ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา สัญญาเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของทุกองค์กร ยิ่งใช้เวลานานในการสรุปสัญญา การรับรายได้จากข้อตกลงก็ยิ่งใช้เวลานานขึ้น ด้วยเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ในการกำหนดเส้นทาง ติดตาม และรักษาสัญญา จึงไม่น่าแปลกใจที่บางสัญญาจะหลงทางและหลุดลอยไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณจะกำจัดการสับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องในขณะที่รักษาความแม่นยำที่จำเป็นเพื่อให้ทุกอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อกำหนดได้อย่างไร
ระบบการจัดการสัญญาของเราเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับสัญญาที่วุ่นวาย ตั้งแต่การร่าง การแบ่งปัน และการติดตาม ไปจนถึงการอนุมัติและการต่ออายุลูกค้า ระบบของเราจะปรับปรุงโปรโตคอลของคุณสำหรับการจัดการวงจรอายุสัญญา ระบบจะกำหนดเส้นทางเอกสารสำหรับการอนุมัติโดยอัตโนมัติและง่ายดาย และสื่อสารงานไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม FileBound ยังตรวจสอบความคืบหน้าและเตือนพนักงานขายเกี่ยวกับงานที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น วันครบกำหนด การหมดอายุ และการต่ออายุ
ลดขั้นตอนการทำสัญญาของคุณในทุกขั้นตอน
- ลดความซับซ้อนของงานเอกสารของลูกค้าหรือผู้ขายรายใหม่โดยใช้พอร์ทัลแบบฟอร์มสาธารณะของ FileBound เพื่อเข้าถึงแบบฟอร์มคำขอสัญญาใหม่ และเติมลงในเทมเพลตสัญญาที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลา
- กระบวนการอัตโนมัติมาตรฐานช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบและส่งสัญญาให้ผู้อื่นแก้ไข จัดลำดับความสำคัญตามวันที่ครบกำหนดและเกณฑ์อื่นๆ และให้การมองเห็นว่าใครต้องดำเนินการขั้นต่อไปกับสัญญาหนึ่งๆ
- การนำเข้าจากอีเมลโดยอัตโนมัติหมายความว่า FileBound สามารถลบเอกสารแนบสัญญาออกจากข้อความ เก็บไว้ในระบบสำหรับการประมวลผล และแจ้งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ
- ปรับปรุงการเตรียมพร้อมในการตรวจสอบโดยจัดเก็บสัญญาทั้งหมดไว้ในตำแหน่งส่วนกลางที่ปลอดภัย (ทั้งภายในองค์กรหรือในระบบคลาวด์) ซึ่งเอกสารต่างๆ จะถูกจัดหมวดหมู่ในฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ซึ่งเข้าถึงได้ง่ายจากพีซีหรืออุปกรณ์พกพาใดๆ
- การติดตามเวอร์ชันที่เชื่อถือได้หมายถึงทุกเวอร์ชันของสัญญาทุกฉบับได้รับการติดตามอย่างสมบูรณ์และเข้าถึงได้ง่ายโดยพนักงานที่เหมาะสมที่มีสิทธิ์
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเป็นวิธีการที่ซับซ้อนเพื่อให้มั่นใจว่าวงจรอายุสัญญาทั้งหมดของบริษัทของคุณนั้นไม่ผิดพลาดและเป็นไปตามข้อกำหนด ในบทความนี้ เราจะอธิบายถึงประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา คุณลักษณะหลักที่ควรมองหา และซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่
ชุดเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการสร้าง การเจรจาต่อรอง
การกำหนดเวอร์ชัน การอนุมัติ การดำเนินการ และการต่ออายุข้อตกลงทางกฎหมายระหว่างทีมและแผนกต่างๆ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่ปลอดภัยซึ่งสามารถช่วยให้เอกสารของคุณมั่นใจได้
uments ปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้โดยพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น การตั้งค่าการเตือนวันที่ การติดตามการแก้ไข และการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วสามารถทำได้ทั้งหมดภายในชุดเครื่องมือที่มีให้โดยซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดี กล่าวอีกนัยหนึ่ง มันหมายถึงการยุติความปวดหัวที่มาพร้อมกับการจัดการขั้นตอนของข้อตกลงทางกฎหมายทั่วทั้งองค์กรของคุณ
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาสามารถช่วยธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กเร่งวงจรอายุของสัญญาในหลายๆ ทีม ในขณะเดียวกันก็รักษาเอกสารให้ปลอดภัยและจัดการความเสี่ยง
ผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่รู้ว่ากระบวนการจัดการสัญญาที่เลอะเทอะสามารถนำไปสู่ความเสี่ยงจำนวนมากได้ วันหมดอายุที่ไม่ได้รับ ฉบับร่างที่ไม่ได้บันทึก หรือกระบวนการกำกับดูแล/การอนุมัติที่ไม่ดีอาจทำให้การดำเนินธุรกิจล้มเหลวซึ่งส่งผลให้สูญเสียรายได้ในที่สุด เมื่อธุรกิจมาถึงจุดที่เติบโตอย่างยั่งยืนแล้ว อาจเป็นไปไม่ได้เลยที่จะติดตามปริมาณข้อตกลงทางกฎหมายที่เคลื่อนผ่านองค์กรของคุณ หากไม่มีระบบอัตโนมัติและที่เก็บข้อมูลส่วนกลางในระดับหนึ่ง
ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาช่วยเพิ่มการมองเห็น การปฏิบัติตาม และการรักษาความปลอดภัยตลอดวงจรการจัดการสัญญา นอกจากนี้ยังสามารถนำไปสู่กระบวนการจัดการสัญญาที่รวดเร็วขึ้น ดีลที่ปิดได้มากขึ้น และรายได้ที่มากขึ้น
เมื่อมีขนาดเล็กลง ธุรกิจหรือสตาร์ทอัพอาจใช้สเปรดชีต แชร์ไดรฟ์ และการแจ้งเตือนปฏิทินเพื่อจัดการวงจรชีวิตของสัญญา วิธีนี้อาจได้ผลใน ระยะ สั้น แต่เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต มันจะถึงจุดที่วิธีนี้กลายเป็นความเสี่ยงและน่าผิดหวังอย่างรวดเร็ว เมื่อการเติบโตของบริษัทเริ่มทบต้น ปริมาณสัญญาก็เริ่มทบต้นและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการสัญญาจะเพิ่มขึ้นพร้อมๆ กัน. นอกจากนี้ยังกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้นสำหรับผู้นำ (และคนอื่นๆ) ในการค้นหาสัญญาที่พวกเขาต้องการ ด้วยการทำให้องค์ประกอบหลายอย่างของวงจรอายุสัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติ ผู้นำธุรกิจจะสามารถเพิ่มความเร็วในการเติบโตของบริษัทและข้อตกลงทางกฎหมายที่เคลื่อนผ่านองค์กรของพวกเขา ในขณะเดียวกันก็จัดการความเสี่ยง ปรับปรุงความสามารถในการค้นหา และปกป้องเอกสารของคุณ
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาที่ดีจะช่วยให้คุณอุ่นใจได้เมื่อรู้ว่าเอกสารของคุณถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งศูนย์กลาง และสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุมัติสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากทุกที่ ความสามารถในการค้นหาและการมอบหมายสิทธิ์ที่ใช้งานง่ายจะช่วยให้พนักงานที่มีสิทธิ์ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องการ สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากและขจัดความจำเป็นในการมีบรรณารักษ์ประจำตามสัญญา (ไม่ว่าจะอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ) ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร การทำให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายในกระบวนการจัดการสัญญาจะช่วยเพิ่มความสามารถของบริษัทของคุณอย่างมากในการต้อนรับลูกค้าหรือพันธมิตรรายใหม่เมื่อเวลาผ่านไป
นอกจากนี้ โปรแกรมการจัดการสัญญาหลายโปรแกรมยังช่วยให้ผู้นำธุรกิจทราบความเคลื่อนไหวโดยให้มุมมองอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสถานะหรือตำแหน่งที่ตั้งของเอกสารเฉพาะ ด้วยการมองเห็นที่ชัดเจนในกระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายและความสามารถในการตั้งการเตือนสำหรับวันหมดอายุที่กำลังจะมาถึง ผู้จัดการจึงมีข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างชาญฉลาดในทันที และยืนยันว่ากระบวนการสำหรับการต้อนรับลูกค้าใหม่หรือผู้ขายนั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสมบัติที่คุณควรพิจารณาเมื่อซื้อซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา
คุณสมบัติเฉพาะที่คุณต้องการจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ รวมถึงจำนวนพนักงาน ปริมาณธุรกิจ และอุตสาหกรรมของคุณ อย่างไรก็ตาม ด้านล่างนี้เป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดบางประการที่ทุกธุรกิจควรมองหาเมื่อค้นหาโซลูชันใหม่:
การค้นหาและการรายงานที่มีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดการสัญญาของคุณจะทำหน้าที่เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลหลักสำหรับสัญญาทั้งหมดทั่วทั้งองค์กรของคุณ ดังนั้นเครื่องมือค้นหาที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ค้นหาและค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
คุณสมบัติการค้นหาที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือ Optical Character Recognition (OCR) ซึ่งทำให้สามารถค้นหาเอกสารที่สแกนทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์ คุณสมบัตินี้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารที่สแกนสำหรับชื่อบุคคล อนุมาตราทางกฎหมาย วันหมดอายุ และอื่นๆ อย่างน้อยที่สุด แพลตฟอร์มการจัดการสัญญาของคุณควรมีทั้งความสามารถ OCR และการค้นหาคำหลักที่ใช้งานง่าย เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาสัญญา ข้อสำคัญ หรือภาษาที่เป็นปัญหาได้ รวดเร็วขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา
การรายงานที่ปรับแต่งได้ก็เป็นกุญแจสำคัญเช่นกัน วิธีที่ผู้นำธุรกิจใช้แพลตฟอร์มจะแตกต่างอย่างมากจากทีมกฎหมายหรือการเงิน และข้อมูลเชิงลึกที่พวกเขาต้องการก็จะแตกต่างกันโดยธรรมชาติเช่นกัน มองหาแพลตฟอร์มที่มีความสามารถในการจัดเรียงและการกรองที่ปรับแต่งได้ หรือแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ เพื่อช่วยให้แต่ละทีมเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
การตั้งค่าการแจ้งเตือน
การตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือตัวเตือนมีประโยชน์อย่างมากต่อซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา การตั้งค่าการแจ้งเตือนสามารถเตือนทีมของคุณเกี่ยวกับการต่ออายุสัญญาที่กำลังจะมาถึงหรือวันหมดอายุ ดังนั้นทีมของคุณจะไม่พลาดวันที่หมดอายุหรือเส้นตาย อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือซอฟต์แวร์ต้องสื่อสารการเตือนความจำอย่างมีประสิทธิภาพ มุมมองปฏิทินสามารถช่วยให้ทีมของคุณก้าวทันการเปลี่ยนแปลงก่อนที่ข้อตกลงจะหมดอายุหรือต่ออายุอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์บางตัวจะทริกเกอร์การแจ้งเตือนภายในแพลตฟอร์มเท่านั้น ซึ่งพนักงานที่ไม่ได้เข้าสู่ระบบอย่างสม่ำเสมออาจพลาดได้ การแจ้งเตือนทางอีเมลเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดวันที่สำคัญของสัญญา
พื้นที่เก็บข้อมูลกลาง
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาของคุณควรทำหน้าที่เป็นจุดเดียวในการจัดเก็บเอกสารทางกฎหมายทั้งหมด ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่ค้นหาได้สามารถช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารของคุณได้จากทุกที่ในขณะที่ยังรักษาเอกสารเหล่านั้นให้ปลอดภัยอีกด้วย
สิทธิ์การแบ่งปันและบทบาท
ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะปฏิบัติงานเหมือนกันหรือต้องการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร การควบคุม และคุณลักษณะต่างๆ ในระดับเดียวกัน บทบาทและการอนุญาตของผู้ใช้เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา เนื่องจากช่วยให้คุณจัดการความเสี่ยงในแบบที่สเปรดชีตและไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันทำไม่ได้ ด้วยการจำกัดสิ่งที่ผู้ใช้บางรายสามารถมองเห็นได้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าผู้ใช้ที่แตกต่างกันจะเห็นเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการให้เห็น เท่านั้น
สิทธิ์ตามผู้ใช้ช่วยให้คุณสามารถจัดการความเสี่ยงได้ โดยมั่นใจว่าเฉพาะพนักงานที่ต้องการสิทธิ์เข้าถึงรายการหรือฟังก์ชันเท่านั้นที่จะมีสิทธิ์ดังกล่าว สิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียว/ไม่มีการลบจะทำให้คุณสบายใจได้เมื่อรู้ว่าเฉพาะพนักงานที่มีอำนาจ (ทนายความ ผู้จัดการคนสำคัญ ผู้ช่วยทนายความ) เท่านั้นที่สามารถแก้ไขบันทึกสัญญาหรือลบสัญญาออกจากระบบได้
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
