Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

7 ข้อดีของ การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ที่คุณไม่รู้

การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ บางสิ่งไม่เคยเปลี่ยน แน่นอนว่าโลกรอบตัวคุณยังคงเคลื่อนไหวและพัฒนาอยู่เสมอ แต่มีบางสิ่งที่ยังคงเหมือนเดิมทุกปี ในโลกของธุรกิจเอกสารเป็นหนึ่งในค่าคงที่เหล่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ทุกอุตสาหกรรมใช้แบบฟอร์มเพื่อขับเคลื่อนและขับเคลื่อนกระบวนการของพวกเขา และสิ่งนี้จะไม่เปลี่ยนแปลงในเร็วๆ นี้

ในขณะที่ ภาคส่วนการ ดูแลสุขภาพใช้แบบฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูลผู้ป่วยใหม่ โลก ของทรัพยากรบุคคล ใช้แบบฟอร์ม เหล่านี้ในการประมวลผลใบสมัครและการจ้างงานใหม่ อุตสาหกรรมการขายปลีกและบริการใช้แบบฟอร์มเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ โลกแห่ง การศึกษาใช้แบบฟอร์มเมื่อนักเรียนลงทะเบียนเรียนในแต่ละภาคการศึกษา แผนก บริการลูกค้าใช้แบบฟอร์มเพื่อเริ่มตั๋วสนับสนุนใหม่หรือสอบถามข้อมูล

และเราสงสัยว่าทำไมสำนักงานของเราถึงจมอยู่ในกระดาษ! คำใบ้ คำใบ้ – มันคือรูปแบบ!

ไม่ว่าอุตสาหกรรมของคุณจะใช้แบบฟอร์มสำหรับอะไรก็ตาม มีหลายสาเหตุที่ทำให้องค์กรต่างๆ ใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (หรือที่เรียกว่าแบบฟอร์มดิจิทัลหรือ eform) มากขึ้นเรื่อยๆ วันนี้เราจะมาดูเหตุผล 7 ประการในการใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์แทนแบบฟอร์มที่ใช้กระดาษแบบเดิมๆ

1. การเข้าถึงระยะไกลแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ remote access.jpeg
เคยพบว่าตัวเองอยู่บนถนนเพื่อทำธุรกิจและไม่สามารถติดตามงานประจำวันของคุณได้หรือไม่? แบบฟอร์มไร้กระดาษสามารถแก้ไขปัญหาการเข้าถึงระยะไกลนี้ได้ เมื่อแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ของคุณเป็นแบบคลาวด์คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังมีประโยชน์หากคุณมีลูกค้าทางไกลที่ต้องการส่งแบบฟอร์ม หรือหากธุรกิจของคุณดำเนินการจากที่ต่างๆ แบบฟอร์มสามารถกำหนดเส้นทางแบบดิจิทัลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างง่ายดายและทันที

2. กระดาษน้อยลง
กระดาษมีปัญหา! โอกาสในการใช้กระดาษน้อยลงสามารถเป็นประโยชน์กับคุณได้มากกว่าหนึ่งทาง ประการแรก การใช้กระดาษน้อยลงหมายความว่าแบบฟอร์มมีราคาไม่แพงในการผลิต เนื่องจากคุณกำลังประหยัดเงินที่คุณจะใช้ไปกับหมึกและกระดาษ แต่ให้พิจารณาด้วยว่าเมื่อแบบฟอร์มเป็นแบบดิจิทัล มีโอกาสน้อยที่จะหลงทางภายใต้กองกระดาษ วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับเอกสารที่สูญหายและค่าใช้จ่าย (เวลาและเงิน) ที่ต้องสร้างแบบฟอร์มเดิมซ้ำอีกครั้ง มันเป็น win-win

3. ง่ายต่อการกำหนดเส้นทาง
บางครั้งแบบฟอร์มต้องการข้อมูลจากหลาย ๆ คน เมื่อคุณใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ผู้คนจำนวนมากสามารถอัปเดตได้มากเท่าที่คุณต้องการ ไม่มีการพิมพ์หรือการสแกน ทั้งหมดนี้ทำด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และยังสามารถทำงานอัตโนมัติได้โดยใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ เมื่อคุณรวมแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะสามารถให้หัวหน้างานลงนามตามคำขอของแผนก โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารและเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายบนโต๊ะทำงานของใครบางคนเป็นเวลาหลายสัปดาห์ แต่ระบบจะกำหนดเส้นทาง eform โดยอัตโนมัติ บุคคลนั้นจะได้รับแจ้งว่าแบบฟอร์มต้องการความสนใจของเขาหรือเธอ และงานจะเสร็จสมบูรณ์ทางออนไลน์จากที่ใดก็ได้

4. การควบคุมคุณภาพ
การสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณควบคุมคุณภาพของข้อมูลที่คุณกำลังรวบรวมได้ คุณสามารถตั้งค่าการควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนกำลังส่งที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลดีขึ้น นอกจากนี้ ฟิลด์แบบฟอร์มยังสามารถรวมเข้ากับฐานข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ ซึ่งจะส่งข้อมูลที่ซิงโครไนซ์ไปยังระบบทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลจึงปราศจากข้อผิดพลาดและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

5. การเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์
ถ้าซอฟต์แวร์ eforms ของคุณมี ความสามารถในการ ทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์คุณจะได้รับประโยชน์เพิ่มเติมในการฝัง eforms ลงในกระบวนการทางธุรกิจของคุณ บางทีแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นขั้นตอนระหว่างกระบวนการ หรือบางทีคุณอาจต้องการทำให้มันเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาในการเริ่มกระบวนการใหม่ ที่ DocuPhase เมื่อเราได้รับการส่งแบบฟอร์มใหม่ อาจหมายความว่ามีผู้จ้างใหม่ที่มีศักยภาพได้สมัคร ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าร้องขอการสาธิตการขายแบบกำหนดเอง หรือส่งตั๋วสนับสนุนแล้ว นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของกระบวนการภายในของเราที่เริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ความยืดหยุ่นของแบบฟอร์มของเราและซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติขององค์กรทำให้ทุกแผนกของเราใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันได้ การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

6. เส้นทางการตรวจสอบ
ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น บางแบบฟอร์มต้องสัมผัสหลาย ๆ คนสำหรับการป้อนข้อมูลและลายเซ็น ซอฟต์แวร์ Forms ช่วยให้คุณติดตามแบบฟอร์มของคุณผ่านแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ส่งผลให้รายงานและตรวจสอบได้ง่าย คุณจะสามารถบอกได้อย่างรวดเร็วว่าแบบฟอร์มนั้นอยู่ที่ใดและคุณอยู่ในกระบวนการนี้มากเพียงใด

7. การคำนวณที่ปราศจากข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติ
หากทั้งหมดนี้ยังไม่พอ ต่อไปนี้คือข้อดี: หากคุณกำลังใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างคำสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มสามารถตั้งค่าให้คำนวณราคา ปริมาณ ภาษี การจัดส่ง และอื่นๆ ได้โดยอัตโนมัติ การคำนวณอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวลา อาจดูเหมือนแตกต่างกันเล็กน้อย แต่การโกนออก 5-10 นาทีจากแต่ละแบบฟอร์มสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในระยะยาว ขึ้นอยู่กับความถี่ที่ต้องกรอกแบบฟอร์มและข้อกำหนดของแบบฟอร์ม

หากเหตุผลใดๆ เหล่านี้สอดคล้องกับคุณและกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณควรเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแกนหลักของเว็บฟอร์ม ของ DocuPhase แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และไร้กระดาษของเรานั้นใช้งานง่ายและสามารถวางไว้บนเว็บไซต์ที่มีอยู่ของคุณ ทำให้ลูกค้าหรือสมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

Related Articles