จัดทำดัชนีไฟล์ หากคุณกำลังมองหาธุรกิจไร้กระดาษคุณต้องเริ่มต้นอย่างถูกวิธี
เพื่อให้ได้ฐานข้อมูลที่เชื่อถือได้ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ และ มีการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างมาก ที่คุณหวังไว้คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า กระบวนการจัดทำดัชนีเอกสารมีโครงสร้างที่ดี
การไม่มีแผนเลยอาจเป็นสาเหตุของความกังวล และ ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กอาจสะดุดไฟล์ จำนวนมากมากกว่าที่คาดไว้ดังนั้น คุณต้องใส่สิ่งที่ถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณ เติบโตโดยการสร้างที่เก็บเอกสารเสมือน การสร้างเฟรมเวิร์กจากจุด A ถึงจุด B เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดในการขยายธุรกิจของคุณ และ หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับการสแกนเอกสารและกระบวนการจัดทำดัชนีของคุณ
เป้าหมายหลักของเราคือการปฏิเสธเส้นทางของคุณ ไปสู่กระบวนการจัดการเอกสาร ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด แผนต่อไปนี้เริ่มต้นด้วยภาพรวมและก้าวเล็ก ๆ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับการจัดทำดัชนี 5 ข้อในการรวบรวมข้อมูลของคุณและการจัดทำดัชนีไฟล์ของคุณทั่วทั้งองค์กรในปี 2020
1. สร้างลำดับชั้นแบบย้อนกลับ
ในการเริ่มต้นคุณต้องวางวัตถุประสงค์หลักของคุณในการทำเอกสารดิจิทัล
เป้าหมายหลักคือการจินตนาการว่าลำดับชั้นของเอกสาร และ นำไปใช้กับการดำเนินการที่น้อยที่สุด ด้วยวิธีนี้เราสามารถมั่นใจได้ว่าโครงสร้างการจัดทำดัชนีของเราสอดคล้อง กับ เวิร์กโฟลว์ ในอุดมคติของธุรกิจของเรา
นี่อาจเป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการติดต่อกับลูกค้า และ พนักงานของคุณ ในอีกด้านหนึ่งพวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจัดการกับเอกสารจากองค์กรของคุณ และ คำแนะนำของพวกเขาคืออะไร เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของเวิร์กโฟลว์ ในทางกลับกันสิ่งนี้บ่งชี้ว่าคุณใส่ใจและให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพวกเขา จัดทำดัชนีไฟล์
2. รายละเอียดโครงสร้างในอนาคต
เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เป็นรูปธรรม ได้แล้วคุณจะต้องเรียงลำดับเอกสารของคุณ เพื่อสแกนและทำป้ายกำกับ สำหรับกระบวนการนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าหมวดหมู่หลักของการอัปโหลดทางกายภาพตรงกับที่เก็บข้อมูลดิจิทัลในอุดมคติของคุณ
คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญการจัดการข้อมูลของคุณตามวันที่รูปแบบไฟล์ระดับความปลอดภัยของเอกสารหมายเลขใบแจ้งหนี้ประเภทเอกสารและอื่น ๆ กระบวนการนี้อาจแตกต่างกันอย่างมากในหมู่ บริษัท เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงลำดับความสำคัญของธุรกิจ
มีตัวเลือกการจัดทำดัชนีเอกสารมากมาย หากคุณมีข้อสงสัยหรือคุณกำลังเผชิญกับกระบวนการที่ซับซ้อนคุณสามารถติดต่อผู้ให้บริการระบบการจัดการเอกสารของคุณได้ตลอดเวลา พวกเขามักจะมีผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยคุณจัดโครงสร้างกระบวนการสแกนเอกสารด้วยความล่าช้าที่น้อยที่สุด
3. แบทช์แผน
การป้อนข้อมูลจำนวนมาก อาจมีความซับซ้อนและไม่น่าเชื่อถือดังนั้น เมื่อเอกสารของคุณได้รับการจัดเตรียม และ คุณได้สรุปที่เก็บเอกสารและเวิร์กโฟลว์เอกสารแล้วคุณสามารถมุ่งเน้นที่การจัดลำดับความสำคัญการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้
ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสารแบบแบตช์คุณจะสามารถแก้ไขพา ธ ไฟล์ได้ทันทีข้อผิดพลาดในการสแกนและการจัดหมวดหมู่ไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ดีกว่าทั่วทั้ง บริษัท ของคุณ
นอกจากนี้คุณยังสามารถพิจารณา ความถี่ของการค้นหาข้อมูล และ อาจต้องการเข้าถึงข้อมูลที่มีประโยชน์ที่สุด ทันทีเพื่อให้การทำงานของคุณราบรื่น
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่า ประสิทธิภาพทางธุรกิจต่อไปจะขึ้นอยู่กับ ความสามารถในการจัดทำดัชนี เอกสารของ บริษัท ของคุณอย่างถูกต้อง ดังนั้นคุณควรใช้เวลาและความระมัดระวังสำหรับกระบวนการนี้
4. การเตรียมเอกสาร
ตอนนี้ทุกอย่างอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสมเรา ต้องเริ่มกระบวนการสแกนเอกสารจริง แต่เราต้องคำนึงถึงกระบวนการย่อยที่เล็กกว่าที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีประสิทธิภาพ
ใช้เวลาในการลบหมุดลวดเย็บกระดาษโฟลเดอร์ และ คลิปหนีบกระดาษออกจากไฟล์ของคุณ ขั้นตอนการเตรียมการนี้ยังรวมถึงองค์กรสำหรับกระบวนการดึงหรือกำจัดในอนาคต ตัวอย่างเช่นอาจมีเอกสารที่คุณต้องการให้สแกนและจัดทำดัชนีเพื่อการกำจัดต่อไป ในเวลาเดียวกันอาจต้องมีการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพที่สำคัญในสถานที่ปลอดภัยอื่นเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายหรือการปฏิบัติตามในอนาคต
5. ตรวจสอบคุณภาพ
การจัดเก็บเอกสารและการจัดการที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญ ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้คุณจะต้องติดตามตำแหน่งของที่วางเอกสารของคุณหลังจากทำการจัดทำดัชนีข้อมูล สิ่งนี้มีไว้สำหรับทั้งเอกสารดิจิทัลและเอกสารทางกายภาพดังนั้นเมื่อคุณสแกนและจัดทำดัชนีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดแล้วคุณจะต้องประเมินสถานะและที่ตั้งของพวกเขาก่อนที่จะไปยังชุดถัดไป สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งและจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากโดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าดัชนีทุกขั้นตอนถูกต้องอย่างถูกต้องและคุณจะได้รับผลการค้นหาที่คาดหวัง
Takeaway
ไม่มีเวลาใดที่จะดีไปกว่าการจัดระเบียบ ธุรกิจของคุณมากกว่าช่วงปิดตัวทางเศรษฐกิจในปี 2020 จากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ถึงกระนั้นการใช้การจัดทำดัชนีเอกสาร และ การจัดการที่เหมาะสมสามารถหลุดมือไปได้อย่างรวดเร็วและกลายเป็นงานที่น่าผิดหวังหากทำไม่ถูกต้อง วิธีที่เชื่อถือได้เพื่อบรรลุเป้าหมาย ในการเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษคือการวางแผนและคิดเกี่ยวกับภาพรวมและแยกย่อยออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ หากคุณยังคงดิ้นรนเพื่อหาเส้นทางที่ชัดเจนสำหรับการจัดทำดัชนีเอกสารของคุณระบบการจัดการเอกสารระดับสูงนำเสนอโซลูชันที่กำหนดเอง และ การจัดการโครงการสำหรับการป้อนข้อมูลจำนวนมาก
ความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการ DMS ในการจัดการกับกระบวนการนี้ อาจช่วยลดปริมาณงาน เมื่อทำดัชนีเอกสารของคุณ สิ่งนี้จะทำให้คุณได้รับประโยชน์ ด้านการจัดการเพิ่มเติมเช่นการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ของคุณในคลาวด์ และ ทำลายเอกสารพิเศษเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ทำงานของคุณ เพิ่มเมทาดาทาเอกสาร และ ท้ายที่สุดคุณเตรียมพร้อมสำหรับความพยายามทางเศรษฐกิจเพิ่มเติม
เมื่อพูดถึงโลกธุรกิจคุณจะไม่มีความเสี่ยง 100% การทำให้เป็นเอกสารดิจิทัลและการทำดัชนีผ่านระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสามารถสร้างความสามารถในการคาดการณ์เพื่อให้ คุณสามารถเล็งทรัพยากรของคุณ ไปยังสิ่งที่สำคัญสำหรับองค์กรของคุณ
เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร
K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco และ work flow มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กร มากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสาร ที่ตรงตามความต้องการเฉพาะ ของแต่ละองค์กร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
