ซอฟต์แวร์ HR เราทุกคนทราบดีว่าการบันทึกการขาดงานอย่างถูกต้องมักเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดแต่ต้องใช้เวลาสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
แน่นอนว่าไม่ใช่แค่กระบวนการตัดไม้เมื่อพนักงานลางานประจำปีหรือลาป่วย แต่ซับซ้อนกว่ามาก การจัดการการขาดงานเป็นปัญหาเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลกระทบต่อพนักงานแต่ละคนตลอดจนประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ
ในสหราชอาณาจักร Public Health England ประมาณการค่าใช้จ่ายทางเศรษฐกิจโดยรวมของการขาดงานและการสูญเสียผลผลิตจากการว่างงาน การดูแลอย่างไม่เป็นทางการ และปัญหาด้านสุขภาพ มากกว่า 100 พันล้านปอนด์ต่อปี อย่างไรก็ตาม จากผลกระทบของ COVID-19 ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา ตัวเลขนี้น่าจะเพิ่มขึ้น ตัวอย่างเช่นกลุ่มธุรกิจ CBI รายงานอัตราการขาดงานของพนักงานโดยเฉลี่ยในหมู่สมาชิก 10% ถึง 15% ทั่วประเทศเมื่อต้นปี 2565 ซึ่งสูงกว่าอัตราปกติระหว่าง 5% ถึง 6% อย่างมาก
การจัดการการขาดงานบริการตนเอง
ไม่ใช่แค่อัตราการขาดงานของพนักงานที่นายจ้างและทีมทรัพยากรบุคคลต้องจับตาดู มีรายงานว่า 90% ของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลในสหราชอาณาจักรเห็นสัญญาณของภาวะหมดไฟในการทำงานของพนักงาน และเกือบ 45% ของพวกเขาได้พิจารณาที่จะออกจากตำแหน่งปัจจุบันเนื่องจากแรงกดดันในการจัดการกับภาวะหมดไฟในการทำงานของพนักงาน เห็นได้ชัดว่าต้องมีมาตรการป้องกัน เช่น การกีดกันการลาป่วยและช่วยให้พนักงานหยุดพักผ่อน เพื่อลดการลาป่วยตั้งแต่แรก
จำเป็นอย่างยิ่งที่ทีม HR ที่ทำงานหนักไม่เพียงมีกลยุทธ์การจัดการการขาดงานที่ครอบคลุมเท่านั้น แต่ยังมีเครื่องมือสำหรับสนับสนุนและปรับปรุง
เหตุใดซอฟต์แวร์ HR จึงมีความสำคัญในการสนับสนุนการจัดการการขาดงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บริษัทต่างๆ จะมีขั้นตอนการจัดการการขาดงานที่ค่อนข้าง ‘ด้วยตนเอง’ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ SMEs ที่อาจเติบโตอย่างรวดเร็ว แต่ยังคงอาศัยวิธีการที่ไม่ต่อเนื่องกันในการบันทึกและประเมินการขาดงาน เช่น สเปรดชีต อีเมล หรือระบบที่ใช้กระดาษ
แม้ว่าปัญหาคือเมื่อองค์กรมีแนวทางที่กระจัดกระจายหรือ ‘เฉพาะกิจ’ ในการจัดการการขาดงานของพนักงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะใช้เวลานานและยากกว่ามาก การรายงานเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและซับซ้อน อาจพลาดข้อกำหนดทางกฎหมายได้ และการทำให้มั่นใจว่ามีพนักงานในระดับที่เพียงพอเพื่อให้องค์กรตรวจสอบอยู่เสมออาจเป็นธุรกิจที่ยุ่งยาก
โชคดีที่ไม่ต้องเป็นแบบนี้
ระบบ HR ที่มีคุณลักษณะการจัดการการขาดงานสามารถทำหน้าที่เชื่อมโยงกระบวนการขาดงานที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกัน นอกจากนี้ยังสามารถช่วยปรับปรุงและทำให้ง่ายขึ้นในทุกแง่มุมของการลาที่จ่ายและไม่ได้รับค่าจ้าง รวมถึงการลาหยุดของพนักงาน การลาป่วย การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร และการลางานแทน – และให้ข้อมูลที่สำคัญแก่คุณเพื่อแจ้งกลยุทธ์การจัดการการขาดงานของคุณ
เพื่อช่วยให้คุณจัดการการขาดงานได้ง่ายขึ้นเล็กน้อย ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติหลักห้าประการที่คุณควรระวังเมื่อเลือกระบบ HR สำหรับธุรกิจของคุณ:
1. พนักงานบริการตนเอง
ฟังก์ชันการบริการตนเองเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่ระบบ HR บนคลาวด์สามารถปรับปรุงกระบวนการ HR และลดค่าใช้จ่ายของผู้ดูแลระบบ การบริการตนเองของพนักงานช่วยให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการสามารถเข้าถึงและประมวลผลข้อมูลการขาดงานทั้งที่วางแผนไว้ไม่ได้ (เช่น การลาประจำปี) และการลาโดยไม่ได้วางแผน (เช่น การเจ็บป่วย)
มุมมองปฏิทินและไดอารี่แบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในทีมของพวกเขาได้อย่างชัดเจน และพนักงานสามารถตรวจสอบยอดการลา ขอลาพักร้อน และลงทะเบียนลาป่วย ทั้งหมดนี้จากที่เดียวในส่วนกลาง ปลอดภัย แต่เข้าถึงได้ง่าย ระบบ HR ที่ดีที่สุดจะมีแอปสำหรับอุปกรณ์พกพาโดยเฉพาะ ซึ่งหมายความว่าทั้งหมดนี้สามารถทำได้ผ่านอุปกรณ์ที่พนักงานของคุณเลือกในเวลาที่เหมาะสมกับพวกเขา ซอฟต์แวร์ HR
2. การคำนวณสิทธิ์การลาโดยอัตโนมัติ
ระบบ HR ที่ดีควรสามารถคำนวณสิทธิ์การลางานของพนักงานให้กับคุณได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการคำนวณสิทธิ์ในวันหยุดอย่างถูกต้อง ระบบ HR ที่ดีที่สุดจะอัปเดตระบบตามเวลาจริงตามเวลาทำงานที่แน่นอน วันหยุดในท้องถิ่น หรือกฎหมาย ตลอดจนกฎเกณฑ์ของบริษัทของคุณเอง
ฟังก์ชันประเภทนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการดูแลระบบ และช่วยให้ทุกคนในธุรกิจของคุณได้รับการจัดสรรเวลาพักที่เหมาะสม หมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลกับการทำผิดพลาดกับพนักงาน part-time หรือผู้ที่อยู่ในประเทศต่าง ๆ ที่อาจมีสิทธิในการลาที่แตกต่างกัน คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติ HRMS ทั่วโลกได้ ที่นี่
3. การรายงานการขาดเรียนในเชิงลึก การวิเคราะห์ และประวัติ
การรายงานอาจเป็นหนึ่งในแง่มุมที่ท้าทายที่สุดในการจัดการการขาดงานของพนักงาน โชคดีที่ซอฟต์แวร์ HR ที่มีการสืบค้นข้อมูลการขาดงานที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า เช่น การคำนวณ Bradford Factor สามารถทำให้ทั้งง่ายและใช้เวลาน้อยลงในการดึงข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อน สิ่งนี้ทำให้ง่ายขึ้นในการให้ข้อมูล ‘สรุป’ ที่ผู้นำของคุณอาจต้องการแจ้งกลยุทธ์หรือสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
นอกจากนี้เครื่องมือวิเคราะห์ที่เหมาะสมที่ช่วยให้คุณเจาะลึกลงไปในบันทึกของคุณ หมายความว่าคุณสามารถเริ่มตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานจากมุมต่างๆ ได้ เมื่อคุณสามารถเห็นภาพรูปแบบและแนวโน้มในข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเริ่มถามคำถามที่เหมาะสมที่จำเป็นเพื่อทำความเข้าใจว่าเหตุใดจึงมีอยู่ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถมีความกระตือรือร้นมากขึ้นในความพยายามที่จะปรับปรุงการเข้างาน หรือจัดการการขาดงานอย่างสมดุลมากขึ้น (เช่น หากการลาวันหยุดไม่กระจายออกไปอย่างเหมาะสม)
นอกจากนี้ ให้มองหาซอฟต์แวร์ HR ที่บันทึกประวัติการเจ็บป่วยอย่างครอบคลุม ดังนั้น หากคุณจำเป็นต้องดำเนินการทางวินัย คุณมีหลักฐานที่แน่ชัดที่จะสนับสนุนการตัดสินใจของคุณ ระบบ HR ที่ดีควรทำให้การลามองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อให้ทั้งผู้จัดการและพนักงานรู้ว่าพวกเขายืนอยู่ที่ใด
4. รองรับการขาดงานหลายประเภท
สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับว่าการจัดการการลาไม่ได้เกี่ยวกับวันหยุดหรือการเจ็บป่วยเท่านั้น มีเหตุผลมากมายที่เจ้าหน้าที่ของคุณอาจต้องสละเวลาจากการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเนื่องจากการนัดหมายทางการแพทย์ เหตุฉุกเฉินในครอบครัว การลาคลอด หรือบริการจากคณะลูกขุน
ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ซอฟต์แวร์ HR ของคุณจะต้องยืดหยุ่นกับคุณ และสนับสนุนการขาดงานหลายประเภทที่ปรับแต่งได้ตามแผนกหรือสถานที่ สิ่งนี้จะช่วยในการจัดทำรายงานที่เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้จัดการสายงานทำการตัดสินใจด้านทรัพยากรที่เหมาะสมและชาญฉลาดยิ่งขึ้น
5. เครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมกับแบรนด์
สุดท้ายนี้ แม้ว่าการพิจารณาฟังก์ชันหลักของระบบ HR เป็นสิ่งสำคัญเสมอ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกแพลตฟอร์มที่สามารถสะท้อนถึงเอกลักษณ์เฉพาะของคุณเองและวิธีการทำงานขององค์กรของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว เอกลักษณ์แบรนด์ของคุณควรปรากฏให้เห็นที่จุดสัมผัสของลูกค้าและพนักงานทุกคน เหตุใดจึงไม่เลือกใช้ซอฟต์แวร์ HR ที่คุณเลือก
ธุรกิจทั้งหมดใช้โซลูชัน HR ที่ยอดเยี่ยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการจัดการการขาดงาน ดังนั้น การส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่สำคัญของผู้ใช้ผ่านแพลตฟอร์มที่มีแบรนด์ของตัวเองซึ่งสามารถพัฒนาไปพร้อมกับองค์กรของคุณควรมีความสำคัญเป็นอันดับแรก
มองหาระบบที่สามารถสะท้อนถึงแบรนด์และวัฒนธรรมของคุณ และรับรองประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานของคุณทุกคน ซึ่งควรรวมถึงตัวเลือกในการใส่โลโก้บริษัทและแบบแผนชุดสี
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
