Chinese (Simplified)EnglishThai
Chinese (Simplified)EnglishThai

Chinese (Simplified)EnglishThai

ระบบจัดเก็บเอกสาร

ระบบจัดเก็บเอกสาร Document management ส่งผลดีต่อธุรกิจได้อย่างไร

ระบบจัดเก็บ เอกสาร เมื่อธุรกิจให้ความสำคัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจำของธุรกิจ และ เอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบ หรือ ค้นคว้าในอนาคตแล้วดังนี้ ธุรกิจต้องมีการจัดเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสาร ให้เป็นหมวดหมู่เป็นระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย ซึ่งสะดวกต่อการค้นหา ในเวลาที่ต้องการใช้ งาน และมีวิธีการ เก็บเอกสารที่เหมาะสม กับธุรกิจ ซึ่งผู้ที่มีหน้าที่ ในการเก็บเอกสาร จำเป็น ต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสาร เป็นอย่างดีด้วย ดังนั้น ก่อนจะเก็บเอกสาร จะต้องมีการวางแผน ไว้ล่วงหน้า ให้พร้อม โดยคำนึงถึง สิ่งต่างๆที่เกี่ยวข้องเช่นสถานที่จัดเก็บเอกสา รหรืออุปกรณ์สำหรับเก็บเอกสาร รวมถึงการจัดเก็บเอกสาร ในขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับ เอกสารเป็นต้น   การบริหารจัดการเอกสาร Document management คือกระบวนการที่องค์กรได้บริหาร หรือ จัดการเอกสารโดยเริ่มต้นตั้งแต่การจัดเก็บเอกสาร Store จัดการ manage และติดตามtracking เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดอายุของเอกสารปัจจุบัน เราสามารถให้คำนิยามของการบริหารจัดการเอกสาร ว่าเป็นการใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาควบคุม และ จัดการเอกสารในองค์กรซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องกับฝ่ายเอกสาร documents โดยตรง ซึ่งการจัดเก็บภาพเอกสาร   […]

AdminP

AdminP

July 1, 2020

เพราะอะไร ทำไมทุกองค์กรถึงควร จัดการเอกสาร ด้วย ระบบจัดเก็บเอกสาร

สำหรับปัญหาขององค์กรในการ จัดการเอกสาร ในแต่ละวันจะมีหนังสือราชการ จากหน่วยงานทั้งภายนอก และ ภายในต่างๆ ทั้งภาครัฐ และ เอกชนที่เข้ามาที่ และยังมีหน่วยงาน ลักษณะแบบนี้ัอยู่เป็นจำนวนมากในขณะที่จำนวนเอกสาร และ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ต้องใช้มากขึ้นทุกวัน แต่ห้องที่ใช้งาน และ ตู้จัดเก็บเอกสาร มีขนาดเท่าเดิม เมื่อได้รับหนังสือเข้าแล้ว ต้องมีการลงทะเบียนหนังสือเข้า ในสมุดจดบันทึก ส่งฉบับสำเนาเพื่อเสนอผู้บริหาร เพื่อพิจารณา และ เกษียณหนังสือใบรอ หลังจากนั้น จึงจัดเก็บเอกสารฉบับจริง ใส่แฟ้มไว้ และส่งเอกสารสำเนา แจ้งไปยังหัวหน้ากลุ่มต่างๆ หรือหัวหน้าฝ่ายต่างๆ โดยแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง จะมีความเกี่ยวข้องโดยตรง กับหนังสือที่เข้า ในแต่ละฉบับ ที่ได้รับจึงส่งต่อถึงมือ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานตรง นอกจากหนังสือราชการต่างๆ ดังกล่าวมาแล้ว ยังมีหนังสือที่ต้องส่งไปยังองค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐ และ เอกชนจำนวนมากเช่นเดียวกัน จากที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น สามารถจำแนกปัญหาออกเป็นข้อๆได้ดังนี้ 1 มีความสิ้นเปลืองการจัดซื้อทรัพยากรสำหรับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากมาย 2 เสียเวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการโดยใช้เวลานาน บางเอกสารได้รับมาแล้วนำมาเก็บใส่แฟ้มเอาไว้พอถึงเวลาจะใช้นั้นต้องใช้เวลาในการรื้อค้นหลายชั่วโมงกว่าจะครบ 3 ใช้ระยะเวลาในการดำเนินการสำเนาจัดเก็บเอกสารนานเกินไป 4 หากที่จัดเก็บเอกสารกระดาษหรือตัวต้นฉบับหายไปหรือหากมีการชำรุดและกรณีเกิดอัคคีภัย จะไม่มีสำเนาเอกสารต้นฉบับ […]

AdminP

AdminP

July 1, 2020

วิธีแก้ไขปัญหาโดยเร่งด่วนของ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่องค์กรต่างๆควรรู้

หลายปีมานี้หลากหลายองค์กรได้มีนโยบาย เรื่องการลดการใช้กระดาษ โดยส่วนใหญ่จะเน้นในเรื่องของการควบคุมเอกสาร ที่ต้องแจกจ่ายให้ทั่วถึงกันทั้งองค์กร โดยจะใช้เป็นในรูปแบบของ Electronic file หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลักษณะจะเป็นการจัดเก็บไว้บนเซิฟเวอร์ส่วนกลาง โดยที่ทั้งองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วยตัวเอง และยังสามารถแก้ไขไฟล์ คัดลอก ย้าย ลบ เอกสารได้ตามต้องการ แต่หลายๆองค์กรก็อาจจะประสบปัญหา หรือ สงสัยว่า จะควบคุมหมายเลข (Contorl copy No.) ของแต่ละบุคคลนั้นอย่างไร หรือในกรณี ที่ได้รับเอกสารแล้วจำเป็นต้องเซ็นรับทราบกลับมาจะทำอย่างไร รวมถึงการติดตามเอกสารจากแผนกต่างๆที่รอคิวสามารถทำได้อย่างไร?   ซึ่งโดยทั่วไปลักษณะของ การลดกระดาษขององค์กรนั้น จะมีขั้นตอนต่างๆ ตามลักษณะเช่น เอกสารควบคุม ไฟล์เอกสารต้นฉบับจะแชร์ไว้บน Server เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าไปดูได้ โดยจัดทำไว้เป็นไฟล์ PDF คาดด้วยลายน้ำข้อความว่า “Uncontrolled When Print Out” ส่วนหน่วยงานใดที่ต้องการสำเนาไป ติดในจุดปฏิบัติงาน เช่น WI หรือ ต้องร้องขอมายัง DCC  ซึ่งการควบคุมเอกสารในลักษณะนี้ จะช่วยลดเวลาในการทำงานไปได้เป็นอย่างมาก เพราะสะดวกรวดเร็วกว่า ซึ่งถ้าเป็นเมื่อก่อนคงต้องมานั่งใช้ตรายางสแตมป์ว่า […]

AdminP

AdminP

June 30, 2020

Digitization Process มีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร

สวัสดีครับผม AdminP จะมาพูดถึง Digitization Process ว่ามันมีประโยชน์อย่างไรกับชีวิตประจำวันและกับองค์กรกันครับ Digitization คือกระบวนการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบ Analog มาเป็นข้อมูลแบบ Digital ซึ่งถือเป็นการเริ่มต้นของการนำข้อมูลดิจิทัลเพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งคำว่า Analog ไม่ได้แปลว่าต้องเป็นสัญญาณ Analog อย่างเดียวเท่านั้น แต่หมายถึงทุกสิ่งในธรรมชาติที่สามารถจัดเก็บแล้วนำมาใช้ซ้ำได้หรือใช้ประโยชน์ด้านอื่นๆได้ครับ ตัวอย่างเช่น การแปลงภาพถ่ายให้เป็นไฟล์ภาพ การนำบทเพลงที่แต่งเสร็จแล้วมาทำให้เป็นไฟล์เพลง หรือการแปลงหนังสือและเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-book เป็นต้น สังเกตุไหมครับว่าก่อนหน้านี้ แผนที่โลกของเรายังเป็นเพียงแค่แผ่นกระดาษอันใหญ่ๆเท่านั้นเอง แต่ในปัจจุบันนี้แผนที่เหล่านั้นกลับกลายมาเป็นเจ้า Google Map ที่เราใช้บอกเส้นทางในการเดินทางกันอยู่เป็นประจำ อธิบายแบบนี้พอจะเห็นภาพกันแล้วใช่ไหมครับ พูดง่ายๆ มันคือการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ต่อหรือสามารถนำไปใช้ซ้ำได้อีกนั่นเอง ซึ่งปกติแล้วไฟล์ทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของเราโดยส่วนใหญ่แล้วก็จะถูกแปลงเป็นดิจิตอลหมด ส่วน Digitization Process นั้นก็คือ กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลนั่นเองครับ   แล้วถ้าเรานำ Digitization Process มาใช้กับองค์กรจะเกิดประโยชน์ด้านใด?     1.การสแกนและจัดเก็บเอกสารภายในองค์กร ซึ่งโดยทั่วๆไป ข้อมูลต้นฉบับที่มีอยู่ในสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ เช่นบันทึกที่สำคัญ รายงานการประชุม ภาพวาดต้นฉบับและเอกสารอื่นๆ มักจะไม่สามารถเก็บรักษาไว้ได้ในระยะเวลานาน เนื่องด้วยเหตุผลหลายอย่าง เมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในบันทึกเหล่านี้ตัวหนังสือจะจืดจางลง […]

AdminP

AdminP

April 21, 2020