ระบบจัดเก็บเอกสาร

สวัสดีครับผม AdminP จะมาพูดถึง Digitization Process ว่ามันมีประโยชน์อย่างไรกับชีวิตประจำวันและกับองค์กรกันครับ Digitization คือกระบวนการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบ Analog มาเป็นข้อมูลแบบ Digital ซึ่งถือเป็นการเริ่มต้นของการนำข้อมูลดิจิทัลเพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งคำว่า Analog ไม่ได้แปลว่าต้องเป็นสัญญาณ Analog อย่างเดียวเท่านั้น แต่หมายถึงทุกสิ่งในธรรมชาติที่สามารถจัดเก็บแล้วนำมาใช้ซ้ำได้หรือใช้ประโยชน์ด้านอื่นๆได้ครับ ตัวอย่างเช่น การแปลงภาพถ่ายให้เป็นไฟล์ภาพ การนำบทเพลงที่แต่งเสร็จแล้วมาทำให้เป็นไฟล์เพลง หรือการแปลงหนังสือและเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-book เป็นต้น สังเกตุไหมครับว่าก่อนหน้านี้ แผนที่โลกของเรายังเป็นเพียงแค่แผ่นกระดาษอันใหญ่ๆเท่านั้นเอง แต่ในปัจจุบันนี้แผนที่เหล่านั้นกลับกลายมาเป็นเจ้า Google Map ที่เราใช้บอกเส้นทางในการเดินทางกันอยู่เป็นประจำ อธิบายแบบนี้พอจะเห็นภาพกันแล้วใช่ไหมครับ พูดง่ายๆ มันคือการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ต่อหรือสามารถนำไปใช้ซ้ำได้อีกนั่นเอง ซึ่งปกติแล้วไฟล์ทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของเราโดยส่วนใหญ่แล้วก็จะถูกแปลงเป็นดิจิตอลหมด ส่วน Digitization Process นั้นก็คือ กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลนั่นเองครับ   แล้วถ้าเรานำ Digitization Process มาใช้กับองค์กรจะเกิดประโยชน์ด้านใด?     1.การสแกนและจัดเก็บเอกสารภายในองค์กร ซึ่งโดยทั่วๆไป ข้อมูลต้นฉบับที่มีอยู่ในสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ เช่นบันทึกที่สำคัญ รายงานการประชุม ภาพวาดต้นฉบับและเอกสารอื่นๆ มักจะไม่สามารถเก็บรักษาไว้ได้ในระยะเวลานาน เนื่องด้วยเหตุผลหลายอย่าง เมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในบันทึกเหล่านี้ตัวหนังสือจะจืดจางลง […]