สแกนเอกสารองค์กร

ทำไมต้อง สแกนเอกสารองค์กร ในแต่ละหน่วยงาน หรือ องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างๆล้วนมีเอกสาร อยู่ในสำนักงานเป็นจำนวนมากซึ่งปริมาณของเอกสารนั้นนับวันยิ่งจะมีเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆจึงทำให้เกิดปัญหาในเรื่องของการหาสถานที่จัดเก็บต่างๆรวมถึงการดูแลรักษา และการสืบค้นเอกสาร ซึ่งก็อาจจะติดปัญหา การค้นหาเอกสารยาก ตามมา เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงานของพนักงานและเจ้าหน้าที่ ด้วยเหตุนี้เราจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการสแกนเอกสารเพื่อการปรับเปลี่ยนในการบริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษให้มาเป็นการสแกนเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการ ซึ่งจะสามารถทำการคัดแยกเอกสารได้แบบ เป็นหมวดหมู่ทำให้ง่าย ต่อการจัดเก็บและการสืบค้น รวมถึงการดูแลรักษาก็ไม่ยุ่งยาก ไม่เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเพราะอยู่ในไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ซึ่งการสืบค้นเอกสาร จะสามารถ ทำได้โดยง่ายซึ่ง ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมจัดเก็บเอกสารที่คุณใช้ด้วย ตัวเอกสารส่วนใหญ่ที่มักนิยมสแกนและจัดเก็บกันนั้นก็คือ มีตั้งแต่ เอกสารที่เป็นขนาดเล็ก เอกสารทางด้านบัญชี หรือเอกสารการเงิน ถ้าเป็นโรงพยาบาล ก็จะเป็นเอกสารของเวชระเบียนผู้ป่วย หรือถ้าเป็นธุรกิจประกันก็ จะเป็นเอกสารใบสมัคร ต่างๆ ที่จะมีข้อมูลของบุคคลที่เป็นความลับ รวมถึงใบเคลมประกันต่างๆ ถ้าเป็นในส่วนขององค์กรก็จะเป็นเกี่ยวกับหนังสือร่างต่างๆ หนังสือคำสั่ง เอกสารบัญชีการเงินเอกสารความลับของลูกค้าเอกสาร ส่วนตัวของพนักงานและการเดินเอกสารของแผนก HR เป็นต้น หรือถ้าเป็นธุรกิจทั่วไป หรือแม้แต่บุคคลก็จะเป็น เอกสารหนังสือนิตยสารหนังสือหายากหนังสือเก่า โดย โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ในการจัดการในสมัยใหม่นี้ส่วนใหญ่ก็มักจะ แปลงไฟล์ ให้คุณ เสมือนว่าได้หนังสือเล่มใหม่ รวมไปถึงเอกสารขนาดใหญ่ และ เอกสารแบบแปลนต่างๆของธุรกิจ วิศวกรรม ธุรกิจหนังสือพิมพ์ […]