ระบบการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล คุณเบื่อกับการกรอกแบบฟอร์มด้วยมือหรือไม่? คุณพิมพ์งานมากเกินไป เป็นตะคริวที่มือจากการเซ็นชื่อมากเกินไป และรู้สึกหงุดหงิดที่พยายามถอดรหัสลายมือหรือไม่ เราไม่โทษคุณ! คุณมีสิ่งสำคัญที่ต้องทำมากกว่าการใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกรอกแบบฟอร์มที่เขียนด้วยลายมือลงในคอมพิวเตอร์หรือสแกน ส่งโทรสาร และยื่นเอกสารเช่นปี 2542 มีเหตุผลมากมายที่จะย้ายไปใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์นอกเหนือไปจากประโยชน์เบื้องต้นของการกำจัดกระดาษ .
#GoHandsFree, #GetFreeData
ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ วิธีที่จะช่วยปรับปรุงการรวบรวมและกระบวนการข้อมูลขององค์กรของคุณ และเครื่องมือใดบ้างที่คุณสามารถใช้เพื่อเริ่มต้น
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ง่ายที่สุดคือแบบฟอร์มเอกสารออนไลน์ของคุณ โดยพื้นฐานแล้ว นี่อาจเป็นเวอร์ชันไร้กระดาษของเอกสารที่มีระบบอัตโนมัติเพียงเล็กน้อย ซึ่งจะช่วยลดเอกสารทางกายภาพที่จำเป็นในสำนักงานและช่วยให้มั่นใจได้ถึงการจัดเก็บและการเก็บรักษาข้อมูลของคุณอย่างปลอดภัย
ในระบบที่ซับซ้อนมากขึ้น สามารถใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ร่วมกับเทคโนโลยีคลาวด์เพื่อส่งแบบฟอร์มไปยังเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ แจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ หรือกำหนดการดำเนินการเพิ่มเติมที่เชื่อมต่อกับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ในองค์กรของคุณ
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยธุรกิจของฉันได้อย่างไร
ประโยชน์เบื้องต้นของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์นั้นง่ายต่อการระบุ ไม่มีแบบฟอร์มกระดาษ ปัญหาเรื่องลายมือ หรือเอกสารสูญหายอีกต่อไป ไม่ต้องป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตหรือยื่นเอกสารในตู้ด้วยตนเองอีกต่อไป แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและจัดระเบียบเอกสารและรายงานที่คุณใช้อยู่แล้วได้
ประโยชน์เบื้องต้นของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
ยิ่งไปกว่านั้น แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ยังแสดงถึงโอกาสในการปรับปรุงและทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ข้อมูลที่เก็บรวบรวมทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเรียงและวิเคราะห์หาแนวโน้มได้ แบบฟอร์มที่ส่งสามารถทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์หรือการแจ้งเตือนที่รับรองว่าการส่งจะดำเนินการทันที พลังที่อยู่เบื้องหลังความสามารถในการวิเคราะห์และดำเนินการข้อมูลในทันทีนั้นไม่สามารถพูดเกินจริงได้
ตัวเลือกของฉันคืออะไร?
คุณมีตัวเลือกมากมายในขณะที่ใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรของคุณ! เครื่องมือที่ง่ายที่สุด เช่นMicrosoft FormsและGoogle Formsเหมาะสำหรับการรวบรวมข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาโดยใช้ระบบอัตโนมัติเพียงเล็กน้อย
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ Microsoft Forms เพื่อส่งแบบสำรวจไปยังสมาชิกในทีมของคุณพร้อมคำถามเกี่ยวกับการตรวจทานประจำปี การตอบกลับสามารถทริกเกอร์การแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการ ซึ่งสามารถตรวจสอบคำตอบและประเมินอีกครั้งข้อมูลที่รวบรวมจากปีก่อนหน้าหรือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
ตัวอย่างแบบสำรวจ HR Event ใน Microsoft Forms
หากคุณต้องการการทำงานอัตโนมัติในเชิงลึกมากขึ้น เครื่องมือเช่นTypeform , Power AppsและSintel Formsอาจเหมาะสมกว่า เครื่องมือเหล่านี้ต้องการการตั้งค่าเพิ่มเติม แต่ให้ความยืดหยุ่นมากกว่า รวมถึงการวางแผนตรรกะคำถามที่แข็งแกร่งและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้แบบสอบถาม Sintel Forms เพื่อรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นจากโอกาสในการขายที่อาจเป็นไปได้ในเว็บไซต์ของคุณ ขึ้นอยู่กับคำตอบในแบบฟอร์มนั้น คุณสามารถส่งต่อการส่งไปยังพนักงานขายที่ถูกต้องสำหรับพื้นที่ธุรกิจหรือที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ คุณอาจทริกเกอร์การแจ้งเตือนในช่องทาง Microsoft Teams หรือส่งแบบสำรวจติดตามผลไปยังลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติเพื่อรวบรวมรายละเอียดเพิ่มเติม
การพัฒนาแบบกำหนดเองช่วยให้มั่นใจได้ว่าแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ของคุณตรงกับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ
เมื่อเครื่องมือที่แสดงข้างต้นไม่เหมาะกับค่าใช้จ่ายหรือคุณกำลังมองหาสิ่งที่ไม่เหมือนใครสำหรับธุรกิจของคุณ คุณอาจพิจารณาโซลูชันที่พัฒนาขึ้นเอง ด้วยการพัฒนาแบบกำหนดเอง คุณจะได้สิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง ข้อมูลสามารถถ่ายโอนหรือแปลงผ่านกระบวนการใดก็ได้ คุณสามารถรวมข้อมูลที่คุณได้รวบรวมไว้กับเทคโนโลยีคลาวด์อื่น ๆ ได้เกือบทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ของคุณเพื่อให้เกิดความชำนาญสูงสุด
อ่าน: ทำไมบริษัทของคุณต้องการพัฒนาแบบกำหนดเอง ระบบการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
ฉันจะเริ่มต้นได้อย่างไร
การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดเวลาและรับข้อมูลในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่าย วิเคราะห์ และทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ที่ Regroove เราใช้เครื่องมือของ Microsoft เพื่อปรับปรุงกระบวนการหลายอย่างของเรา เราทำงานร่วมกับลูกค้าทุกวันเพื่อใช้การรวบรวมข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และกระบวนการอัตโนมัติในการปรับปรุง พัฒนา และขยายธุรกิจของพวกเขา
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เปิดใช้งานการเข้าถึงระยะไกล
แน่นอนว่าแบบฟอร์มกระดาษสามารถสแกนและส่งอีเมลได้ แต่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถเข้าถึงได้ง่ายกว่าจากระยะไกลโดยใช้อุปกรณ์ทุกชนิด ที่สำคัญกว่านั้น สามารถควบคุมการเข้าถึงได้ง่าย – การเข้าถึงที่แพร่หลายไม่เท่ากับการเข้าถึงแบบเปิด เนื่องจากการรักษาความปลอดภัยของเอกสารได้รับการจัดการด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ด้วยการกระจายงานไปยังสถานที่ห่างไกลซึ่งไม่มีศูนย์กลาง ความสามารถในการจัดหาแบบฟอร์มที่ปลอดภัยจากระยะไกลทุกที่ทุกเวลาจึงเป็นสิ่งจำเป็น
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์รับรองความถูกต้องของข้อมูลและความสมบูรณ์
การทำผิดพลาดบนแบบฟอร์มกระดาษเป็นเรื่องง่าย และการทำผิดพลาดระหว่างการป้อนข้อมูลทำได้ง่าย แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกจับอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง (เช่น ข้อมูลทางโทรศัพท์และอีเมล) แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้สามารถจัดรูปแบบและคำนวณอัตโนมัติได้ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดได้อีก ฟิลด์แบบฟอร์มสามารถรวมเข้ากับฐานข้อมูลปัจจุบันสำหรับการซิงโครไนซ์ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะไหลไปยังที่ที่ต้องการ
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ผสานรวมกับแพลตฟอร์มธุรกิจอื่นๆ
แบบฟอร์มไม่ใช่เกาะ แต่รูปแบบกระดาษมักจะจบลงที่ดูเหมือน Florida Keys ซึ่งกระจัดกระจายและเชื่อมต่อกันอย่างหลวม ๆ E-forms สามารถรวมเข้ากับแพลตฟอร์มธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย รวมถึง HRIS, ERP และแพลตฟอร์มการบัญชีจากบริษัทต่างๆ เช่น Microsoft, Info, Sage, SAP และ Epicor การใช้งานทางธุรกิจอาจรวมถึงใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย สัญญา บันทึกนักศึกษา บันทึกผู้ป่วย การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคล และข้อมูลพนักงาน และอื่นๆ แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องสามารถรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างแพ็คเกจเอกสารเพื่อให้สามารถรวบรวม จัดกลุ่ม ตรวจสอบ อนุมัติ และแจกจ่ายแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในกระบวนการที่สม่ำเสมอและแม่นยำ แบบฟอร์มอยู่ใน แพลตฟอร์ม การจัดการเนื้อหาขององค์กรแต่ซิงโครไนซ์กับแพลตฟอร์มธุรกิจและฐานข้อมูลที่เหมาะสม
เราจะทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อพัฒนารายการข้อกำหนดที่ครอบคลุม และช่วยคุณเลือกเครื่องมือที่มีอยู่หรือพัฒนาโซลูชันที่ตรงตามความต้องการทั้งหมดของคุณ พร้อมที่จะเริ่มต้นหรือยัง สนใจติดต่อ !
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
