แผนการจัดการเอกสาร การจัดการเอกสารเป็นหัวข้อที่น่าสนใจในขณะนี้ เนื่องจากความสำคัญของข้อมูลในแบบ ที่โลกทำธุรกิจในยุคดิจิตอล หากคุณต้องการให้แน่ใจว่า บริษัท ของคุณจะไม่พลาดการรั่วไหลของข้อมูล หรือเรื่องอื้อฉาวที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งดูเหมือนว่าจะโผล่ขึ้นมาทั่วสถานที่ คุณจะต้องมีระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดแห่งหนึ่ง เป็นระบบของกระบวนการในบ้าน ที่รับรองว่าคุณมีทุกสิ่งที่ครอบคลุม เมื่อเกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้แผนการจัดการระเบียน ทำงานได้อย่างราบรื่นในสิบขั้นตอนง่ายๆ
แต่งตั้งทีมที่มีประสบการณ์และทักษะที่หลากหลาย
หากคุณต้องการนอนหลับด้วยความสบายใจ ว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม และ เอกสารส่วนตัวของคุณไม่ได้รับอันตราย จากการถูกแฮ็กคุณจะต้องทำให้คนที่ดีที่สุดของคุณได้รับเรื่อง พวกเขาคือคนที่รู้จักธุรกิจของคุณจากภายใน และ ถ้าเป็นไปได้พวกเขาควรมาจากแผนกต่าง ๆ ให้ได้มากที่สุด ด้วยวิธีนี้คุณจะได้ภาพที่ถูกต้องของการใช้ข้อมูล และ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทั่วทั้ง บริษัท และคุณจะไม่แก้ไขแผนของคุณตลอดไป เพื่อตอบสนองความต้องการของแผนกต่างๆ
กำหนดขั้นตอนระบบของคุณในแบบที่ทุกคนเข้าใจ
มันไม่มีประโยชน์ที่จะมีระบบการจัดการเอกสาร ทางเทคนิคที่มีเพียงไม่กี่คนเท่านั้น ที่สามารถถอดรหัสได้ คุณอาจคิดวิธีการจัดเก็บเอกสาร ที่ชาญฉลาดและ ล้ำสมัยที่สุด แต่ถ้าคนไม่รู้วิธีใช้มัน ก็จะไม่ส่งผลกระทบ ต่อวิธีการทำงานของคุณมากนัก
ทางออกที่ง่ายที่สุดมักจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด ดังนั้นจึงต้องมองหาวิธีลดขั้นตอนที่เกี่ยวข้อ งเพื่อที่จะกำจัดความพยายามซ้ำซ้อนในทุกที่ ตอนนี้อาจไม่รู้สึกว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ แต่เมื่อคุณมีคนหลายร้อยคน ที่ติดตามแผนมานานหลายปี มันก็สามารถเพิ่มความแตกต่างอย่างมาก ในด้านผลผลิต และประสิทธิภาพ
สร้างแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนและกำหนดการตัวอย่าง
หากคุณต้องการให้โครงการของคุณเคลื่อนไหว และ จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แต่ละรายการ ได้อย่างง่ายดายคุณจะต้องสามารถแสดงรายการแผนปฏิบัติการที่ดีและชัดเจนได้ ด้วยการระบุสิ่งที่คุณวางแผนไว้อย่างชัดเจน และ ชัดเจนคุณจะสามารถระบุสถานที่ที่คุณต้อง การปรับเปลี่ยนวิธีการของคุณ หากคุณรักษาสิ่งที่คลุมเครือ และ พูดในแง่ทั่วไปคุณจะไม่พบสิ่งผิดปกติ และ เป็นปัญหา
“ ฉันพยายามอย่างต่อเนื่องที่จะทำ ให้ระบบการจัดการเอกสารของเราง่ายที่สุด เท่าที่จะทำได้ เพียงเพราะมันเป็นระบบที่ทรงพลัง ที่ทำสิ่งที่สำคัญไม่ได้หมายความว่ามันจะต้องมีความซับซ้อน เพื่อประโยชน์ของมัน อันที่จริงแล้วทุกคนจะใช้มันก็ต้องมีประสิทธิภาพ มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้” – เอสเทลเลโอตาร์ดผู้เชี่ยวชาญ ด้านเนื้อหาของไอซีเอสคิวท์กล่าว
จัดระเบียบและปรับโครงสร้างไฟล์และเอกสารปัจจุบันของคุณ
เมื่อคุณมีกรอบของแผนการจัดการของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มต้นได้ โดยการโหลดข้อมูล และ วัสดุที่มีอยู่ลงไป นี่เป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมในการ ระบุการกำกับดูแลใด ๆ ที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็น จนถึงตอนนี้ และ มันก็สำคัญ เช่นกันถ้าคุณต้องการ สร้างโซลูชันแบบรวม หากไฟล์เก่า และ ไฟล์ใหม่ของคุณมีการจัดการในสองวิธี ที่เข้ากันไม่ได้ทั้งหมดสิ่ง ที่ต้องทำคือทำงานพิเศษ มากมายสำหรับผู้คนจำนวนมากในทีม แผนการจัดการเอกสาร
ลบเอกสารที่ซ้ำซ้อนใด ๆ เพื่อปรับปรุงทรัพยากรของคุณ
หากคุณกำลังจะทำตามคำแนะนำของจุดสุดท้ายทำไม ไม่ใช้เวลานี้เพื่อกำจัดเอกสารที่ซ้ำกันหรือซ้ำซ้อน? มันจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการรวมเข้ากับแผนใหม่ของคุณและมันจะเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ สิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการให้ข้อมูลและข้อมูลของคุณค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย
ดูการกำจัดและจัดเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างปลอดภัย
สิ่งใดก็ตามที่คุณตัดสินใจที่จะกำจัดความต้องการ ที่จะกำจัดอย่างเหมาะสม สิ่งนี้อาจเกิดจากการจ้าง บริษัท ย่อยผู้เชี่ยวชาญเพื่อลบสำเนากระดาษหรือใช้ทีมเทคโนโลยี ของคุณเพื่อล้างข้อมูลสำรอง และ ฮาร์ดไดรฟ์เก่า ไม่ว่าคุณต้องการชุดใดให้แน่ใจว่า คุณปฏิบัติตามกฎ และ ข้อบังคับทั้งหมดในจดหมาย ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใด ๆ จะไม่ตกอยู่ในมือของบุคคลที่สามที่คุณไม่ต้องการเข้าถึง
ทำการทดสอบจริงของแผนการจัดการใหม่ของคุณ
การวางแผนการจัดการผ่านก้าวของมัน เป็นสิ่งที่ผู้คนจำนวนมากลังเลที่จะทำ และ ด้วยเหตุผลที่ดีพวกเขา ไม่ต้องการให้มันล้มเหลว ในขณะที่คุณอาจเข้าใจด้วยว่าการทดสอบที่ล้มเหลว นั้นเป็นขั้นตอนที่ล้าหลัง แต่ไม่ดีกว่าหรือไม่ที่จะระบุประเด็นปัญหาที่สำคัญ และ เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้? คิดถึงการทดสอบใด ๆ ที่คุณทำเพื่อตรวจสอบ และ ปรับปรุงระบบของคุณแทนที่จะสงสัย ในความสามารถของคนที่สร้างมันขึ้นมา ด้วยวิธีนี้คุณจะพบกับวิธีแก้ปัญหาที่ใช้การได้ซึ่งจะเป็นบททดสอบเวลา
นำส่วนที่เหลือของ บริษัท ไปสู่ความรวดเร็ว
ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมทำงานแล้วคุณต้องหันมาสนใจการฝึกอบรม และ ยกระดับทีมที่เหลือ เมื่อทุกคนพร้อมทำความเร็ว คุณจะพบว่าธุรกิจของคุณเปลี่ยนไปสู่ระดับถัดไปโดยที่คุณไม่รู้ตัว
“ ฉันเรียกประชุมทั้งหมดเพื่อเน้นคุณสมบัติหลัก ของแผนการจัดการเอกสารของเราก่อน ที่จะเผยแพร่ จากนั้นฉันก็แยก บริษัท ออกเป็นทีมเล็ก ๆ เพื่อให้เราสามารถส่งมอบการฝึกอบรม ที่ตรงเป้าหมายให้กับทุกคนที่ต้องการ” – Marie Fincher หัวหน้าฝ่ายเนื้อหาที่ Trust My Paperและนักเขียนรับเชิญจาก Grab My Essayกล่าว
กำหนดการในการบำรุงรักษาและทบทวนเซสชัน
การบำรุงรักษาและทบทวนอย่างสม่ำเสมอ เป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการได้รับประโยชน์ สูงสุดจากการลงทุนครั้งแรกของเวลาความพยายาม และ เงิน หนึ่งคือทั้งหมดเกี่ยวกับการอัพเกรด โครงสร้างพื้นฐาน และ ขั้นตอนของคุณเพื่อให้ระบบของคุณสามารถพัฒนาควบคู่ไปกับธุรกิจของคุณ อีกเรื่องหนึ่งคือการทำให้มั่นใจว่าทุกคนในทีมรู้วิธีใช้กระบวนการที่คุณวางไว้
เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณดังนั้น ระบบของคุณจะปรับปรุงอยู่เสมอ
ข้อผิดพลาดจะเกิดขึ้นไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวมาดีแค่ไหน สิ่งสำคัญคือการเป็นเจ้าของระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ถ้าคุณทำสามสิ่งนี้คุณจะมีทางออกที่เป็นประโยชน์ต่อ บริษัท
ความคิดสุดท้าย
เมื่อคุณได้อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอน เกี่ยวกับวิธีการทำ ให้โปรแกรมการจัดการเอกสารของคุณ ทำงานได้แล้วคุณจะต้องทำให้มันเป็นจริง มันอาจฟังดูเหมือนพูดง่ายกว่าทำ แต่ด้วยวิธีการเชิงรุก และ การวางแผนเล็กน้อยคุณจะไปในทิศทางที่ถูกต้องในเวลาไม่นาน สิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการสร้างธุรกิจของคุณบนรากฐานที่แข็งแกร่งและมั่นคง
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษา ด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สํ า ห รั บ ท่ า น ใ ด : ที่สนใจในระบบ ECM (DMS) เราที่ยินดีช่วยเหลือโปรดติดต่อเรา
