การสแกนและเก็บรักษาข้อมูล ภารกิจในการเก็บรักษาที่เก็บข้อมูลดิจิทัลมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุและส่งเสริมการเก็บรักษาแบบดิจิทัลและให้การเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลที่มีอยู่ แอปพลิเคชันของการเก็บรักษาเอกสารระยะยาวนั้นมีหลายอย่าง จากการปกป้องสิทธิ์ในความมีชีวิตของความรับผิดชอบผ่านการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของนักแสดงที่ได้รับผลกระทบจากหรือเชื่อมโยงกับการเก็บรักษาระยะยาวของกลยุทธ์ข้อมูลดิจิตอลหรือการปฏิบัติในการเก็บรักษา
ด้วยการใช้ทรัพยากรสารสนเทศวิทยาการสารสนเทศเทคโนโลยีสารสนเทศและแหล่งเก็บข้อมูลดิจิทัลอย่างเข้มข้นทำให้มีเนื้อหาดิจิทัลดั้งเดิมมากขึ้นและเทคโนโลยีดิจิทัลมากขึ้นซึ่งจะต้องใช้เพื่อปฏิบัติตามข้อผูกพันในการรักษาห้องสมุดและข้อมูลในขณะที่รับประกันคุณสมบัติต่อไปนี้: ความน่าเชื่อถือความสามารถในการอ่านและฟังก์ชันการทำงาน วิวัฒนาการทางเทคนิคของการสงวนรักษาแบบดิจิทัลทำให้ความสามารถของเราในการบันทึกการจัดการเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปในขณะที่วัสดุดิจิทัลที่ใช้ในการเก็บรักษาเอกสารได้ลดลงด้วยความเร็วเดียวกัน
ความท้าทายครั้งใหญ่ครั้งแรกในการอนุรักษ์ระยะยาวเกิดขึ้นเนื่องจากการเสื่อมสภาพของวัสดุแบบดั้งเดิมเช่นกระดาษที่ทำจากไม้ซึ่งตรวจพบได้ในศตวรรษที่สิบเก้ากลาง ปัญหานี้เรียกว่า “ไฟช้า” – เพราะผลการทำลายล้างของมันเป็นอันตรายถึงชีวิตเป็นไฟแม้ว่าจะช้ากว่า – เป็นที่รู้จักในช่วงกลางศตวรรษที่ยี่สิบ ก่อนหน้านี้การเก็บรักษาเอกสารทางกายภาพเทียบเท่ากับการเก็บรักษาข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งรับประกันการใช้งานในระยะยาวของห้องสมุดและข้อมูล อย่างไรก็ตามในวัตถุดิจิทัลการรักษาการสนับสนุนเป็นเงื่อนไขที่จำเป็นในการรักษาเงื่อนไขการใช้งาน แต่ไม่เพียงพอสำหรับการเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัล นอกจากนี้ตัวแปรอื่น ๆ จะต้องได้รับการพิจารณา:
- ความน่าเชื่อถือและความถูกต้องของข้อมูล: เนื่องจากการเก็บบันทึกข้อมูลในรูปแบบดิจิตอลไม่ได้ทำในรูปแบบการเก็บข้อมูลคงที่หรือรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์และข้อมูลสามารถทำซ้ำดัดแปลงหรือลบได้ง่ายซึ่งจะส่งผลให้การประเมินความเสี่ยง โปรแกรมการเก็บรักษา
- ความล้าสมัยของสื่อดิจิทัล: ที่กำหนดความจำเป็นในการรักษาสื่อทางกายภาพดั้งเดิมหรือต่ออายุด้วยความถี่ที่แน่นอน
- ความต้องการของผู้ใช้ในการรู้วิธีการใช้เทคโนโลยีที่ต่อเนื่องและการดูแลรักษาและการเข้าถึงระบบการจัดการ (การใช้งาน)
สิ่งนี้ซึ่งเกิดขึ้นกับเนื้อหาส่วนใหญ่ที่สร้างขึ้นในโลกจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้โดยกลยุทธ์การเก็บรักษาเนื่องจากผลประโยชน์ที่พวกเขาแสดงในระดับกฎหมายประวัติศาสตร์วิทยาศาสตร์หรือวัฒนธรรม ผลของกิจกรรมสาธารณะ (หอจดหมายเหตุสถาบัน, ห้องสมุดสภาคองเกรสในวอชิงตันดีซี, ห้องสมุดอังกฤษ – หอจดหมายเหตุแห่งชาติ) หรือองค์กรเอกชน (การดูแลระบบดิจิทัล, สถาบันวัฒนธรรม) รวมอยู่และจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับการอนุรักษ์ระยะยาวสำหรับความรู้และการใช้ คนรุ่นอนาคต. การเก็บรักษาที่เหมาะสมจะส่งผลให้ระบบข้อมูลที่เก็บข้อมูลดิจิตอลที่เชื่อถือได้
กรอบการกำกับดูแลของการสงวนรักษาแบบดิจิทัลสำหรับการจัดการบันทึกข้อมูลต้องมีขอบเขตที่กว้างกล่าวคือ; ครอบคลุมวงจรชีวิตที่สมบูรณ์ของเอกสารและสามารถใช้ได้ทั่วทั้งองค์กร ต้องใช้กับกิจกรรมประจำวันทั้งหมด ดังนั้นขั้นตอนจะต้องมีการบันทึกไว้อย่างชัดเจนและรัดกุมเพื่อนำไปปฏิบัติ นอกจากนี้ยังต้องได้รับการรับรองจากฝ่ายบริหารซึ่งแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในเป้าหมายของแผนการอนุรักษ์
ทรัพยากรของทุกองค์กรมี จำกัด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างกลยุทธ์ในการรักษาและสร้างความมั่นใจในการเข้าถึงแหล่งเก็บข้อมูลดิจิทัลในระยะยาวโดยคำนึงถึงความต้องการและทรัพยากรผลประโยชน์ของผู้ใช้และด้านต่าง ๆ : ทางกายภาพและทางปัญญาเช่น รูปแบบไฟล์ – รูปแบบสำหรับการเก็บรักษา, รูปแบบล้าสมัย -, สถานะ, การใช้ … กิจกรรมการเก็บรักษาบันทึกการจัดการตามกฎระเบียบขององค์กร – ซึ่งจะต้องได้รับแรงบันดาลใจจากมาตรฐานที่สูงขึ้นในระดับเซกเตอร์ภูมิภาคระดับชาติหรือนานาชาติ ต้องตอบคำถามต่อไปนี้:
- ทรัพยากรอะไรที่จะได้รับการเก็บรักษาไว้?
- การรักษาทรัพยากรที่เลือกเริ่มเมื่อใด
- ปัญหาของการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลคืออะไร
- จะใช้วิธีใดในการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัล
ทรัพยากรอะไรที่จะได้รับการเก็บรักษาไว้?
จากมุมมองขององค์กรระเบียนอิเล็กทรอนิกส์มีหน้าที่พื้นฐานสามประการ:
- การปฏิบัติงาน : บันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นพื้นฐานของการดำเนินงานตามปกติขององค์กร ในระยะนี้การใช้เทคโนโลยีอย่างเข้มข้นเพื่อให้การพัฒนามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามเงื่อนไขพิเศษของข้อมูลดิจิทัลไม่ค่อยนำมาพิจารณาในขั้นตอนนี้
- ความรับผิดชอบขององค์กร : องค์กรแสดงให้เห็นถึงการยึดมั่นในกรอบมาตรฐานและกฎหมายผ่านบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และข้อมูลดิจิตอลที่แท้จริงและสมบูรณ์ซึ่งถูกเก็บไว้ในซอฟต์แวร์ที่รับประกันการเก็บรักษาที่ปลอดภัยของห้องสมุดดิจิทัลและการเข้าถึงระยะยาวในภายหลัง
- การเก็บถาวรในอดีต : เอกสารที่ถือว่ามีค่าหรือมีความสำคัญมากพอที่จะได้รับการอนุรักษ์ในระยะยาวจัดทำเอกสารประวัติองค์กรขององค์กรและต้องเก็บรักษาไว้เป็นคอลเล็กชันดิจิทัลและย้ายระหว่างแพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่รับรองความสมบูรณ์และบริบท
การรักษาทรัพยากรที่เลือกเริ่มเมื่อใด
เมื่อเอกสารหยุดที่จะเป็นประโยชน์สำหรับการพัฒนากิจกรรมประจำวันคุณสามารถนึกถึงความเหมาะสมของการจัดการการอนุรักษ์ภายในกรอบการจัดการข้อมูลโดยรวมของกิจการ
การเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลมีปัญหาอะไรบ้าง
ปัญหาที่ได้มาจากลักษณะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (รูปแบบไฟล์) การพึ่งพาฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ (รูปแบบไฟล์และระบบปฏิบัติการ) และการรับประกันการเก็บรักษาบันทึกในระยะยาว (การเข้าถึงดูและใช้บันทึกดิจิตอล) เทคโนโลยีล้าสมัยเนื่องจากการหมดอายุของอุปกรณ์และโปรแกรมที่จำเป็นในการเข้าถึงและใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ถูกกำหนดโดยรุ่นรูปแบบไฟล์และเทคโนโลยี) ซึ่งหมายความว่าหากสถานการณ์นี้ไม่ได้แก้ไขในเวลา; ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์กลายเป็น “เอกสารเด็กกำพร้า” ไฟล์ดังกล่าวไม่ได้รับความเสียหาย แต่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อีกต่อไปเนื่องจากเทคโนโลยีที่มีต้นกำเนิดมาจากการเลิกใช้งาน
ในทางกลับกันการย่อยสลายสื่อเป็นภัยคุกคามต่อการสงวนไฟล์ดิจิตอล เพราะความเปราะบางของมัน มีปัจจัยภายในที่เกี่ยวข้องกับวัสดุที่ใช้ประกอบในการบันทึกข้อมูลผ่านกระบวนการทางแม่เหล็กหรือแสง อย่างไรก็ตามปัจจัยภายนอกเช่นอุณหภูมิและความชื้นก็มีผลโดยตรงต่อกระบวนการเก็บรักษา จากมุมมองของการจัดการดิจิทัลอนุรักษ์กลยุทธ์การอนุรักษ์ควรเน้นที่การออกแบบการใช้งานและขั้นตอนการอนุรักษ์เอกสาร การสแกนและเก็บรักษาข้อมูล
วางแผนเพื่อการอนุรักษ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
องค์กรมักพึ่งพาการใช้ระบบการจัดการเอกสารและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการเอกสารและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์สนับสนุนการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ใน 2 วิธีที่แตกต่างกัน แต่เสริม:
- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ : ช่วยให้องค์กรใช้ข้อมูลของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นมีส่วนร่วมกับการควบคุมการสร้างการจัดเก็บการตรวจทานและการแจกจ่ายเอกสารที่ดีขึ้นของผู้ใช้ (รวมถึงอีเมล) ตามนโยบายความเป็นส่วนตัว เช่นเดียวกันกับการควบคุมการไหลของไฟล์
- การจัดการบันทึก : ช่วยให้องค์กรในการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับการสร้างการรับการบำรุงรักษาการใช้และการกำจัดข้อมูลในรูปแบบของบันทึกที่แสดงกิจกรรมและการดำเนินงานขององค์กร
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการบันทึก นำเสนอแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับความพึงพอใจของวัตถุประสงค์เหล่านี้ นอกจากนี้ยังนำเสนอชุดของข้อได้เปรียบที่แท้จริง:
- มันเป็นการบูรณาการ : ด้วย Java, PHP, และ. SDK SDK ที่สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชั่นที่สามที่มีอยู่แล้วในองค์กร อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับระบบอื่น ๆ และก่อให้เกิดการสร้างระบบการจัดการความรู้ มันสามารถใช้เป็นไฟล์อีเมล
- สามารถปรับขนาดได้ : ทั้งรุ่น Cloud และรุ่น Professional สามารถปรับขนาดได้ตามขนาดของที่เก็บและจำนวนผู้ใช้
- เป็นสิ่งที่ยั่งยืน : เทคโนโลยีโอเพ่นซอร์ส Q-doc มีส่วนช่วยในเนื้อหาบริบทและโครงสร้างของเอกสารที่ได้รับการดูแลเมื่อเวลาผ่านไป
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้องค์กรหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการเก็บถาวรหรือการจัดการเอกสารที่ต้องการแสวงหาการอนุรักษ์มรดกดิจิตอลขององค์กรควรดำเนินกลยุทธ์การจัดการเอกสารที่จัดในระยะหรือขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นแรก: การออกแบบ
เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดการออกแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระบวนการที่พวกเขามีส่วนร่วมตามนโยบายความเป็นส่วนตัวเพื่อรับประกันความน่าเชื่อถือความถูกต้องความพร้อมใช้งานความสมบูรณ์และคำอธิบายและการเลือกไฟล์
- ความน่าเชื่อถือ : ข้อมูลที่มีอยู่ในไฟล์เป็นการแสดงที่สมบูรณ์และถูกต้องของการดำเนินการกิจกรรมและข้อเท็จจริงที่รับรอง
- ความถูกต้อง : ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ลักษณะดั้งเดิมของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบริบทโครงสร้างและเนื้อหาคงอยู่ตลอดเวลา
- ความพร้อมใช้งาน : เข้าใจว่าเป็นความสามารถในการค้นหาเรียกใช้นำเสนอและตีความเอกสาร
- ความสมบูรณ์ : เอกสารเสร็จสมบูรณ์เมื่อมันเสร็จสมบูรณ์ในทุกด้าน (โครงสร้างและเนื้อหา)
- คำอธิบาย : มันเกี่ยวกับการกำหนดเนื้อหาของเอกสารกระบวนการที่เข้าร่วมและบริบทที่ลงทะเบียน
- การคัดเลือก : การประเมินและการประเมินผลของสารคดีควรรวมอยู่ในขั้นตอนการออกแบบเพื่อรวมการเลือกเอกสารดิจิทัลเพื่อการอนุรักษ์
ขั้นตอนที่สอง: การใช้ประโยชน์
เมื่อได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเอกสารมีความน่าเชื่อถือเชื่อถือได้สมบูรณ์และพร้อมใช้งานก็เป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาคุณลักษณะเหล่านี้ไว้ตามเวลา การตรวจสอบผู้ใช้เป็นสูตรที่อนุญาตให้ผู้ใช้ที่เลือกเท่านั้นเข้าถึงเอกสาร ใน
- ะรุ่น Professional สามารถปรับขนาดได้ตามขนาดของที่เก็บและจำนวนผู้ใช้
- เป็นสิ่งที่ยั่งยืน : เทคโนโลยีโอเพ่นซอร์ส Q-doc
เฉพาะผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้และรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเครื่องมือจัดการเอกสาร ในขณะเดียวกันการกำหนดบทบาทและโปรไฟล์จะปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะกับความต้องการของผู้ใช้ ในที่สุดจากแท็บความปลอดภัยที่เชื่อมโยงกับเนื้อหาใด ๆ ภายในระบบ (โฟลเดอร์เอกสารอีเมล – รวมถึงสิ่งที่แนบมา – หรือบันทึก) คุณสามารถกำหนดรายการสิทธิพิเศษที่ผู้ใช้มี (อ่านเขียนดาวน์โหลดและอื่น ๆ )
ในทางกลับกันการเข้าถึงและการใช้เอกสารแสดงถึงข้อกำหนดเพิ่มเติมอื่น ๆ :
- การเชื่อมต่อระหว่างกัน: การเชื่อมต่อไฟล์บางไฟล์กับคนอื่น ๆ ในสถานที่ที่เหมาะสมและสั่งซื้อตามขั้นตอนเพื่อติดตามวิวัฒนาการของพวกเขาและทำให้เอกสารดิจิตอลยังคงอยู่ในทุกขั้นตอน ในแง่นี้ รุ่น Professional สามารถปรับขนาดได้ตามขนาดของที่เก็บและจำนวนผู้ใช้
- เป็นสิ่งที่ยั่งยืน : เทคโนโลยีโอเพ่นซอร์ส Q-doc นำเสนอฟังก์ชั่นการทำงานอัตโนมัติซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดกระบวนการตามความต้องการเดียวกัน ด้วยวิธีนี้หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์การเบี่ยงเบนตามกฎระเบียบและการสูญเสียผลผลิตที่เป็นไปได้ ในอีกทางหนึ่งเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ รุ่น Professional สามารถปรับขนาดได้ตามขนาดของที่เก็บและจำนวนผู้ใช้
- เป็นสิ่งที่ยั่งยืน : เทคโนโลยีโอเพ่นซอร์ส Q-doc ทำให้สามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ส่วนบันทึกกิจกรรมช่วยให้การตรวจสอบเอกสารเสร็จสมบูรณ์และแท็บประวัติให้การเข้าถึงวงจรชีวิตของเอกสารพร้อมกับทุกรุ่นและยังเน้นความแตกต่างของเนื้อหาระหว่างพวกเขา
- ความสัมพันธ์ : แท็บความสัมพันธ์ทำให้เป็นไปได้ที่จะเห็นลิงก์ที่ไฟล์ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีกับเอกสารอื่นและความสัมพันธ์ประเภทใดที่ผูกไว้กับพวกเขา (แบบสองทิศทาง, แม่ลูก, กลุ่ม)
- การถ่ายโอน : เอกสารสามารถเก็บไว้ในตัวจัดการเอกสารได้ แต่ถ้าด้วยเหตุผลของพื้นที่หรือข้อพิจารณาอื่น ๆ องค์กรต้องการโอนย้ายไฟล์ไปยังสภาพแวดล้อมหน่วยเก็บข้อมูลอื่นตัวจัดการเอกสาร Q-doc สามารถตอบสนองขั้นตอนของวัฏจักรที่สำคัญของ เอกสาร.
ขั้นตอนที่สาม: การอนุรักษ์
เอกสารในรูปแบบทางกายภาพรักษาความถูกต้องหากเอกสารนั้นอยู่ในรูปแบบสถานะและสถานะการส่งข้อมูลเดียวกันกับที่ได้รับสร้างหรือบันทึกไว้ อย่างไรก็ตามสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรักษาความถูกต้องพวกเขาจะต้องต่ออายุรูปแบบอย่างต่อเนื่องและโยกย้ายเป็นระยะ
การต่ออายุหมายถึงการสร้างการทำซ้ำทั้งเนื้อหาและองค์ประกอบที่เป็นทางการของเอกสาร ด้วยวิธีนี้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ถือว่าเป็นสำเนาที่แน่นอนของต้นฉบับ ระบบการจัดการประเภท mime ของ Q-doc อนุญาตให้ใช้เอกสารโดยไม่มีนามสกุลหรือรุ่นของไฟล์ที่เป็นข้อ จำกัด สำหรับรูปแบบหรือรุ่นใหม่แต่ละรายการผู้ดูแลระบบของแพลตฟอร์มสามารถเพิ่มประเภท mime ใหม่ได้ตามที่เกิดขึ้น ดังนั้นผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงและใช้ไฟล์ได้ตลอดเวลา
การย้ายถิ่นประกอบด้วยการถ่ายโอนเป็นระยะ ๆ ระหว่างเทคโนโลยีรุ่นต่าง ๆ ที่อนุญาตให้เก็บรักษาข้อมูล แต่ไม่มีการรับรองว่าเอกสารใหม่เป็นแบบจำลองที่แน่นอนของต้นฉบับเนื่องจากเทคนิคนี้มุ่งเน้นไปที่การทำซ้ำเนื้อหาของเอกสาร แต่สำหรับสิ่งนั้น วัตถุประสงค์เปลี่ยนการกำหนดค่าและรูปแบบ
การอนุรักษ์เป็นขั้นตอนที่รับรองผ่านขั้นตอนการควบคุมซึ่งเอกสารที่ไม่จำเป็นสำหรับการจัดการรายวันจะถูกจัดเก็บอย่างถูกต้อง (ศูนย์ข้อมูลเป็นไปได้) และผลลัพธ์ของการต่ออายุหรือการย้ายข้อมูลนั้นเหมาะสมที่สุด
การเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบดิจิทัลเป็นกิจกรรมพื้นฐานสำหรับองค์กรทุกประเภททั้งภาครัฐและเอกชนซึ่งช่วยให้พวกเขาปฏิบัติตามภาระผูกพันและผลประโยชน์ทั้งภายในและในระดับสาธารณะหรือกฎหมาย นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบมากมายเช่นการประหยัดพื้นที่การจัดการความเสี่ยง – สามารถบันทึกสำเนาในสภาพแวดล้อมทางกายภาพที่ปลอดภัยหรือห่างจากสภาพแวดล้อมการผลิต – ในขณะที่รับประกันความถูกต้องเชื่อถือได้ความน่าเชื่อถือความสมบูรณ์และการเข้าถึงข้อมูลในระยะยาว
