การจองโต๊ะประชุมแบบด่วน ทีมงานของเรากำลังขยายและเริ่มขยายพื้นที่สำนักงานของเรา สิ่งนี้สร้างความยากลำบากให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวกสบาย เลย์เอาต์แบบเปิดโล่งและห้องประชุม 1 ห้อง หมายความว่าเมื่อใดก็ตามที่กลุ่มต้องการพบปะหรือมีลูกค้าสายสำคัญ การทำโดยไม่รบกวนผู้อื่นทำได้ยาก แม้แต่การแตะจากแป้นพิมพ์ของนักพัฒนาก็เริ่มทำให้เกิดการเสียดสี!
เรารู้ว่าการย้ายไปยังสำนักงานที่ใหญ่ขึ้นเป็นสิ่งที่ต้องทำ ทำให้เรามีโอกาสที่จะเริ่มต้นใหม่ เราสามารถรับประกันได้ว่าพื้นที่จัดประชุมแต่ละแห่งและสิ่งอำนวยความสะดวกภายในนั้นจะรองรับทีมที่กำลังเติบโต สำนักงานแห่งใหม่นี้จะถูกแบ่งออกเป็นห้องย่อยและพื้นที่สำหรับทีมที่จะพบกัน จุดมุ่งหมายคือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของพื้นที่ที่มีอยู่และดังนั้นการประชุมที่เกิดขึ้นภายในนั้น
วิสัยทัศน์ของเราไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีที่ดีที่สุดมาใช้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการดูว่ามีการจองและใช้ห้องประชุมอย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ามีความชัดเจนว่าใครจองห้องพักและนานเท่าใด ก่อนหน้านี้ ห้องประชุมจะถูกจองผ่านผู้ให้บริการอีเมล และเพิ่มห้องเป็นทรัพยากรในการเชิญประชุม วิธีนี้ใช้ได้ผลดี แต่ไม่สามารถแก้ปัญหาทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้ ตัวอย่างเช่น การหยุดชะงักเพื่อถามว่า “คุณจะไปนานไหม” การประชุมที่ล้นหรือมีคน ‘เพิ่งเข้ามา’ แต่ห้องจะถูกจองหลังจากนั้นไม่นาน
วิธีแก้ไขคือแสดงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและห้องว่างแบบดิจิทัลนอกห้องประชุมแต่ละห้อง อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่แนวคิดใหม่ แต่แอปในตลาดในขณะนั้นไม่ตรงตามข้อกำหนดของเรา หรือมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับฮาร์ดแวร์เฉพาะ ด้วยทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์ภายในองค์กรที่มีความสามารถ Clearooms จึงถูกสร้างขึ้น
การสร้างโซลูชันของเราเอง
เป้าหมายหลักของ Clearooms คือการสร้างความโดดเด่นกว่าที่อื่นๆ ด้วยการสร้างแอพจองห้องประชุมที่มีการออกแบบที่น่าดึงดูดและดูดีบนผนัง แอพนี้มีการออกแบบฟังก์ชั่นโดยใช้สีสัญญาณไฟจราจรเพื่อแสดงห้องว่าง อย่างไรก็ตาม มันทำให้ Clearooms กลายเป็นคุณสมบัติใหม่สำหรับสำนักงานและเป็นสิ่งที่จะแสดงให้กับลูกค้าที่ไม่เคยเจอป้ายห้องดิจิทัลประเภทนี้มาก่อน
สิ่งสำคัญคือต้องให้ผู้ใช้มีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งแอปและการประชุมแต่ละครั้ง คุณสมบัติเหล่านี้เป็นคุณสมบัติที่หายากในผลิตภัณฑ์ของคู่แข่ง หน่วยงานสามารถสร้างแบรนด์การประชุมของตนเอง หรืออัปโหลดโลโก้ของลูกค้าสำหรับการประชุมภายนอก การต้อนรับลูกค้าที่อบอุ่น เป็นสัมผัสที่ดี ทำให้การประชุมแต่ละครั้งเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
เนื่องจากวิธีการทำงานของเราดูเหมือนจะเปลี่ยนไปและปรับให้เข้ากับรูปแบบที่ยืดหยุ่นมากขึ้นหลังจากทำงานจากที่บ้านเป็นเวลานาน ความนิยมของ ‘โต๊ะทำงานแบบร้อน’ จึงมีแนวโน้มเพิ่มขึ้น การทำงานจากที่บ้านจะเป็นประสบการณ์ใหม่สำหรับผู้ปฏิบัติงานจำนวนมากเมื่อเร็วๆ นี้ และการย้ายไปสู่แนวโน้มของการทำงานที่ยืดหยุ่นอาจเป็นสิ่งพิเศษสำหรับคนส่วนใหญ่ การจองโต๊ะประชุมแบบด่วน
ซึ่งหมายความว่าเมื่อเรากลับมาที่สำนักงาน โต๊ะที่เราเคยนั่งในแต่ละวันอาจไม่ใช้งานเต็มเวลาอีกต่อไป บางองค์กรสามารถได้รับประโยชน์จากการออมด้วยการลงทุนในสำนักงานขนาดเล็กจากความต้องการโต๊ะทำงานและเวิร์กสเตชันที่น้อยลงในอนาคต พบว่าโต๊ะทำงานแบบด่วนสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานของสำนักงานได้มากถึง 30%
สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความจำเป็นที่พนักงานต้องเข้าใจเหตุผลในการดำเนินการจองโต๊ะส่วนกลาง ซึ่งไม่เพียงแค่ช่วยอำนวยความสะดวกและผู้จัดการสำนักงานในการควบคุมจำนวนคนในสำนักงานในคราวเดียว แต่ยังช่วยในเรื่องความปลอดภัยของทุกคนด้วยการนั่งที่โต๊ะที่ได้รับการจัดสรรซึ่งจัดระยะห่างที่เหมาะสมเท่านั้น
จองโต๊ะด่วนกับ Clearooms
จุดสนใจหลักของ Clearooms เดิมคือจองและใช้ห้องประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการกลับมาที่สำนักงานพร้อมกับความต้องการใหม่ เราได้พัฒนาและขยายฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ของเราเพื่อรองรับการจองโต๊ะส่วนกลางด้วย
โซลูชันการจองโต๊ะส่วนกลางอื่นๆ มีคุณสมบัติหลายอย่างที่ทำให้ล้นหลามเล็กน้อย นี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการรู้สึกเมื่อแนะนำนโยบายสำนักงานใหม่ที่อาจเกิดขึ้น บางรายการอาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ในการตั้งค่าและพร้อมใช้งาน เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ เรายังคงยึดมั่นในหลักการง่ายๆ ของเราด้วยการตั้งค่าที่ง่ายดายและค่าใช้จ่ายรายเดือนที่ต่ำ คุณลักษณะโต๊ะทำงานส่วนตัวของเรามีโครงสร้างราคาแบบแบ่งชั้นตามจำนวนโต๊ะทำงานที่คุณเพิ่ม ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับคุณลักษณะที่คุณไม่ต้องการ
การตั้งค่าการจองโต๊ะร้อนของเราทำได้ใน4 ขั้นตอนง่ายๆ :
ตั้งชื่อสำนักงานหรือชั้นของคุณ
อัปโหลดรูปภาพแปลนอาคารหรือเลือกจากเค้าโครงเริ่มต้น
เลือก เพิ่มโต๊ะ และคลิกที่รูปภาพสำหรับตำแหน่งที่จะตั้งโต๊ะทำงานของคุณ
เชิญผู้ใช้ของคุณภายในการตั้งค่าโดยป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา
โต๊ะแต่ละโต๊ะที่สร้างขึ้นมีรหัสสีเพื่อความสะดวกในการใช้งาน ถ้าโต๊ะเป็นสีแดง ให้วางเมาส์เหนือเพื่อดูว่าใครจองไว้ สีเขียวหมายถึงสามารถจองได้ใน 2 คลิก และสีน้ำเงินคือโต๊ะที่คุณจองไว้ในปัจจุบัน ไม่ต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม ไฟหรือเซ็นเซอร์ให้ติดตั้ง ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสามารถเข้าถึงได้จากภายในพอร์ทัล Clearooms
ห้องประชุมคือก้าวแรกในการจัดตั้ง Hybrid Workplaceระบบจองห้องประชุมBangerter เชื่อว่าการตั้งค่าที่เหมาะสมสำหรับสถานที่ทำงานแบบไฮบริดนั้นเริ่มต้นจากพื้นที่จัดประชุม ในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด พนักงานต้องเปลี่ยนระหว่างการทำงานจากที่บ้านและที่ทำงาน เมื่อพนักงานเลือกที่จะทำงานจากสำนักงาน ห้องประชุมสามารถใช้เป็นพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันสำหรับการทำงานร่วมกันได้ สำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล สถานที่เหล่านี้มีหน้าที่ทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนอยู่ร่วมกันในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด ห้องประชุมเป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงานร่วมกันและการมีส่วนร่วม “ห้องประชุมต้องมีวิวัฒนาการ” Irwin Lazar นักวิเคราะห์จาก Metrigy กล่าว “ความคิดของคน 15 คนที่เดินเข้าไปในห้องประชุม วางหม้อกาแฟไว้กลางโต๊ะ และใช้เวลาทั้งวันในห้องนั้นอาจจะไม่เกิดขึ้นอีกในเร็วๆ นี้” ลาซาร์กล่าวเสริม เนื่องจากองค์กรจำนวนมากขึ้นปรับใช้การตั้งค่าสถานที่ทำงานแบบไฮบริด พวกเขาจำเป็นต้องปรับพื้นที่การประชุมให้เหมาะสมด้วยอุปกรณ์ที่เหมาะสมหรือซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมแนวคิดคือการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานทุกคน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด ผู้เชี่ยวชาญเชื่อว่าห้องประชุมเป็นประตูสู่สถานที่ทำงานแบบผสมผสานที่เหมาะสม โดยมีการประชุมเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และอย่างที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ซอฟต์แวร์การจองห้องประชุมมีความสำคัญต่อการจัดการสิ่งเหล่านี้
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
