ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เขตการศึกษาระดับอนุบาลถึงมัธยมศึกษาตอนปลายหลายแห่งประสบปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการกระดาษที่ยุ่งยาก ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยคลังเอกสารส่วนกลางสำหรับเอกสารการบริหาร
คำศัพท์ที่เราใช้ในการปรับใช้ซอฟต์แวร์เช่นนี้คือการแปลงทางดิจิทัล : ทำสิ่งที่เคยทำมาแล้วบนกระดาษและด้วยมือ และทำให้เป็นคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ค้นหาได้ ปลอดภัย อนุมัติเร็วขึ้น และติดตามได้
ในบทความนี้ เราจะพิจารณาอย่างใกล้ชิดว่าระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) สามารถนำไปใช้กับสภาพแวดล้อมของโรงเรียน K-12 ได้อย่างไร
สี่เหตุผลในการติดตั้งระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับโรงเรียน
เขตโรงเรียน K-12 ส่วนใหญ่มีระบบข้อมูลนักเรียน (SIS) อยู่แล้วเพื่อจัดการบันทึกและเกรดของนักเรียน แต่ฝ่ายบริหารของโรงเรียนซึ่งจัดการใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ (AP) บันทึกพนักงานและกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ จะได้รับการจัดการบนกระดาษ เรามักจะเห็นว่าข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน เช่น แผนการศึกษารายบุคคลและเวชระเบียน เป็นแบบกระดาษเช่นกัน
ทำไมเขตการศึกษาของคุณควรติดตั้งระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์?
1. ลดจำนวนไฟล์กระดาษที่ต้องการจัดเก็บ
เอกสารเกี่ยวกับการบริหารธุรกิจโรงเรียนจะเป็นไปตามวงจรการเก็บรักษาเป็นเวลาเจ็ดปีสำหรับข้อมูลทางการเงินและเจ็ดปีนับจากวันสุดท้ายของการจ้างงานสำหรับบันทึกพนักงาน เอกสารเหล่านี้มักจะถูกจัดเก็บบนกระดาษในตู้เก็บเอกสาร นอกจากนี้ เอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน ข้อมูลด้านสุขภาพ (เช่น แบบฟอร์มใบสั่งยาที่ผู้ปกครองลงนาม) และใบอนุญาตที่ลงนามซึ่งไม่ได้จัดเก็บไว้ใน SIS ของโรงเรียน ก็จะถูกจัดเก็บไว้ในกระดาษด้วย
ด้วยการจัดการเอกสาร โรงเรียนสามารถจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการสแกนลงในซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยลดจำนวนไฟล์กระดาษที่โรงเรียนต้องจัดเก็บ
2. E asier และรวดเร็วในการดึงเอกสาร
โรงเรียนเป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลการวิจัยข้อมูลนอกกรมยานยนต์ที่น่าเชื่อถือที่สุด โรงเรียนมักได้รับโทรศัพท์จากวิทยาลัย โรงเรียนมัธยมศึกษาตอนปลายหรือหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายเพื่อค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ หากเอกสารที่เป็นกระดาษถูกล็อกไว้ในห้องใต้ดิน ก็ยากที่จะเรียกค้นได้ ไม่ต้องพูดถึงความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลนั้นหากเกิดไฟไหม้ น้ำท่วม หรือภัยธรรมชาติอื่นๆ
ด้วยระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถจัดเก็บ จำแนก ค้นหา และเรียกเอกสารประเภทใดก็ได้สำหรับแผนกใดก็ได้ การจัดการเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ยังมีมาตรฐานอีกด้วย ดังนั้นการที่บุคคลต่างๆ จัดเก็บบันทึกในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ไม่ได้หมายความว่าไฟล์จะถูกจัดเก็บและจัดประเภทด้วยวิธีที่ต่างกัน ทุกอย่างหาได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นบันทึกของนักเรียนหรือประวัติใบแจ้งหนี้
กรณีศึกษา
เมื่อ Child Care Aware of Minnesota ต้องการรวมศูนย์งานที่ต้องใช้กระดาษมาก พวกเขาได้ว่าจ้าง Loffler ให้ช่วยนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ GlobalSearch ของ Square9 มาใช้ในการแปลงไฟล์กระดาษให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ อ่านกรณีศึกษาที่นี่
3. เพิ่มความปลอดภัยของเอกสารด้วย การ เข้าถึงตามสิทธิ์
เราทุกคนเคยดูซิทคอมในยุค 90 อย่างน้อยหนึ่งครั้งที่นักเรียนบุกเข้าไปในโรงเรียนเพื่อค้นหาบันทึกถาวรในตู้เก็บเอกสาร นั่นจะไม่ (ก็ไม่ควร) เกิดขึ้นในโรงเรียนสมัยใหม่
บันทึกของโรงเรียน ไม่ว่าพวกเขาจะเก็บข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับนักเรียนหรือเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจของโรงเรียน ไม่ควรเข้าถึงได้ง่ายขนาดนั้น ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เชื่อมโยงกับข้อมูลประจำตัวของ Active Directory สิ่งนี้ทำให้โรงเรียนสามารถตั้งค่าความปลอดภัยตามแผนกหรือโดยบุคคล ดังนั้นข้อมูลที่เก็บไว้จะปรากฏเฉพาะกับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น ถ้าใครไม่มีสิทธิ์เข้าถึง ก็เหมือนไม่มีบันทึกเหล่านั้น
4. ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและ ลดค่า ซอฟต์ c ost s
โรงเรียนจะพบคุณค่าทั่วทั้งเขตโดยทำให้กระบวนการกระดาษเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบอัตโนมัติของ AP จะรวมศูนย์กระบวนการชำระบิล ใบแจ้งหนี้ของช่องทางผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติและแยกย้ายกันไปทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังอาคารต่างๆ หรือหัวหน้าแผนกต่างๆ ระบบเตือนอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาในการติดตาม จึงสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้ตรงเวลา เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บ จัดประเภท และพร้อมสำหรับการเรียกค้น
แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แปลงเป็น ดิจิทัลและอนุญาตการทัศนศึกษาและการสมัครอาสาสมัครโดยอัตโนมัติ ส่ง PDF ให้ผู้รับกรอกและส่งกลับ และระบบสามารถจัดประเภท ส่ง และ/หรือจัดเก็บแบบฟอร์มในระบบจัดการเอกสารของคุณได้ ไม่มีการสูญเสียรูปแบบที่ด้านล่างของกระเป๋าเป้สะพายหลัง
ประมวลผลเอกสารทั้งหมดได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและOCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง ) ตัวอย่างที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การทำงานด้วยตนเองน้อยลงสำหรับสำนักงานของโรงเรียนหมายถึงวันที่เริ่มต้นเร็วขึ้นและเสียเวลาน้อยลง
ความสามารถด้านระบบอัตโนมัติที่มาพร้อมกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเขตการศึกษาค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจ ทำงานได้เร็วขึ้น ดังนั้นพนักงานจะได้ไม่ต้องเสียเวลากับงานที่ต้องทำเอง เช่น การยื่นและค้นหาเอกสารที่เป็นกระดาษ ทุกวินาทีที่ใช้ค้นหาไฟล์ถือเป็นเวลาที่ไม่จำเป็นที่พนักงานใช้ไป สำหรับสำนักงานที่มีคนจำนวนมาก สามารถใช้เวลาและเงินนั้นไปจัดการความต้องการของนักเรียนได้ดีขึ้น ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ช่วยเขตการศึกษาด้วยโซลูชันเทคโนโลยีตั้งแต่การพิมพ์ที่ปลอดภัยไปจนถึงการปรับปรุงการสื่อสาร เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันทั้งหมดของเราเพื่อการศึกษา
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
