จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ คุณเคยพบว่าตัวเองอยู่ท่ามกลางเอกสารจำนวนนับไม่ถ้วนเมื่อถึงเวลาที่ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้หรือไม่? พวกเราส่วนใหญ่น่าจะมี นำสถานการณ์นั้นไปใช้ในสำนักงานขนาดเล็กของคุณ และดูไม่แตกต่างกันมากนัก หากมีสิ่งใด ปริมาณงานเอกสารที่คุณจัดการอาจมากกว่านั้นมาก!
สิ่งที่คุณต้องการคือระบบการจัดการเอกสาร (เช่นinfoRouter ) ที่ช่วยคุณจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลเพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างราบรื่นที่สุด คุณมีสองตัวเลือกที่นี่: ระบบที่ใช้กระดาษและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบที่ใช้กระดาษ
หลายปีที่ผ่านมา ธุรกิจต่าง ๆ ได้ปฏิบัติตามรูปแบบการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ ทศวรรษที่ผ่านมา เอกสารอาจไม่มีรายละเอียดและระบบการจัดการเอกสารไม่ละเอียดเท่าปัจจุบัน แต่ก็ยังเป็นระบบ
ข้อดีของระบบกระดาษ
ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษมีข้อดีหลายประการ เช่น:
- การจัดการที่ง่าย:เนื่องจากกระดาษมีลักษณะเป็นกายภาพโดยธรรมชาติ ดังนั้นจึงจับต้องได้และมองเห็นได้ ผู้ที่ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ในการจัดการและทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสารดังกล่าวสามารถจัดเก็บอย่างเป็นระบบในไฟล์ โฟลเดอร์ ตู้ ฯลฯ
- การทำสำเนา:คุณสามารถทำสำเนาเอกสารโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสาร
- ได้รับการยอมรับและกำหนดโดยกฎหมาย:ต้นฉบับเอกสารที่เป็นกระดาษได้รับการยอมรับตามกฎหมายว่าเป็น ‘ทางการ’ และสามารถนำมาเป็นหลักฐานในศาลได้ ในความเป็นจริง กฎหมายอาจกำหนดให้คุณต้องมีเอกสารบางอย่างในรูปแบบกระดาษเท่านั้นจึงจะถือว่าถูกต้อง
ข้อเสียของการมีระบบกระดาษ
ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษมีข้อบกพร่องหลายประการ มิฉะนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจยังไม่เกิดขึ้น
- พื้นที่จัดเก็บ:เนื่องจากกระดาษเป็นกระดาษโดยธรรมชาติ จึงต้องใช้พื้นที่จัดเก็บมาก ด้วยทรัพยากรที่จำกัด ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่สามารถเช่าหรือซื้อพื้นที่จัดเก็บในสถานที่หรือนอกสถานที่ได้
- ค่าวัสดุสิ้นเปลืองที่เกิดขึ้นประจำ:หากคุณจัดเก็บเอกสารส่วนใหญ่ในรูปแบบกระดาษ คุณต้องซื้อกระดาษเปล่าหลายๆ แพ็คทุกเดือนสำหรับความต้องการที่แตกต่างกัน เช่น การถ่ายเอกสาร การพิมพ์ กระดาษแฟกซ์ กระดาษรองเขียน สมุดแจ้งหนี้ สมุดบัญชี ฯลฯ เพิ่ม ค่าใช้จ่ายของรายการเครื่องเขียนอื่น ๆ และคุณเริ่มสงสัยว่ามีทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับระบบการจัดการเอกสารที่ใช้กระดาษหรือไม่
- ความคล่องตัวที่จำกัด:ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณสามารถจัดส่งหรือแฟกซ์เอกสารที่เป็นกระดาษได้ แต่จะจับคู่กับอีเมลหรือส่งเป็นไฟล์แนบไปยังข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้อย่างไร
- การแก้ไขยุ่งเหยิง:การแก้ไขเอกสารที่พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือจะทำให้เกิดรอยบนกระดาษ นอกจากนี้ วิธีเดียวที่จะรักษาสำเนาที่แก้ไขล่วงหน้าไว้ได้คือการทำสำเนาก่อนที่จะทำการแก้ไข ขั้นตอนนี้จะต้องทำซ้ำทุกครั้งที่คุณแก้ไขหรือแก้ไขเอกสาร เพียงแค่เพิ่มสำเนาลงในคลังเอกสารของคุณและปล่อยให้เอกสารต้นฉบับอยู่ในสภาพไม่ดี
- การทำงานร่วมกันยาก:หากหัวหน้าแผนกของบริษัทของคุณในมุมต่างๆ ของสำนักงานต้องการทำงานร่วมกันในเอกสารที่เป็นกระดาษ ผู้ช่วยจะต้องทำสำเนาเอกสารและแจกจ่ายเอกสารนั้นก่อน จากนั้นแต่ละหัวจะต้องจดบันทึก เพื่อให้สามารถเห็นบันทึกของกันและกัน พวกเขาจะต้องรวมตัวกันเพื่อประชุมก่อนที่จะสรุปแผนปฏิบัติการ เปรียบเทียบสิ่งนี้กับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณสามารถแชร์เอกสาร (ให้สิทธิ์การเข้าถึง) กับหัวหน้าแผนกของคุณ แต่ละคนสามารถเพิ่มบันทึกและบันทึกเอกสารได้ เอกสารนี้สามารถมองเห็นได้โดยทุกคนโดยมีบันทึกย่อของทุกคน ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมแบบตัวต่อตัว จึงช่วยประหยัดเวลาของผู้บริหารระดับสูงที่มีงานยุ่ง
- เสี่ยงต่อความเสียหาย:เนื่องจากกระดาษมีการสึกหรอจากการจัดการบ่อยครั้ง การสัมผัสกับสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย ฯลฯ ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้กระดาษล้วน ๆ จึงไม่เสถียร ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ เอกสารของคุณอาจสูญหายได้เนื่องจากไม่สามารถสำรองข้อมูลได้ เอกสารที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลไม่สามารถสำรองข้อมูลทางออนไลน์ได้
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)
แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่อยู่ในฐานะที่จะแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงได้ตั้งแต่เนิ่นๆ แต่การเปลี่ยนไปใช้แบบค่อยเป็นค่อยไปจะช่วยได้อย่างแน่นอน
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เอาชนะข้อจำกัดทั้งหมดของระบบกระดาษที่กล่าวถึงข้างต้น และยังมีข้อดีอื่นๆ อีกหลายประการ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของ Document Genetics infoRouter ช่วยให้คุณค้นหา แบ่งปัน และจัดระเบียบข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อประสบความสำเร็จในโลกอันโหดร้ายของธุรกิจสมัยใหม่ ในอดีต โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจำนวนมากมีความซับซ้อน มีราคาแพง และใช้งานยาก infoRouter DMS ของเราสามารถใช้งานได้ในไม่กี่ชั่วโมงและสิ่งที่คุณต้องมีคือเว็บเบราว์เซอร์ – ง่ายนิดเดียว!
- ประหยัดเวลาและทรัพยากร – สแกนและอนุมัติใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ทางอิเล็กทรอนิกส์
- กำจัดการยื่นกระดาษ – จัดเก็บสำเนา PDF ของเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ (POs, Invoices, Statements)
- ปรับปรุงการบริการลูกค้า – ให้ลูกค้าเข้าถึงเอกสารที่ต้องการ (เช่น การยืนยันคำสั่งซื้อ บันทึกการจัดส่ง ฯลฯ)
- ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว – ให้การเข้าถึงอีเมลสำคัญ เอกสาร MS Office และแฟกซ์ได้ทันที
- การควบคุมคุณภาพ – ให้พนักงานเห็นเฉพาะสิ่งที่พวกเขาต้องการดูและใช้การควบคุมเวอร์ชันเพื่อควบคุมการแก้ไขเอกสาร
- การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการบันทึก – DoD 5015.2 STD, Sarbanes Oxley, การปฏิบัติตาม GDPR, การควบคุมเอกสาร ISO, HIPAA และการจัดการบันทึกที่สอดคล้องกับ SEC
- ปรับปรุงการสื่อสาร – อนุญาตการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานและคู่ค้า
- สร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน – สร้างอินทราเน็ต/พอร์ทัลที่มีข้อมูลบริษัทที่สำคัญทั้งหมด (ประกาศบริษัท ข้อมูล HR ฯลฯ)
- สร้าง Creative Framework – จัดการข้อมูลทางการตลาด เอกสารประกอบ (รูปภาพ โบรชัวร์ งานศิลปะ) และแนวคิดต่างๆ
- รับการอัปเดตตามเวลาจริง – สมัครสมาชิกเอกสารและโฟลเดอร์ และรับอีเมลแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
- กำจัดเกาะแห่งข้อมูล – อนุญาตให้แต่ละแผนกในธุรกิจสร้างและดูแลที่เก็บข้อมูลของตนเองในขณะที่แบ่งปันกับส่วนอื่น ๆ ของธุรกิจ
- ความปลอดภัย – แทนที่ไดรฟ์เครือข่ายที่ไม่มีการควบคุมด้วย infoRouter และบังคับใช้นโยบายองค์กรด้วยสิทธิ์ของผู้ใช้
- พอร์ทัล – สร้างพอร์ทัลพนักงาน ผู้ขาย และลูกค้าได้ทันที จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ
- ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ – รักษาความปลอดภัยเอกสาร บันทึก และทรัพย์สินดิจิทัลอันมีค่าของคุณ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
