แผนการจัดการเอกสาร เป็นหัวข้อที่น่าสนใจในขณะนี้ เนื่องจากความสำคัญของข้อมูล ในแบบที่โลกทำธุรกิจในยุคดิจิตอล หากคุณต้องการให้แน่ใจว่า บริษัท ของคุณจะไม่พลาดการรั่วไหลของข้อมูลหรือเรื่อง ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดซึ่งดูเหมือนว่าจะโผล่ขึ้นมาทั่วสถาน ที่คุณจะต้องมีหนึ่งในระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุด เป็นระบบของกระบวนการในบ้านที่รับรองว่าคุณมีทุกสิ่งที่ครอบคลุมเมื่อเกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้แผนการจัดการระเบียนทำงานได้อย่างราบรื่นในสิบขั้นตอนง่ายๆ
แต่งตั้งทีมที่มีประสบการณ์และทักษะที่หลากหลาย
หากคุณต้องการนอนหลับด้วยความสบายใจ ว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม และ เอกสารส่วนบุคคลของคุณไม่เสี่ยง ต่อการถูกแฮ็กคุณจะต้องทำให้คนที่ดีที่สุดของคุณได้รับเรื่อง พวกเขาคือคนที่รู้จักธุรกิจของคุณ จากภายใน และ ถ้าเป็นไปได้พวกเขาควรมาจากแผนกต่าง ๆ ให้ได้มากที่สุด ด้วยวิธีนี้คุณจะได้ภาพที่ถูกต้องของการใช้ข้อมูล และ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทั่วทั้ง บริษัท และ คุณจะไม่แก้ไขแผนของคุณตลอดไป เพื่อตอบสนองความต้องการของแผนกต่างๆ
กำหนดขั้นตอนระบบของคุณในแบบที่ทุกคนเข้าใจ
มันไม่มีประโยชน์ที่ จะมีระบบการจัดการเอกสาร ทางเทคนิคที่มีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่สามารถถอดรหัสได้ คุณอาจคิดวิธีการจัดเก็บเอกสารที่ชาญฉลาด และ ล้ำสมัยที่สุด แต่ถ้าคนไม่รู้วิธีใช้ มันก็จะไม่ส่งผลกระทบต่อวิธีการทำงานของคุณมากนัก
ทางออกที่ง่ายที่สุดมักจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดดังนั้น จึงต้องมองหาวิธีลดขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะกำจัดความพยายามซ้ำซ้อนในทุกที่ ตอนนี้อาจไม่รู้สึกว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ แต่เมื่อคุณมีคนหลายร้อยคนที่ติดตามแผนมานานหลายปีมันก็สามารถเพิ่มความแตกต่างอย่างมากในด้านผลผลิตและประสิทธิภาพ
สร้างแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนและกำหนดการตัวอย่าง
หากคุณต้องการให้โครงการของคุณเคลื่อนไหว และ จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ละรายการได้อย่างง่ายดายคุณจะต้องสามารถแสดงรายการแผนปฏิบัติการที่ดีและชัดเจนได้ ด้วยการระบุสิ่งที่คุณวางแผนไว้อย่างชัดเจนและชัดเจนคุณจะสามารถระบุสถานที่ที่คุณต้องการปรับเปลี่ยนวิธีการของคุณ หากคุณรักษาสิ่งที่คลุมเครือและพูดในแง่ทั่วไปคุณจะไม่พบสิ่งผิดปกติและเป็นปัญหา
“ ฉันพยายามอย่างต่อเนื่องที่จะทำให้ระบบการจัดการเอกสารของเราง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพียงเพราะมันเป็นระบบที่ทรงพลังที่ทำสิ่งที่สำคัญไม่ได้หมายความว่ามันจะต้องมีความซับซ้อนเพื่อประโยชน์ของมัน ในความเป็นจริงแล้วทุกคนจะใช้มันก็ต้องมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้” – เอสเทลเลโอตาร์ดผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาของไอซีเอสคิวท์กล่าว แผนการจัดการเอกสาร
จัดระเบียบและปรับโครงสร้างไฟล์และเอกสารปัจจุบันของคุณ
เมื่อคุณมีกรอบของแผนการจัดการของคุณแล้วคุณสามารถเริ่มต้นได้โดยการโหลดข้อมูลและวัสดุที่มีอยู่ลงไป นี่เป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมในการระบุการกำกับดูแลใด ๆ ที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็นจนถึงตอนนี้และมันก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันหากคุณต้องการสร้างโซลูชันที่เข้าร่วม หากไฟล์เก่าและไฟล์ใหม่ของคุณได้รับการจัดการในสองวิธีที่เข้ากันไม่ได้ทั้งหมดสิ่งที่ต้องทำคือทำงานพิเศษมากมายสำหรับผู้คนในทีม
ลบเอกสารที่ซ้ำซ้อนใด ๆ เพื่อปรับปรุงทรัพยากรของคุณ
หากคุณกำลังจะทำตามคำแนะนำของจุดสุดท้ายทำไมไม่ใช้เวลานี้เพื่อกำจัดเอกสารที่ซ้ำกันหรือซ้ำซ้อน? มันจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการรวมเข้ากับแผนใหม่ของคุณและมันจะเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ สิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการให้ข้อมูลและข้อมูลของคุณค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย
ดูการกำจัดและจัดเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างปลอดภัย
สิ่งใดก็ตามที่คุณตัดสินใจที่จะกำจัดความต้องการที่จะกำจัดอย่างเหมาะสม สิ่งนี้อาจเกิดจากการจ้าง บริษัท ย่อยผู้เชี่ยวชาญเพื่อลบสำเนากระดาษหรือใช้ทีมเทคโนโลยีของคุณเพื่อล้างข้อมูลสำรองและฮาร์ดไดรฟ์เก่า ไม่ว่าคุณต้องการชุดใดให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับทั้งหมดในจดหมาย ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใด ๆ จะไม่ตกอยู่ในมือของบุคคลที่สามที่คุณไม่ต้องการเข้าถึง
ทำการทดสอบจริงของแผนการจัดการใหม่ของคุณ
การวางแผนการจัดการผ่านก้าวของมันเป็นสิ่งที่ผู้คนจำนวนมากลังเลที่จะทำและด้วยเหตุผลที่ดีพวกเขาไม่ต้องการให้มันล้มเหลว ในขณะที่คุณอาจเข้าใจด้วยว่าการทดสอบที่ล้มเหลวนั้นเป็นขั้นตอนที่ล้าหลัง แต่ไม่ดีกว่าหรือไม่ที่จะระบุประเด็นปัญหาที่สำคัญและเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้? ลองคิดถึงการทดสอบใด ๆ ที่คุณทำเพื่อตรวจสอบและปรับปรุงระบบของคุณแทนที่จะสงสัยในความสามารถของคนที่สร้างมันขึ้นมา ด้วยวิธีนี้คุณจะพบกับวิธีแก้ปัญหาที่ใช้การได้ซึ่งจะเป็นบททดสอบเวลา
นำส่วนที่เหลือของ บริษัท ไปสู่ความรวดเร็ว
ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมทำงานแล้วคุณต้องหันมาสนใจการฝึกอบรมและยกระดับทีมที่เหลือ เมื่อทุกคนพร้อมทำความเร็วคุณจะพบว่าธุรกิจของคุณเปลี่ยนไปสู่ระดับถัดไปโดยที่คุณไม่รู้ตัว
“ ฉันเรียกประชุมทั้งหมดเพื่อเน้นคุณสมบัติหลักของแผนการจัดการเอกสารของเราก่อนที่จะเผยแพร่ จากนั้นฉันก็แยก บริษัท ออกเป็นทีมเล็ก ๆ เพื่อให้เราสามารถส่งมอบการฝึกอบรมที่ตรงเป้าหมายให้กับทุกคนที่ต้องการ” – Marie Fincher หัวหน้าฝ่ายเนื้อหาที่ Trust My PaperและนักเขียนรับเชิญจากGrab My Essayกล่าว
กำหนดการในการบำรุงรักษาและทบทวนเซสชัน
การบำรุงรักษาและทบทวนอย่างสม่ำเสมอนั้นเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการใช้เวลาความพยายามและเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด หนึ่งคือทั้งหมดเกี่ยวกับการอัพเกรดโครงสร้างพื้นฐานและขั้นตอนของคุณเพื่อให้ระบบของคุณสามารถพัฒนาควบคู่ไปกับธุรกิจของคุณ อีกเรื่องหนึ่งคือการทำให้มั่นใจว่าทุกคนในทีมรู้วิธีใช้กระบวนการที่คุณวางไว้
เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณดังนั้นระบบของคุณจะปรับปรุงอยู่เสมอ
ข้อผิดพลาดจะเกิดขึ้นไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวมาดีแค่ไหน สิ่งสำคัญคือการเป็นเจ้าของระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ถ้าคุณทำสามสิ่งเหล่านี้คุณจะมีทางออกที่เป็นประโยชน์ต่อ บริษัท
ความคิดสุดท้าย
เมื่อคุณได้อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทำให้โปรแกรมการจัดการเอกสารของคุณทำงานได้แล้วคุณจะต้องทำให้มันเป็นจริง มันอาจฟังดูเหมือนพูดง่ายกว่าทำ แต่ด้วยวิธีการเชิงรุกและการวางแผนเล็กน้อยคุณจะไปในทิศทางที่ถูกต้องในเวลาไม่นาน สิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการสร้างธุรกิจของคุณบนรากฐานที่แข็งแกร่งและมั่นคง
เราบริการให้คำปรึกษาแนะนำการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสาร
K&O มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้าน Alfresco และ work flow มาอย่างต่อเนื่องยาวนาน นี่คือโซลูชั่นเพื่อการจัดการเอกสารแบบลูกผสม ใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และ ระบบคลาวด์ โดยทีมงานพัฒนาของเรามีโอกาสได้ร่วมงานกับองค์กร มากมายในหลากหลายแวดวง เช่น ด้านการผลิต การเงิน ไปจนถึงพลังงาน และภาครัฐ เพื่อจัดทำโซลูชั่นจัดการเอกสาร ที่ตรงตามความต้องการเฉพาะ ของแต่ละองค์กร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
