ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ – หรือ “ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์” – เป็นข้อกำหนดสำหรับเอกสารที่ส่งโดยตรงจากระบบไอทีของคุณ (โดยทั่วไปคือระบบ ERP ของคุณ) ไปยังระบบที่เกี่ยวข้องที่ลูกค้าของคุณ
ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้มีรูปแบบพิเศษที่ช่วยให้อ่านในระบบ ERP ของลูกค้าได้โดยตรง
หากคุณถูกขอให้ส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การส่งใบแจ้งหนี้มาตรฐานในรูปแบบ PDF ทางอีเมลเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่ระบบ ERP ของลูกค้าสามารถรับได้
ปัจจุบันมีการใช้รูปแบบต่างๆ มากมาย และบริษัทและธุรกิจต่างๆ อาจชอบรูปแบบที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าภาครัฐ มีมาตรฐานเฉพาะ (PEPPOL) หนึ่งมาตรฐานที่คุณสามารถใช้ได้สำหรับหน่วยงานของรัฐและสถาบันทั้งหมดในสหภาพยุโรป การกำหนด “ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์” หรือ “ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์” ไม่เพียงใช้กับใบแจ้งหนี้ในความหมายที่จำกัดที่สุดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงใบลดหนี้และเอกสารอื่นๆ ด้วยฃ
คุณต้องเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นานแค่ไหน?
กฎเกี่ยวกับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ดังนั้น คุณควรตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อบังคับใดที่ใช้กับตลาดที่คุณดำเนินการอยู่ ตัวอย่างเช่น คำสั่งทั่วไป 2010/45 EU มีผลบังคับใช้ภายในสหภาพยุโรป และระบุว่าบริษัททั้งหมดในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้เพื่อให้สามารถนำเสนอเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีได้ อย่างไรก็ตาม คำสั่งทั่วไปนี้อนุญาตให้แต่ละประเทศสมาชิกสามารถใช้กฎหมายระดับชาติของตนเองได้
ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะให้คำตอบสากลสำหรับคำถามว่าคุณต้องบันทึกใบแจ้งหนี้นานแค่ไหน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่เว็บไซต์ของคณะกรรมาธิการยุโรปและอ่านบันทึกช่วยจำที่ออกให้ตามคำสั่งนี้
คุณจะเปลี่ยนหรือยกเลิก e-invoice ได้อย่างไร?
บางครั้งคุณอาจต้องเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่คุณได้ส่งไปแล้ว คุณอาจป้อนราคาไม่ถูกต้อง เช่น หรือคุณอาจต้องยกเลิกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
โดยหลักการแล้ว คุณไม่สามารถ “ลบ” หรือเรียกคืนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้เมื่อส่งไปแล้ว คุณจะต้องสร้างใบลดหนี้แทน ใบลดหนี้เป็น “ใบแจ้งหนี้ย้อนกลับ” ชนิดหนึ่งที่ใช้ยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่คุณส่ง เมื่อคุณสร้างใบลดหนี้ คุณต้องป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิก ใบแจ้งหนี้ออนไลน์
ใบลดหนี้มีข้อมูลเดียวกันกับใบแจ้งหนี้เดิม แต่เอกสารระบุไว้ชัดเจนว่าเป็นใบลดหนี้ เมื่อคุณส่งใบลดหนี้ เป็นที่เข้าใจกันว่าผลรวมทั้งหมดในใบลดหนี้เป็นค่าลบ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องป้อนเครื่องหมายลบหน้าตัวเลข
ใบลดหนี้และใบกำกับสินค้าจะหักล้างกันเอง เมื่อคุณส่งใบลดหนี้แล้ว คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่พร้อมหมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ได้
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ประเภทใดบ้าง
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีหลายประเภท ด้วยเหตุนี้ ลูกค้าของคุณจะขอให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ (และใบลดหนี้) ในรูปแบบเฉพาะที่ระบบ ERP ของพวกเขาสามารถรับและอ่านได้อย่างถูกต้อง
นี่เป็นเหมือนการส่งข้อมูลในภาษาที่กำหนด เมื่อส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องแน่ใจว่าได้ถูกสร้างขึ้นในภาษา (รูปแบบ) ที่ระบบของผู้รับของคุณสามารถเข้าใจได้ ไฟล์ PDF มักจะไม่ถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากมักจะเป็นเรื่องยากในการถ่ายโอนข้อมูลจาก PDF ไปยังระบบของผู้รับ
บริษัทต่าง ๆ ชอบมาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกัน และโดยทั่วไปมาตรฐานบางมาตรฐานจะจำกัดเฉพาะบางประเทศและ/หรือภาคส่วน รายการด้านล่างประกอบด้วยตัวอย่างรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ที่คุณอาจพบ รายการนี้ไม่ได้ครอบคลุมทั้งหมด และชื่อประเทศก็หมายถึงประเทศที่ประเภทใบแจ้งหนี้ที่ระบุแพร่หลายที่สุด
คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร?
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีข้อมูลเดียวกับใบแจ้งหนี้ “ธรรมดา” ซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ ผู้ส่ง หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ในใบแจ้งหนี้ หมายเลข VAT ของบริษัทของคุณ และแน่นอนว่า รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่คุณขาย
หากคุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องมีโซลูชันไอทีที่มีความสามารถในการ “แปล” ใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างขึ้นในระบบ ERP ของคุณให้เป็นใบแจ้งหนี้ที่ระบบ ERP ของลูกค้าของคุณสามารถรับและอ่านได้ ระบบ ERP ของคุณอาจมีฟังก์ชันในตัวสำหรับสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บางประเภท หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถใช้บริการออนไลน์พิเศษบางอย่างที่ช่วยให้คุณสร้างประเภทของใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการส่งได้
ใครสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้บ้าง
ธุรกิจหลายขนาดสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว อาจมีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างบริษัทหนึ่งไปอีกบริษัทหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับว่าพวกเขายอมรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ และหากเป็นเช่นนั้น พวกเขาใช้รูปแบบใด ดังนั้นในหลายกรณี ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการถามแผนกบัญชีของลูกค้าของคุณ
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
