Dropbox สำหรับการจัดการเอกสาร ได้รับความนิยมอย่างสูงในฐานะพื้นที่จัดเก็บเอกสารและโซลูชันการแบ่งปันไฟล์ อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะใช้ Dropbox เพื่อจัดการเอกสาร
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจในอุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุม และบริษัทต่างๆ ที่ต้องการปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพ เช่น ISO 900 และ ISO 13485
จุดอ่อนของ Dropbox สำหรับการจัดการเอกสาร
มีจุดอ่อนหลายประการในการใช้ Dropbox เพื่อจัดการเอกสาร
การลดความเสี่ยงและการควบคุมการออกแบบไม่ดี
Dropbox ไม่มีคุณลักษณะเวิร์กโฟลว์เพียงพอที่จะปกป้องกระบวนการออกแบบและพัฒนาจากความเสี่ยง
ตัวอย่างเช่น ไม่รองรับฟังก์ชันการเกทเฟสอัตโนมัติ ข้อกำหนดของผู้ใช้และเอกสารข้อมูลจำเพาะต้องได้รับการตรวจสอบด้วยตนเองเทียบกับการส่งมอบการออกแบบในขั้นตอนที่กำหนดของโครงการ
การลบเส้นทางการตรวจสอบโดยอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด
Dropbox สร้างเวอร์ชันใหม่ของเอกสารเดียวเมื่อมีการแก้ไขและแสดงความคิดเห็นโดยผู้ใช้หลายคน
อย่างไรก็ตาม แต่ละเวอร์ชันจะถูกบันทึกไว้สูงสุด 180 วันเท่านั้น จากนั้นจะถูกลบโดยอัตโนมัติและเรียกคืนไม่ได้
ธุรกิจที่ต้องการบันทึกตามลำดับของประวัติและการป้อนข้อมูลของเหตุการณ์การทำงานหรือขั้นตอนการพัฒนาจะไม่ได้รับการสนับสนุนในส่วนนี้อย่างเพียงพอ
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่สอดคล้อง
Dropbox มีความสามารถด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านปลั๊กอิน HelloSign
น่าเสียดายที่ปลั๊กอิน “ไม่รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใต้ FDA 21 CFR Part II โดยเฉพาะสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์”
ปัญหาความซ้ำซ้อนของเอกสาร
Dropbox มีปัญหาการทำสำเนาเอกสาร
การแก้ไขเอกสารพร้อมกันโดยผู้ใช้ตั้งแต่สองคนขึ้นไป ส่งผลให้เกิดการสร้างเอกสารฉบับเดียวกันที่ไม่สอดคล้องกัน
ทุกเวอร์ชันจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกัน สิ่งนี้ต้องการการแทรกแซงด้วยตนเอง ซึ่งใช้เวลานานและอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้
ฟังก์ชันการค้นหาที่จำกัด
Dropbox ไม่มีเครื่องมือค้นหาพื้นฐาน ส่งผลให้ความสามารถในการค้นหาของธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะฐานข้อมูลไฟล์ขนาดใหญ่ถูกโจมตี
คุณสมบัติการเข้ารหัสและความปลอดภัยไม่เพียงพอ
จุดอ่อนด้านความปลอดภัยที่มีอยู่ใน Dropbox อาจทำให้ธุรกิจต่างๆ เสี่ยงต่อความเสี่ยงหลายประการ
สิทธิ์การอ่านและเขียนสำหรับผู้ใช้แต่ละรายไม่สามารถปรับแต่งได้ ไม่สามารถล็อกไฟล์สำหรับการแก้ไขร่วมกันได้
ไม่มีคุณสมบัติการล้างข้อมูลจากระยะไกลเพื่อลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกจากอุปกรณ์ที่ถูกขโมยหรือสูญหาย ซึ่งจะถูกเปิดเผยได้ง่ายกว่าเนื่องจากไม่มีการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง
ประโยชน์ของซอฟต์แวร์จัดการเอกสารโดยเฉพาะ
ในฐานะที่เป็นฮับอัตโนมัติบนระบบคลาวด์สำหรับเอกสารดิจิทัล ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเฉพาะ (DMS) ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บ จัดการ ติดตาม ดึงข้อมูล และแบ่งปันเอกสารทั่วทั้งองค์กร Dropbox สำหรับการจัดการเอกสาร
ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ DMS ได้แก่ เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุง การทำงานร่วมกันสูงสุด ความสามารถในการค้นหาขั้นสูง และการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง
ธุรกิจต่างๆ ได้รับประโยชน์จากความเร็วในการเรียกค้นเอกสารที่ได้รับการปรับปรุง ความสามารถในการกู้คืนจากความเสียหายที่เพิ่มขึ้น และลดทั้งพื้นที่จัดเก็บจริงและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานลงอย่างมาก
ทางเลือกที่เหมาะสม: โมดูลการจัดการเอกสารของ isoTracker
ไม่มีข้อเสียของ Dropbox สำหรับการควบคุมเอกสารด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแบบโมดูลาร์บนคลาวด์ของ isoTracker ที่ปลอดภัย อิงตามการสมัครรับข้อมูล และราคาย่อมเยา
ช่วยให้ปฏิบัติตาม ISO 9001 และมาตรฐานคุณภาพอื่น ๆ ได้อย่างสมบูรณ์
ประโยชน์ต่างๆ ได้แก่ การตั้งค่าที่ง่ายดาย การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เชื่อถือได้ การกำหนดราคาที่ยืดหยุ่น และการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง
โมดูลนี้สามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการคุณภาพอื่นๆ ของ isoTracker หรือใช้เป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลนเพื่อการจัดการเอกสารที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพ
เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วยการควบคุมเอกสาร
นอกเหนือจากเครื่องมือเฉพาะหรือแบบบูรณาการ เช่นซอฟต์แวร์การจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าระบบควบคุมเอกสารของคุณสามารถช่วยปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าได้ตลอดเวลา ไม่ว่าพวกเขาจะยื่นเรื่องร้องเรียนหรือไม่ก็ตาม ต่อไปนี้เป็นวิธีที่เครื่องมือนี้สามารถเพิ่มกลยุทธ์การดูแลลูกค้าของคุณ…
- ข้อมูลของลูกค้ายังคงปลอดภัยและเป็นความลับ
ย้อนกลับไปในสมัยก่อน ข้อมูลลูกค้าถูกเก็บไว้บนกระดาษ ในแฟ้ม ในตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ ในห้องหลังที่เต็มไปด้วยฝุ่น ทุกวันนี้ การจัดเก็บแบบดิจิทัลทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก ทำให้ข้อมูลถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในระบบระยะไกลที่เข้าถึงได้จากส่วนกลาง การใช้เครื่องมือการจัดการเอกสาร ทำให้สามารถอัปเดตข้อมูลลูกค้าเป็นเวอร์ชันล่าสุดได้อย่างง่ายดาย ทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง เพิ่มความปลอดภัย และด้วยสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ การรักษาความลับก็ดีขึ้นเช่นกัน การดำเนินการนี้ช่วยให้เกิดความสบายใจและความไว้วางใจในบริษัทของคุณมากขึ้น
- เวลาตอบสนองจะสั้นที่สุด
ในขณะเดียวกัน ระบบเอกสารเสมือนจริงช่วยให้ตอบกลับได้รวดเร็วและง่ายดายยิ่งขึ้น เนื่องจากสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เมื่อลูกค้าโทรมาถามคำถาม ขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบัญชีของพวกเขาหรือสอบถามอื่นใด พวกเขาก็สามารถอยู่ในสายได้โดยไม่ต้องพักสายหรือต้องวางสายด้วยความหงุดหงิด ดังที่การสำรวจนับครั้งไม่ถ้วนแสดงให้เห็น เวลาตอบสนองที่รวดเร็วเป็นหนึ่งในความปรารถนาที่ได้รับบ่อยที่สุดเมื่อพูดถึงความคาดหวังในการดูแลลูกค้า ด้วยการตอบสนองความต้องการนี้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าจะสร้างความประทับใจได้อย่างเหมาะสม
- กระบวนการจะมองเห็นได้ตลอดเวลา
ปัญหาทั่วไปอีกประการหนึ่งที่ลูกค้าอ้างถึงเป็นประจำคือการติดต่อกับผู้คนจำนวนมากเพื่อให้ได้รับคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขา บ่อยครั้งเกินไปที่จะเห็นกระบวนการเฉพาะสำหรับพนักงานบางคนเท่านั้น – หากไม่มีบุคคลนั้น ข้อมูลจะไม่สามารถเข้าถึงได้และไม่สามารถช่วยเหลือลูกค้าได้ ด้วยเครื่องมือควบคุมเอกสารที่ดี พนักงานสามารถดึงและส่งเอกสารไปยังลูกค้าได้อย่างง่ายดาย โดยสามารถมองเห็นกระบวนการได้ตลอดเวลา ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกระบวนการค้นหาของพวกเขา ดังนั้นจึงมั่นใจได้ถึงความอุ่นใจมากยิ่งขึ้น
- ข้อร้องเรียนและข้อสงสัยจะถูกส่งอย่างรวดเร็วและเหมาะสม
นอกจากเครื่องมือร้องเรียนของลูกค้าแล้ว คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและกำหนดให้บุคคลตรวจสอบหรืออนุมัติการเปลี่ยนแปลงในเอกสารประกอบของลูกค้าด้วยเครื่องมือเอกสารของคุณ สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการเมื่อมีการสอบถาม แม้ว่าจะไม่เป็นการร้องเรียนก็ตาม และเป็นคำถามที่ง่ายกว่าหรือการเปลี่ยนแปลงบัญชี ที่อยู่หรือรายละเอียดที่อัปเดต หรือการสื่อสารอื่นใด ระบบอัตโนมัติทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น ช่วยให้การกำหนดเส้นทางทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ การติดต่อกับลูกค้าไม่จำเป็นต้องเป็นฝันร้ายของผู้ดูแลระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารเพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
