ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร : งานที่เกี่ยวข้องกับด้านเอกสารเป็นหัวใจสําคัญยิ่งของการดําเนินงานของทุกหน่วยงานไม่ว่าจะอยู่ในแบบเอกสาร
ทั่วๆไป (กระดาษ) หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในตอนนี้จะมีความเห็นว่าหน่วยงานส่วนมากหันมาใช้เทคโนโลยีสำหรับการ
จัดแจงเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ดังนี้เพื่ออํานวยความสบายสำหรับการดําเนินงานของข้าราชการแม้กระนั้นก็บางทีก็อาจจะจำเป็นต้องใช้
เอกสารในลักษณะของกระดาษพร้อมๆกันด้วย บางครั้งก็อาจจะยังไม่สามารถที่จะเลิกใช้เอกสารให้เหลือเป็นศูนย์ได้เพราะฉะนั้น
ว่าการจัดเก็บเอกสารที่เป็นแบบกระดาษ เมื่อเวลาผ่านไปเอกสารจะเยอะขึ้นเรื่อยๆตามจำนวนการใช้แรงงาน
นำมาซึ่งการก่อให้เกิดปัญหา การจัดการเอกสารตามมา แล้วก็ทําให้ผู้ใช้งานเผชิญความยุ่งยากพอเหมาะพอควรสำหรับในการใช้งาน
ในที่นี้จะขอกล่าวถึงความสําคัญของเอกสารที่ใช้ข้างในหน่วยงานก่อนว่ามีความสําคัญยังไง
1. เอกสารการดําเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือราชการด้านนอก หนังสือราชการข้างใน หนังสือ
ออกคำสั่ง หนังสือประทับ หนังสือโฆษณาหรือหนังสือที่ข้าราชการจัดทําขึ้นเพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐาน
ล้วนมีความจําเหนือชั้นกว่าการดําเนินงานแล้วก็การจัดการหน่วยงานเป็นอย่างมาก เอกสารกลุ่มนี้จะเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิง
หลักฐานการดําเนินงาน การประสานงานที่เกิดขึ้นข้างในหน่วยงานเพื่อประกอบกิจการดําเนินธุรกิจการค้าของ
หน่วยงาน
2. สามารถใช้เป็นหลักฐานสำหรับการอ้างอิงเป็นหลักฐานสำหรับการต่อสู้คดีความ ข้อร้องทุกข์ ด้วยเหตุนั้นก็เลย
จำต้องเก็บเอกสารให้มีภาวะดีใช้ได้ตลอดระยะเวลา สามารถค้นหาได้ในทันทีทันใดที่ปรารถนาหรือปรารถนาใช้งาน
3. เป็นแหล่งรวมข้อมูลต่างๆที่สําคัญของสํานักงาน ผู้ใช้งานเอกสารก็เลยจําเป็นจำต้องแยกการ
จัดเก็บเอกสารออกเป็นหน่วย เป็นหมวดหมู่ซึ่งเพื่อผู้ใช้สามารถใช้ทวนความจํา ดูได้ง่าย
4. ใช้คิดแผนไขปัญหาหรือตกลงใจสามารถให้ประธานพินิจพิเคราะห์ความความความชื่นชอบของ
พนักงานในหน่วยงานได้ อาทิเช่น การเลื่อนตำแหน่ง การเลื่อนค่าตอบแทนรายเดือน การให้โบนัส รวมทั้งการเลื่อนตําแหน่งงานที่ดียิ่งขึ้น
อื่นๆอีกมากมาย
5. เป็นแหล่งเก็บรวบรวมเอกสารที่มีเก่ียวข้องกันเอาไว้ในแหล่งเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกเหนือจาก
ต้องมีระบบการจัดเก็บรวมทั้งค้นหาที่เป็นมาตรฐาน ให้เป็นหมวดหมู่แล้วจะทำให้ผู้ใช้งานมีความสบาย
คล่องแคล่วสำหรับเพื่อการเรียกใช้งาน
ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร
เมื่อแต่ละหน่วยงานจําเป็นควรจะมีการใช้เอกสารเพื่อการดําเนินงานข้างในหน่วยงาน บรรลุ
จุดมุ่งหมายที่แต่ละหน่วยงานวางไว้ผู้ปฏิบัติการในหน่วยงานก็เลยชอบเจอปัญหาบ่อยมากสำหรับเพื่อการจัดแจงงาน
เอกสาร ยกตัวอย่างเช่นปัญหาดังนี้
1. มีผู้ใช้งานเอกสารผู้คนจำนวนไม่ใช้น้อย ทําให้เอกสารมีการเปลี่ยนที่และไม่จัดเก็บไว้ดังเดิม ทําให้
เอกสารหาย หาไม่พบ หรือจะต้องใช้เวลานานสำหรับเพื่อการค้นหา
2. การสแกนจัดเก็บเอกสารไว้ภายในเคร่ืองคอมพิวเตอร์เมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาทําให้
เอกสารหาย ไม่อาจจะเรียกใช้ได้
3. ข้าราชการรับผิดชอบสำหรับเพื่อการจัดเก็บเอกสารลาออก ข้าราชการใหม่ที่เข้ามาชดเชยไม่อาจจะ
ค้นหาเอกสารได้หรือหาไม่พบ จำต้องใช้เวลานานสำหรับเพื่อการค้นหา
4. ข้าราชการขาดความรู้ความเข้าใจสำหรับในการเขียนเก ั ็บเอกสารสักเท่าไหร่หรือขาดการจัดชนิดและประเภทเอกสารให้ง่าย
ต่อการค้นหา
5. เอกสารผิดเก็บไว้โดยทันทีเอกสารอยู่ตามโต๊ะข้าราชการ ตามแฟ้มนําเสนองาน ทําให้ยากใน
การค้นหา คนอื่นไม่อาจจะค้นหาได้
6. บุคคลอื่นมาใช้เอกสารโดยไม่บอกเล่า ทําให้ไม่สามารถที่จะติดตามเอกสารได้มีการหาย
7. ไม่มีการวางเป้าหมาย ผู้กระทำําครั้งดช่วงเวลาสำหรับเพื่อการเก็บ รวมทั้งทําลายที่แน่ๆทําให้ข้าราชการจำต้อง
รอเก็บเอกสารไว้ภายในแต่ละปีออกจะมากมาย ทําให้พื้นที่สำหรับการจัดเก็บน้อยเกินไป
ข้อแนะนำสำหรับการจัดการกับปัญหาการจัดเก็บเอกสาร
1. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร สําหรับหน่วยงานหรือหน่วยงานที่ขาดเจ้าหน้าที่สำหรับในการทําหน้าที่เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร
บางทีก็อาจจะจะต้องหาเจ้าหน้าที่เข้ามาทําหน้าที่ดังที่กล่าวมาข้างต้นโดยยิ่งไปกว่านั้น เป็นต้นว่า ข้าราชการธุรการ
ข้าราชการบริหาร ฯลฯ
2. ฝึกหัดเจ้าหน้าที่ที่มีอยู่แล้วให้มีความรู้และมีความเข้าใจสำหรับเพื่อการดูแลจัดแจงเอกสารอย่างถูกแนวทาง
แล้วก็เป็นระบบ
3. ข้าราชการผู้จะรับผิดชอบควรจะมีความละเอียดถี่ถ้วน มีความละเอียดรอบคอบ มีระบบระเบียบแบบแผนสำหรับการ
จัดแจงเอกสาร
4. สามารถจําแนกรูปแบบของเอกสาร สามารถแยกเอกสารได้เป็นหมวดหมู่ จำเป็นต้องรู้เรื่องแล้วก็
ตกลงใจว่าจะเก็บเอกสารใดไว้บ้าง
5. ผู้ใช้สามารถนําไปใช้ได้อย่างแม่นยำ มีความเข้าใจสำหรับในการเก็บเอกสารแล้วก็ค้นหาเอกสารได้
อย่างเร็ว แล้วก็ ฉับไวมีความจําดีเพื่อช่วยทำให้ปฏิบัติการได้เร็วแล้วก็มีคุณภาพ หรือทํา
เครื่องหมายหมวดไว้เพื่อไม่ยุ่งยากต่อการค้นหา
6. สําหรับหน่วยงานที่มีปัญหาประเด็นการยืมคืนเอกสารจากบุคคลภายในหน่วยงานหรือหน่วยงาน
อื่นบางทีก็อาจจะจำต้องจัดทําทะเบียนยืมคืนเอกสารไว้เพื่อง่ายสำหรับเพื่อการติดตามหรือทวงหนี้เมื่อถึง
กําครั้งดเวลา
7. กรณีหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่และก็มีงบประมาณพอเพียง ก็บางครั้งก็อาจจะหาวัสดุหรือ
เครื่องใช้ไม้สอยสำหรับเพื่อการจัดเก็บเอกสารซึ่งบางทีอาจจะจำเป็นต้องใช้งบประมาณในตอนแรกเริ่มแต่ว่าจะเป็นผลดีใน
ระยะยาวเนื่องมาจากสามารถค้นหาได้ง่าย เร็วทันใจ ย่นเวลาและก็มัธยัสถ์พื้นที่
8. ควรจะกําทีดช่วงเวลาสำหรับการเก็บ แล้วก็ทําลายที่แน่ๆหน่วยงานหรือหน่วยงานควรจำเป็นต้อง
คิดแผนสำหรับในการจัดเก็บรวมทั้งทําลาย ซึ่งควรเป็นไปตามกฎเกณฑ์สํานักนายกฯกล่าวถึง
งานสารบรรณ พุทธศักราช 2526 เพื่อรู้ว่าหนังสือหรือเอกสารฉบับใดจำเป็นต้องเก็บไว้นาน
เท่าไร แล้วก็เมื่อไรจำเป็นจะต้องทําลาย ดังนี้จะช่วยลดจำนวนเอกสารที่ไม่จําเป็นจำต้องใช้ลง ซึ่งจะ
ช่วยออมพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสารได้
เพราะฉะนั้นทุกหน่วยงานต้องให้ความสําคัญสำหรับในการจัดเก็บเอกสารของแต่ละหน่วยงานไม่ว่าจะเป็น
เอกสารในแบบอย่างกระดาษ หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม เนื่องจากว่าเอกสารเป็นสิ่งที่จําดีกว่าหน่วยงานอย่าง
ยิ่งด้วยเหตุว่าเป็นหลักฐานสำหรับเพื่อการดําเนินการติดต่อสื่อสารต่างๆซึ่งที่สําคัญคนที่มีบทบาทสำหรับในการดูแลจัดเก็บเอกสาร
ต้องตระหนักและหาวิธีการให้เอกสารของหน่วยงานไม่ให้สูญหาย สืบค้นได้ง่าย ประหยัดเวลา จะส่งผลให้การ
ดําเนินงานภายในองค์กรราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากทุกหน่วยงานในปัจจุบันต้องได้รับการ
ประเมินการดําเนินงานให้ได้คุณภาพตามที่รัฐกําหนด ยิ่งโดยเฉพาะหน่วยงานที่เป็นสถานศึกษาจะต้องจัดเก็บ
หลักฐานเพื่อประกอบหลักฐานการประเมินการดําเนินงานภายในหน่วยงาน ซึ่งล้วนต้องใช้เอกสารในการอ้างอิงการดําเนินงานทั้งสิ้น
เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร
K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กรมากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสารที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
