ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร

ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร : งานที่เกี่ยวข้องกับด้านเอกสารเป็นหัวใจสําคัญยิ่งของการดําเนินงานของทุกหน่วยงานไม่ว่าจะอยู่ในแบบเอกสาร ทั่วๆไป (กระดาษ) หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในตอนนี้จะมีความเห็นว่าหน่วยงานส่วนมากหันมาใช้เทคโนโลยีสำหรับการ จัดแจงเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ดังนี้เพื่ออํานวยความสบายสำหรับการดําเนินงานของข้าราชการแม้กระนั้นก็บางทีก็อาจจะจำเป็นต้องใช้ เอกสารในลักษณะของกระดาษพร้อมๆกันด้วย บางครั้งก็อาจจะยังไม่สามารถที่จะเลิกใช้เอกสารให้เหลือเป็นศูนย์ได้เพราะฉะนั้น ว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็นแบบกระดาษ เมื่อเวลาผ่านไปเอกสารจะเยอะขึ้นเรื่อยๆตามจำนวนการใช้แรงงาน นำมาซึ่งการก่อให้เกิดปัญหา การจัดการเอกสารตามมา แล้วก็ทําให้ผู้ใช้งานเผชิญความยุ่งยากพอเหมาะพอควรสำหรับในการใช้งาน ในที่นี้จะขอกล่าวถึงความสําคัญของเอกสารที่ใช้ข้างในหน่วยงานก่อนว่ามีความสําคัญยังไง 1. เอกสารการดําเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือราชการด้านนอก หนังสือราชการข้างใน หนังสือ ออกคำสั่ง หนังสือประทับ หนังสือโฆษณาหรือหนังสือที่ข้าราชการจัดทําขึ้นเพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐาน ล้วนมีความจําเหนือชั้นกว่าการดําเนินงานแล้วก็การจัดการหน่วยงานเป็นอย่างมาก เอกสารกลุ่มนี้จะเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิง หลักฐานการดําเนินงาน การประสานงานที่เกิดขึ้นข้างในหน่วยงานเพื่อประกอบกิจการดําเนินธุรกิจการค้าของ หน่วยงาน 2. สามารถใช้เป็นหลักฐานสำหรับการอ้างอิงเป็นหลักฐานสำหรับการต่อสู้คดีความ ข้อร้องทุกข์ ด้วยเหตุนั้นก็เลย จำต้องเก็บเอกสารให้มีภาวะดีใช้ได้ตลอดระยะเวลา สามารถค้นหาได้ในทันทีทันใดที่ปรารถนาหรือปรารถนาใช้งาน 3. เป็นแหล่งรวมข้อมูลต่างๆที่สําคัญของสํานักงาน ผู้ใช้งานเอกสารก็เลยจําเป็นจำต้องแยกการ จัดเก็บเอกสารออกเป็นหน่วย เป็นหมวดหมู่ซึ่งเพื่อผู้ใช้สามารถใช้ทวนความจํา ดูได้ง่าย 4. ใช้คิดแผนไขปัญหาหรือตกลงใจสามารถให้ประธานพินิจพิเคราะห์ความความความชื่นชอบของ พนักงานในหน่วยงานได้ อาทิเช่น การเลื่อนตำแหน่ง การเลื่อนค่าตอบแทนรายเดือน การให้โบนัส รวมทั้งการเลื่อนตําแหน่งงานที่ดียิ่งขึ้น อื่นๆอีกมากมาย 5. เป็นแหล่งเก็บรวบรวมเอกสารที่มีเก่ียวข้องกันเอาไว้ในแหล่งเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกเหนือจาก ต้องมีระบบการจัดเก็บรวมทั้งค้นหาที่เป็นมาตรฐาน […]