eFile ในองค์กร เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะประกาศคุณลักษณะใหม่ล่าสุดของเรา Rubex Reports เป็นก้าวกระโดดครั้งยิ่งใหญ่ครั้งต่อไปของเราในการปรับปรุงการจัดการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจอัจฉริยะ
ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์ในการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างมีข้อมูลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย ปริมาณข้อมูลที่คุณมีอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอกสารและไฟล์ที่บริษัทของคุณเป็นเจ้าของนั้นมีมากมายมหาศาล อย่างไรก็ตาม การจัดเรียงไฟล์และเอกสารเหล่านั้น แม้จะมีระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ (DMS) อยู่แล้ว แต่ก็ไม่ง่ายที่จะทำ และการดึงหรือแสดงภาพแนวโน้มและข้อมูลเชิงลึกจากไฟล์นั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีเครื่องมือวิเคราะห์ที่แข็งแกร่ง
มันทำงานอย่างไร
รายงาน Rubex ซึ่งขับเคลื่อนโดยเครื่องมือวิเคราะห์ Bold BI ทำให้ข้อมูลของคุณภายใน Rubex มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากขึ้น รายงาน Rubex อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างการแสดงภาพแบบไดนามิกตามข้อมูลในเอกสารของพวกเขา การมีระบบที่ใช้ข้อมูลเอกสารและนำเสนอในลักษณะที่เข้าใจได้จะทำให้ธุรกิจเข้าใจข้อมูลที่อยู่ใน Rubex มากขึ้นและจะนำไปใช้เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจที่ดีขึ้นได้อย่างไร ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่ดีขึ้นหมายความว่าคุณจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น และ Rubex Reports ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณระบุ แสดงภาพ และวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นจากเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายที่สุด
Rubex Reports มีอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ไม่ต้องใช้โค้ด ใช้งานง่าย การใช้ข้อมูลเมตาที่ดึงมาจากเอกสารของคุณ Rubex Reports ทำให้ข้อมูลเอกสารเป็นจริง ทำให้บริษัทต่างๆ สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น เร็วขึ้น ผู้ใช้สามารถสร้างแดชบอร์ดแบบไดนามิกเพื่อดูข้อมูลปัจจุบันหรือรายงานแบบคงที่เพื่อดูภาพรวมว่าธุรกิจของพวกเขาดำเนินไปอย่างไร
สำหรับลูกค้าที่ไม่มีเมตาดาต้าที่กว้างขวางแล้ว สามารถใช้ Rubex Reports เป็นแดชบอร์ดส่วนกลางเพื่อดูแลวิธีการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลใน Rubex และเป็นวิธีจัดทำรายงานที่ครอบคลุมสำหรับการนำเสนอ อย่างไรก็ตาม เมื่อข้อมูลเอกสารถูกบันทึกโดยใช้ฟิลด์ข้อมูลเมตา/โปรไฟล์ จะมีกรณีการใช้งานอื่นๆ อีกมากมาย
ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณสามารถดูได้ว่าพนักงานคนใดได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการรับรองของตน หรือพนักงานใหม่ได้กรอกเอกสารการเตรียมความพร้อมทั้งหมดหรือไม่ ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติตามข้อกำหนดเมื่อจำเป็น ทีมการเงินสามารถเห็นภาพจำนวนที่ออกใบแจ้งหนี้เพื่อดูแนวโน้มรายเดือนหรือรายงานรายวันได้อย่างรวดเร็ว และความสามารถในการเจาะลึกทำให้ผู้ใช้สามารถแบ่งรายงานตามหมวดหมู่ต่างๆ เช่น ภูมิภาค ขนาดบัญชี วันที่/กรอบเวลา ฯลฯ
เป็นมากกว่าเครื่องมือสำหรับสร้างแผนภูมิและกราฟอย่างง่ายเพื่อแสดงในการประชุมครั้งต่อไป ใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ของคุณเพื่อให้ได้ภาพการทำงานภายในของบริษัทที่แม่นยำและเข้าใจง่ายด้วยการแสดงภาพที่ปรับแต่งได้และโต้ตอบได้ แทนที่จะร่างรายงานที่กำหนดเองขนาดใหญ่ในแอปพลิเคชันอื่น ผู้ใช้สามารถวัดปริมาณทางสถิติและแปลงข้อมูลดิบเป็นแผนภูมิและกราฟโดยไม่ต้องออกจาก Rubex
ให้มุมมองใหม่เกี่ยวกับวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณ ดูการนำเสนอนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Rubex Reports ปรับปรุงระบบธุรกิจอัจฉริยะของคุณ และสอบถามผู้บริหารบัญชี eFileCabinet ของคุณถึงวิธีใช้งานบนบัญชีของคุณวันนี้
คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง
บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้
ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)
บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที
การรวบรวมเอกสาร
คุณอาจเคยชินกับการแจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่าเอกสารใดที่คุณคาดหวังจากพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะกรอกเอกสารแบบดิจิทัลหรือบนกระดาษ คุณจะต้องใช้เวลาในการรวบรวมเอกสารและจัดไฟล์ให้ถูกที่
หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณสามารถใช้ DMS ในการขอเอกสารสำหรับผู้ว่าจ้างใหม่ ซึ่งจะแจ้งให้พวกเขาทราบว่าต้องกรอกแบบฟอร์มใด สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาได้รับเอกสารทุกอย่างที่จำเป็นในการเริ่มต้นใช้งาน (พร้อมแบบฟอร์มสำเร็จรูปเพื่อกรอก) และให้พอร์ทัลที่ใช้งานง่ายเพื่ออัปโหลดเอกสารของพวกเขา
คุณสามารถตั้งค่ากำหนดเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปที่ใดก็ตามที่ควรจัดเก็บ เพื่อให้พวกเขาสามารถไปที่โฟลเดอร์บุคลากรของพนักงานใหม่ได้โดยตรง
คุณกังวลว่าพนักงานของคุณอาจยังลืมเอกสารที่มีอยู่มากมายหรือไม่? ด้วยการจัดการเอกสาร คุณไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป พนักงานของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าพวกเขายังไม่ได้อัปโหลดเอกสารสำคัญ ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในขณะที่คุณกำลังวางแผนเพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่เป็นตัวเอกในวันแรก
การกรอกโฟลเดอร์พนักงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์พนักงานของคุณมีเอกสารที่ถูกต้องครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต่อไปนี้คือวิธีการบางอย่างที่การจัดการเอกสารสามารถทำให้กระบวนการนั้นไม่เจ็บปวด
เมื่อ ใช้เทมเพลตคุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ของคุณให้มีเอกสารที่ถูกต้องทุกครั้ง ด้วยการคลิกปุ่ม โฟลเดอร์พนักงานใหม่ของคุณจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติด้วยเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ซึ่งไม่เพียงแค่ต้องมีแบบฟอร์มทางกฎหมายทั้งหมดเท่านั้น แต่ยังสามารถประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ของบริษัท เช่น คู่มือสวัสดิการและนโยบายของบริษัท
การค้นหารายการที่ขาดหายไปเป็นคุณลักษณะอื่นในระบบการจัดการเอกสารของคุณ ที่จะช่วยให้คุณรักษาโฟลเดอร์บุคลากรของคุณให้เป็นมาตรฐาน หากพนักงานไม่ได้อัปโหลดเอกสารสำคัญชิ้นหนึ่ง การค้นหาสินค้าที่ขาดหายไปสามารถแจ้งให้คุณทราบว่าขาดอะไร
การค้นหาสินค้าที่ขาดหายไปมีความสำคัญต่อการช่วยคุณให้รอดพ้นจากผลที่ตามมา เช่น ค่าปรับหรือบทลงโทษ ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ไม่ได้พิสูจน์คุณสมบัติที่จะทำงานในประเทศอาจต้องเสียเงินหลายพันดอลลาร์ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่เชี่ยวชาญได้อัปเดตใบรับรองที่ส่งแล้ว
แทนที่จะต้องดูโฟลเดอร์บุคลากรของผู้จ้างใหม่แต่ละรายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำ I-9 เสร็จ คุณสามารถดูว่าใครหายไปในคลิกเดียว ไม่ต้องตรวจสอบโฟลเดอร์บุคลากรแต่ละโฟลเดอร์ซ้ำอีกครั้ง จะช่วยประหยัดเวลาในองค์กรและกังวลเกี่ยวกับปัญหาทางกฎหมาย
แชร์ไฟล์บุคลากรที่เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติ
การจ้างใหม่ไม่ได้จบลงที่ตัวคุณ เป็นความพยายามของทีมที่ต้องมีการสื่อสารข้ามแผนกต่างๆ
ในความพยายามของทีมนี้ ไม่มีใครต้องรับผิดชอบในการส่งการสื่อสารไปยังบทบาทอื่น ๆ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพนักงานใหม่ยอมรับข้อเสนอ คุณสามารถปล่อยให้มันขึ้นอยู่กับการจัดการเอกสารเพื่อดำเนินการนี้
ด้วยการกำหนดเส้นทางเอกสารอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าสำหรับเอกสารแต่ละประเภทว่าใครควรได้รับแจ้งเมื่อเสร็จสิ้น บุคคลในบทบาทต่างๆ จะได้รับแจ้งทันทีที่ผู้มีโอกาสเป็นพนักงานลงนามในจดหมายตอบรับ ลองนึกภาพสิ่งนี้
- ผู้จัดการฝ่ายการตลาด (หรือใครก็ตามที่พวกเขาจะรายงานให้) สามารถเริ่มเตรียมเอกสารการฝึกอบรมและโครงการสำหรับพวกเขาที่จะเริ่ม
- ทีมการเงินสามารถเตรียมแบบฟอร์มการฝากเงินใหม่ได้
- แผนกไอทีสามารถเริ่มรวบรวมวัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ได้
คุณไม่จำเป็นต้องรบกวนแผนกอื่นๆ เพื่อขอเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม งานนั้นสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์
นี่เป็นเพียงไม่กี่วิธีที่การจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณได้ในการเริ่มต้นใช้งาน แทนที่จะคิดถึงการส่งเอกสารที่ถูกต้องให้กับพนักงานใหม่ของคุณ คุณสามารถมุ่งเน้นที่การต้อนรับพวกเขาและมอบประสบการณ์วันแรกที่ลืมไม่ลงให้พวกเขา
Rubex เป็นระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะที่จะช่วยให้คุณจดจ่อกับพนักงานของคุณ สำรวจ Rubexเพื่อดูว่าประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่คล่องตัวจะเป็นอย่างไรในแผนกของคุณ
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
