Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

6 ขั้นตอนเพื่อทำให้กระบวน การอนุมัติค่าใช้จ่าย ของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

การอนุมัติค่าใช้จ่าย ความประชดประชันประการหนึ่งของการจัดการธุรกิจคือคุณไม่สามารถทำเงินได้โดยไม่ต้องใช้จ่ายเงิน นั่นคือเหตุผลที่ทุกองค์กรมีค่าใช้จ่ายที่จำเป็น ตั้งแต่เงินเดือนและดอกเบี้ย ไปจนถึงค่าประชุมและค่าเดินทาง

แต่เมื่อพูดถึงกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย คุณอาจใช้เงินมากเกินไป รายงานค่าใช้จ่ายเฉลี่ยมีค่าใช้จ่ายประมาณ58 ดอลลาร์ในการประมวลผล ตามที่ Global Business Travel Association ประมาณ 19 เปอร์เซ็นต์ของรายงานเหล่านั้นมีข้อผิดพลาด ซึ่งท้ายที่สุดแล้วต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มอีก 52 ดอลลาร์ต่อการแก้ไข ง่ายที่จะเห็นว่าการอนุมัติค่าใช้จ่ายสามารถเพิ่มขึ้นได้เร็วแค่ไหน

หากดูเหมือนว่าสถานการณ์ของคุณ เป็นไปได้ว่าคุณยังคงใช้กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง ไม่ว่าคุณจะรู้สึกสบายใจเพียงใด การใช้ใบเสร็จที่เป็นกระดาษและการปล่อยให้การชำระเงินคืนคงอยู่จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณและทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อการฉ้อโกง หยุดเสียเวลาและเงิน แล้วยกระดับการอนุมัติของคุณไปอีกระดับด้วยระบบอัตโนมัติ

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย
การอนุมัติค่าใช้จ่ายเป็นแง่มุมหนึ่งของการจัดการค่าใช้จ่าย ซึ่งครอบคลุมองค์ประกอบต่างๆ เช่น

การตั้งค่าเบี้ยเลี้ยงและขีดจำกัดค่าเดินทาง
ชดใช้ค่าใช้จ่ายพนักงาน
ติดตามการใช้จ่ายของพนักงาน
การสร้างและบังคับใช้นโยบายค่าใช้จ่าย
แจ้งเตือนพนักงานฝ่าฝืนนโยบาย
วิเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่ายเพื่อค้นหาสิ่งผิดปกติหรือโอกาสในการออม
งานเหล่านี้ส่วนใหญ่จัดอยู่ในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์ที่มักจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

พนักงานใช้จ่ายเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจผ่านการเดินทาง ของขวัญสำหรับลูกค้า การลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมในอุตสาหกรรม ฯลฯ
พนักงานบันทึกใบเสร็จรับเงินและข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อยื่นคำร้องขอคืนเงิน
ผู้จัดการอนุมัติหรือปฏิเสธการเรียกร้อง
ผู้จัดการส่งการเรียกร้องที่ได้รับอนุมัติไปยังทีมบัญชีหรือการเงิน
บัญชี/การเงิน ตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อความถูกต้องและสอดคล้องกับนโยบาย
บัญชี/การเงิน คืนเงินพนักงาน
ยิ่งมีเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำหน้าเวิร์กโฟลว์ของคุณมากเท่าไหร่ กระบวนการนี้จะยิ่งเร็วขึ้นเท่านั้น หลายองค์กรใช้สเปรดชีตซึ่งง่ายต่อการกรอกแต่กลายเป็นเทอะทะและไม่เป็นระเบียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานต้องพิมพ์ออกมา

ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติด้วยโปรแกรมต่างๆ เช่นJotform Approvalsซึ่งรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และส่งรายงานไปยังผู้จัดการที่เหมาะสมโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

เหตุใดธุรกิจของคุณจึงต้องมีกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย
แม้ว่าคุณจะคิดว่าคุณไม่มีกระบวนการอนุมัติคุณก็ทำได้ แต่อาจดูเหมือนไม่เป็นเช่นนั้น บางทีกระบวนการของคุณอาจเกี่ยวข้องกับผู้ช่วยฝ่ายธุรการที่ใช้เวลา 20 นาทีในการพยายามติดต่อผู้อนุมัติ ซึ่งบอกว่ามีคนอื่นควรดูแลเรื่องนี้ จากนั้นผู้ช่วยจะไปหาผู้อนุมัติรายใหม่ ซึ่งสัญญาว่าจะตรวจสอบในภายหลังแต่ก็ลืมไป

ลองนึกภาพกระบวนการที่ช่วยลดภาระของผู้ช่วย ให้อำนาจแก่ผู้อนุมัติด้วยความรู้ และป้องกันข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง นั่นคือความงามของกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายที่ทันสมัย ​​มีประสิทธิภาพ และเป็นอัตโนมัติ ด้วยระบบอัตโนมัติ พนักงานของคุณสามารถเปิดรายงานได้อย่างรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อยลง และฝ่ายการเงินจะสามารถอยู่ในงบประมาณได้ป้องกันปัญหาคอขวดและอำนวยความสะดวกในกระแสเงินสด

เทมเพลตงบดุล
เพื่อให้บรรลุความมั่นคงนี้ คุณต้องมีนโยบายค่าใช้จ่ายที่เข้มงวด และพนักงานจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายเหล่านี้ได้โดยง่าย บางทีพนักงานอาจขออนุมัติค่าใช้จ่ายเล็กน้อย แต่ไม่ทราบว่าค่าใช้จ่ายที่น้อยกว่า 20 ดอลลาร์จะได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติและจำเป็นต้องส่งโดยตรงไปยังฝ่ายบัญชีมากกว่าที่จะเป็นผู้จัดการ การอนุมัติค่าใช้จ่าย

เป็นการยากที่จะบังคับใช้นโยบายเมื่อคุณมุ่งเน้นไปที่แผนการเติบโตที่ทะเยอทะยาน ระบบอัตโนมัติจะฝังนโยบายไว้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ช่วยให้คุณคิดถึงลำดับความสำคัญอื่นๆ

พูดง่ายๆ คือ เวลาคือเงิน ดังนั้นเมื่อคนงานใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับค่าใช้จ่ายแทนที่จะเป็นนาที นั่นส่งผลเสียต่อกำไรของคุณ

ขั้นตอนในการอนุมัติค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ
คุณอาจเป็นหนึ่งใน43 เปอร์เซ็นต์ของบริษัทที่ยังคงใช้กระบวนการด้วยตนเองเพื่อจัดการรายงานค่าใช้จ่าย เพิ่มขวัญกำลังใจและประสิทธิภาพการทำงานด้วยการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่ายของคุณโดยใช้หกขั้นตอนต่อไปนี้

1. ตัดสินใจเลือกสิ่งที่ต้องการให้เป็นระบบอัตโนมัติ
บางทีคุณอาจติดตามค่าใช้จ่ายหลักด้วยห้องสมุดสเปรดชีตที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือบางทีพนักงานของคุณยังคงพิมพ์รายงานค่าใช้จ่ายและส่งมอบด้วยมือ ขั้นแรกให้พิจารณาว่ากระบวนการเหล่านี้จะเป็นอย่างไรหากไม่มีกระดาษหรือสำเนาดิจิทัลหลายชุด จากนั้นจึงตัดสินใจว่าระบบอัตโนมัติจะสามารถทำงานได้อย่างไร

2. ทบทวนนโยบายของคุณอีกครั้ง
หากคุณกำลังทำรายงานด้วยตนเอง คุณมักจะปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างหลวม ซึ่งคลุมเครือและลืมง่าย เขียนนโยบายของคุณในภาษาที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาสงสัยว่าจะอนุมัติหรือปฏิเสธค่าใช้จ่ายหรือไม่

นโยบายของคุณควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะอนุญาตให้มีข้อยกเว้นในกรณีฉุกเฉินและสถานการณ์พิเศษ นโยบายควรทราบด้วยว่าผู้จัดการคนใดทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการอนุมัติและให้รายละเอียดขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ กำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จำง่าย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนสามารถอ้างอิงนโยบายได้อย่างง่ายดายทุกเมื่อที่ต้องการ

3. ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณใหม่
พบกับทีมของคุณเพื่อกำหนดค่าใหม่ว่าใครต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายและใครสามารถถอยกลับได้ ถามพวกเขาว่าความรับผิดชอบในการอนุมัติใดจะทำงานได้ดีที่สุดกับงานของพวกเขา ใช้คำตอบของพวกเขาเป็นแนวทาง สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทุกคนสามารถตกลงกันได้ สำหรับทีมขนาดเล็ก ความรับผิดชอบในการอนุมัติของพนักงานอาจไม่เปลี่ยนแปลงมากนัก แต่จะช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น

4. เลือกเครื่องมือของคุณ
ไม่ว่าจะเป็นตัวติดตามค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แอพไมล์สะสม หรือเครื่องบันทึกใบเสร็จ ให้นึกถึงแอพและเครื่องมือที่จะทำให้ชีวิตของพนักงานของคุณง่ายขึ้น ถามพวกเขาว่าชอบเครื่องมือใด และเลือกเครื่องมือที่ไม่ต้องใช้กระดาษมากที่สุด

บางทีโปรแกรมซอฟต์แวร์หนึ่งอาจมีแอพมือถือที่สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายได้ หรือแพลตฟอร์มการอนุมัติอื่นไม่มีแอพแต่รวมเข้ากับซอฟต์แวร์การบัญชีที่มีอยู่ของคุณอย่างสมบูรณ์แบบและสร้างรายงานโดยอัตโนมัติ

หลายโปรแกรมเสนอการสาธิตฟรีเพื่อให้คุณสามารถสำรวจคุณสมบัติต่างๆ ได้ก่อนที่จะตัดสินใจทางการเงิน โปรดจำไว้ว่า โปรแกรมที่คุณเลือกควรเป็นเรื่องง่ายสำหรับทีมของคุณ ในขณะเดียวกันก็ให้ความสามารถในการวิเคราะห์อย่างละเอียดแก่คุณ

สำหรับระบบอัตโนมัติขั้นสูงสุด ให้มองหาโปรแกรมที่เชื่อมต่อกับการตรวจสอบธุรกิจของคุณและบัญชีบัตรเครดิต แพลตฟอร์มบนคลาวด์สามารถเข้าถึงได้และดีสำหรับบริษัทที่ไม่มีการสนับสนุนด้านไอทีที่แข็งแกร่ง บางแพลตฟอร์มที่คุณสามารถค้นคว้าได้ได้แก่Fyle , MobileXpense , SalesTripและCflow

5. ปรับแต่งซอฟต์แวร์
เมื่อคุณได้ซอฟต์แวร์แล้ว ให้ใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ให้มากที่สุด เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่นๆ ยิ่งคุณใส่เข้าไปมากเท่าไหร่ คุณก็จะได้ประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการฝึกอบรมใดๆ ที่บริษัทซอฟต์แวร์เสนอและจัดเซสชันการฝึกอบรมกับพนักงาน

6. ปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไป
หลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะลาออกจากกระบวนการใหม่ที่เป็นประกาย อย่างที่คุณอาจเคยได้ยินมา สิ่งที่ใช้ได้ผลดีอาจทำงานได้ดีขึ้น คุณควรมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายเป็นประจำ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณเติบโตและคุณต้องทำธุรกิจมากขึ้นและมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น

อนุมัติค่าใช้จ่ายกับ Jotform
ระบบอัตโนมัติไม่จำเป็นต้องยาก ค่าใช้จ่ายไม่ต้องใช้เวลานาน และคุณไม่จำเป็นต้องทำลายธนาคารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

Jotform มี เทมเพลตหลายพันรายการคุณจึงสามารถสร้างแบบฟอร์มทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงแบบฟอร์มรายงานค่าใช้ จ่าย แบบฟอร์มติดตามค่าใช้จ่ายและรายงานค่าใช้จ่ายรายวัน

เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายรายวัน
คุณสามารถนำแบบฟอร์มของคุณไปสู่ระดับใหม่ด้วยการอนุมัติ Jotform ใหม่ ซึ่งช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ผ่านอินเทอร์เฟซแบบลากแล้วปล่อย การเพิ่มตรรกะตามเงื่อนไข การแจ้งเตือนทางอีเมล และผลลัพธ์ที่กำหนดเอง เวิร์กโฟลว์ของคุณจะกลายเป็นเรื่องง่ายดายในทันที

Jotform Tablesให้ตำแหน่งส่วนกลางเพื่อติดตามการอนุมัติและการส่ง ในขณะที่ Jotform Mobile Forms ช่วยให้คุณจัดการแบบฟอร์มได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ เนื่องจากคุณปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ได้ทุกเมื่อ Jotform จึงปรับขนาดตามธุรกิจของคุณ

การดูแลกระบวนการทางธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่ไม่จำเป็นต้องยุ่งยากและสิ้นเปลือง อัตโนมัติด้วยการอนุมัติ Jotform เพื่อเปิดตัวองค์กรของคุณในอนาคต

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles