การ สแกนเอกสารทางกฎหมาย นั้นถือเป็นการเก็บรักษาข้อมูลที่ เป็นสิ่งสำคัญเอาไว้โดยเฉพาะข้อมูลทางด้านกฎหมาย หรือข้อมูลสำคัญต่อบุคคล ต่างๆ ควรจัดเก็บรักษาโดยคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะในปัจจุบันนี้ ข้อมูลทางดิจิตอลสามารถ เชื่อมโยงกันได้ เหนื่อยง่าย จึงควรมีการ สแกนเอกสารและ จัดเก็บ ให้เป็นหมวดหมู่โดยมีความปลอดภัยเป็นสำคัญ ดังนั้นข้อมูลจึงควรมีการจัดเก็บ ในทั้งสองส่วนคือ จัดเก็บแบบ อิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บใน Warehouse หรือ คลังจัดเก็บสินเอกสาร โดยเอกสารที่สำคัญทางกฎหมายต่างๆ ก็ตัวอย่างเช่น เอกสารคู่ฉบับ ใบขับขี่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน เอกสารบัตรประจำตัวประชาชน หนังสือ หรือ หนังสือรับรอง ตามที่กฎหมายของหน่วยงานกำหนด เป็นต้น
การสแกนและเก็บรักษา ตัวอย่างต้นฉบับใช้ในกรณีใดบ้าง การเก็บรักษาเอกสาร ต้นฉบับจากการสแกนเก็บเป็นอิเล็กทรอนิกส์ก็หมายถึง การเก็บเอกสารสำคัญตามกฎหมาย ในกรณีที่เอกสารมีจำนวนมาก และพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอจึงควรมีการจ้างวาน ให้ ผู้ที่เกี่ยวข้อง จัดหา บริษัทหรือองค์กรที่รับ จ้างสแกนเอกสาร ให้เข้ามาจัดการ เอกสาร สำคัญให้เป็นระบบ โดยจะผ่านการประมูลหรือเทียบราคาประกวดราคาเป็นต้น โดย หากถูกต้องตามข้อกำหนดและกฎหมาย ก็จะมีการจัดซื้อจัดจ้างให้กับองค์กร หรือ บริษัทนั้น เพื่อเข้ามาทำการจัดการสแกนเอกสาร ให้เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมทั้งมี ระบบจัดเก็บเอกสาร ให้เป็นหมวดหมู่ค้นหาง่ายและปลอดภัยอีกด้วยโดยเอกสารต้นฉบับตัวจริงทั้งหมดจะถูก จัดเก็บใส่กล่องอย่างดีและในเอกสารจะมี QR หรือบาร์โค้ดรวมถึงกล่องของเอกสารเพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารต้นฉบับได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้บริษัทหรือองค์กรที่รับจ้างสแกนเอกสารจากต้องมี ความน่าเชื่อถือและมีประสบการณ์ในการทำงานเฉพาะทาง เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด และเอกสารต้นฉบับนั้นควรถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยโดยมีการควบคุม อุณหภูมิ ห้องจัดเก็บ ให้อยู่ในอุณหภูมิที่ดีและมีการป้องกันอัคคีภัย ต่างๆพร้อมระบบความปลอดภัย ในการดูแลเอกสารสำคัญ ตัวอย่างเช่นกล้องวงจรปิด หรือระบบแจ้งเตือน ต่างๆ ที่ถูกนำมาใช้ในปัจจุบันนี้
ซึ่งหลายคนก็อาจสงสัยว่า เอกสารจากการสแกนแแบบไหน ที่สามารถใช้แทนต้นฉบับได้ วันนี้แอดมินมีตัวอย่างคำถามที่พบบ่อยมาฝากกันครับ
โดยคำถามของเอกสารด้านกฎหมายที่สงสัยกันมีดังตัวอย่างนี้
1. ใบสัญญา เมื่อถูกสแกนแล้ว พิมพ์ออกมา สามารถใช้เป็นต้นฉบับได้หรือไม่? สแกนเอกสารทางกฎหมาย หรือต้องรับรองสิ่งพิมพ์ออกด้วย หลายคนคงสงสัยถึง เอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าสามารถใช้แทนเอกสารตัวจริงที่ถูกจัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารได้หรือไม่ โดยตามกฎหมายแล้วใบสัญญาเป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้นำเสนอหรือเก็บรักษาข้อความของเอกสารต้นฉบับ หากเราทำการสแกนใบสัญญาเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหากทำตามหลักการที่กำหนดในมาตรา 12/1 แห่งพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ แล้วจัดพิมพ์ออกมาอีกครั้ง สามารถใช้แทนต้นฉบับได้ ตรงนี้เป็นข้อมูล ของกฎหมายที่ควรรู้ไว้ นะครับ
โดยเอกสารพิมพ์ออกนั้นหมายถึงสื่อสิ่งพิมพ์ออกของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการนำเสนอหรือเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับ ซึ่งไม่ได้หมายถึงสื่อสิ่งพิมพ์ออกในทุกกรณีหรือกรณีอื่นๆ แต่ใช้เฉพาะกรณีที่กฎหมายนั้นๆมีการบัญญัติหรือกำหนดไว้ เพื่อให้สามารถเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับเท่านั้น
โดยหากเอกสารถูกจัดเก็บในสภาพเดิม ก็จะถือว่าเอกสารนั้นได้ถูกต้องตามกฎหมายตามหลักเกณฑ์ของรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถือว่าเป็นเอกสารต้นฉบับตามกฎหมายโดยถูกต้อง
2. การประกาศ e Auction บนเว็บไซต์ถ้า สแกน หรือ ปริ้นออกมาจะถือว่าเป็นเอกสารต้นฉบับหรือไม่?
คำตอบคือการ เผยแพร่ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ไม่ได้เป็นข้อมูลเล็กทรอนิกส์ที่กฎหมายกำหนด ให้ต้องนำเสนอหรือเก็บรักษาเอกสารอย่างละฉบับจึงไม่ถือว่าเป็นต้นฉบับ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
