ความปลอดภัยในการสแกนเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อนในสำนักงานต้องการพื้นที่เพิ่มเติมและการจัดเตรียมระดับสูงเพื่อความปลอดภัย ตั้งแต่การป้องกันทางกายภาพ เช่น คลังสินค้าที่ปลอดภัย การล็อคตู้เก็บเอกสาร และการอนุญาตการปลดล็อคสำหรับพนักงาน ไปจนถึงแนวทางปฏิบัติในการทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย การปกป้องเอกสารที่จับต้องได้อาจเป็นเรื่องน่าปวดหัว การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลช่วยแก้ปัญหานี้ และเป็นก้าวแรกในเส้นทางการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล ด้วยเอกสารจำนวนมากที่พวกเขามี ธุรกิจจำนวนมากพึ่งพาบริการสแกนเอกสารเพื่อแปลงข้อมูลอะนาล็อกเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ความปลอดภัยของเอกสารเป็นสิ่งสำคัญเมื่อแปลงเอกสารทางกายภาพเป็นรูปแบบดิจิทัล
ประโยชน์ของเอกสารที่สแกน
ก่อนอื่น มาดูประโยชน์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีต่อเอกสารจริงกันก่อน การสแกนเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญมาพร้อมกับข้อดีหลายประการ รวมถึงความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง:
- ประหยัดพื้นที่จัดเก็บทางกายภาพ เวลา และเงิน
- ให้การปกป้องข้อมูลในระดับที่สูงขึ้น
- อนุญาตให้จัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยด้วยสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้
- ปกป้องเอกสารจากการโจรกรรมหรือความเสียหาย
- สามารถสำรองและกู้คืนได้ตลอดเวลา
- จัดเก็บ ติดตาม ดึงข้อมูล และประมวลผลได้ง่ายขึ้น
- การเข้าถึงที่ยืดหยุ่น – สามารถแชร์กับผู้ใช้ในที่ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
- ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเพิ่มความเร็วเวิร์กโฟลว์
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะปรับปรุงการปกป้องข้อมูลและประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย แต่คำถามหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือ: การสแกนเอกสารมีความปลอดภัยเพียงใด เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องสแกนเอกสารก่อให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัย หากคุณจ้างงานจากภายนอก ผู้ให้บริการสแกนเอกสารที่คุณเลือกมีความสำคัญ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องจัดการกับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ซึ่งเป็นวิธีที่รักษาเอกสารและข้อมูลที่สำคัญไว้ได้
มั่นใจเวิร์กโฟลว์การสแกนเอกสารที่ปลอดภัย
การป้องกันที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันการแฮ็ก และปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยจากไวรัส ตลอดจนเครือข่ายภายในอื่นๆ และภัยคุกคามทางออนไลน์
ด้วยความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับบริการสแกนเอกสาร เทคโนโลยีการสแกนจึงมีการพัฒนา และได้รับการอัปเกรดอย่างต่อเนื่อง เครื่องสแกนเอกสาร มีให้เลือกหลายขนาดและการกำหนดค่า และสามารถประกอบตามความต้องการของคุณ สแกนเนอร์ทั่วไปสามประเภท ได้แก่ feed-in หรือ sheet-feed, flatbed และ Handheld มีอุปกรณ์ที่สแกนเฉพาะเอกสารขาวดำและอุปกรณ์ที่ สแกนเอกสารสีได้ด้วย
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเครื่องถ่ายเอกสารสมัยใหม่จะมีประโยชน์อยู่บ้าง แต่ก็ยังมีข้อกังวลด้านความปลอดภัยอยู่บ้าง
ตัวอย่างเช่น สแกนเนอร์ในเครื่องพิมพ์ มัลติฟังก์ชั่น (MFP) มักจะเก็บข้อมูลภาพที่สแกนไว้ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูลที่ร้ายแรง Kodak Alaris กล่าว บริษัทเสนอเครื่องสแกนที่ไม่เก็บข้อมูล ข้อมูลจากเอกสารที่สแกนจะถูกส่งไปยังคอมพิวเตอร์โดยตรง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อ กับสแกนเนอร์นั้นปลอดภัย
บทความของ TechTarget เน้นข้อกังวลด้านความปลอดภัยอีกอย่างหนึ่งในเครื่องถ่ายเอกสาร — คุณสมบัติการสแกนไปยังอีเมล ซึ่งอนุญาตให้แปลงเอกสารที่สแกนเป็น PDF และส่งโดยตรงจากอุปกรณ์ เนื่องจากคุณลักษณะนี้ไม่มีข้อกำหนดการเข้ารหัสหรือการป้องกันด้วยรหัสผ่าน จึงอาจส่งผลต่อความปลอดภัยของอีเมล และเอกสารที่แนบมาได้ วิธีแก้ไขที่แนะนำคือ:
- การใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลจะทำให้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสเกตเวย์และไฟร์วอลล์สามารถสแกนอีเมลขาออกและไฟล์แนบได้ บริการบันทึกของเซิร์ฟเวอร์จะสร้างร่องรอยว่าผู้ส่งเป็นใคร ส่งอะไร และเมื่อใดที่ส่ง
- การเลือกเครื่องถ่ายเอกสาร (เช่น Canon) ซึ่งเข้ารหัสเอกสารที่สแกนและควบคุมสิทธิ์ในการดู พิมพ์ และแก้ไขไฟล์ PDF ที่สร้างโดยเครื่องมือ
- การลงทุนในผลิตภัณฑ์ที่มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่จำเป็นและการสร้างนโยบายการจัดประเภทข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้ ที่ได้รับอนุญาตสามารถระบุเอกสารและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้เมื่อส่งอีเมลถึงพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล
- ลบสำเนาที่ส่งสำเร็จออกจากระบบเมลหลังจากบันทึกแล้ว
- การลงนามในข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลเมื่อคัดลอกไปยังบุคคลที่สาม
การเป็นพันธมิตรกับบริษัทสแกนเอกสาร ที่เชื่อถือได้ เป็นสิ่งสำคัญหากคุณจ้างงานจากภายนอก บริษัทที่มีอำนาจมีแนวปฏิบัติในการสแกนเอกสารอย่างปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลลูกค้า รวมถึงการใช้อุปกรณ์ที่มีคุณสมบัติความปลอดภัยระดับสูง ความปลอดภัยในการสแกนเอกสาร :
- Redaction : ด้วยการ Redaction ผู้ปฏิบัติงานสามารถดูข้อมูลแต่ละบรรทัดเท่านั้น และไม่สามารถเห็นเอกสารที่สแกนทั้งหมดได้ การแก้ไขทำให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ข้อมูลสามารถลบออกอย่างถาวรเมื่อถึงปลายทาง
- การแปลงอย่างปลอดภัย : การตั้งค่าพารามิเตอร์การเข้ารหัสรวมถึงโปรโตคอลเพื่อแจ้งให้เครื่องทราบเกี่ยวกับการติดฉลากและการจัดเก็บไฟล์จะช่วยปกป้องข้อมูล
- การรับรองความถูกต้อง : งานสแกนและส่งอีเมลจะดำเนินการโดยผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น บัญชีเข้าสู่ระบบและหมายเลขพินถูกกำหนดให้สร้างเส้นทางการตรวจสอบ
- การเข้ารหัส : การเข้ารหัสผ่านอีเมลและกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องผ่านรหัสผ่านที่ปลอดภัยจะจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่สแกนและจัดเก็บไว้ และป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกบุกรุก
- การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) : OCR จดจำการเขียนบนหน้าและสามารถป้องกันการเปิดเผยข้อมูลสู่สายตาของมนุษย์ก่อนที่จะถึงปลายทาง สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของกระบวนการสแกนและจัดทำดัชนี
บริษัทสแกนเอกสารชั้นนำให้บริการโซลูชั่นการสแกนเอกสารจำนวนมากในสถานที่และระยะไกล ในขั้นตอนการทำงานระยะไกล รูปภาพที่สแกนจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ทันทีโดยใช้ช่องทางเสมือนที่เข้ารหัส พวกเขาลงทุนในมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลระดับไฮเอนด์เพื่อปกป้องเอกสารที่พวกเขาได้รับความไว้วางใจ การเป็นพันธมิตรกับมืออาชีพสามารถรับประกันการสนับสนุนที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ และคลายความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยในการสแกนเอกสาร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
