วิธีการ จัดทำดัชนีไฟล์

จัดทำดัชนีไฟล์ หากคุณกำลังมองหาธุรกิจไร้กระดาษคุณต้องเริ่มต้นอย่างถูกวิธี เพื่อให้ได้ฐานข้อมูลที่เชื่อถือได้ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ และ มีการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างมาก ที่คุณหวังไว้คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า กระบวนการจัดทำดัชนีเอกสารมีโครงสร้างที่ดี การไม่มีแผนเลยอาจเป็นสาเหตุของความกังวล และ ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กอาจสะดุดไฟล์ จำนวนมากมากกว่าที่คาดไว้ดังนั้น คุณต้องใส่สิ่งที่ถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณ เติบโตโดยการสร้างที่เก็บเอกสารเสมือน การสร้างเฟรมเวิร์กจากจุด A ถึงจุด B เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดในการขยายธุรกิจของคุณ และ หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับการสแกนเอกสารและกระบวนการจัดทำดัชนีของคุณ เป้าหมายหลักของเราคือการปฏิเสธเส้นทางของคุณ ไปสู่กระบวนการจัดการเอกสาร ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด แผนต่อไปนี้เริ่มต้นด้วยภาพรวมและก้าวเล็ก ๆ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับการจัดทำดัชนี 5 ข้อในการรวบรวมข้อมูลของคุณและการจัดทำดัชนีไฟล์ของคุณทั่วทั้งองค์กรในปี 2020 1. สร้างลำดับชั้นแบบย้อนกลับ ในการเริ่มต้นคุณต้องวางวัตถุประสงค์หลักของคุณในการทำเอกสารดิจิทัล เป้าหมายหลักคือการจินตนาการว่าลำดับชั้นของเอกสาร และ นำไปใช้กับการดำเนินการที่น้อยที่สุด ด้วยวิธีนี้เราสามารถมั่นใจได้ว่าโครงสร้างการจัดทำดัชนีของเราสอดคล้อง กับ เวิร์กโฟลว์ ในอุดมคติของธุรกิจของเรา นี่อาจเป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการติดต่อกับลูกค้า และ พนักงานของคุณ ในอีกด้านหนึ่งพวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจัดการกับเอกสารจากองค์กรของคุณ และ คำแนะนำของพวกเขาคืออะไร เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของเวิร์กโฟลว์ ในทางกลับกันสิ่งนี้บ่งชี้ว่าคุณใส่ใจและให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพวกเขา จัดทำดัชนีไฟล์ 2. รายละเอียดโครงสร้างในอนาคต เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เป็นรูปธรรม ได้แล้วคุณจะต้องเรียงลำดับเอกสารของคุณ เพื่อสแกนและทำป้ายกำกับ […]