนี้ในการผสานรวมกับแพลตฟอร์มบุคคลที่สามอื่นๆได้อย่างง่ายดายผ่าน API แบบเปิด ความสามารถในการปรับขยายและการทำงานเพิ่มเติมสำหรับอนาคต ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจของคุณใช้ห้องประชุม ผู้จัดการการจองของคุณควรมีความสามารถในการรายงานในตัวสำหรับวัตถุประสงค์นั้น และข้อมูลเชิงลึกนี้ควรแลกเปลี่ยนกับแพลตฟอร์มการรายงานอื่นๆ ได้ ระบบการจัดการห้องประชุม
ระบบการจัดการห้องประชุมของ ทำเครื่องหมายทุกช่อง อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันของเราด้านล่าง!
ความท้าทายในการดูแลและจองห้องประชุม
จากความท้าทายมากมายในสภาพแวดล้อมสำนักงาน แบบเปิด หนึ่งในข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดคือปัญหาในการจัดกำหนดการห้องประชุมเมื่อคุณต้องการ น่าแปลกที่ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้การประชุม เป็นที่แพร่หลาย มากขึ้นโดยทีมไฮบริดและลูกค้าต่างประเทศใช้ห้องประชุมเป็นสะพานเชื่อมระหว่างสำนักงานต่างๆ เมื่อทุกอย่างเป็นที่ต้องการ คุณจะต้องพบกับความท้าทายในการใช้งาน และห้องประชุมขนาดย่อมก็ไม่มีข้อยกเว้น
ไม่มีการแสดง
ความท้าทายอันดับหนึ่งในห้องประชุมอาจเป็นห้องประชุมที่ว่างเปล่า จองและละทิ้งช่องการประชุมเหล่านี้ไม่เต็มเนื่องจากการประชุมถูกยกเลิก พารามิเตอร์ของการประชุมเปลี่ยนไป หรือฝ่ายต่างๆ ข้ามกิจกรรมที่เกิดซ้ำ ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการจองแบบไม่เข้าพักคือการจองอื่น ๆ ในสำนักงานอาจส่งผลต่อการจอง
การประชุมอื่นๆ ที่อาจใช้ห้องได้อย่างมีประสิทธิภาพจะไม่มีโอกาสได้ใช้ (และอาจใช้ห้องที่ใหญ่หรือเล็กเกินไปสำหรับความต้องการของพวกเขา)
พนักงานที่พยายามประชุมร่วมกันจะทำให้การประชุมเกิดขึ้นนอกระบบการจอง (ดู “การโจรกรรม” ด้านล่าง)
โดยรวมแล้ว การใช้พื้นที่การประชุมของคุณลดลง และข้อมูลที่คุณมีเกี่ยวกับการใช้งานอาจบิดเบือนได้
ขโมย
บางครั้งเวลาที่สิ้นหวังก็เรียกร้องให้มีมาตรการที่สิ้นหวัง เมื่อห้องทำงานไม่พร้อมสำหรับการจัดตารางเวลาเนื่องจากการไม่เข้าพัก ผู้คนอาจจัดการเรื่องต่างๆ ด้วยตนเองโดยเพียงแค่ “ใช้” พื้นที่ที่ต้องการ น่าเสียดายที่สิ่งนี้มักจะหมายถึงการผลักอีกฝ่ายออกจากห้องโดยอ้างว่ามีความจำเป็น (“ขออภัย เราต้องการพื้นที่นี้จริงๆ”) หรือผลกระทบจากการขโมยห้องประชุมอื่นๆ (“มีคนขโมยของเรา เราเลยต้องขโมยของคุณ”) หลายครั้ง เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับลำดับชั้นหรือความละเอียดอ่อนของโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างพนักงานหรือแผนก
นั่งยอง
เช่นเดียวกับการโจรกรรม การนั่งยองๆ เกิดขึ้นเมื่อมีคน (ทั้งผู้มาเยี่ยมสำนักงานนอกเมืองหรือคนที่ทำงานในโครงการที่มีสมาธิจดจ่อ) ย่องออกไปในห้องประชุมเพื่อให้ได้พื้นที่และความเงียบสงบที่พวกเขาต้องการ ไม่ใช่แค่ฟอร์มแย่เท่านั้น นอกจากนี้ยังใช้พื้นที่ทั้งห้องเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานคนหนึ่ง
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
