ตอนนี้บริษัทจำนวนมาก พบว่าพวกเขาอยากได้ ระบบการจัดการข้อมูล หรือ ECM (Electronic Content Management) หลังจากค้นพบอุปสรรคต่อการดำเนินธุรกิจ หลายครั้งมาจากการจัดการเอกสารมากมาย หรือ ข้อมูลที่ไม่ได้มีการจัดระเบียบ ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาคอขวดสำหรับการใช้งาน
ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของแนวทางการทำงาน การเข้าถึงข้อมูล หรือ ระบบการจัดการข้อมูล แบบอย่างง่ายๆยกตัวอย่างเช่น การจัดการข้อมูลการกู้เงิน มีการใช้ข้อมูลหรือเอกสารจำนวนมาก หากเอกสารหาย จะใช้เวลานานขึ้นกว่าการพิจารณาการขอกู้เงินจะเสร็จ ซึ่งงานพวกนี้จะง่ายและประหยัดเวลามากยิ่งขึ้นเมื่อใช้ ECM
แล้วปัญหาของคุณเป็นยังไง หากคุณยังไม่มั่นใจ แต่ว่าคุณทราบดีว่า มีปัญหา พวกเรามาเริ่มจากการโฟกัส ที่ปัญหาทั่วๆไป ถ้าข้อ ที่พวกเรามักได้ยินจากลูกค้า ซึ่งพวกเราคาดว่า หนึ่งในปัญหากลุ่มนี้บางทีอาจตรงกับปัญหาของคุณ โดยใช้เวลาศึกษานิดหน่อย แล้วคุณอาจพบว่า ECM จะช่วยแก้ไขปัญหา โจรลักขโมยเวลา และ ตัวฆ่าคุณภาพสำหรับการปฏิบัติงาน ได้อย่างดีเยี่ยม
6 คุณประโยชน์ของ Electronic Content Management
1. ECM ช่วยในการปฏิบัติตามกฏเกณท์ข้อบังคับได้อย่างไร
ปริมาณของกฏข้อกำหนด และการสำรวจที่มากขึ้น ทั้งยังจากภายในและภายนอก ทำให้การติดตามดตามเอกสาร เป็นเรื่องจำเป็นกว่าก่อนหน้านี้ที่ผ่านมา การใช้ ECM จะช่วยสำหรับการกระทำตามกฎเกณฑ์รวมทั้งการพิจารณานี้ได้อย่างง่ายดาย และสามารถประหยัดเงินลงทุนจากการพิจารณา รวมทั้ง การเข้าถึงข้อมูลหรือเอกสารที่จำเป็น
นอกจากนี้ Records management ที่เหมาะสม จะช่วยจัดการอายุของเอกสาร รวมทั้งการทำลายเอกสาร หรืออีกความหมายหนึ่ง เป็นการระบุวันหมดอายุให้เอกสาร และก็เอกสารนั้นจะถูกทำลายอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนด (หรือบางทีอาจส่ง email แจ้งเตือนให้จัดแจงเอกสารหรือ ให้คุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติการทำลายเอกสาร)
ประโยชน์ด้านอื่น
- เพิ่มการตอบสนองสำหรับการปรับปรุง กฎข้อบังคับ และประกาศการเปลี่ยนแปลงข้อปฏิบัตินั้น
- เก็บและปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้อง ทำสำเนาและส่งต่อสำเนาที่เปลี่ยนแปลง
- ให้ความปลอดภัยสำหรับการจัดเก็บข้อมูลหรือเอกสาร
2. จัดการเวอร์ชั่นของเอกสาร ECM ช่วยสำหรับจัดการเอกสาร อีกทั้งควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ปัญหาด้านเอกสารสูญหาย จะกลายเป็นอดีต
คุณมีเอกสารหลายเวอร์ชั่นเกินความจำเป็นหรือไม่ ถ้าหากคุณอยู่ในธุรกิจขายของหรือบริการ ธุรกิจจะประสบผลสำเร็จได้เช่นไร ถ้าเกิด พนักงานที่มีหน้าที่ขายแต่ละคน ถือ Price list ต่างเวอร์ชั่นกัน หรือ บางคนอาจใช้ข้อตกลงหรือใบสั่งซื้อที่เลิกใช้แล้ว
ความกังวลเรื่องเวอร์ชั่นเอกสารจะกลายเป็นอดีต เมื่อมีการใช้ ECM มาช่วยจัดแจงเวอร์ชั่นเอกสาร เอกสารในธุรกิจ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ จะถูกรวมไว้ที่ศูนย์กลางรวมทั้งควบคุมการจัดการการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ซึ่ง ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้งานได้ ง่าย รวมทั้งได้เอกสารเวอร์ชั่นที่ถูกต้อง
คุณประโยชน์สำหรับในการจัดการเอกสารตั้งแต่การสร้าง การทำเวอร์ชั่น การกระจายเอกสารสำคัญ จะทำให้ ลูกค้าหรือผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารเก่าสำหรับการดำเนินงาน และไม่จำต้องกังวลว่าหมายเหตุของเอกสารซึ่งเขียนบนเอกสารนั้นๆจะหาย ด้วยความสามารถสำหรับการสร้างคำค้น เอกสารที่เหมาะสมรวมทั้งสอดคล้องกัน
3. ทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นแนวทางการทำงานของ บุคลากรด้วย ECM
งานของบุคลากรโดยมากเป็นการเดินเอกสารจากคนหนึ่ง ไปยังอีกคนหนึ่ง การใช้ ECM จะช่วยทำให้บุคลากรดำเนินงานได้มีคุณภาพมากกว่าแค่การเดินเอกสาร
หน่วยงานส่วนมากมีการปฏิบัติงานที่ไม่มีมูลค่า และหลายครั้งงานพวกนั้นเป็นการส่งเอกสารระหว่างบุคคล เช่นเดียวกับบริษัทที่ให้บริการทางด้านการเงิน บางแห่ง ที่เก็บ ข้อมูลใบสมัครขอกู้เงิน ไว้ที่สำนักงานใหญ่ และ เมื่อบุคลากรที่สาขาอยากได้ใช้งานเอกสารนั้นๆบุคลากรที่สำนักงานใหญ่ จะต้องค้นหาไฟล์เอกสารแล้วก็ค้นหาเอกสารที่ต้องการแล้วหลังจากนั้น แฟกซ์ เอกสารนั้นไปยังสาขา
ดังนั้น การใช้ workflow management เข้ามานี้ ช่วยทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นสำหรับเพื่อการดำเนินงานแล้วก็ตอบโจทย์ในสิ่งที่ต้องการ ของลูกค้าได้เร็วขึ้น รวมทั้ง ลดเงินลงทุน บุคลากรเดินเอกสาร ด้วยการจัดการเอกสารแบบเก่าด้วย
4. สามารถตรวจสอบข้อมูลของคุณ ช่วยสำหรับการจัดการด้านความปลอดภัยของเอกสาร
ตั้งแต่การผลิต จนกระทั่งเอกสารนั้นถูกทำลาย เอกสารทั้งสิ้นจะเป็นการเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง สามารถค้นหาและเชื่อมโยงไปยัง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้การใช้ ECM จัดแจงเกี่ยวกับ document lifecycle สำหรับการจัดแจงเอกสารเริ่มตั้งแต่ การรับเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่ศูนย์กลาง การค้นหาเอกสารได้ รวมทั้ง ลิงค์เอกสารไปยัง ส่วนที่เกี่ยวเนื่อง ยกตัวอย่างเช่น บัญชี ลูกค้า ผู้ป่วย บุคลากร หรือส่วนอื่นๆช่วยทำให้การทำงานและการจัดการเอกสาร ง่ายมากยิ่งขึ้น ไม่เพียงแค่ เอกสารอิเล็กทรอนิค แค่นั้น เอกสารอื่นๆยกตัวอย่างเช่น ชาร์ตข้อมูลผู้เจ็บป่วย เอกสารประกอบกิจการขอกู้เงิน ที่อยู่ในรูปกระดาษ ยังสามารถถูกจัดแจงได้อีกด้วย
5. ช่วยปรับวิธีทำงานทางธุรกิจเร็วขึ้น
การทำงานทางธุรกิจ จะง่ายมากยิ่งขึ้นเพื่อตอบรับสิ่งที่ต้องการของหน่วยงาน วิธีการทำงานในขณะนี้ บางทีอาจไม่ได้มีการทำเป็นเอกสารเอาไว้ ฉะนั้น บุคลากรบางทีอาจไม่สามารถที่จะปรับปรุง หรือปรับเปลี่ยนให้ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนการทำงาน อาจมีคุณค่าสูง เงินลงทุนบุคลากร ที่ใช้ทำงาน ที่ไม่มีค่าสูง หรือมีการปฏิบัติงานซ้ำไปซ้ำมา
แนวทางการทำงานทางธุรกิจหลายที่ใช้การปฏิบัติงาน ที่คุณใช้ทุกๆวัน อย่างเช่น email หรือ core application ตัวอย่างเช่น ERP ธุรกิจสามารถนำ ECM เข้ามาใช้งานได้โดย พวกเราเริ่มจากการ เชื่อมต่อ core application มายัง ECM เพื่อเลี่ยง silo ของข้อมูล และการลงทุนเพิ่มในเทคโนโลยีที่ใช้งานอยู่แล้ว
การปรับปรุงแก้ไขขั้นตอนการทำงาน จะต้องพิจารณากฏเกณท์ข้อปฏิบัติรวมทั้งการเสี่ยงสำหรับการดำเนินการ ซึ่ง ECM จะต้องช่วยในการจัดแจงเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการในการควบคุมบังคับใช้ได้
ขั้นตอนการที่ไม่มีคุณภาพ และไม่สอดคล้องกัน จะมีผลให้พวกเราจำเป็นต้องขยายเวลาในการตัดสินใจ รวมทั้งการเสียคุณภาพและผลกำไรจากการทำงาน และเพิ่มการเสี่ยงในการควบคุมบังคับใช้กฏเกณท์ต่างๆ
6. ปัญหาที่ต้องจัดการเอกสารที่มากเกินไป เอกสารเหล่านี้เช่น เอกสารใบสมัครงาน, ใบเสร็จรับเงิน, ใบสั่งงาน, ใบกำกับภาษี
คุณมีเอกสารที่เป็นกระดาษ เยอะไหม และพร้อมหรือยังในการปฏิบัติงานที่ไม่ใช้กระดาษ ซึ่งเมื่อพวกเรากล่าวถึง ธุรกิจ กระดาษปริมาณเยอะแค่ไหน ถึงจะเรียกว่า กระดาษเยอะเกินไป บางครั้งคำตอบก็เป็นเรื่องส่วนตัว เหมือนกับ การบอกว่า ปริมาณไฟล์ใน inbox มากแค่ไหนถึงเรียกว่ามาก แต่กับบางบุคคล ที่ทำงาน ควรจะเต็มไปด้วยตู้สำหรับเก็บเอกสารเพื่อเก็บเอกสารที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ช้า ในการเรียกดูเอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น เอกสารสำหรับสมัครงาน ใบเสร็จ ใบสั่งงาน ใบกำกับภาษี รวมทั้ง เอกสารอื่นๆที่จะต้องมีการใช้งานระหว่างแผนก รวมทั้ง ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ หรือการทำงานซ้ำไปซ้ำมา เป็น ปัญหาต่อการดำเนินการและเป็นตัวตัดทอนคุณภาพสำหรับการดำเนินการ การให้บริการลูกค้า และเป็นฝันร้ายของธุรกิจ ที่จะต้องมีการแข่งขัน
