การจัดการเอกสารแบบครบวงจร เมื่อเอกสารทางธุรกิจที่เป็นกระดาษของคุณได้รับการสแกนและจัดทำดัชนีแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมเพื่อจัดการข้อมูลทั้งหมดนั้นและนำไปใช้งาน ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ที่ดีที่สุดคือซอฟต์แวร์ที่ตอบสนองทุกความต้องการและเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ ด้วยประสบการณ์กว่า 25 ปี เราได้พัฒนาความสัมพันธ์กับบริษัทซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารชั้นนำทั้งหมด และมีประสบการณ์ในการรวมข้อมูลของคุณเข้ากับระบบใดๆ
ผู้เชี่ยวชาญด้านการใช้งานของเราสามารถจัดรูปแบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และข้อมูลดัชนีสำหรับการอัปโหลดที่เข้ากันได้และการผสานรวมภายในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ปัจจุบันของคุณ หากคุณไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร เราขอเสนอโซลูชันที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่าสำหรับองค์กรทุกขนาดในทุกอุตสาหกรรม ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจเลือกโซลูชันการจัดการเอกสารแบบครบวงจรด้วยซอฟต์แวร์ของเราหรือวางแผนที่จะใช้แพลตฟอร์มอื่นบริการสแกนเอกสาร ของเรา ก็เข้ากันได้อย่างสมบูรณ์ การจัดการเอกสารแบบครบวงจร
การรวมซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร:
- File ของ Upland
- DocStar ECM
- เลเซอร์ฟิช
- DocuWare คลาวด์
- M-ไฟล์
- DocFinity
- อินโฟไดนามิกส์
- ศูนย์กลางเนื้อหา
- MangoApps
- สมาร์ทเสิร์ช
- บนฐาน
- eFileCabinet
- โปรแกรมจัดการเนื้อหา FileNet
- ซีร็อกซ์ Docushare
- สแควร์ 9 ซอฟท์เวิร์ค
- HubDoc
- แพนด้าด็อก
- โดคูเฟส
- MS-SharePoint
- ออฟฟิศ 365
- ริโก้Docs
- แชร์ไฟล์
- เปเปอร์วิชั่น
- โคแฟกซ์
- eDocs (นกฮัมมิงเบิร์ด)
- Zoho เอกสาร
- พาวเวอร์ดีเอ็มเอส
- FileHold
- Google Docs
- สปริงCM
- CallabWare ECM
- นู๋เซโอ
- แคปซิส
- ควิกแท็ก
- ตัวระบุตำแหน่งเอกสาร
- เปิดข้อความ
ปัจจุบัน core มีโมดูลอัพโหลดซึ่งให้การอัพโหลดไฟล์พื้นฐานและการแนบไฟล์ไปยังโหนดอื่น ตัวไฟล์ไม่ใช่โหนด ดังนั้นจึงไม่ใช้ประโยชน์จากบริการทั้งหมดที่สร้างขึ้นใน Drupal สำหรับโหนด (อนุกรมวิธาน, RSS ฯลฯ) แม้ว่าวิธีนี้จะใช้งานได้เพียงแค่แนบภาพหน้าจอ, PDF และอื่นๆ แต่ก็ไม่ได้ให้ผลดีกับสถานการณ์การแชร์เอกสารขั้นสูง นอกจากนี้ยังนำไปสู่การเลือกโมดูลโหนดที่สนับสนุนจำนวนมากซึ่งพยายามเชี่ยวชาญในการจัดการสื่อประเภทหนึ่ง เช่น รูปภาพ วิดีโอ และเสียง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะนำการจัดการการอัปโหลดไฟล์ของตนเองไปใช้ใหม่ ปัญหาจะเลวร้ายยิ่งขึ้นเมื่อมีโมดูลมากกว่าหนึ่งโมดูลสำหรับไฟล์ประเภทเดียวกัน – รูปภาพเป็นตัวอย่างที่ดี
ข้อเสนอ
ปัญหานี้สามารถบรรเทาได้ด้วยการพัฒนาระบบโหนดเอกสารแบบรวม ซึ่งจะรับผิดชอบบริการหลักทั้งหมดของการจัดการเอกสาร เช่น การอัปโหลดไฟล์ ดาวน์โหลด การจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ การดู การแก้ไขเอกสารแบบพิเศษ ฯลฯ จะตกเป็นของ โมดูลสนับสนุนอื่น ๆ ที่สามารถตอบสนองต่อชุด hooks โมดูลเฉพาะเอกสารแบบรวมที่เปิดเผยโดยโมดูล ตัวอย่างเช่นวิดีโอและเสียง ที่มีอยู่ โมดูลจะกลายเป็นผู้ดู/ผู้แก้ไขที่เชี่ยวชาญ และแทนที่จะกำหนดประเภทโหนดใหม่ โมดูลเหล่านี้จะใช้ hooks ของเอกสารแบบรวมเพื่อให้มีฟังก์ชันพิเศษทั้งหมดที่มีให้ในปัจจุบัน (การเล่นวิดีโอ การแท็ก ID3 เสียง และอื่นๆ) พวกเขาจะรับผิดชอบในการจัดการฟิลด์ฐานข้อมูลพิเศษใดๆ ที่จำเป็นสำหรับเอกสารที่กำหนด แต่ไม่จำเป็นต้องทำการจัดการไฟล์หรือการจัดการโหนดใดๆ นอกจากนี้ โมดูลเอกสารยังสามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องมีโมดูลพิเศษใดๆ เพื่อให้ระบบเอกสารแบบลำดับขั้นพื้นฐานที่สนับสนุนการทำงานของไฟล์/โฟลเดอร์พื้นฐาน การอัพโหลด/ดาวน์โหลด และการจัดระเบียบ
เป้าหมาย
- เป้าหมาย 1 – โหนดไฟล์
- โมดูลเอกสารแนะนำประเภท โหนดไฟล์/โฟลเดอร์ แบบลำดับชั้น มันย้ายไฟล์ไปยัง Drupal เป็นโหนดแทนที่จะเป็นวัตถุเสริม (ไฟล์แนบ) ด้วยเหตุนี้ โหนด (ไฟล์/โฟลเดอร์) จึงสามารถใช้ประโยชน์จาก RSS, อนุกรมวิธาน, การค้นหา, การเข้าถึงโหนด และสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่สร้างขึ้นใน Drupal สำหรับโหนด
- เป้าหมาย 2 – ที่เก็บไฟล์
- ต้องเก็บไฟล์ไว้ที่ใดที่หนึ่ง โมดูลเอกสารสามารถม้วนที่เก็บไฟล์ของตัวเองได้ แต่ทำไมไม่ใช้สิ่งที่มีอยู่ถ้าเป็นไปได้ สามารถใช้ API ไฟล์หลักได้ แต่เป็นแบบพื้นฐานและไม่เหมาะสำหรับวิธีการโหนดแบบลำดับชั้นนี้ fileapi จะสมบูรณ์แบบในฐานะ API ที่จัดเก็บไฟล์ส่วนหลังสำหรับโมดูลเอกสาร เนื่องจากเป็นการแยกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจริงที่ใช้ออกและจัดเตรียม API เดียว นอกจากนี้ยังจะทำงานเป็นที่เก็บไฟล์แบบแบนซึ่งปล่อยให้การจัดการลำดับชั้นเป็น document.module (นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับหลายสาเหตุ เช่น การอนุญาตให้เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ ย้าย ฯลฯ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เก็บไว้ ไฟล์). fileapi ยังสามารถยืนหยัดด้วยตัวเองสำหรับนักพัฒนาโมดูลรายอื่นสำหรับงานพิเศษอื่น ๆ
- เป้าหมาย 3 – API การปรับแต่งประเภทไฟล์และ hooks
- จะต้องมีการจัดการไฟล์ประเภทพิเศษ เช่น วิดีโอ เสียง pdf openoffice เป็นต้น document.module ไม่มีการจัดการไฟล์ประเภทใดเป็นพิเศษ มีเพียงการอัปโหลด การจัดเก็บ และการจัดระเบียบไฟล์ของคุณเท่านั้น เพื่อให้สามารถปรับแต่งโมดูลอื่น ๆ ที่ฉันเรียกว่า “โมดูลส่วนขยายเอกสาร” สามารถสร้างเพื่อเพิ่มการจัดการพิเศษได้หากโมดูลเอกสารมี API และ hooks ที่เหมาะสมเพียงพอเพื่อให้ผู้เขียนโมดูลสามารถปรับแต่งลักษณะที่จำเป็นของโหนดเอกสารได้ตลอดชีวิต จุดรอบ สิ่งนี้ทำให้นักพัฒนาเหล่านี้มีอิสระในการเขียนโค้ดคุณสมบัติสำหรับประเภทไฟล์ในขณะที่สามารถพึ่งพาเอกสารสำหรับไฟล์จริงได้ โมดูลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องสร้างประเภทโหนดของตนเองอีกต่อไป
- เป้าหมาย 4 – การปรับแต่งการนำเสนอ (ธีม)
- ผู้ใช้จะต้องการควบคุมวิธีแสดงข้อมูลไฟล์/โฟลเดอร์และการโต้ตอบ การสนับสนุนธีมที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโมดูลนี้และโมดูลที่ออกแบบมาอย่างดีทั้งหมด
ภาพรวมการออกแบบ
โมดูลเอกสาร
- โฟลเดอร์ – คอนเทนเนอร์สำหรับไฟล์และโหนดโฟลเดอร์อื่น – โหนดโฟลเดอร์จะสร้างลำดับชั้นของเอกสาร
- ไฟล์ – โหนดที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับไฟล์เดียวที่อัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ Drupal ณ เวลาที่สร้างโหนด
โหนดใหม่จะไหลเข้าสู่ Drupal เช่นเดียวกับโหนดอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หน้าแรกของคุณอาจมีโฟลเดอร์และเอกสารใหม่ทั้งหมดที่ทำงานในโฟลว์เนื้อหา เช่นเดียวกับบล็อกโพสต์หรือเพจ โฟลเดอร์และไฟล์สามารถติดแท็กด้วยเงื่อนไขอนุกรมวิธาน รวมกับ RSS รวมเข้ากับมุมมอง และอื่นๆ โมดูลเอกสารสามารถจัดเตรียมบล็อกที่เกี่ยวข้องตั้งแต่หนึ่งบล็อกขึ้นไป และ/หรือระบบเมนูไดนามิกที่เลียนแบบลำดับชั้นของไฟล์/โฟลเดอร์
ระบบไฟล์
โมดูลเอกสารจะรับผิดชอบในการติดตามความสัมพันธ์ของโฟลเดอร์/ไฟล์ในฐานข้อมูล บังคับใช้หลักการตั้งชื่อ และดำเนินการกับระบบไฟล์ทั้งหมด เช่น เปลี่ยนชื่อ ลบ ฯลฯ โมดูลสามารถใช้ API ของระบบไฟล์หลักสำหรับการจัดการไฟล์ แต่จะ อาจดีกว่าที่จะเขียนสิ่งใหม่หรือใช้บางอย่างเช่นตัวจัดการไฟล์โมดูลเพื่อใช้งานระบบที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจัดการไฟล์จำนวนมาก การชนกันของชื่อไฟล์ และอื่นๆ อาจไม่แนะนำให้พยายามทำมิเรอร์ลำดับชั้นของไฟล์/โฟลเดอร์บนระบบไฟล์จริง เนื่องจากจะเป็นการยากที่จะจัดการเมื่อเปลี่ยนชื่อหรือย้ายโฟลเดอร์ เนื่องจากแทนที่จะใช้การแก้ไขฐานข้อมูลเดียว คุณทราบดีว่าอาจมีการดำเนินการระบบไฟล์ขนาดใหญ่เพื่อเก็บทุกอย่าง ในซิงค์ จะเป็นการดีกว่าหากรักษาความสัมพันธ์ระหว่างพ่อแม่/ลูกและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ไว้ในฐานข้อมูล และเพียงแค่รักษาพูลเอกสารประเภทแฟลตหรือไบน์บางประเภทไว้บนดิสก์
โมดูลเอกสารสามารถใช้คำแนะนำจาก Drupal core และใช้งานชุดย่อยเฉพาะของ hooks โมดูลซึ่งจะช่วยให้สามารถสร้างโมดูลประเภทเอกสารพิเศษได้ hooks เหล่านี้บางส่วนจะคล้ายกับที่มีอยู่ใน hook_nodapi() แต่จะเจาะจงสำหรับโหนดเอกสารเพื่อไม่ให้สับสนหรือซับซ้อนในการใช้ hook_nodeapi() ตัวอย่างเช่น,
การสนับสนุนธีม
ฟังก์ชันธีมเริ่มต้นจะถูกสร้างขึ้นในโมดูลสำหรับทุกแง่มุมของมุมมองโฟลเดอร์และมุมมองไฟล์ นอกจากนี้ โมดูลจะพยายามเรียกใช้ฟังก์ชันชุดรูปแบบเฉพาะของประเภทเอกสาร เพื่อให้โมดูลส่วนขยายของเอกสารสามารถกำหนดการสนับสนุนชุดรูปแบบเฉพาะสำหรับประเภทได้ (เช่น วิดีโอหรือเสียง)
เมื่อโหนดโฟลเดอร์ถูกดู มันจะกำหนดรูปแบบการแสดงโฟลเดอร์ย่อยและไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ในนั้น สำหรับแต่ละรายการไฟล์ มันจะเรียกใช้ฟังก์ชันธีมเฉพาะสำหรับประเภทไฟล์ หากมีอยู่หรือถอยกลับไปใช้การสร้างไฟล์เริ่มต้น วิธีนี้สามารถทำได้รวมถึงการใช้ประเภท mime หรือนามสกุลของไฟล์เป็นชื่อฟังก์ชันของธีม หรือโดยการสร้างความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างไฟล์และโมดูลตัวช่วยที่ดูแลโดยโมดูลเอกสารผ่านกระบวนการลงทะเบียน
สรุป
ระบบเอกสารแบบรวมเป็นหนึ่งสำหรับ Drupal จะเป็นส่วนเสริมที่จำเป็นมากสำหรับ Drupal และแก้ปัญหาความคับข้องใจมากมายที่ผู้ใช้ต้องเผชิญโดยพยายามคิดทีละกรณีถึงวิธีการทำงานกับไฟล์บนไซต์ของตน การย้ายไฟล์ออกจากโหมดไฟล์แนบและเข้าสู่โหนดแบบฟูลโบลว์ มีความเป็นไปได้ที่น่าสนใจอีกมากมาย และกลายเป็นเรื่องง่ายสำหรับนักพัฒนาโมดูลที่จะมุ่งเน้นไปที่โมดูลสื่อเฉพาะโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับส่วนการจัดการไฟล์ โซลูชันสุดท้ายนั้นง่ายกว่ามากสำหรับผู้ดูแลระบบ Drupal ในการตั้งค่าและทำความเข้าใจ โครงการนี้ดูเหมือนจะทำได้ในกรอบเวลา Summer of Code และมีความซับซ้อนที่เหมาะสมสำหรับนักพัฒนาที่เป็นนักศึกษา
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
